So füllen Sie andere Zellen automatisch aus, nachdem Sie einen Wert aus einer Dropdown-Liste in Excel ausgewählt haben: Eine umfassende Anleitung
Beim Arbeiten mit Excel kann die Automatisierung der Dateneingabe die Produktivität erheblich steigern. Eine gängige Aufgabe ist das automatische Ausfüllen von zusammenhängenden Daten, nachdem ein Wert aus einer Dropdown-Liste ausgewählt wurde. Diese Anleitung untersucht vier umfassende Methoden – von nativen Excel-Funktionen bis hin zu VBA und Drittanbietertools wie Kutools.
Zunächst: Erstellen Sie eine Dropdown-Liste
Methode 1: Automatisches Ausfüllen mit der VLOOKUP-Funktion
Methode 2: Automatisches Ausfüllen mit INDEX- und MATCH-Funktionen
Methode 3: Automatisches Ausfüllen mit Kutools für Excel
Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion
Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion
Zunächst: Erstellen Sie eine Dropdown-Liste
Bevor Sie eine automatische Ausfüllmethode implementieren, benötigen Sie eine Dropdown-Liste. Diese dient als Auslöser zum Ausfüllen der verknüpften Zellen.
Schritte:
Schritt 1. Bereiten Sie die Datenquelle vor.
Schritt 2. Erstellen Sie die Dropdown-Liste.
Gehen Sie zur Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste möchten (z. B. Tabelle1!D2).
Navigieren Sie zu Daten > Datenüberprüfung > Datenüberprüfung.
Wählen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ Liste aus dem Abschnitt Zulassen und wählen Sie die Datenquelle aus. Klicken Sie auf OK.
Sobald Ihre Dropdown-Liste erstellt ist, können Sie mit der Implementierung einer der folgenden automatischen Ausfüllmethoden fortfahren.
Methode 1: Automatisches Ausfüllen mit der VLOOKUP-Funktion
VLOOKUP ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen zur Datenabfrage in Excel. Wenn sie mit einer Dropdown-Liste kombiniert wird, kann sie schnell zusammenhängende Daten aus einer Referenztabelle abrufen.
Schritte:
Geben Sie in der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) ein:
🔓 Formelerklärung:
- Sucht den Wert in D2 in der ersten Spalte von A2:B5. Wenn gefunden, gibt es den entsprechenden Wert aus Spalte 2 (Spalte B) zurück. Wenn nicht gefunden, gibt es einen Fehler (#NV) zurück.
- FALSE bedeutet, dass es eine exakte Übereinstimmung sein muss.
Schritt 2. Drücken Sie die Eingabetaste.
✨ Hinweise
- Verwenden Sie IFERROR(), um Fehler auszublenden, wenn kein Wert ausgewählt ist:
=VLOOKUP(D2,$A$2:$B$5,2,FALSE) - Kann nicht links von der Schlüsselspalte suchen.
Methode 2: Automatisches Ausfüllen mit INDEX- und MATCH-Funktionen
INDEX und MATCH sind ein leistungsstarkes Duo, das VLOOKUP in Bezug auf Flexibilität übertrifft. Es unterstützt Suchen nach links und bleibt stabil, selbst wenn Spalten neu angeordnet werden.
Schritte:
Geben Sie in der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) ein:
🔓 Formelerklärung:
- MATCH(D2, $A$2:$A$5, 0)
Sucht D2 im Bereich A2:A5. 0 bedeutet exakte Übereinstimmung (wie FALSE bei VLOOKUP).
Gibt die Position (Zeilennummer) zurück, an der D2 gefunden wurde. - INDEX($B$2:$B$5, ...)
Nimmt die Zeilennummer von MATCH.
Gibt den entsprechenden Wert aus B2:B5 zurück.
Schritt 2. Drücken Sie die Eingabetaste.
✨ Hinweise
- Sowohl der Rückgabebereich (INDEX) als auch der Suchbereich (MATCH) müssen zeilenweise übereinstimmen.
- Kann nach links oder rechts suchen.
- Langlebiger als VLOOKUP.
Methode 3: Automatisches Ausfüllen mit Kutools für Excel
Kutools bietet eine GUI-basierte Lösung, die den Einsatz von Formeln überflüssig macht. Besonders nützlich für Benutzer, die schnelle Ergebnisse ohne tiefgehende Kenntnisse der Excel-Funktionen wünschen.
Schritte:
Schritt 1. Gehen Sie in der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) zu Kutools > Formelhelfer > Suchen & Verweisen > Werteliste suchen.
Schritt 2. Wählen Sie Tabellenarray, Suchwert und Spaltennummer aus. Klicken Sie auf OK.
✨ Hinweise
- Kutools ermöglicht es Ihnen, dies gleichzeitig auf einen ganzen Bereich anzuwenden.
- Das Tool ist sehr benutzerfreundlich und reduziert manuelle Fehler.
- Einfach zu bedienen.
- Keine Formeln erforderlich.
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Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion
Für Benutzer, die eine dynamische und automatisierte Lösung jenseits der Grenzen von Formeln benötigen, bietet VBA maximale Kontrolle und Logik-Anpassung.
Schritte:
Schritt 1. Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
Schritt 2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul.
Schritt 3. Fügen Sie den folgenden Code in das Modul ein.
'Update by Extendoffice
Function GetProductInfo(productName As String, colIndex As Integer) As Variant
Dim ws As Worksheet
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'the sheet that the data source in
Dim rng As Range
Set rng = ws.Range("A2:B5") 'the range of data source
Dim r As Range
For Each r In rng.Rows
If r.Cells(1, 1).Value = productName Then
GetProductInfo = r.Cells(1, colIndex).Value
Exit Function
End If
Next
GetProductInfo = "Not found"
End Function
Schritt 4. Gehen Sie zurück zum Blatt und geben Sie in der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) ein:
Schritt 5. Drücken Sie die Eingabetaste.
✨ Hinweise
- Erfordert eine makrofähige Arbeitsmappe (.xlsm)
Häufig gestellte Fragen
Frage 1: Was tun, wenn sich mein Datenbereich häufig ändert?
Verwenden Sie benannte Bereiche oder dynamische Tabellen, um Referenzen beizubehalten.
Frage 2: Kann ich VLOOKUP für Suchen nach links verwenden?
Nein, verwenden Sie stattdessen INDEX+MATCH oder Kutools.
Frage 3: Ist Kutools sicher zu verwenden?
Ja, es wird weit verbreitet und vertrauenswürdig verwendet, aber laden Sie es immer von der offiziellen Website herunter.
Frage 4: Funktioniert VBA in allen Excel-Versionen?
Die meisten Desktop-Versionen unterstützen es, aber es ist standardmäßig deaktiviert und wird in Excel Online nicht unterstützt.
Frage 5: Ist Kutools kostenlos?
Kutools für Excel ist kein vollständig kostenloses Tool, bietet aber eine kostenlose Testversion, gefolgt von einer einmaligen Kaufmöglichkeit:
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- Perpetual-Lizenz für einen einzelnen Benutzer: etwa 49 USD, inklusive 2 Jahre kostenloser Updates und Support.
- Nach Ablauf der 2-jährigen Supportperiode können Sie die Version, die Sie haben, unbegrenzt weiter nutzen – nur ohne weitere Updates.
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