Wie sendet man eine Auswahl von Zellbereichen aus Excel per E-Mail über Outlook?
Bei der täglichen Arbeit mit Excel kommt es häufig vor, dass ein Bericht fertiggestellt wird und anschließend nur ein Teil der Daten an einen bestimmten Empfänger weitergeleitet werden soll. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise wichtige Informationen aus einem bestimmten Zellbereich per E-Mail versenden, statt die gesamte Arbeitsmappe zu teilen – so stellen Sie Datenschutz und Relevanz sicher. Die meisten Anwender bevorzugen dabei Lösungen, die keinen manuellen Wechsel zu Outlook oder das mühsame Kopieren und Einfügen von Inhalten erfordern. Gibt es praktische und effiziente Möglichkeiten, einen definierten Zellbereich direkt aus Excel per E-Mail zu versenden?
Dieses Tutorial stellt mehrere Methoden vor, um ausgewählte Zellen mithilfe von Outlook zu versenden – sowohl mit VBA-Lösungen als auch mit integrierten Excel-Funktionen – und so Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und manuellen Aufwand zu reduzieren. Sie erfahren, wie Sie den Zellbereich als Anhang senden, Zellen direkt in den Nachrichtentext einbetten, Bereiche vor dem Versand als Bild oder PDF speichern sowie veraltete Excel-E-Mail-Funktionen nutzen können. Der Leitfaden enthält zudem wichtige Einrichtungsschritte, Szenarioanalysen, Fehlerbehebungstipps und praktische Hinweise für optimale Ergebnisse.
Zellbereich als Anhang aus Excel mit VBA-Code senden
Zellbereich als Nachrichtentext aus Excel mit VBA-Code senden
Zellbereich als Anhang aus Excel mit VBA-Code senden
Möchten Sie einen bestimmten Datensatz teilen, ohne Zugriff auf die gesamte Arbeitsmappe zu gewähren? Dann extrahieren Sie einfach einen festgelegten Zellbereich und versenden ihn als Dateianhang – etwa im .xlsx- oder .xls-Format – direkt über Outlook. Diese Lösung ist besonders wertvoll, wenn der Empfänger nur einen Teil des Berichts prüfen muss oder Vertraulichkeit oberste Priorität hat. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie den VBA-Code einrichten und nutzen, um diesen Prozess zu automatisieren:
1. Öffnen Sie Ihre Ziel-Excel-Arbeitsmappe. Drücken Sie ALT + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen, in dem Sie VBA-Code einfügen und bearbeiten können.
2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul für Ihren Code zu erstellen. Fügen Sie das folgende Skript in das Modulfenster ein.
VBA-Code: Zellbereich als Anhang aus Excel senden
Sub SendRange()
'Update 20131209
Dim xFile As String
Dim xFormat As Long
Dim Wb As Workbook
Dim Wb2 As Workbook
Dim Ws As Worksheet
Dim FilePath As String
Dim FileName As String
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Dim WorkRng As Range
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Set Wb = Application.ActiveWorkbook
Wb.Worksheets.Add
Set Ws = Application.ActiveSheet
WorkRng.Copy Ws.Cells(1, 1)
Ws.Copy
Set Wb2 = Application.ActiveWorkbook
Select Case Wb.FileFormat
Case xlOpenXMLWorkbook:
xFile = ".xlsx"
xFormat = xlOpenXMLWorkbook
Case xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled:
If Wb2.HasVBProject Then
xFile = ".xlsm"
xFormat = xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled
Else
xFile = ".xlsx"
xFormat = xlOpenXMLWorkbook
End If
Case Excel8:
xFile = ".xls"
xFormat = Excel8
Case xlExcel12:
xFile = ".xlsb"
xFormat = xlExcel12
End Select
FilePath = Environ$("temp") & "\"
FileName = Wb.Name & Format(Now, "dd-mmm-yy h-mm-ss")
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
Wb2.SaveAs FilePath & FileName & xFile, FileFormat:=xFormat
With OutlookMail
.To = "skyyang@extendoffice.com"
.CC = ""
.BCC = ""
.Subject = "information of kte"
.Body = "hello, please check and read this document. "
.Attachments.Add Wb2.FullName
.Send
End With
Wb2.Close
Kill FilePath & FileName & xFile
Set OutlookMail = Nothing
Set OutlookApp = Nothing
Ws.Delete
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End SubTipps und Anpassungsmöglichkeiten:
- .ToAn:
- .CCund .BCCkönnen bei Bedarf für Kopie oder Blindkopie festgelegt werden.
- .Subjectund .Bodyermöglichen es Ihnen, die E-Mail-Nachricht individuell anzupassen.
3. Führen Sie den Code aus, indem Sie F5 drücken. Es erscheint eine Auswahl-Aufforderung. Geben Sie den Bereich an, den Sie per E-Mail versenden möchten (achten Sie darauf, die Daten vor dem Senden zu überprüfen). Siehe Beispiel-Screenshot:
4. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erhalten Sie möglicherweise eine Fortschrittsmeldung oder eine Berechtigungsanfrage. Klicken Sie nach Abschluss auf Zulassen. Der ausgewählte Zellbereich wird als Excel-Dateianhang an Ihren gewählten Empfänger gesendet.
Hinweise und Fehlerbehebung:
- Wenn Outlook nicht als Standard-E-Mail-Programm eingerichtet oder nicht gestartet ist, wird der Code unter Umständen nicht ordnungsgemäß ausgeführt.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Makrosicherheitseinstellungen die Ausführung von VBA-Skripten erlauben – gegebenenfalls müssen Sie Makros aktivieren oder die Einstellungen im Trust Center anpassen.
- Der Anhangstyp hängt vom Quelldateityp und der im VBA-Code angegebenen Zeile ab.
