So füllen Sie andere Zellen automatisch aus, nachdem Sie einen Wert aus einer Dropdown-Liste in Excel ausgewählt haben: Eine umfassende Anleitung

Beim Arbeiten mit Excel kann die Automatisierung der Dateneingabe die Produktivität erheblich steigern. Eine häufige Aufgabe ist das automatische Ausfüllen von zusammenhängenden Daten, nachdem ein Wert aus einer Dropdown-Liste ausgewählt wurde. Diese Anleitung untersucht vier umfassende Methoden, von nativen Excel-Funktionen bis hin zu VBA und Drittanbietertools wie Kutools.

Zunächst: Erstellen Sie eine Dropdown-Liste

Methode 1: Automatisches Ausfüllen mit der VLOOKUP-Funktion

Methode 2: Automatisches Ausfüllen mit den INDEX- und VERGLEICH-Funktionen

Methode 3: Automatisches Ausfüllen mit Kutools für Excel

Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion

Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion

Zunächst: Erstellen Sie eine Dropdown-Liste

Bevor Sie eine Auto-Ausfüllmethode implementieren, benötigen Sie eine Dropdown-Liste. Diese Dropdown-Liste dient als Auslöser zum Ausfüllen von verwandten Zellen.

Schritte:

Schritt 1: Bereiten Sie die Datenquelle vor.

Schritt 2: Erstellen Sie die Dropdown-Liste.

• Gehen Sie zur Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste möchten (z. B. Tabelle1!D2).

• Navigieren Sie zu Daten > Datenüberprüfung > Datenüberprüfung.

  

• Wählen Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung Liste aus dem Abschnitt Zulassen aus und wählen Sie die Datenquelle aus. Klicken Sie auf OK.

  

  

Sobald Ihre Dropdown-Liste erstellt ist, können Sie mit der Implementierung einer der folgenden Auto-Ausfüllmethoden fortfahren.

Methode 1: Automatisches Ausfüllen mit der VLOOKUP-Funktion

VLOOKUP ist eine der am häufigsten verwendeten Funktionen zur Abrufung von Daten in Excel. Wenn sie mit einer Dropdown-Liste kombiniert wird, kann sie schnell verwandte Daten aus einer Referenztabelle abrufen.

Schritte:

In der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) geben Sie ein:

🔓 Formelerklärung:

• Sucht den Wert in D2 in der ersten Spalte von A2:B5. Wenn gefunden, gibt es den entsprechenden Wert aus Spalte 2 (Spalte B) zurück. Wenn nicht gefunden, gibt es einen Fehler (#NV) zurück.
• FALSCH bedeutet, dass es eine genaue Übereinstimmung sein muss.

Schritt 2: Drücken Sie die Eingabetaste.

✨ Hinweise

• Verwenden Sie WENNFEHLER(), um Fehler auszublenden, wenn kein Wert ausgewählt ist:
  =SVERWEIS(D2;$A$2:$B$5;2;FALSCH)
• Kann nicht links von der Schlüsselspalte suchen.

Methode 2: Automatisches Ausfüllen mit den INDEX- und VERGLEICH-Funktionen

INDEX und VERGLEICH sind ein leistungsstarkes Duo, das VLOOKUP in Bezug auf Flexibilität übertrifft. Es unterstützt Suchvorgänge nach links und bleibt stabil, selbst wenn Spalten neu angeordnet werden.

Schritte:

In der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2) geben Sie ein:

🔓 Formelerklärung:

• VERGLEICH(D2; $A$2:$A$5; 0)
  Sucht D2 im Bereich A2:A5. 0 bedeutet exakte Übereinstimmung (wie FALSCH bei SVERWEIS).
  Gibt die Position (Zeilennummer) zurück, wo D2 gefunden wurde.
• INDEX($B$2:$B$5; ...)
  Übernimmt die Zeilennummer aus VERGLEICH.
  Gibt den entsprechenden Wert aus B2:B5 zurück.

