Wie wendet man bedingte Formatierung auf Daten an, die kleiner oder größer als heute in Excel sind?

Das Verwalten und Überwachen von zeitkritischen Informationen ist entscheidend für viele Excel-Aufgaben, von der Projektplanung bis hin zu Fälligkeitsdaten von Rechnungen oder der Überwachung von Fristen. Eine häufige Anforderung besteht darin, Datumsangaben visuell hervorzuheben, die früher oder später als das heutige Datum liegen. Die bedingte Formatierung in Excel ermöglicht es Ihnen, solche Daten automatisch hervorzuheben, sodass Sie überfällige Aufgaben oder bevorstehende Ereignisse schnell erkennen können, ohne manuell durch die Daten zu scrollen. In diesem Tutorial führen wir Sie durch verschiedene praktische Ansätze zum Hervorheben von Daten vor oder nach heute, einschließlich integrierter Excel-Tools und erweiterter Lösungen mit Kutools für Excel. Sie werden lernen, Fälligkeitsdaten effizient zu betonen, zukünftige Aktivitäten zu markieren und die Übersicht über Ihre Tabellenkalkulationen zu behalten – unabhängig von Ihrem Datenvolumen oder Ihren Aktualisierungsanforderungen.

• Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit bedingter Formatierung hervor
• Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit Kutools KI hervor
• Markieren und analysieren Sie Daten mit Hilfsspaltenformeln in Excel

Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit bedingter Formatierung hervor

Angenommen, Sie haben eine Spalte mit mehreren Daten, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Wenn Sie Daten hervorheben möchten, die bereits fällig sind (vor heute) oder zukünftige Daten zur Unterstützung bei der Nachverfolgung und Planung hervorheben möchten, können Sie die bedingte Formatierung in Excel mit Formeln nutzen, die auf der HEUTE-Funktion basieren. Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn Sie mit dynamischen Daten arbeiten, da sich die Formatierung automatisch jeden Tag aktualisiert.

Wählen Sie zunächst Ihre Liste mit Daten aus – in diesem Beispiel wählen Sie die Zellen A2:A15 aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Schauen Sie sich den folgenden Screenshot zur Orientierung an:

Sobald das Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“ erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, um eine benutzerdefinierte formelbasierte Regel zu erstellen.

Im Dialogfeld Neue Formatierungsregel:

=$A2<TODAY()

=$A2>TODAY()

Geben Sie Ihre gewünschte Formatierung im Dialogfeld Zellen formatieren an (z.B. wählen Sie eine Farbe, um Fälligkeitsdaten oder zukünftige Daten hervorzuheben), und klicken Sie dann auf OK.

Zurück im Manager für Regeln der bedingten Formatierung sehen Sie Ihre neue Regel aufgeführt. Um die Regel zu aktivieren, klicken Sie auf Anwenden. Wenn Sie sowohl fällige als auch zukünftige Daten hervorheben möchten, wiederholen Sie die Schritte, um eine zweite Regel mit der anderen Formel hinzuzufügen. Wenn Sie erneut zum Regeln-Manager zurückkehren, werden jetzt beide Regeln angezeigt.

Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird Ihr Excel-Arbeitsblatt nun Daten vor und nach heute visuell unterscheiden und klare Hinweise bieten, um Aktionen oder Aufmerksamkeit zu fördern. Sowohl überfällige als auch bevorstehende Datumsflaggen werden automatisch aktualisiert, wenn sich die Tage ändern, sodass Sie immer die relevantesten Elemente auf einen Blick sehen.

Hier ist das Ergebnis: Daten, die früher oder später als heute sind, werden nun entsprechend Ihrer Formatierungsauswahl hervorgehoben, was die Überprüfung und Nachverfolgung vereinfacht.

Tipps und Vorsichtsmaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datumszellen als Daten (nicht als Text) formatiert sind, damit Formeln korrekt funktionieren. Wenn Sie unerwartete Ergebnisse erhalten, überprüfen Sie Ihr Datumsformat. Bei sehr großen Datensätzen kann die bedingte Formatierung die Leistung beeinträchtigen, daher sollten Sie, wenn möglich, den Formatierungsbereich begrenzen.

Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit Kutools KI hervor

Für Benutzer, die nach einer einfacheren, intelligenteren Möglichkeit suchen, überfällige oder zukünftige Daten hervorzuheben, optimiert Kutools KI für Excel den Prozess. Anstatt manuell Regeln für die bedingte Formatierung zu erstellen, können Sie Kutools KI direkt in einfacher Sprache anweisen. Diese Methode ist ideal, wenn Sie regelmäßig Daten hervorheben müssen, aber Zeit sparen oder die Einrichtung von Formeln vermeiden möchten, oder wenn Sie in Umgebungen arbeiten, in denen Genauigkeit und Effizienz von größter Bedeutung sind.

