Wie passt man den Druckbereich an und skaliert ihn auf eine Seite in Excel?
Beim Drucken eines Excel-Arbeitsblatts kommt es häufig vor, dass sich der Inhalt über mehrere Seiten erstreckt – mit dem Ergebnis, dass zusätzliche Spalten oder Zeilen auf der zweiten oder folgenden Seiten gedruckt werden. Das verschwendet nicht nur unnötig Papier, sondern macht Ihre Berichte auch unübersichtlicher und schwerer lesbar. Ideal wäre es, alle wesentlichen Daten klar und übersichtlich auf einer einzigen Seite darzustellen. Gibt es also eine effektive Möglichkeit, den Druckbereich so anzupassen, dass alles sauber auf eine Seite passt? Glücklicherweise bietet Excel mehrere praktische und einfach anzuwendende Methoden, um genau das zu erreichen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen verschiedene Lösungen vor, mit denen Sie den Druckbereich optimal anpassen und Ihren Inhalt professionell sowie papier sparend auf einer Seite unterbringen können.
➤ Bereich anpassen und auf eine Seite anpassen mit der Funktion „Arbeitsblatt auf eine Seite anpassen“
➤ Bereich anpassen und auf eine Seite bringen, indem Sie Breite und Höhe ändern
➤ Mehrere Bereiche drucken und auf eine Seite anpassen in Excel mit Kutools für Excel
➤ VBA-Code – Automatisches Festlegen des Druckbereich und Skalieren des Arbeitsblatts auf eine Seite
➤ Excel-Formel – Dynamische Definition des Druckbereich zur automatischen Anpassung des Druckbereich
Bereich anpassen und auf eine Seite einpassen mit der Funktion „Arbeitsblatt auf eine Seite anpassen“
Excel bietet eine praktische Druckoption namens Arbeitsblatt auf eine Seite anpassen, die beim Drucken automatisch das gesamte Arbeitsblatt so skaliert, dass es auf eine einzige Seite passt. Diese Funktion ist in Excel 2010, 2013, 2016 und neueren Versionen verfügbar – jedoch nicht in Excel 2007.
Durch die Verwendung dieser Funktion können Sie ordentliche Ausdrucke erhalten und vermeiden, Seitenumbruch oder halb leere Druckseiten zu produzieren. Bei großen Datensätzen kann der Inhalt jedoch stark verkleinert werden, was die Lesbarkeit erschwert. Überprüfen Sie daher stets das Ergebnis in der Vorschau, bevor Sie drucken.
So verwenden Sie diese Funktion:
- Klicken Sie auf die Datei-Registerkarte und wählen Sie Drucken.
- Im Abschnitt Einstellungenklicken Sie auf das Dropdown-Menü unter Keine Skalierungund wählen Sie Arbeitsblatt auf eine Seite anpassen.Siehe den folgenden Screenshot:
Dadurch passt sich Ihr Arbeitsblatt automatisch so an, dass alle Daten auf einer gedruckten Seite Platz finden. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, überprüfen Sie den Vorschaubereich. Sollte der Inhalt zu klein erscheinen, passen Sie die Spaltenbreite an, entfernen nicht benötigte Zeilen oder Spalten oder wechseln vor dem Drucken zum Querformat.
Bereich anpassen und auf eine Seite einpassen durch Änderung von Breite und Höhe
Eine weitere praktische Möglichkeit, sicherzustellen, dass das gesamte Arbeitsblatt auf einer einzigen Seite gedruckt wird, besteht darin, die Einstellung An Seitengröße anpassen manuell vorzunehmen. Diese Methode gibt Ihnen präzise Kontrolle darüber, wie Excel Ihre Daten skaliert, und steht ab Excel 2007 zur Verfügung.
Indem Sie sowohl die Optionen für Breite als auch Höhe auf 1 Seite festlegen, komprimiert Excel den gesamten Druckbereich so, dass er auf einer einzigen gedruckten Seite Platz findet. Das ist besonders praktisch für standardisierte Berichte oder präsentationsfertige Dokumente.
So wenden Sie diese Methode an:
- Wechseln Sie zur Seitenlayout-Registerkarte.