Schritt 2: Drücken Sie die Eingabetaste.

✨ Hinweise

• Sowohl der Rückgabebereich (INDEX) als auch der Suchbereich (VERGLEICH) müssen zeilenweise übereinstimmen.
• Kann nach links oder rechts suchen.
• Langlebiger als SVERWEIS.

Methode 3: Automatisches Ausfüllen mit Kutools für Excel

Kutools bietet einen GUI-basierten Ansatz, der die Notwendigkeit von Formeln eliminiert. Es ist besonders nützlich für Benutzer, die schnelle Ergebnisse ohne tiefgehende Kenntnisse der Excel-Funktionen wünschen.

Schritte:

Schritt 1: In der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2), gehen Sie zu Kutools > Formelhelfer > Lookup & Reference > Look for a value list.

Schritt 2: Wählen Sie Tabellenarray, Suchwert und die Spaltennummer aus. Klicken Sie auf OK.

✨ Hinweise

• Kutools ermöglicht es Ihnen, dies auf einen ganzen Bereich gleichzeitig anzuwenden.
• Das Tool ist sehr benutzerfreundlich und reduziert manuelle Fehler.
• Einfach zu bedienen.
• Keine Formeln erforderlich.

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Methode 4: Automatisches Ausfüllen mit einer benutzerdefinierten Funktion

Für Benutzer, die eine dynamische und automatisierte Lösung jenseits der Grenzen von Formeln benötigen, bietet VBA maximale Kontrolle und Logik-Anpassung.

Schritte:

Schritt 1: Drücken Sie die Tasten Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.

Schritt 2: Klicken Sie auf Einfügen > Modul.

Schritt 3: Fügen Sie den folgenden Code in das Modul ein.

'Update by Extendoffice
Function GetProductInfo(productName As String, colIndex As Integer) As Variant
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Sheet1") 'the sheet that the data source in

    Dim rng As Range
    Set rng = ws.Range("A2:B5") 'the range of data source

    Dim r As Range
    For Each r In rng.Rows
        If r.Cells(1, 1).Value = productName Then
            GetProductInfo = r.Cells(1, colIndex).Value
            Exit Function
        End If
    Next

    GetProductInfo = "Not found"
End Function

Schritt 4: Gehen Sie zurück zum Blatt und in der angrenzenden Zelle der Dropdown-Liste (z. B. E2), geben Sie ein:

Schritt 5: Drücken Sie die Eingabetaste.

✨ Hinweise

• Erfordert eine makrofähige Arbeitsmappe (.xlsm).

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Was ist, wenn sich mein Datenbereich häufig ändert?

Verwenden Sie benannte Bereiche oder dynamische Tabellen, um Verweise beizubehalten.

Frage 2: Kann ich SVERWEIS für Suche nach links verwenden?

Nein, verwenden Sie stattdessen INDEX+VERGLEICH oder Kutools.

Frage 3: Ist Kutools sicher zu verwenden?

Ja, es wird weit verbreitet und vertrauenswürdig verwendet, aber laden Sie es immer von der offiziellen Website herunter.

Frage 4: Funktioniert VBA in allen Excel-Versionen?

Die meisten Desktop-Versionen unterstützen es, aber es ist standardmäßig deaktiviert und wird in Excel Online nicht unterstützt.

Frage 5: Ist Kutools kostenlos zu verwenden?

Kutools für Excel ist kein vollständig kostenloses Tool, aber es bietet eine kostenlose Testversion, gefolgt von einer einmaligen Kaufoption:

• 30-Tage kostenlose Testversion mit voller Funktionalität – keine Kreditkarte erforderlich.
• Perpetual-Lizenz für einen einzelnen Benutzer: etwa US $49, inklusive 2 Jahren kostenloser Updates und Support.
• Nach der 2-jährigen Supportperiode können Sie die Version, die Sie haben, unbegrenzt weiter verwenden – nur ohne weitere Updates.