Wie wendet man bedingte Formatierung auf Daten an, die kleiner oder größer als das heutige Datum in Excel sind?

Das Verwalten und Nachverfolgen von zeitkritischen Informationen ist bei vielen Excel-Aufgaben entscheidend, von der Projektplanung bis hin zu Fälligkeitsdaten von Rechnungen oder der Überwachung von Fristen. Eine häufige Anforderung besteht darin, visuell zwischen Datumsangaben zu unterscheiden, die früher oder später als das heutige Datum liegen. Excels bedingte Formatierung ermöglicht es Ihnen, solche Termine automatisch hervorzuheben, was Ihnen hilft, überfällige Aufgaben oder bevorstehende Ereignisse schnell zu erkennen, ohne Daten manuell durchsuchen zu müssen. In diesem Tutorial führen wir Sie durch mehrere praktische Ansätze zum Hervorheben von Daten vor oder nach heute, einschließlich integrierter Excel-Tools und erweiterter Lösungen mit Kutools für Excel. Sie werden lernen, Fälligkeitsdaten effizient zu betonen, zukünftige Aktivitäten zu markieren und einen Überblick über Ihre Tabellenkalkulationen zu behalten, unabhängig von Ihrem Datenbestand oder Ihren Aktualisierungsanforderungen.

• Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit bedingter Formatierung hervor
• Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit Kutools AI hervor
• Markieren und analysieren Sie Daten mit Hilfsspaltenformeln in Excel

Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit bedingter Formatierung hervor

Angenommen, Sie haben eine Spalte mit mehreren Daten, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Wenn Sie Daten hervorheben möchten, die bereits fällig sind (vor heute) oder zukünftige Daten zur Unterstützung bei der Nachverfolgung und Planung hervorheben möchten, können Sie die bedingte Formatierung von Excel mit Formeln verwenden, die auf der HEUTE-Funktion basieren. Diese Funktion ist besonders wertvoll bei der Arbeit mit dynamischen Daten, da sich die Formatierung automatisch täglich aktualisiert.

Wählen Sie zunächst Ihre Liste mit Daten aus – in diesem Beispiel wählen Sie Zellen A2:A15 aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Für weitere Anweisungen siehe den Screenshot unten:

Sobald das Dialogfeld „Manager für Regeln zur bedingten Formatierung“ erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, um eine benutzerdefinierte, formelbasierte Regel zu erstellen.

Im Dialogfeld Neue Formatierungsregel:

=$A2<TODAY()

=$A2>TODAY()

Geben Sie Ihre gewünschte Formatierung im Dialogfeld „Zellen formatieren“ an (z.B. wählen Sie eine Farbe aus, um Fälligkeitsdaten oder zukünftige Daten hervorzuheben), dann klicken Sie auf OK.

Zurück im Manager für Regeln zur bedingten Formatierung sehen Sie Ihre neue Regel aufgeführt. Um die Regel zu aktivieren, klicken Sie auf Anwenden. Wenn Sie sowohl die Fälligkeitsdaten als auch die zukünftigen Daten hervorheben möchten, wiederholen Sie die Schritte, um eine zweite Regel mit der anderen Formel hinzuzufügen. Wenn Sie erneut zum Regeln-Manager zurückkehren, werden beide Regeln nun angezeigt.

Nachdem Sie mit OK bestätigt haben, wird Ihr Excel-Blatt nun Daten vor und nach heute visuell unterscheiden und klare Hinweise anzeigen, um Aktionen oder Aufmerksamkeit zu fördern. Die Markierungen für überfällige und bevorstehende Daten werden automatisch aktualisiert, wenn sich die Tage ändern, sodass Sie immer die relevantesten Elemente auf einen Blick sehen.

Hier ist das Ergebnis: Daten, die früher oder später als heute liegen, sind jetzt entsprechend Ihrer Formatierung hervorgehoben, was die Überprüfung und Nachverfolgung vereinfacht.

Tipps und Vorsichtsmaßnahmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datumszellen als Datumsformat (nicht als Text) formatiert sind, damit die Formeln korrekt funktionieren. Wenn Sie unerwartete Ergebnisse erhalten, überprüfen Sie Ihr Datumsformat noch einmal. Bei sehr großen Datensätzen kann die bedingte Formatierung die Leistung beeinträchtigen, daher sollten Sie den Formatierungsbereich nach Möglichkeit begrenzen.

Heben Sie Daten vor heute oder in der Zukunft mit Kutools AI hervor

Für Benutzer, die eine einfachere, intelligentere Möglichkeit suchen, überfällige oder zukünftige Daten hervorzuheben, optimiert Kutools AI für Excel den Prozess. Anstatt manuell Regeln für die bedingte Formatierung zu erstellen, können Sie Kutools AI direkt in einfacher Sprache anweisen. Diese Methode ist ideal, wenn Sie regelmäßig Daten hervorheben müssen, aber Zeit sparen oder die Einrichtung von Formeln vermeiden möchten, oder wenn Sie in Umgebungen arbeiten, in denen Genauigkeit und Effizienz von größter Bedeutung sind.

