Wie verhindert man, dass Zellinhalte in Excel beim Drucken ausgegeben werden?
Beim Arbeiten mit Excel kann es Situationen geben, in denen bestimmte Zellinhalte oder Bereich nicht zum Drucken bestimmt sind – beispielsweise vertrauliche Informationen, Arbeitsnotizen, Zwischenberechnungen oder Hilfsspalten. Ein versehentliches Drucken dieser Inhalte könnte dazu führen, dass vertrauliche Informationen weitergegeben werden oder bei anderen Personen, die den Ausdruck prüfen, Verwirrung entsteht. In diesem Tutorial werden praktische Methoden in Excel vorgestellt, um zu verhindern, dass bestimmte Zelldaten in Ihren Ausdrucken erscheinen. So behalten Sie die Kontrolle darüber, was auf Papier sichtbar ist, und vermeiden unnötige oder unbeabsichtigte Offenlegungen. Jede Methode hat ihre idealen Anwendungsfälle, Vor- und Nachteile sowie wichtige Hinweise – lesen Sie weiter, um die für Ihr Szenario am besten geeignete Vorgehensweise zu finden.
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Ändern der Schriftfarbe
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Ausblenden
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Kutools für Excel 
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Ändern der Schriftfarbe
Eine einfache Möglichkeit, Zellinhalte im Ausdruck auszublenden, besteht darin, die Schriftfarbe an den Hintergrund – in der Regel Weiß – anzupassen. So wird der Text beim Drucken unsichtbar, ohne dass die zugrunde liegenden Daten oder Formeln beeinträchtigt werden. Auf dem Bildschirm bleiben sie weiterhin sichtbar, es sei denn, sie werden markiert oder hervorgehoben.
1. Wählen Sie die Zellen aus, die nicht gedruckt werden sollen, wechseln Sie zur Start-Registerkarte und klicken Sie auf Schriftfarbe. Wählen Sie eine Schriftfarbe, die dem Hintergrund Ihres Arbeitsblatts entspricht (meist Weiß). Siehe Screenshot:
Wenn der Hintergrund Ihres Arbeitsblatts beispielsweise weiß ist, wählen Sie weiße Schriftfarbe – danach erscheinen die Daten in diesen Zellen wie unten gezeigt unsichtbar:
2. Gehen Sie nun zu Datei oder zur Office-Schaltfläche > Drucken, um eine Vorschau Ihres Arbeitsblatts anzuzeigen. Die ausgewählten Daten erscheinen weder in der Druckvorschau noch im Ausdruck.
Hinweis & Tipps: Diese Methode eignet sich ideal für kleinere Datenbereiche oder schnelle Anpassungen. Die Daten bleiben in der Datei erhalten und können jederzeit sichtbar gemacht werden, indem die Schriftfarbe auf den Standardwert zurückgesetzt wird. Beachten Sie jedoch: Ändern Sie die Hintergrundfarbe des Arbeitsblatts, müssen Sie unter Umständen auch die Schriftfarbe entsprechend anpassen. Zudem kann der Text beim Export als PDF sichtbar werden, falls der Hintergrund nicht vollständig weiß ist.
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Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Ausblenden
Das Ausblenden von Zellinhalten ist eine weitere effektive Methode, um sensible oder überflüssige Daten vor dem Drucken zu schützen. Verschiedene Techniken stehen hierfür zur Verfügung – je nachdem, ob nur der Inhalt, die gesamte Spalte oder Zeile oder ausschließlich der Druck ausgeblendet werden soll. Die zugrunde liegenden Daten bleiben dabei stets erhalten und lassen sich bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.
Methode 1: Zellenformat festlegen als „"";""“ formatieren, sodass der Inhalt als leer angezeigt wird
1. Wählen Sie die Zellen aus, die nicht gedruckt werden sollen, und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um Zellenformat festlegen auszuwählen.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Zellenformat festlegen unter der Registerkarte Zahl „Benutzerdefiniert“ aus der Liste Kategorie aus. Geben Sie „"";"";"";""“ in das Feld Typ ein. Siehe Screenshot: Type field. See screenshot:
3. Klicken Sie auf OK. Die Zellinhalte werden nun sowohl auf dem Bildschirm als auch beim Drucken ausgeblendet, der zugrunde liegende Wert bleibt jedoch in Formeln weiterhin erhalten.
