Wie analysiert man Umfragedaten in Excel?
Wenn Sie Umfrageantworten in einem Excel-Arbeitsblatt gesammelt haben, wie im folgenden Beispiel gezeigt, müssen Sie diese häufig nicht nur auszählen, sondern auch die Ergebnisse effizient interpretieren und eindeutig zusammenfassen. Umfragedaten können verschiedene Fragetypen und Feedbackoptionen enthalten, was die manuelle Auswertung mühsam und fehleranfällig macht – besonders bei wachsender Umfragegröße. Excel bietet eine Vielzahl leistungsstarker Werkzeuge, mit denen Sie den gesamten Analyseprozess, vom einfachen Auszählen bis zum Erstellen detaillierter Berichte und visueller Darstellungen, erheblich vereinfachen.
Zu wissen, wie man Umfragedaten in Excel effizient auswertet, ermöglicht es Ihnen, Erkenntnisse zu gewinnen, Trends zu erkennen und Ihre Ergebnisse wirkungsvoll zu kommunizieren – ganz gleich, ob Sie Feedback in der Organisation, für Marktforschung oder im Bildungsbereich analysieren. Diese Anleitung führt Sie durch die praxisnahen Schritte der Auswertung und Berichterstattung von Umfragedaten in Excel.
Umfragedaten in Excel auswerten
Teil1: Zählen Sie alle Arten von Feedback in der Umfrage
Teil2: Berechnen Sie die Prozentsätze aller Rückmeldungen
Teil3: Erstellen Sie einen Umfragebericht mit den oben berechneten Ergebnissen
Teil4: Visualisieren Sie Umfrageergebnisse mit den Diagrammtools
Teil1: Zählen Sie alle Arten von Feedback in der Umfrage
Der erste Schritt besteht darin, die Gesamtzahl der Antworten für jede Frage Ihrer Umfrage zu zählen. Das exakte Auszählen dieser Antworten hilft, die Teilnahmequote zu verstehen, und stellt sicher, dass nachfolgende Prozentberechnungen korrekt sind.
1. Wählen Sie eine leere Zelle aus, in der das Ergebnis erscheinen soll (zum Beispiel Zelle B53). Geben Sie die folgende Formel ein, um leere Zellen zu zählen (die je nach Daten fehlende Antworten darstellen können):
=COUNTBLANK(B2:B51)Hier definiert B2:B51 den Datenbereich für Frage1; passen Sie diesen Datenbereich aber gegebenenfalls an Ihre Datenstruktur an. Drücken Sie Enter, um zu bestätigen. Verwenden Sie den Ausfüllpunkt, um diese Formel auf die entsprechenden Spalten (z. B. B53:K53) für weitere Fragen zu ziehen.
2. Geben Sie in der nächsten Zeile (z. B. Zelle B54) diese Formel ein, um alle Zellen mit Einträgen zu zählen – dies gibt Ihnen die Anzahl der tatsächlichen Rückmeldungen zu jeder Frage:
=COUNTA(B2:B51)Nachdem Sie die Formel eingegeben haben, drücken Sie Enter. Ziehen Sie dann den Ausfüllpunkt, um die Formel auf die anderen Spalten zu übertragen. So überprüfen Sie, wie viele Antworten zu jeder Frage erfasst wurden.
3. Um die Gesamtzahl aus leeren und ausgefüllten Zellen (dies entspricht in der Regel der Anzahl der befragten Personen) zu erhalten, geben Sie in Zelle B55 folgende Formel ein:
=SUM(B53:B54)Drücken Sie Enter und kopieren Sie die Formel bei Bedarf in die anderen Spalten. Dies überprüft die Datenintegrität und hilft, etwaige Abweichungen zu erkennen.
Jetzt müssen Sie die Häufigkeit jeder Feedbackoption erfassen, zum Beispiel „Stimme voll zu“, „Stimme zu“, „Stimme nicht zu“ und „Stimme überhaupt nicht zu“ für jede Frage.
4. Geben Sie in Zelle B57 folgende Formel ein, um die Anzahl der Antworten zu zählen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen (z. B. eine spezielle Rückmeldungsoption, die in $B$51 definiert ist):
=COUNTIF(B2:B51,$B$51)Ziehen Sie dann die Formelzelle nach rechts über die benötigten Spalten (B57:K57). Passen Sie den Bereich und die Bezugszelle für das Kriterium Ihrer Layout-Struktur entsprechend an.
5. Um eine andere Rückmeldeoption zu zählen (beispielsweise ein Kriterium in $B$11), verwenden Sie:
=COUNTIF(B2:B51,$B$11)Geben Sie dies in Zelle B58 ein und ziehen Sie den Ausfüllpunkt nach rechts, um die Formel auf die benötigten Spalten anzuwenden. Achten Sie darauf, die Bezugszelle für die verschiedenen Optionen bei Bedarf zu aktualisieren.
