Der ultimative Leitfaden für durchsuchbare Dropdown-Listen in Excel

Das Erstellen von Dropdown-Listen in Excel vereinfacht die Dateneingabe und minimiert Fehler. Bei größeren Datensätzen wird das Scrollen durch lange Listen jedoch umständlich. Wäre es nicht einfacher, einfach zu tippen und den gewünschten Eintrag schnell zu finden? Eine „durchsuchbare Dropdown-Liste“ bietet diesen Komfort. Dieser Leitfaden führt Sie durch vier Methoden, eine solche Liste in Excel einzurichten.

• Durchsuchbare Dropdown-Liste in Excel 365
• Durchsuchbare Dropdown-Liste erstellen (für Excel 2019 und höher)
• Durchsuchbare Dropdown-Liste einfach erstellen (für alle Excel-Versionen)
• Durchsuchbare Dropdown-Liste mit Kombinationsfeld und VBA erstellen (komplexer)

Video: Durchsuchbare Dropdown-Liste erstellen

Durchsuchbare Dropdown-Liste in Excel 365

Excel 365 hat eine lang erwartete Funktion für seine Datenvalidierungs-Dropdown-Listen eingeführt: die Möglichkeit, innerhalb der Liste zu suchen. Mit der durchsuchbaren Funktion können Benutzer Elemente schneller finden und effizienter auswählen. Nachdem Sie die Dropdown-Liste wie gewohnt eingefügt haben, klicken Sie einfach auf eine Zelle mit einer Dropdown-Liste und beginnen Sie zu tippen. Die Liste filtert sich sofort entsprechend dem eingegebenen Text.

In diesem Fall tippe ich San in die Zelle und die Dropdown-Liste filtert Städte heraus, die mit dem Suchbegriff San beginnen, wie San Francisco und San Diego. Dann können Sie ein Ergebnis mit der Maus auswählen oder die Pfeiltasten verwenden und die Eingabetaste drücken.

Durchsuchbare Dropdown-Liste erstellen (für Excel 2019 und höher)

Wenn Sie Excel 2019 oder höhere Versionen verwenden, kann die Methode in diesem Abschnitt ebenfalls verwendet werden, um eine Dropdown-Liste in Excel durchsuchbar zu machen.

Angenommen, Sie haben eine Dropdown-Liste in Zelle A2 von Tabelle2 (Bild rechts) erstellt, indem Sie Daten im Bereich A2:A8 von Tabelle1 (Bild links) verwendet haben, folgen Sie diesen Schritten, um die Liste durchsuchbar zu machen.

Schritt 1. Erstellen Sie eine Hilfsspalte, die die Suchelemente auflistet

Hier benötigen wir eine Hilfsspalte, um die Elemente aufzulisten, die mit Ihren Quelldaten übereinstimmen. In diesem Fall werde ich die Hilfsspalte in Spalte D von Tabelle1 erstellen.

1. Wählen Sie die erste Zelle D1 in Spalte D aus und geben Sie den Spaltenkopf ein, z. B. „Suchergebnisse“ in diesem Fall.
2. Geben Sie die folgende Formel in Zelle D2 ein und drücken Sie Eingeben.

   =FILTER(A2:A8;ISTZAHL(SUCHEN(Tabelle2!A2;A2:A8));"Nicht gefunden")

   

Schritt 2: Rekonfigurieren Sie die Dropdown-Liste

1. Wählen Sie die Zelle mit der Dropdown-Liste aus (in diesem Fall wähle ich die Zelle A2 von Tabelle2), dann gehen Sie zu Daten > Datenüberprüfung > Datenüberprüfung.
   
2. Im Datenüberprüfung Dialogfeld müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Unter dem Einstellungen Reiter klicken Sie auf die Schaltfläche im Quelle Feld.
      
   2. Das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ leitet Sie zu Tabelle1 weiter, wählen Sie die Zelle (z. B. D2) mit der Formel aus Schritt 1 aus, fügen Sie ein #-Symbol hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen .
      
   3. Gehen Sie zum Reiter „Fehlerwarnung“, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Fehlerwarnung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden“, und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern.
      

Ergebnis

Die Dropdown-Liste in Zelle A2 von Tabelle2 ist jetzt durchsuchbar. Geben Sie Text in die Zelle ein, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die Dropdown-Liste zu erweitern, und Sie werden sehen, dass die Liste sofort gefiltert wird, um dem eingegebenen Text zu entsprechen.

Durchsuchbare Dropdown-Liste einfach erstellen (für alle Excel-Versionen)

Angesichts der verschiedenen Einschränkungen der oben genannten Methoden gibt es hier ein sehr effektives Werkzeug für Sie – Kutools für Excel's Funktion „Make Drop-down List Searchable, Auto-popup“. Diese Funktion ist in allen Excel-Versionen verfügbar und ermöglicht es Ihnen, ganz einfach nach dem gewünschten Element in der Dropdown-Liste zu suchen, mit einer einfachen Einrichtung.

Nachdem Sie Kutools für Excel heruntergeladen und installiert haben, wählen Sie Kutools > Dropdown-Liste > Make Drop-down List Searchable, Auto-popup, um diese Funktion zu aktivieren. Im Dialogfeld „Make the Drop-down List Searchable“ müssen Sie:

1. Wählen Sie den Bereich aus, der die Dropdown-Listen enthält, die als durchsuchbare Dropdown-Listen festgelegt werden sollen.
2. Klicken OK um die Einstellungen abzuschließen.
   