Hinweis: Formatierter Text wird sowohl auf dem Bildschirm als auch im Druck als leer angezeigt, kann aber weiterhin von anderen Formeln verwendet werden. Um eine versehentliche Wiederanzeige zu vermeiden, löschen Sie einfach das benutzerdefinierte Format.
Methode 2: Rechtsklick, um die gesamte Spalte oder Zeile auszublenden
Möchten Sie eine ganze Spalte oder Zeile ausblenden, klicken Sie auf deren Kopfzeile, um sie auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Menü Ausblenden. Dadurch werden die Spalte bzw. Zeile (inklusive aller enthaltenen Zellen) sowohl in der Ansicht als auch beim Drucken ausgeblendet.
Hinweis: Das Ausblenden ganzer Zeilen oder Spalten eignet sich dann, wenn eine komplette Datenserie nicht angezeigt werden soll. Beachten Sie jedoch, dass andere Benutzer diese ganz einfach wieder einblenden können, sobald Sie die Datei weitergeben. Daher ist diese Methode ideal als temporäre Lösung vor dem Drucken.
Methode 3: Gruppierung verwenden, um Spalten oder Zeilen vorübergehend auszublenden
1. Wählen Sie die gewünschten Spalte(n) oder Zeile(n) aus. Navigieren Sie dann zu Daten > Gruppieren. Siehe Screenshot:
2. Wenn das Dialogfeld Gruppieren erscheint, wählen Sie Zeilen, wenn Sie Zeilen ausblenden möchten, oder Spalten für Spalten und klicken Sie anschließend auf OK.
Hinweis: Wenn Sie bereits vollständige Zeilen oder Spalten ausgewählt haben, wird diese Aufforderung möglicherweise übersprungen.
3. Klicken Sie auf die kleine Minus-Schaltfläche ()-) neben dem Gruppenindikator im Arbeitsblatt, um die Gruppe auszublenden. Dadurch wird Ihre Auswahl vorübergehend ausgeblendet und erscheint nicht im Druck.
Tipp: Die Gruppierung ist besonders nützlich, wenn Sie anderen Benutzern ermöglichen möchten, Daten problemlos ein- und auszuklappen – ohne Zeilen oder Spalten dauerhaft zu löschen oder auszublenden.
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten durch Kutools für Excel
Wenn Sie mehr Flexibilität und Effizienz bei der Anpassung Ihres Druckbereichs benötigen – etwa um nicht zusammenhängende oder mehrere Bereiche zu drucken, während bestimmte vertrauliche Daten ausgeschlossen werden – bietet Kutools für Excel spezialisierte Werkzeuge, um diesen Prozess zu vereinfachen.
Nach der kostenlosen Installationvon Kutools für Excel gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Druckwerkzeuge > Assistent für mehrfache Auswahl beim Drucken. Siehe Screenshot:
2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld auf die Plus-Schaltfläche, um einen Druckbereich hinzuzufügen. Siehe Screenshot:
3. Im folgenden Dialog können Sie die Strg-Taste drücken, um mehrere nicht zusammenhängende Bereiche auszuwählen. So schließen Sie beliebige Bereiche vom Druck aus und behalten die volle Kontrolle über den zu druckenden Inhalt. Siehe Screenshot:
4. Klicken Sie auf OK, um alle ausgewählten Bereiche in das Feld Zu druckender Bereich einzufügen, und klicken Sie anschließend auf Weiter. Siehe Screenshot:
5. Passen Sie im Dialog Schritt 2 von 3 die Druckeinstellungen nach Ihren Wünschen an und klicken Sie dann auf Weiter.
6. Wählen Sie im letzten Schritt die gewünschte Handhabung für das Arbeitsblatt aus – üblicherweise Arbeitsblatt aktivieren, aber nicht drucken – und klicken Sie auf Fertigstellen.
Nach diesen Schritten wird ein neues Arbeitsblatt erstellt, das ausschließlich Ihren ausgewählten Druckbereich enthält – alle anderen Zellinhalte werden dabei ausgeblendet. Siehe Screenshot:
Tipp:Wenn die ausgewählten Bereiche nicht in der gewünschten Reihenfolge vorliegen, können Sie diese per Drag-and-Drop vor dem Drucken neu anordnen.Klicken Sie hier für weitere Informationen zum Assistenten für mehrfache Auswahl beim Drucken.
Verhindern Sie das Drucken von Zellinhalten
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