6. Wiederholen Sie die obigen Schritte für jede Feedbackart, die Sie bei jeder Frage auszählen möchten. Klare Bezugszellen für Ihre Kriterien verhindern Formelfehler und sorgen für Konsistenz in Ihrer Analyse.
7. Um die Gesamtanzahl der Rückmeldungen pro Frage zu erhalten, summieren Sie alle ausgezählten Feedbacktypen. Geben Sie dazu in Zelle B61 folgende Formel ein:
=SUM(B57:B60)Drücken Sie Enter und ziehen Sie den Ausfüllpunkt bei Bedarf über die gewünschten Spalten. So stellen Sie sicher, dass Ihre gezählten Antworten mit der ursprünglichen Gesamtanzahl übereinstimmen – falls nicht, kontrollieren Sie, ob es Fehler oder fehlende Antwortkategorien gibt.
Tipp: Falls Sie unerwartete Ergebnisse in Ihren Zählformeln erhalten, stellen Sie sicher, dass die Antwortwerte in den Rohdaten genau mit den Kriterien übereinstimmen (Groß-/Kleinschreibung und zusätzliche Leerzeichen beachten). Verwenden Sie ggf. die TRIM-Funktion in den Formeln, falls Sie führende oder Leerzeichen am Ende der Antworten vermuten.
Teil2: Berechnen Sie die Prozentsätze aller Rückmeldungen
Nach dem Auszählen berechnen Sie nun den Prozentsatz, den jedes Feedback pro Frage ausmacht. Diese Berechnung ist entscheidend, um die relative Bedeutung der jeweilige Rückmeldungen zu vergleichen und Trends oder Mehrheiten zu erkennen.
8. Wählen Sie eine leere Zelle für die Prozentberechnung (z. B. B62) und geben Sie die folgende Formel ein:
=B57/B$61Hier steht B57 für die Anzahl einer bestimmten Antwort und B$61 für die Gesamtzahl der Rückmeldungen zur jeweiligen Frage. Passen Sie die Bezüge an Ihre Datenstruktur an. Drücken Sie Enter, um die Eingabe zu bestätigen. Ziehen Sie den Ausfüllpunkt der Formelzelle nach unten, um die Prozentsätze weiterer Rückmeldungen zu berechnen. Um das Ergebnis als Prozentsatz zu formatieren, markieren Sie den Bereich, klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie Zellen formatieren und dann Prozent; oder nutzen Sie einfach den %-Button (Prozentformat) in der Gruppe Zahlen auf der Registerkarte Start.
Sie können die Verteilung der Rückmeldungen visuell hervorheben, indem Sie beispielsweise mit bedingter Formatierung wie Farbskalen arbeiten. So lassen sich Trends oder Ausreißer in Ihren Umfragedaten schneller erkennen.
9.Lassen Sie die Zellen mit den vorherigen Formeln markiert und ziehen Sie dann den Ausfüllpunkt nach rechts, um die Prozentsätze weiterer Antwortkategorien in den verbleibenden Spalten zu berechnen. Achten Sie darauf, dass die Gesamtsumme innerhalb einer Frage stets100% ergibt. Das Überwachen dieser Summen hilft, potenzielle Fehler bei der Kategorisierung der Antworten oder Verweisen in den Formeln zu erkennen.
Hinweis: Falls sich die berechneten Prozentsätze nicht auf1 (oder100%) summieren, prüfen Sie nach, ob die Anzahl der gezählten Antworten mit der Gesamtsumme übereinstimmt. Kontrollieren Sie auch, dass es in Ihren Rohdaten keine doppelten oder falsch klassifizierten Antworten gibt.
Teil3: Erstellen Sie einen Umfragebericht mit den oben berechneten Ergebnissen
Sobald die Berechnungen abgeschlossen sind, können Sie einen Umfragebericht erstellen. In diesem Schritt werden die Daten typischerweise neu organisiert und übersichtlich präsentiert, häufig auf einem separaten Arbeitsblatt oder in einem speziellen Zusammenfassungsbereich.
10. Markieren Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Umfragedaten (zum Beispiel A1:K1 in diesem Beispiel), klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren. Wechseln Sie auf ein leeres Arbeitsblatt, klicken Sie mit der rechten Maustaste an die gewünschte Einfügeposition und wählen Sie Transponieren (T). Dadurch werden die Überschriften vertikal eingefügt, was spätere Übersichtstabellen übersichtlicher und flexibler macht.