- Überprüfen Sie nach dem Senden Ihren Outlook-Ordner „Gesendete Elemente“, um die Zustellung zu bestätigen.
Dieser Ansatz eignet sich ideal für sicheres Datenteilen, Archivierung und Situationen, in denen das ursprüngliche Excel-Format erhalten bleiben muss. Empfänger benötigen jedoch eine geeignete Software, um den Anhang öffnen zu können.
Zellbereich als Nachrichtentext aus Excel mit VBA-Code senden
In Szenarien, in denen Empfänger die Informationen sofort sehen sollen – ohne Anhänge herunterladen zu müssen, etwa bei periodischen Zusammenfassungen oder Fortschrittsberichten – können Sie den ausgewählten Zellbereich direkt in den Nachrichtentext einbetten. Das steigert nicht nur die Zugänglichkeit, sondern macht die Informationen für Empfänger auch leichter lesbar und schneller erfassbar.
1. Wechseln Sie zum Arbeitsblatt mit Ihren Daten. Drücken Sie ALT + F11, um auf das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul, um ein Modulfenster zu öffnen, und fügen Sie dann den folgenden Code ein:
VBA-Code: Zellbereich als Nachrichtentext aus Excel senden
Sub EmailRange()
'Update by Extendoffice
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Application.ScreenUpdating = False
WorkRng.Select
ActiveWorkbook.EnvelopeVisible = True
With ActiveSheet.MailEnvelope
.Introduction = "Please read this email."
.Item.To = "skyyang@extendoffice.com"
.Item.Subject = "information of kte"
.Item.Send
End With
Application.ScreenUpdating = True
End SubHinweise zu Parametern und praktische Anpassungen:
- .Introductionermöglicht es Ihnen, eine Nachricht vor dem eigentlichen Bereich einzufügen.
- .Item.Tosollte mit Ihrer gewünschten E-Mail-Adresse aktualisiert werden.
- .Item.Subjectkann entsprechend Ihrem Bericht oder dem Fokus der E-Mail angepasst werden.
3. Führen Sie das Makro mit F5 aus. Wählen Sie bei Aufforderung den gewünschten Zellbereich aus, den Sie senden möchten.
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl und klicken Sie auf OK. Beachten Sie etwaige Sicherheitshinweise. Klicken Sie nach der Verarbeitung auf Zulassen, um das Makro zu autorisieren. Der ausgewählte Bereich erscheint direkt im Nachrichtentext Ihrer Outlook-E-Mail und ist als Tabelle formatiert.
Wichtige Hinweise:
- Für diese Lösung muss Outlook installiert und als Standard-E-Mail-Programm eingerichtet sein.
- Aktivieren Sie Makros in Excel, um VBA-Code erfolgreich auszuführen. Sollten Fehler auftreten, überprüfen Sie die Makroeinstellungen im Trust Center.
- Die Formatierung bleibt erhalten – komplexe Zellenformate können in der E-Mail jedoch anders dargestellt werden als in Excel.
- Besuchen Sie Ihren Outlook-Postausgang oder den Ordner „Gesendet“, um sicherzustellen, dass die Nachricht erfolgreich versendet wurde.
Dieser Ansatz eignet sich ideal für Team-Statusaktualisierungen, den schnellen Austausch von Daten oder die Verteilung wichtiger Kennzahlen an Kollegen und Kunden, die sofortige Lesbarkeit schätzen.
Weitere integrierte Excel-Methoden – Verwenden Sie die integrierte Funktion „An E-Mail-Empfänger senden“, um ausgewählte Zellen als Nachrichtentext zu versenden
Einige ältere Excel-Versionen (vor Office 365) verfügten über eine integrierte Schaltfläche „An E-Mail-Empfänger senden“, mit der Sie ausgewählte Zellen ohne VBA direkt als Nachrichtentext per E-Mail versenden konnten. Obwohl diese Funktion in modernen Excel-Versionen standardmäßig ausgeblendet ist, steht sie weiterhin über die Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung – ideal für Nutzer älterer Excel-Installationen oder für alle, die auf Makros verzichten möchten.
So aktivieren und verwenden Sie die Funktion:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff (oberhalb Ihres Menübands) und wählen Sie Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.
- Ändern Sie in der Befehlsliste „Befehle auswählen:“ auf Alle Befehle.
- Scrollen Sie nach unten und fügen Sie An E-Mail-Empfänger senden zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu.
- Wählen Sie nach der Einrichtung die Zellen aus, die Sie versenden möchten. Klicken Sie auf das Symbol An E-Mail-Empfänger senden – Excel erstellt automatisch ein eingebettetes E-Mail-Fenster mit Ihrer Auswahl als Nachrichtentext. Fügen Sie Empfängeradressen und Betreff hinzu und senden Sie die Nachricht direkt ab.
Wichtige Hinweise:
- Für diese Methode muss Outlook als Standard-E-Mail-Client eingerichtet sein.
- Die Arbeit mit dem eingebetteten E-Mail-Fenster kann sich vom regulären Verfassen in Outlook unterscheiden – achten Sie daher besonders auf die Formatierung.
- Diese Funktion ist in bestimmten Excel-Versionen möglicherweise deaktiviert oder nicht verfügbar – insbesondere in neueren Office 365-Versionen. In solchen Fällen empfehlen wir Ihnen, VBA- oder PDF-/Bild-Export-Lösungen in Betracht zu ziehen.
Vor- und Nachteile:
- Blitzschnell und kinderleicht bei unterstützten Versionen – kein Code und keine komplizierte Einrichtung nötig.
- Nicht in allen Versionen verfügbar – Benutzer neuerer Excel-Versionen benötigen gegebenenfalls alternative Methoden.
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