Wie erstellt man eine professionelle Zeiterfassungsvorlage in Excel?
In einigen Fällen müssen Benutzer ihre Arbeitszeit wöchentlich erfassen – und eine wöchentliche Zeiterfassung ist dafür die ideale Lösung. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie in Excel mühelos eine solche Zeiterfassung erstellen und anschließend als praktische Vorlage speichern.
Zeiterfassung erstellen und als normale Excel-Vorlage speichern
Nur die Zeiterfassung (Auswahl) als Mini-Vorlage speichern
Eine Zeiterfassungsvorlage in Excel erstellen
Schritt 1: Erstellen Sie ein Neues Arbeitsblatt und bereiten Sie eine Tabelle gemäß folgendem Screenshot vor:
Schritt 2: Geben Sie Datumswerte in die Tabelle ein:
(1) Geben Sie das Startdatum des Zeitraums in Zelle B2 ein.
(2) Geben Sie in Zelle A7 =IF(B2<>"",B2,„") ein und drücken Sie die Eingabetaste.
(3) Geben Sie in Zelle A8 =WENN(A7<>"";A7+1;„") ein und ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um diese Formel auf den Bereich A9:A13 zu übertragen.
Hinweis: Wenn die Datumsangaben im Bereich A7:A13 nicht im Datumsformat angezeigt werden, markieren Sie diesen Bereich und klicken Sie in der Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start auf das Feld Zahlenformat und wählen dann Kurzes Datum aus der Dropdown-Liste aus.
Schritt 3: Tragen Sie die Wochentage in die Tabelle ein:
(1) Geben Sie in Zelle B7 =A7ein und ziehen Sie den Ausfüllkästchen-Griff, um diese Formel auf den Bereich B8:B13 anzuwenden;
(2) Lassen Sie den Bereich B7:B13 markiert und klicken Sie auf das Symbol Symbolleistein der Gruppe Zahlauf der Registerkarte Start;
(3) Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Zellen formatieren“ auf Benutzerdefiniert im Feld Kategorie, geben Sie dddd in das Feld unterhalb von Typ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Schritt 4: Datenüberprüfung für die Spalten „Zeit“ hinzufügen:
(1) Markieren Sie den Bereich C7:F13 und klicken Sie auf Daten>Datenüberprüfung;
(2) Geben Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ im Feld Zulassen die Option Zeit an, wählen Sie im Feld Daten die Option zwischen aus, legen Sie die Startzeit auf 0:00 und die Endzeit auf 23:59 fest, und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK. Siehe folgenden Screenshot:
Schritt 5: Datenüberprüfung für die Spalten „Krank“ und „Urlaub“ hinzufügen:
(1) Markieren Sie den Bereich I7:J13 und klicken Sie auf Daten>Datenüberprüfung;
(2) Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ im Feld Zulassen die Option Dezimalzahl an, wählen Sie im Feld Daten die Option zwischen aus, legen Sie im Feld Minimum den Wert 0 und im Feld Maximum den Wert 8 fest und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.
Schritt 6: Geben Sie Ihre ursprünglichen Daten in die Spalten „Zeit“, „Krank“ und „Urlaub“ ein und berechnen Sie anschließend die Arbeitsstunden:
(1) Geben Sie in Zelle G7 =WENN(((D7-C7)+(F7-E7))*24>8;8;((D7-C7)+(F7-E7))*24)ein und ziehen Sie den Ausfüllkästchen-Griff, um diese Formel auf den Bereich G8:G13 anzuwenden;
(2) Geben Sie in Zelle H7 =WENN(((D7-C7)+(F7-E7))*24>8;((D7-C7)+(F7-E7))*24-8;0)ein und ziehen Sie den Ausfüllkästchen-Griff, um diese Formel auf den Bereich H8:H13 anzuwenden;
Hinweis: Beide Formeln gehen von einer regulären Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag aus. Sollte Ihre tägliche Arbeitszeit davon abweichen, ersetzen Sie einfach die Zahl 8 in beiden Formeln durch Ihre individuelle Stundenzahl.
Schritt 7: Berechnen Sie die tägliche und wöchentliche Summe:
(1) Geben Sie in Zelle K7 =SUMME(G7:J7)ein und ziehen Sie den Ausfüllkästchen-Griff, um diese Formel auf den Bereich K8:K13 anzuwenden;
(2) Geben Sie in Zelle G14 =SUMME(G7:G13) ein und ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um diese Formel auf den Bereich H14:K14 zu übertragen.
Bis hierhin haben wir bereits eine Zeiterfassung in Excel erstellt. Benutzer, die diese Formatvorlage regelmäßig benötigen, können sie direkt als Vorlage speichern.
Schritt 8: Klicken Sie in Excel 2013 auf Datei > Speichern > Computer > Durchsuchen; oder klicken Sie in Excel 2007 und 2010 auf Datei/Office-Schaltfläche > Speichern.
Schritt 9: Geben Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ einen Namen für Ihre Vorlage in das Feld Dateiname ein, klicken Sie auf das Feld Speichern im Format und wählen Sie Excel-Vorlage (*.xltx) aus der Dropdown-Liste aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern.
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