Der ultimative Leitfaden zu Dropdown-Liste durchsuchbar machen in Excel

Dropdown-Listen in Excel optimieren die Dateneingabe und minimieren Fehler. Doch bei größeren Datensätzen wird das Scrollen durch lange Listen schnell mühsam. Wäre es nicht viel einfacher, einfach zu tippen und Ihr gewünschtes Element sofort zu finden? Eine „durchsuchbare Dropdown-Liste“ bietet genau diesen Komfort. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen vier Methoden vor, wie Sie eine solche Liste in Excel einrichten können.

• Dropdown-Liste durchsuchbar machen in Excel 365
• Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen (für Excel 2019 und neuer)
• Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen einfach (für alle Excel-Versionen)
• Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen mit Kombinationsfeld und VBA (komplexer)

Video: Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen

Dropdown-Liste durchsuchbar machen in Excel 365

Excel 365 hat eine lang erwartete Funktion in seine Dropdown-Listen zur Datenüberprüfung integriert: die Möglichkeit, direkt innerhalb der Liste zu suchen. Dank dieser durchsuchbaren Funktion finden und wählen Benutzer gewünschte Einträge schneller und effizienter aus. Nachdem Sie die Dropdown-Liste wie gewohnt eingefügt haben, klicken Sie einfach auf eine Zelle mit Dropdown-Menü und beginnen mit der Eingabe – die Liste wird sofort gefiltert, um passende Ergebnisse anzuzeigen.

In diesem Fall gebe ich San in die Zelle ein, und die Dropdown-Liste filtert Städte heraus, die mit dem Suchbegriff San beginnen – wie beispielsweise San Francisco und San Diego. Anschließend können Sie ein Ergebnis mit der Maus auswählen oder mithilfe der Pfeiltasten navigieren und die Eingabetaste drücken.

Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen (für Excel 2019 und neuer)

Wenn Sie Excel 2019 oder eine neuere Version verwenden, können Sie die Methode in diesem Abschnitt ebenfalls nutzen, um eine Dropdown-Liste in Excel durchsuchbar zu machen.

Angenommen, Sie haben bereits eine Dropdown-Liste in Zelle A2 von Tabelle2 (Abbildung rechts) basierend auf den Daten im Bereich A2:A8 von Tabelle1 (Abbildung links) erstellt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Liste durchsuchbar zu machen.

Schritt 1. Erstellen Sie eine Hilfsspalte, in der die Suchbegriffe aufgelistet sind.

Hier benötigen wir eine Hilfsspalte, um die Elemente aufzulisten, die Ihren Quelldaten entsprechen. In diesem Fall erstelle ich die Hilfsspalte in Spalte D von Tabelle1.

1. Wählen Sie die erste Zelle D1 in Spalte D aus und geben Sie die Spaltenüberschrift ein – zum Beispiel „Suchergebnisse“ in diesem Fall.
2. Geben Sie die folgende Formel in Zelle D2 ein und drücken Sie Enter.

   =FILTER(A2:A8,ISNUMBER(SEARCH(Sheet2!A2,A2:A8)),"Not Found")

   

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Dropdown-Liste neu

1. Wählen Sie die Dropdown-Liste-Zelle aus (in diesem Fall wähle ich Zelle A2 von Sheet2), und navigieren Sie dann zu Daten>Datenüberprüfung>Datenüberprüfung.
   
2. Im Dialogfeld Datenüberprüfungmüssen Sie Folgendes konfigurieren.
   1. Klicken Sie unter der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche im Feld Quelle.
      
   2. Das Dialogfeld Datenüberprüfung leitet zu Blatt1 weiter. Wählen Sie die Zelle (z. B. D2) mit der Formel aus Schritt 1 aus, fügen Sie ein #-Symbol hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
      
   3. Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlerwarnung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Fehlerwarnung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden, und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu speichern.
      

Ergebnis

Die Dropdown-Liste in Zelle A2 von Tabelle2 ist jetzt durchsuchbar: Geben Sie einfach Text in die Zelle ein, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil, um die Liste zu öffnen, und sehen Sie sofort die passend gefilterten Einträge.

Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen ganz einfach (für alle Excel-Versionen)

Angesichts der zahlreichen Einschränkungen der oben genannten Methoden stellen wir Ihnen hier ein äußerst effektives Werkzeug vor – die Funktion Kutools für Excel's Machen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar, Auto-Popup. Diese steht in allen Excel-Versionen zur Verfügung und ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Klicks das gewünschte Element in der Dropdown-Liste mühelos zu finden.

Nachdem Sie Kutools für Excel heruntergeladen und installiert haben, wählen Sie Kutools > Dropdown-Liste > Machen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar, Auto-Popup, um diese Funktion zu aktivieren. Im Dialogfeld Machen Sie die Dropdown-Liste durchsuchbar müssen Sie Folgendes tun:

1. Wählen Sie den Bereich aus, der die Dropdown-Liste enthält, die als Dropdown-Liste durchsuchbar machen festgelegt werden sollen.
2. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen abzuschließen.
   

Ergebnis

Wenn Sie auf eine Zelle mit Dropdown-Liste im begrenzten Bereich klicken, erscheint direkt daneben ein Listenfeld. Geben Sie Text ein, um die Liste sofort zu filtern, wählen Sie dann ein Element aus oder navigieren Sie mit den Pfeiltasten und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Enter, um es in die Zelle einzufügen.