- Legen Sie in der Gruppe An Seitengröße anpassen sowohl Breite als auch Höhe in den Dropdown-Menüs auf 1 Seite fest.
Sobald beide Werte auf „1 Seite“ eingestellt sind, skaliert Excel das Arbeitsblatt automatisch, sodass der gesamte Inhalt auf einer gedruckten Seite Platz findet.
Mehrere Bereiche drucken und auf eine Seite einpassen in Excel mit Kutools für Excel
Wenn Ihr Arbeitsblatt wichtige Daten enthält, die auf mehrere Bereiche verteilt sind, möchten Sie diese möglicherweise gemeinsam auf einer einzigen Seite drucken – für eine übersichtlichere und professionellere Darstellung. Die integrierte Druckbereich-Funktion von Excel unterstützt jedoch nur zusammenhängende Bereiche und kann dies daher nicht leisten.Kutools für Excel hebt diese Einschränkung mit dem Assistenten zum Drucken mehrerer Bereiche auf: Damit kombinieren und drucken Sie mehrere Bereiche problemlos auf einer Seite – sparen Papier und steigern die Übersichtlichkeit. Ideal für Zusammenfassungsberichte oder Daten, die über das gesamte Arbeitsblatt verstreut sind.
Nachdem Sie kostenlos installiert habenKutools für Excel, führen Sie die folgenden Schritte aus:
1. Klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Drucken > Assistent zum Drucken mehrerer Bereiche.
2. Klicken Sie im Assistenten-Dialogfeld auf Hinzufügen, um jeden Bereich einzufügen, den Sie auf der Seite enthalten möchten.
3. Klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie im Schritt 2 des Assistenten Neue Seiteneinrichtung angeben und klicken Sie anschließend auf Seiteneinrichtung. Stellen Sie unter der Registerkarte Seite sicher, dass Anpassen an ausgewählt ist, und geben Sie 1 in die Felder für Breite und Höhe ein.
4. Klicken Sie auf OK, dann auf Weiter. Wählen Sie im letzten Schritt des Assistenten die gewünschte Aktion aus – beispielsweise Temporäres Arbeitsblatt aktivieren, ohne Inhalt zu drucken, um vor dem Drucken eine Vorschau anzuzeigen.
5. Es wird ein neues Arbeitsblatt generiert, in dem alle ausgewählten Bereiche in einem druckfreundlichen Layout angeordnet sind. Wenn Sie dieses Arbeitsblatt nun drucken, erscheinen alle ausgewählten Bereiche auf einer einzigen Seite.
- Sie können die kombinierten Bereiche im neuen Arbeitsblatt vor dem Drucken beliebig neu anordnen oder anpassen.
- Nutzen Sie stets die Druckvorschau, um Ihre Ausgabe vor dem Drucken zu prüfen.
- Diese Methode bietet deutlich mehr Flexibilität als die integrierten Druckoptionen von Excel, insbesondere für nicht zusammenhängende Bereiche.
VBA-Code – Automatisches Festlegen des Druckbereich und Skalieren des Arbeitsblatts auf eine Seite
Wenn Sie regelmäßig dynamische Bereiche drucken und dabei sicherstellen möchten, dass der Inhalt stets auf einer einzigen gedruckten Seite Platz findet, optimiert ein einfaches VBA-Makro diesen Prozess. Das ist besonders wertvoll für automatisierte Berichte oder gemeinsam genutzte Unternehmensvorlagen. Speichern Sie Ihre Arbeitsmappe vor der Verwendung von VBA unbedingt – Makros ändern Druckeinstellungen und lassen sich nicht mit Strg + Z rückgängig machen.
1. Öffnen Sie den VBA-Editor: Wechseln Sie zur Registerkarte Entwicklertools > Visual Basic. Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul, und fügen Sie den folgenden Code ein:
Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel" ' Dialog title
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
With ActiveSheet
.PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
.PageSetup.Zoom = False
.PageSetup.FitToPagesTall = 1
.PageSetup.FitToPagesWide = 1
End With
MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 
Ausführen oder drücken Sie F5, um den Code auszuführen. Ein Dialogfeld fordert Sie auf, den zu druckenden Bereich auszuwählen. Sobald Sie diesen ausgewählt haben, legt Excel den Druckbereich automatisch fest und skaliert ihn auf eine Seite.
