Wie kann man den Druckbereich in Excel anpassen und auf eine Seite passen lassen?
Beim Drucken eines Excel-Arbeitsblatts ist es üblich, dass Ihr Inhalt über mehrere Seiten verteilt wird, wodurch zusätzliche Spalten oder Zeilen auf der zweiten oder nachfolgenden Seiten gedruckt werden. Dies führt nicht nur zu unnötigem Papierverbrauch, sondern kann auch Ihre Berichte unübersichtlicher und schwerer lesbar machen. Ideal wäre es, wenn alle wichtigen Daten klar auf einer einzigen Seite dargestellt werden könnten. Gibt es also eine effektive Möglichkeit, den Druckbereich anzupassen und sicherzustellen, dass alles ordentlich auf eine Seite passt? Glücklicherweise gibt es in Excel mehrere praktische und einfach anzuwendende Methoden, die Ihnen dabei helfen können. In diesem Artikel werden wir verschiedene Lösungen zur Anpassung des Druckbereichs und zum Anpassen des Inhalts auf eine Seite untersuchen, um sowohl ein professionelles Erscheinungsbild als auch effizientes Drucken zu gewährleisten.
➤ Bereich anpassen und mit der Funktion 'Blatt auf eine Seite' auf eine Seite passen
➤ Bereich anpassen und durch Ändern von Breite und Höhe auf eine Seite passen
➤ Mehrere Auswahlbereiche drucken und mit Kutools für Excel auf eine Seite passen
➤ VBA-Code – Automatisches Festlegen des Druckbereichs und Skalieren des Arbeitsblatts auf eine Seite
➤ Excel-Formel – Dynamisches Definieren des Druckbereichs für automatische Anpassung des Druckbereichs
Bereich anpassen und mit der Funktion 'Blatt auf eine Seite' auf eine Seite passen
Excel bietet eine praktische Druckoption namens 'Blatt auf eine Seite', die Ihr gesamtes Arbeitsblatt automatisch so skaliert, dass es beim Drucken auf eine einzige Seite passt. Diese Funktion ist in Excel 2010, 2013, 2016 und späteren Versionen verfügbar – jedoch nicht in Excel 2007.
Durch die Verwendung dieser Funktion können Sie Ihre Ausdrucke ordentlich halten und Seitenumbrüche oder halbleere Druckseiten vermeiden. Wenn Ihr Datensatz jedoch groß ist, kann der Inhalt erheblich verkleinert werden, was die Lesbarkeit beeinträchtigen kann. Überprüfen Sie das Ergebnis daher immer vor dem Drucken in der Druckvorschau.
So verwenden Sie diese Funktion:
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Drucken.
- Im Abschnitt Einstellungen klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter Keine Skalierung und wählen 'Blatt auf eine Seite'. Siehe den folgenden Screenshot:
Dadurch wird Ihr Arbeitsblatt automatisch so angepasst, dass alle Daten auf einer einzigen gedruckten Seite Platz finden. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, überprüfen Sie den Vorschaubereich. Wenn der Inhalt zu klein erscheint, sollten Sie vor dem Drucken die Spaltenbreiten anpassen, nicht benötigte Zeilen/Spalten entfernen oder zur Querformat-Ausrichtung wechseln.
Bereich anpassen und durch Ändern von Breite und Höhe auf eine Seite passen
Eine weitere praktische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Arbeitsblatt auf einer einzigen Seite gedruckt wird, besteht darin, die Einstellungen unter 'Anpassen an Größe' manuell anzupassen. Diese Methode bietet Ihnen eine präzisere Kontrolle darüber, wie Excel Ihre Daten skaliert, und ist ab Excel 2007 verfügbar.
Indem Sie sowohl die Optionen für Breite als auch Höhe auf 1 Seite setzen, komprimiert Excel den gesamten Druckbereich so, dass er innerhalb einer einzigen gedruckten Seite passt. Dies ist besonders hilfreich bei der Vorbereitung von Standardberichten oder dokumentationsfreundlichen Präsentationen.