So verwenden Sie Kutools KI, um Daten basierend auf ihrer Beziehung zu heute zu markieren:

1. Klicken Sie auf "Kutools" > "KI-Assistent", um den Bereich "Kutools KI-Assistent" zu öffnen, und führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus:
2. Wählen Sie den Datumsbereich aus, den Sie überprüfen möchten.
3. Geben Sie im Bereich KI-Assistent einen Befehl wie den folgenden ein:
   — Für überfällige Daten: Heben Sie die Daten vor heute im ausgewählten Bereich mit hellblauer Farbe hervor
   — Für zukünftige Daten: Heben Sie die Daten nach heute im ausgewählten Bereich mit hellblauer Farbe hervor
4. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Senden. Kutools KI analysiert Ihre Anfrage. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Ausführen, um die Formatierung automatisch anzuwenden.

Kutools KI interpretiert automatisch Ihre Absicht, wählt die passenden Formeln und Formate aus, spart Ihnen Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Einrichtung. Dieser Ansatz ist besonders nützlich in dynamischen Arbeitsmappen, für Benutzer, die weniger vertraut mit Formeln sind, oder für diejenigen, die große, häufig aktualisierte Datumslisten verwalten.

Vorsicht: Kutools KI erfordert eine Internetverbindung und eine aktuelle Installation von Kutools für Excel.

Markieren und analysieren Sie Daten mit Hilfsspaltenformeln in Excel

In vielen realen Fällen möchten Sie vielleicht mehr als nur Farbcodierung – zum Beispiel das Filtern, Sortieren oder Zählen von Datensätzen basierend darauf, ob Daten vor oder nach heute liegen. Mit Hilfsspalten und Excel-Formeln können Sie solche Fälle klar kennzeichnen und andere Excel-Funktionen (wie Filter oder PivotTables) für eine eingehende Analyse nutzen.

Vorteile: Einfach einzurichten, unterstützt Sortieren/Filtern, funktioniert in allen Excel-Versionen ohne besondere Berechtigungen. Nachteile: Benötigt zusätzlichen Platz für Hilfsspalten; bietet keine direkte Farbgebung, es sei denn, sie wird mit bedingter Formatierung kombiniert.

So verwenden Sie eine Hilfsspalte für eine schnelle Datenanalyse:

1. Fügen Sie neben Ihrer Datumsliste eine neue Spalte ein (z.B. Spalte B neben Ihren Daten in A2:A15).

2. Geben Sie in Zelle B2 (vorausgesetzt, A2 ist Ihr erstes Datum) diese Formel ein, um überfällige Daten zu markieren:

=A2<TODAY()

Diese Formel gibt WAHR zurück, wenn das Datum in A2 vor heute liegt, andernfalls FALSCH.

3. Alternativ, um zukünftige Daten zu markieren, verwenden Sie:

=A2>TODAY()

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Formel zu bestätigen, und ziehen Sie den Griff nach unten, um die Spalte für alle Zeilen mit Daten zu füllen. Die WAHR/FALSCH-Ergebnisse können nun verwendet werden, um Datensätze nach überfälligem oder bevorstehendem Status zu sortieren oder zu filtern.

Wenn Sie klare Textbeschriftungen bevorzugen, ersetzen Sie WAHR/FALSCH durch aussagekräftigere Markierungen. Zum Beispiel:

=IF(A2<TODAY(),"Overdue",IF(A2>TODAY(),"Upcoming","Today"))

Kopieren Sie diese Formel bei Bedarf in alle relevanten Zeilen. Sie können filtern, sortieren oder die Spalte als Kriterium in anderen Excel-Funktionen wie bedingte Formatierung oder PivotTables verwenden. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Berichte, Dashboards oder die Vorbereitung druckbarer Dokumente.

Hinweis: Wenn Ihre Datums-Spalte nicht Spalte A ist, aktualisieren Sie die referenzierte Zelle in der Formel entsprechend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Datentyp für Datumszellen auf Datum und nicht auf Text gesetzt ist, um inkonsistente Ergebnisse zu vermeiden.

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Schnelle Tipps zur Fehlerbehebung: Wenn die Hervorhebung oder Formeln nicht wie beabsichtigt funktionieren, überprüfen Sie immer Ihr Datumsformat und die Formelbereiche. Verwenden Sie die Vorschau-Funktion in der bedingten Formatierung, um zu überprüfen, welche Datensätze betroffen sind, und überprüfen Sie doppelt auf doppelte Regeln, die sich möglicherweise überschneiden oder widersprechen. Für größere Tabellen können Hilfsspalten oder VBA-Makros die Wartung optimieren und Zeit sparen, wenn häufige Updates benötigt werden. Erkunden Sie verschiedene Methoden, um den Workflow zu finden, der am besten zu Ihren Szenarien passt.