So verwenden Sie Kutools AI, um Daten basierend auf ihrer Beziehung zum heutigen Tag hervorzuheben:

1. Klicken Sie auf "Kutools" > "AI-Assistent", um das Fenster "Kutools AI-Assistent" zu öffnen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:
2. Wählen Sie den Datumsbereich aus, den Sie untersuchen möchten.
3. Geben Sie im Fenster des AI-Assistenten einen Befehl wie den folgenden ein:
   — Für überfällige Daten: Heben Sie die Daten vor heute im ausgewählten Bereich mit hellblauer Farbe hervor
   — Für zukünftige Daten: Heben Sie die Daten nach heute im ausgewählten Bereich mit hellblauer Farbe hervor
4. Drücken Sie die Eingabetaste oder klicken Sie auf Senden. Kutools AI analysiert Ihre Anfrage. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, klicken Sie auf Ausführen, um die Formatierung automatisch anzuwenden.

Kutools AI interpretiert Ihre Absichten automatisch, wählt die passenden Formeln und Formate aus, spart Ihnen Zeit und minimiert Fehler bei der manuellen Einrichtung. Dieser Ansatz ist besonders nützlich in dynamischen Arbeitsmappen, für Benutzer, die weniger vertraut mit Formeln sind, oder für diejenigen, die große, häufig aktualisierte Datumslisten verwalten.

Vorsicht: Kutools AI erfordert eine Internetverbindung und eine aktuelle Installation von Kutools für Excel.

Markieren und analysieren Sie Daten mit Hilfsspaltenformeln in Excel

In vielen realen Fällen möchten Sie möglicherweise mehr als nur Farbcodierung – zum Beispiel das Filtern, Sortieren oder Zählen von Datensätzen auf Basis dessen, ob Daten vor oder nach heute liegen. Mit Hilfsspalten und Excel-Formeln können Sie solche Fälle klar kennzeichnen und andere Excel-Funktionen (wie Filter oder PivotTables) für detaillierte Analysen nutzen.

Vorteile: Einfach einzurichten, unterstützt Sortieren/Filtern, funktioniert in allen Excel-Versionen ohne besondere Berechtigungen. Nachteile: Benötigt zusätzlichen Platz für Hilfsspalten; bietet keine direkte Farbgebung, es sei denn, sie wird mit bedingter Formatierung kombiniert.

So verwenden Sie eine Hilfsspalte für schnelle Datumsanalyse:

1. Fügen Sie neben Ihrer Datumsliste eine neue Spalte ein (z.B. Spalte B neben Ihren Daten in A2:A15).

2. Geben Sie in Zelle B2 (unter der Annahme, dass A2 Ihr erstes Datum ist) diese Formel ein, um überfällige Daten zu kennzeichnen:

=A2<TODAY()

Diese Formel gibt WAHR zurück, wenn das Datum in A2 vor heute liegt und FALSCH andernfalls.

3. Alternativ, um zukünftige Daten hervorzuheben, verwenden Sie:

=A2>TODAY()

4. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Formel zu bestätigen, dann ziehen Sie den Griff nach unten, um die Spalte für alle Zeilen mit Daten auszufüllen. Die WAHR/FALSCH-Ergebnisse können nun verwendet werden, um Datensätze nach überfälligem oder bevorstehendem Status zu sortieren oder zu filtern.

Wenn Sie klare Textbeschriftungen bevorzugen, ersetzen Sie WAHR/FALSCH durch aussagekräftigere Kennzeichen. Zum Beispiel:

=IF(A2<TODAY(),"Overdue",IF(A2>TODAY(),"Upcoming","Today"))

Kopieren Sie diese Formel bei Bedarf in alle relevanten Zeilen. Sie können filtern, sortieren oder die Spalte als Kriterium in anderen Excel-Funktionen wie bedingte Formatierung oder PivotTables verwenden. Dieser Ansatz ist besonders hilfreich für Berichte, Dashboards oder die Vorbereitung druckbarer Dokumente.

Hinweis: Wenn Ihre Datums-Spalte nicht Spalte A ist, passen Sie die referenzierte Zelle in der Formel entsprechend an. Stellen Sie sicher, dass der Datentyp für die Datumszellen auf Datum und nicht auf Text eingestellt ist, um inkonsistente Ergebnisse zu vermeiden.

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Schnelle Tipps zur Fehlerbehebung: Wenn die Hervorhebung oder Formeln nicht wie beabsichtigt funktionieren, überprüfen Sie immer Ihr Datumsformat und die Formelbereiche. Verwenden Sie die Vorschau-Funktion in der bedingten Formatierung, um zu überprüfen, welche Datensätze betroffen sind, und achten Sie auf doppelte Regeln, die sich gegenseitig überschreiben oder widersprechen könnten. Für größere Tabellen können Hilfsspalten oder VBA-Makros die Wartung erleichtern und Zeit sparen, wenn häufige Updates erforderlich sind. Untersuchen Sie verschiedene Methoden, um den Workflow zu finden, der am besten zu Ihren Szenarien passt.