- Dieses Makro ersetzt alle vorhandenen Druckbereichseinstellungen auf dem aktuellen Arbeitsblatt.
- Um dies mit einem anderen Bereich zu wiederholen, führen Sie das Makro einfach erneut aus.
- Bei umfangreichen Datenauswahlen kann die Skalierung die Lesbarkeit beeinträchtigen – prüfen Sie daher stets die Druckvorschau, bevor Sie drucken.
- Um diesen Code auszuführen, müssen Makros aktiviert sein. Falls Ihre Organisation die Verwendung von Makros einschränkt, wenden Sie sich bitte vor dem Fortfahren an Ihre IT-Abteilung.
Excel-Formel – Dynamisches Definieren des Druckbereich mithilfe eines benannten Bereichs
Wenn Sie häufig Zeilen hinzufügen oder entfernen und möchten, dass sich der Druckbereich automatisch an Ihren Datensatz anpasst – also mitwächst oder schrumpft –, können Sie einen dynamischen benannten Bereich mithilfe von Excel-Funktionen wie OFFSET und COUNTA definieren. Dieser Ansatz eignet sich ideal für Arbeitsblätter, die regelmäßig aktualisiert werden – etwa Berichte, Protokolle oder Formulare – und erspart Ihnen die mühsame manuelle Anpassung des Druckbereichs bei jeder Änderung Ihrer Daten.
1. Gehen Sie zu Formeln > Namens-Manager > Neu, um einen neuen benannten Bereich zu erstellen. Geben Sie im Dialogfeld „Neuer Name“ unter Name den Namen PrintArea ein und tragen Sie folgende Formel in das Feld Bezieht sich auf ein (unter der Annahme, dass Ihre Daten in Zelle A1 beginnen):
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))2. Klicken Sie auf OK, um den benannten Bereich zu speichern. Gehen Sie anschließend zu Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen. Falls dazu aufgefordert, geben Sie in die Formelleiste =PrintArea ein. Ihr Druckbereich passt sich nun dynamisch an, sobald Sie Daten hinzufügen oder entfernen.
Formelaufschlüsselung: Die Funktion OFFSET definiert einen Bereich, der bei A1 beginnt und sich abhängig von der Anzahl nicht leerer Zellen in Spalte A (Zeilen) nach unten sowie abhängig von der Anzahl nicht leerer Zellen in Zeile 1 (Spalten) nach rechts erstreckt. Passen Sie die Formel einfach an Ihren tatsächlichen Datenstartpunkt an!
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl zwischen diesen Lösungen die Größe Ihres Arbeitsblatts, wie häufig es aktualisiert wird und welche Druckanforderungen bestehen:
- Die integrierte Excel-Skalierung ist schnell und effektiv für kleine oder einmalige Aufgaben.
- VBA-Makros bieten die perfekte Automatisierungslösung für sich wiederholende Aufgaben oder Massendruckeinsätze in Unternehmensumgebungen.
- Dynamische benannte Bereiche eignen sich ideal für Tabellen, deren Größe sich häufig ändert und die kontinuierliche Flexibilität erfordern.
- Kutools für Excel ist die ideale Lösung, wenn Sie mehrere nicht zusammenhängende Bereiche drucken möchten.
Hinweis: Wenn Ihr Inhalt beim Drucken zu klein erscheint oder abgeschnitten wird, überprüfen Sie erneut das Papierformat, die Ränder und die Ausrichtungseinstellungen. Nutzen Sie stets die Druckvorschau, bevor Sie drucken. Sollten Fehler bei VBA oder Formeln auftreten, stellen Sie sicher, dass Ihre Bereichsbezüge dem Datenlayout entsprechen, und passen Sie die Logik gegebenenfalls an. Für optimale Ergebnisse können Sie je nach Ihrem tatsächlichen Arbeitsablauf oder Ihren Berichtsanforderungen mehrere Methoden kombinieren.
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