So wenden Sie diese Methode an:
- Gehen Sie zur Registerkarte Seitenlayout.
- Wählen Sie im Bereich 'Anpassen an Größe' sowohl Breite als auch Höhe auf 1 Seite aus den Dropdown-Menüs aus.
Sobald beide Werte auf 1 Seite eingestellt sind, skaliert Excel das Arbeitsblatt automatisch so, dass der gesamte Inhalt auf einer gedruckten Seite Platz findet.
Mehrere Auswahlbereiche drucken und mit Kutools für Excel auf eine Seite passen
Wenn Ihr Arbeitsblatt wichtige Daten enthält, die in mehrere Bereiche aufgeteilt sind, möchten Sie möglicherweise mehrere ausgewählte Bereiche zusammen auf einer einzigen Seite drucken, um eine bessere Darstellung zu erreichen. Dies kann mit der nativen Druckbereich-Funktion von Excel nicht erreicht werden, da sie nur zusammenhängende Bereiche unterstützt. Kutools für Excel löst diese Einschränkung, indem es den Assistenten zum Drucken mehrerer Auswahlbereiche anbietet, der es Ihnen ermöglicht, mehrere Bereiche zu kombinieren und sie auf einer Seite zu drucken – dies spart Papier und verbessert die Übersichtlichkeit. Dies ist besonders nützlich für Zusammenfassungsberichte oder Daten, die über das gesamte Blatt verteilt sind.
Nach der kostenlosen Installation von Kutools für Excel folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie auf Kutools Plus > Drucken > Assistent zum Drucken mehrerer Auswahlbereiche.
2. Klicken Sie im Assistenten-Dialog auf Hinzufügen um jeden Bereich, den Sie auf der Seite einschließen möchten, hinzuzufügen.
3. Klicken Sie auf Weiter. Im zweiten Schritt des Assistenten aktivieren Sie Neue Druckeinstellungen festlegen, dann klicken Sie auf Seite einrichten. Unter der Registerkarte Seite stellen Sie sicher, dass Anpassen an ausgewählt ist, und geben Sie 1 in beide Felder für Breite und Höhe ein.
4. Klicken Sie auf OK, dann auf Weiter. Im letzten Schritt des Assistenten wählen Sie die gewünschte Aktion aus – zum Beispiel Arbeitsblatt aktivieren, aber nicht drucken um vor dem Drucken eine Vorschau anzuzeigen.
5. Es wird ein neues Arbeitsblatt generiert, in dem alle ausgewählten Bereiche in einem druckfreundlichen Layout angeordnet sind. Wenn Sie dieses Blatt jetzt drucken, erscheinen alle gewählten Bereiche auf einer einzigen Seite.
- Sie können die kombinierten Bereiche im neuen Blatt vor dem Drucken neu anordnen oder ändern.
- Verwenden Sie immer die Druckvorschau, um die Ausgabe zu bestätigen, bevor Sie sie an den Drucker senden.
- Diese Methode bietet viel mehr Flexibilität als die integrierten Druckoptionen von Excel, insbesondere für nicht zusammenhängende Datenbereiche.
VBA-Code – Automatisches Festlegen des Druckbereichs und Skalieren des Arbeitsblatts auf eine Seite
Wenn Sie regelmäßig dynamische Bereiche drucken und sicherstellen müssen, dass der Inhalt immer auf eine einzige gedruckte Seite passt, kann ein einfacher VBA-Makro den Prozess vereinfachen. Dies ist besonders nützlich für automatisierte Berichte oder freigegebene Vorlagen in Organisationen. Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe vor der Verwendung von VBA – Makros ändern die Druckeinstellungen und können nicht mit Strg + Z rückgängig gemacht werden.
1. Öffnen Sie den VBA-Editor: Gehen Sie zur Registerkarte Entwicklertools > Visual Basic. Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul, und fügen Sie den folgenden Code ein:
Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel" ' Dialog title
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
With ActiveSheet
.PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
.PageSetup.Zoom = False
.PageSetup.FitToPagesTall = 1
.PageSetup.FitToPagesWide = 1
End With
MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub2. Drücken Sie die 
Ausführen Schaltfläche oder drücken Sie F5 um den Code auszuführen. Ein Dialogfeld fordert Sie auf, den Bereich auszuwählen, den Sie drucken möchten. Sobald Sie den Bereich ausgewählt haben, legt Excel automatisch den Druckbereich fest und skaliert ihn so, dass er auf eine Seite passt.