Erstellen Sie Dropdown-Liste durchsuchbar machen mithilfe eines Kombinationsfeldes und VBA (komplexer)

Wenn Sie lediglich eine Dropdown-Liste durchsuchbar machen möchten, ohne einen bestimmten Dropdown-Listen-Typ festzulegen, bietet dieser Abschnitt einen alternativen Ansatz: Verwenden Sie ein Kombinationsfeld mit VBA-Code, um die Aufgabe zu erfüllen.

Angenommen, Sie verfügen über eine Liste mit Ländernamen in Spalte A, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, und möchten diese als Quelldaten der durchsuchbaren Dropdown-Liste verwenden. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

Sie sollten ein Kombinationsfeld anstelle einer Dropdown-Liste mit Datenüberprüfung in Ihr Arbeitsblatt einfügen.

1. Falls die Registerkarte Entwicklernicht im Menüband angezeigt wird, können Sie die Entwickler-Registerkarte wie folgt aktivieren.
   1. Klicken Sie in Excel 2010 oder höheren Versionen auf Datei > Optionen. Im Dialogfeld Excel-Optionen klicken Sie im linken Bereich auf Menüband anpassen. Aktivieren Sie im Listenfeld „Menüband anpassen“ das Kontrollkästchen Entwickler, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
      
   2. Klicken Sie in Excel 2007 auf die Schaltfläche Office > Excel-Optionen. Im Dialogfeld Excel-Optionen klicken Sie im linken Bereich auf Allgemein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Registerkarte „Entwickler“ im Menüband anzeigen und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.
      
2. Nachdem die Entwickler-Registerkarte eingeblendet wurde, klicken Sie auf Entwickler>Einfügen>Kombinationsfeld.
   
3. Zeichnen Sie ein Kombinationsfeld in das Arbeitsblatt, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie anschließend Eigenschaftenaus dem Kontextmenü.
   
4. Im Dialogfeld Eigenschaftenmüssen Sie Folgendes tun:
   1. Wählen Sie im Feld Falschdie Option AutoWordSelect;
   2. Geben Sie eine Zelle im Feld LinkedCell an. In diesem Fall geben wir A12 ein.
   3. Wählen Sie im Feld 2-fmMatchEntryNonedie Option MatchEntry;
   4. Geben Sie im Feld DropDownListden Text ListFillRange;
   5. Schließen Sie das Dialogfeld Eigenschaften. Siehe Screenshot:
      
5. Deaktivieren Sie nun den Entwurfsmodus, indem Sie auf Entwickler > Entwurfsmodus klicken.
6. Wählen Sie eine leere Zelle wie C2 aus, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Enter. Ziehen Sie anschließend den AutoAusfüll-Griff bis zur Zelle C9, um die Zellen mit derselben Formel automatisch auszufüllen. Siehe Screenshot:

   =--ISNUMBER(IFERROR(SEARCH($A$12,A2,1),""))

   
   Hinweise:

   1. $A$12ist die Zelle, die Sie in Schritt 4 als LinkedCellfestgelegt haben;
   2. Nach Abschluss der obigen Schritte können Sie nun testen: Geben Sie den Buchstaben C in das Kombinationsfeld ein, und Sie sehen, dass die Formelzellen, die auf Zellen mit dem Zeichen C verweisen, mit der Zahl 1 gefüllt werden.
7. Wählen Sie die Zelle D2 aus, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Enter. Ziehen Sie anschließend den AutoAusfüll-Griff bis zur Zelle D9.

   =IF(C2=1,COUNTIF($C$2:C2,1),"")

   
8. Wählen Sie die Zelle E2 aus, geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie Enter. Ziehen Sie anschließend den AutoAusfüll-Griff bis zur Zelle E9, um dieselbe Formel anzuwenden.

   =IFERROR(INDEX($A$2:$A$9,MATCH(ROWS($D$2:D2),$D$2:$D$9,0)),"")

   
9. Nun müssen Sie einen benannten Bereich erstellen. Klicken Sie dazu auf Formeln > Namen definieren.
   
10. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Nameim Feld DropDownListunter Nameein, tragen Sie die folgende Formel in das Feld Bezieht sich aufein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

    =$E$2:INDEX($E$2:$E$9,MAX($D$2:$D$9),1)
    

    
11. Aktivieren Sie nun den Entwurfsmodus, indem Sie auf Entwickler > Entwurfsmodus klicken. Doppelklicken Sie anschließend auf das Kombinationsfeld, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
12. Kopieren Sie den folgenden VBA-Code und fügen Sie ihn in den Code-Editor ein.
    
    VBA-Code: Dropdown-Liste durchsuchbar machen

    Private Sub ComboBox1_GotFocus()
    	ComboBox1.ListFillRange = "DropDownList"
    	Me.ComboBox1.DropDown
    End Sub

13. Drücken Sie die Tasten Alt + Q, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu schließen.

Ab sofort führt das Kombinationsfeld bei jeder Zeicheneingabe eine unscharfe Suche durch und listet anschließend die relevanten Werte auf.

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