Für Nutzer von Microsoft Excel2007 ist die Transponieren-Funktion über Start > Einfügen > Transponieren nach dem Kopieren erreichbar. Dieser Schritt richtet die Überschriften neu aus und ermöglicht flexiblere Berichtslayouts.
11. Passen Sie die eingefügten Überschriften bei Bedarf an, beispielsweise um sie für den Berichtsempfänger zu verdeutlichen oder umzubenennen.
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12. Wählen Sie die Ergebnisse aus, die Sie im Zusammenfassungsbericht hervorheben möchten. Kopieren Sie diese Daten, wechseln Sie auf Ihr Zielarbeitsblatt und wählen Sie eine leere Zelle (z. B. B2). Klicken Sie dann unter der Registerkarte Start auf Einfügen > Inhalte einfügen. Dadurch stehen Ihnen erweiterte Einfügeoptionen zur Berichterstellung zur Verfügung.
13. Aktivieren Sie im Fenster Inhalte einfügen sowohl Werte als auch Transponieren in den jeweiligen Abschnitten und klicken Sie auf OK, um das Einfügen abzuschließen. Dadurch werden Ihre ausgearbeiteten Ergebnisse zu einer klar formatierten Berichtansicht zusammengeführt.
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Kopieren und fügen Sie nach Bedarf weitere ausgearbeitete Daten wie Anzahlen, Prozentsätze oder Zusammenfassungen über mehrere Fragen kontinuierlich ein. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie einen vollständigen, individuell erstellten Umfragebericht haben, der sich für die Weitergabe oder detaillierte Auswertung eignet.
Tipp: Überprüfen Sie beim Erstellen von Umfrageberichten noch einmal, ob Ihre eingefügten Daten mit den berechneten Ergebnissen übereinstimmen – insbesondere nach dem Transponieren oder Neuerstellen der Daten. Es empfiehlt sich, Ihre Arbeit in Stufen zu speichern oder die Funktion Rückgängig zu nutzen, um unbeabsichtigte Überschreibungen zu vermeiden.
Teil4: Visualisieren Sie Umfrageergebnisse mit den Diagrammtools
Die Umwandlung Ihrer Umfragezusammenfassungen in visuelle Diagramme macht Muster und Unterschiede Ihrer Daten anschaulicher – gerade für Präsentationen oder Berichte. Mit den in Excel integrierten Diagrammtools lassen sich verschiedene Visualisierungen aus Ihren berechneten Anzahlen oder Prozentsätzen erstellen, sodass Sie die Ergebnisse verständlich an Stakeholder vermitteln können, die die grafische Darstellung bevorzugen.
1. Markieren Sie die Zusammenfassungsdaten, die Sie visualisieren möchten – zum Beispiel eine Übersicht der Zählungen, Prozentsätze oder den Antwortverlauf zu einer bestimmten Frage.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie aus Diagrammtypen wie Balkendiagramm, Histogramm, Kreisdiagramm oder Ringdiagramm. Balken- und Histogramm-Diagramme eignen sich für den Vergleich von Kategorien, während Kreisdiagramme eine proportionale Aufschlüsselung anzeigen.
3. Nach dem Einfügen des Diagramms können Sie mit den Registerkarten Diagrammtools (Entwurf, Format) das Erscheinungsbild, Layout und die Beschriftungen des Diagramms übersichtlich anpassen.
Damit Ihre Diagramme klar und aussagekräftig bleiben, sollte Ihre Datenstruktur vollständig und ohne fehlende Beschriftungen sein. Wählen Sie immer die Diagrammart, die zu Ihren Übersichten passt. Bei Diagrammen mit Prozentsätzen prüfen Sie, ob Ihr Datensatz innerhalb der jeweiligen Kategorie auf100% summiert.
Tipp: Doppelklicken Sie auf ein beliebiges Diagrammelement (wie Achsenbeschriftung oder Legende), um detaillierte Formatierungsmöglichkeiten zu öffnen. Nutzen Sie Diagrammformatvorlagen oder fügen Sie Datenbeschriftungen hinzu, um die Verständlichkeit zu erhöhen.
Wenn Ihr Diagramm nicht die richtigen Daten zeigt oder leer erscheint, kontrollieren Sie nochmals die Auswahl Ihrer Quelldaten und achten Sie darauf, keine zusätzlichen ausgeblendeten Zeilen oder Spalten einzuschließen.
Vorteile: Visuelle Diagramme helfen, Trends hervorzuheben, Verteilungen zu vergleichen und Ihre Ergebnisse effektiv zu präsentieren. Achten Sie jedoch darauf, Ihre Diagramme nicht mit zu vielen Kategorien zu überfrachten, da dies die Übersichtlichkeit verringern kann.
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