- Dieses Makro ersetzt alle vorhandenen Druckbereichseinstellungen im aktuellen Arbeitsblatt.
- Um es mit einem anderen Bereich zu wiederholen, führen Sie das Makro einfach erneut aus.
- Bei großen Datenauswahlen kann die Skalierung die Lesbarkeit beeinträchtigen – überprüfen Sie daher immer die Druckvorschau vor dem Drucken.
- Makros müssen aktiviert sein, um diesen Code auszuführen. Wenn Ihre Organisation Makros einschränkt, wenden Sie sich an die IT, bevor Sie fortfahren.
Excel-Formel – Dynamisches Definieren des Druckbereichs mithilfe eines benannten Bereichs
Wenn Sie häufig Zeilen hinzufügen oder entfernen und möchten, dass sich der Druckbereich automatisch mit Ihrem Datensatz erweitert oder verkleinert, können Sie einen dynamischen benannten Bereich mithilfe von Excel-Funktionen wie OFFSET und COUNTA definieren. Dieser Ansatz ist ideal für Arbeitsblätter, die regelmäßig aktualisiert werden – wie Berichte, Protokolle oder Formulare – und eliminiert die Notwendigkeit, den Druckbereich jedes Mal manuell zurückzusetzen, wenn sich die Daten ändern.
1. Gehen Sie zu Formeln > Namensmanager > Neu, um einen neuen benannten Bereich zu erstellen. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name den Namen PrintArea ein und tragen Sie die folgende Formel in das Feld Bezieht sich auf ein (unter der Annahme, dass Ihre Daten in Zelle A1 beginnen):
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))2. Klicken Sie auf OK, um den benannten Bereich zu speichern. Gehen Sie dann zu Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen. Falls Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie =PrintArea in der Formelleiste ein. Ihr Druckbereich wird sich nun dynamisch anpassen, wenn Sie Daten hinzufügen oder entfernen.
Formelübersicht: Die OFFSET-Funktion definiert einen Bereich, der bei A1 beginnt und sich nach unten basierend auf der Anzahl der nicht leeren Zellen in Spalte A (Zeilen) und nach rechts basierend auf der Anzahl der nicht leeren Zellen in Zeile 1 (Spalten) erstreckt. Sie können die Formel anpassen, um Ihren tatsächlichen Datenstartpunkt zu berücksichtigen.
Bei der Wahl zwischen diesen Lösungen sollten Sie die Größe Ihres Arbeitsblatts, wie oft es aktualisiert wird und Ihre Druckanforderungen berücksichtigen:
- Die integrierte Excel-Skalierung ist schnell und effektiv für kleine oder einmalige Aufgaben.
- VBA-Makros bieten Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben oder Massen-Druckeinstellungen in Unternehmensumgebungen.
- Dynamische benannte Bereiche sind ideal für Tabellen, die sich häufig in der Größe ändern und kontinuierliche Flexibilität benötigen.
- Kutools für Excel wird empfohlen, wenn über mehrere nicht angrenzende Bereiche gedruckt werden soll.
Erinnerung: Wenn Ihr gedruckter Inhalt zu klein oder abgeschnitten erscheint, überprüfen Sie nochmals die Papiergröße, Ränder und die Ausrichtungseinstellungen. Überprüfen Sie das Layout immer mit der Druckvorschau, bevor Sie drucken. Wenn Fehler mit VBA oder Formeln auftreten, stellen Sie sicher, dass Ihre Bereichsreferenzen mit Ihrem Datenlayout übereinstimmen und passen Sie die Logik bei Bedarf an. Für beste Ergebnisse können Sie je nach Ihrem tatsächlichen Workflow oder Reporting-Bedarf mehrere Methoden kombinieren.
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