Ergebnis

Wenn Sie auf eine Dropdown-Listen-Zelle im angegebenen Bereich klicken, erscheint rechts davon ein Listenfeld. Geben Sie Text ein, um die Liste sofort zu filtern, dann wählen Sie ein Element aus oder verwenden Sie die Pfeiltasten und drücken Sie die Eingabetaste, um es zur Zelle hinzuzufügen.

Durchsuchbare Dropdown-Liste mit Kombinationsfeld und VBA erstellen (komplexer)

Wenn Sie einfach eine durchsuchbare Dropdown-Liste erstellen möchten, ohne einen bestimmten Typ von Dropdown-Liste anzugeben, bietet dieser Abschnitt eine alternative Herangehensweise: Verwenden eines Kombinationsfeldes mit VBA-Code, um die Aufgabe zu erfüllen.

Angenommen, Sie haben eine Liste von Ländernamen in Spalte A, wie im Screenshot unten gezeigt, und möchten diese nun als Quelldaten für die durchsuchbaren Dropdown-Listen verwenden, können Sie wie folgt vorgehen, um dies zu erreichen.

Sie müssen ein Kombinationsfeld statt einer Datenvalidierungs-Dropdown-Liste in Ihrem Arbeitsblatt einfügen.

1. Falls die Entwickler Registerkarte nicht auf dem Menüband angezeigt wird, können Sie die Entwickler Registerkarte wie folgt aktivieren.
   1. In Excel 2010 oder höheren Versionen klicken Sie auf Datei > Optionen. Und im Dialogfeld „Excel-Optionen“ klicken Sie auf „Menüband anpassen“ im linken Bereich. Gehen Sie zur Liste „Menüband anpassen“, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Entwickler“, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
      
   2. In Excel 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche > Excel-Optionen. Im Dialogfeld „Excel-Optionen“ klicken Sie auf „Allgemein“ im linken Bereich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Entwickler-Registerkarte im Menüband anzeigen“, und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.
      
2. Nachdem die Entwickler-Registerkarte angezeigt wird, klicken Sie auf Entwickler > Einfügen > Kombinationsfeld.
   
3. Zeichnen Sie ein Kombinationsfeld im Arbeitsblatt, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
   
4. Im Eigenschaften Dialogfeld müssen Sie:
   1. Wählen Sie Falsch im Feld AutoWordSelect aus;
   2. Geben Sie eine Zelle im Feld LinkedCell an. In diesem Fall geben wir A12 ein;
   3. Wählen Sie 2-fmMatchEntryNone im Feld MatchEntry aus;
   4. Geben Sie DropDownList ins Feld ListFillRange ein;
   5. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften. Siehe Screenshot:
      
5. Deaktivieren Sie nun den Entwurfsmodus, indem Sie auf Entwickler > Entwurfsmodus klicken.
6. Wählen Sie eine leere Zelle, z. B. C2, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Eingeben. Ziehen Sie dann den Auto-Ausfüllgriff nach unten bis zur Zelle C9, um die Zellen mit derselben Formel automatisch auszufüllen. Siehe Screenshot:

   =--ISTZAHL(WENNFEHLER(SUCHEN($A$12;A2;1);""))

   
   Hinweise:

   1. $A$12 ist die Zelle, die Sie in Schritt 4 als LinkedCell festgelegt haben;
   2. Nachdem Sie die obigen Schritte abgeschlossen haben, können Sie jetzt testen: Geben Sie einen Buchstaben C in das Kombinationsfeld ein, und Sie werden sehen, dass die Formelzellen, die auf die Zellen verweisen, die das Zeichen C enthalten, mit der Zahl 1 gefüllt werden.
7. Wählen Sie die Zelle D2 aus, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Eingeben. Ziehen Sie dann den Auto-Ausfüllgriff nach unten bis zur Zelle D9.

   =WENN(C2=1;ZÄHLENWENN($C$2:C2;1);"")

   
8. Wählen Sie die Zelle E2 aus, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Eingeben. Ziehen Sie dann den Auto-Ausfüllgriff nach unten bis zur Zelle E9, um dieselbe Formel anzuwenden.

   =WENNFEHLER(INDEX($A$2:$A$9;VERGLEICH(ZEILEN($D$2:D2);$D$2:$D$9;0));"")

   
9. Jetzt müssen Sie einen Namen-Bereich erstellen. Klicken Sie bitte auf Formeln > Namen definieren.
   
10. Im Neuer Name Dialogfeld, geben Sie DropDownList in das Name Feld ein, geben Sie die folgende Formel im Bezieht sich auf Feld ein, und klicken Sie dann auf die OK Schaltfläche.

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9;MAX($D$2:$D$9);1)
    

    
11. Aktivieren Sie nun den Entwurfsmodus, indem Sie auf Entwickler > Entwurfsmodus klicken. Doppelklicken Sie dann auf das Kombinationsfeld, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.
12. Kopieren und fügen Sie den folgenden VBA-Code in den Code-Editor ein.
    
    VBA-Code: Machen Sie die Dropdown-Liste durchsuchbar

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. Drücken Sie die Alt + Q-Tasten, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu schließen.

Ab jetzt wird, wenn ein Zeichen in das Kombinationsfeld eingegeben wird, eine unscharfe Suche durchgeführt und die relevanten Werte in der Liste aufgelistet.

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