Wie druckt man X Zeilen pro Seite in Excel?

Beim Arbeiten in Excel stehen Sie möglicherweise oft vor Situationen, in denen Sie eine bestimmte Anzahl von Zeilen auf jeder Seite drucken müssen. Wenn Sie beispielsweise über einen großen Datensatz verfügen, aber möchten, dass Ihre Ausdrucke nur 3 Zeilen auf jeder gedruckten Seite anzeigen, um die Lesbarkeit oder Verarbeitung zu erleichtern, bieten die Standard-Druckeinstellungen in Excel keine direkte Option für diese Anforderung. In diesem Tutorial werden wir Ihnen mehrere praktische Möglichkeiten zeigen – von manuellen Schritten bis hin zu automatisierten Ansätzen – um eine feste Anzahl von Zeilen pro Seite in Excel zu drucken. Diese Methoden richten sich an eine Vielzahl von Fähigkeiten, egal ob Sie einfache Aktionen, skriptbasierte Lösungen oder Add-ins zur Vereinfachung des Prozesses bevorzugen. Wir werden auch die Szenarien hervorheben, in denen jede Methode am effektivsten ist, sowie wichtige Tipps und Dinge, auf die Sie achten sollten, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch manuelles Einfügen von Seitenumbrüchen

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch Ausführen von VBA

Drucken Sie X Zeilen pro Seite mit Kutools für Excel

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch Verwendung von Formeln und Hilfsspalten

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch manuelles Einfügen von Seitenumbrüchen

Für kleine oder mittelgroße Datenbereiche können Sie problemlos steuern, wie viele Zeilen auf jeder gedruckten Seite erscheinen, indem Sie in Excel manuell Seitenumbrüche einfügen. Diese Methode bietet direkte Kontrolle und ist ideal, wenn Sie nur ein paar Mal Seitenumbrüche setzen müssen oder eine relativ kurze Liste haben. Bei größeren Datensätzen kann dieser Ansatz jedoch zeitaufwendig werden.

Um dies zu demonstrieren, betrachten wir das Ziel, 3 Zeilen pro Seite zu drucken. Der manuelle Einfügeprozess ist wie folgt:

1. Wählen Sie die Zelle in der ersten Spalte der Zeile direkt unterhalb der letzten Zeile aus, die Sie auf der Seite haben möchten. Um beispielsweise die Zeilen 1 bis 3 auf der ersten Seite zu drucken, wählen Sie die Zelle in der 4. Zeile aus. Siehe Screenshot:

2. Navigieren Sie zur Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie dann auf Umbrüche > Seitenumbruch einfügen. Siehe den Screenshot unten:

Nach dieser Aktion erscheint eine Seitenumbruchlinie unter der 3. Zeile – was bedeutet, dass die vorherigen Zeilen auf einer separaten Seite gedruckt werden.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Gruppe von Zeilen, die Sie auf einer separaten Seite gruppieren möchten. Wählen Sie zum Beispiel die 7. Zeile aus, um einen Seitenumbruch nach der 6. Zeile einzufügen, wählen Sie die 10. Zeile für einen Umbruch nach der 9. Zeile und so weiter.

3. Sobald alle erforderlichen Seitenumbrüche festgelegt sind, gehen Sie zu Datei > Drucken, um eine Vorschau anzuzeigen und Ihre Daten zu drucken – und überprüfen Sie, dass nur die angegebene Anzahl von Zeilen auf jeder Seite erscheint.

Diese Methode eignet sich am besten für kleine Datensätze oder wenn Sie nur gelegentlich Seitenumbrüche für den Druck kontrollieren müssen. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Seitenumbrüche möglicherweise manuell neu anpassen müssen, wenn Sie Zeilen hinzufügen oder entfernen, nachdem Sie die Seitenumbrüche festgelegt haben. Es ist auch leicht möglich, versehentlich eine Zeile zu überspringen, daher überprüfen Sie Ihre Druckvorschau, bevor Sie eine große Menge drucken.

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch Ausführen von VBA

Bei großen oder sich häufig ändernden Datensätzen kann das manuelle Einfügen von Seitenumbrüchen ineffizient und fehleranfällig werden. Wenn Sie mit grundlegendem Skripting vertraut sind, ist die Verwendung von VBA (Visual Basic for Applications) eine viel schnellere Möglichkeit, Seitenumbrüche in regelmäßigen Abständen, z.B. nach jeder 3. Zeile, im gesamten Arbeitsblatt einzufügen. Dieser automatisierte Ansatz ist besonders wertvoll, wenn Zeilen regelmäßig hinzugefügt oder entfernt werden oder wenn Sie diese Aufgabe mehrmals wiederholen müssen.

Bevor Sie beginnen, denken Sie daran, Ihr Arbeitsblatt zu speichern, insbesondere wenn Sie VBA zum ersten Mal verwenden, da das Ausführen von Code Änderungen vornehmen kann, die Sie möglicherweise rückgängig machen möchten. Außerdem ändert diese Methode Ihr aktives Arbeitsblatt, also überprüfen Sie doppelt, ob Sie auf dem richtigen Blatt arbeiten.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um mit VBA in jedem angegebenen Intervall Seitenumbrüche einzufügen:

1. Öffnen Sie Ihr Ziellarbeitsblatt. Drücken Sie dann Alt + F11, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Editor-Fenster zu starten.

2. Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul, um ein neues Code-Modul einzufügen. Kopieren und fügen Sie den folgenden VBA-Code in das Modulfenster ein:

VBA: Fügen Sie alle n Zeilen einen Seitenumbruch ein.

Sub formatSheets()
For i = 3 To 11 Step 3
    ActiveSheet.HPageBreaks.Add Before:=Cells(i + 1, 1)
Next
End Sub

3. Mit dem Code an Ort und Stelle drücken Sie F5 oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen, um ihn auszuführen. Das Makro wird automatisch nach jeder 3. Zeile im im Code angegebenen Bereich Seitenumbrüche einfügen. Überprüfen Sie Ihr Arbeitsblatt, um die Ergebnisse zu bestätigen.

Diese VBA-Lösung glänzt bei der mühelosen Handhabung großer Datensätze. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie die Intervalle doppelt überprüfen und immer eine Vorschau anzeigen, bevor Sie drucken. Wenn bereits manuelle Seitenumbrüche vorhanden sind, müssen diese möglicherweise gelöscht oder angepasst werden.

Drucken Sie X Zeilen pro Seite mit Kutools für Excel

Obwohl VBA für diejenigen effizient ist, die mit dem Codieren vertraut sind, fühlen sich nicht alle wohl dabei, Makros zu verwenden. Darüber hinaus können manuelle Methoden bei großen Tabellen schnell mühsam werden. Für einen benutzerfreundlicheren, effizienteren und fehlerfreien Prozess – insbesondere geeignet für Benutzer, die häufig Seitenumbrüche anpassen müssen – ist die Verwendung von Kutools für Excel eine ausgezeichnete Alternative. Kutools bietet ein Werkzeug 'Seitenumbruch in jeder Zeile einfügen', mit dem Sie schnell und einfach in beliebig vielen Zeilen in einem gewählten Intervall Seitenumbrüche einfügen können, ohne Code zu schreiben oder Zeilen manuell auszuwählen.

So können Sie Kutools für Excel verwenden, um Ihren Druckbedarf zu erfüllen:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das Sie drucken möchten, und navigieren Sie zu Kutools Plus > Drucken > Seitenumbruch in jeder Zeile einfügen.

2. Geben Sie im Dialogfeld 'Seitenumbruch in jeder Zeile einfügen' einfach die Anzahl der Zeilen ein, die Sie pro Seite möchten (z. B.: 3), und klicken Sie dann auf OK. Eine Nachricht wird angezeigt, die zeigt, wie viele Seitenumbrüche eingefügt wurden. Klicken Sie auf OK im Dialogfeld, um es zu schließen.

Der Ansatz von Kutools wird besonders für Anfänger, häufige Benutzer, die viele Arbeitsblätter verwalten, oder diejenigen empfohlen, die repetitive Aufgaben ohne manuelle Eingriffe optimieren möchten. Er ist auch nützlich, weil er die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler beim Einrichten von Seitenumbrüchen minimiert und praktische Erinnerungen über eingefügte Umbrüche bietet. Denken Sie nur daran: Für optimale Ergebnisse überprüfen Sie vor dem Abschluss Ihre Druckvorschau, insbesondere wenn sich Ihre Daten nach dem Festlegen der Seitenumbrüche ändern könnten.

Drucken Sie X Zeilen pro Seite durch Verwendung von Formeln und Hilfsspalten

Manchmal möchten Sie möglicherweise mehr Flexibilität darüber haben, wie Ihre Daten über die Druckseiten verteilt sind, insbesondere wenn Sie benutzerdefinierte Titel, Seitenzahlen oder Abschnittsmarker hinzufügen möchten. Obwohl Excel keinen direkten Weg bietet, den Druck dynamisch basierend auf Zeilenanzahl ohne das Einfügen von Seitenumbrüchen aufzuteilen, können Sie Hilfsspalten mit Formeln verwenden, um den Start jeder Gruppe zu markieren, was es einfacher macht, Ihr Blatt vor dem Drucken manuell anzupassen oder zu formatieren. Dieser Ansatz ist hilfreich, wenn Sie gedruckte Gruppen visuell trennen oder pro Seite zusätzliche Noten hinzufügen möchten. Hier ist ein Beispiel, wie Sie Formeln verwenden können, um Daten vor dem Drucken zu gruppieren:

1. Fügen Sie neben Ihrem Datenbereich eine Hilfsspalte ein (z. B. fügen Sie eine neue Spalte B ein, wenn Ihre Daten in Spalte A sind). Geben Sie in der ersten Zelle der Hilfsspalte (B1) die folgende Formel ein, um jede Zeile in Gruppen von 3 zu nummerieren:

=INT((ROW(A1)-1)/3)+1

2. Ziehen Sie diese Formel entlang Ihrer Datenzeilen, um die Nummerierung zu erweitern. Jeder Block von 3 Zeilen erhält dieselbe Zahl. Damit wird identifiziert, welche Zeilen auf dieselbe gedruckte Seite gehören sollen.

3. Sie können dann Filter, bedingte Formatierung oder manuelle Seitenumbrüche, die diesen gruppierten Zeilen entsprechen, verwenden, um bei Bedarf weitere Anpassungen vorzunehmen.

Diese Lösung ist besonders nützlich, wenn Sie Handouts erstellen, Batches zur Überprüfung erstellen oder gruppierte Datenausdrucke verwalten müssen. Sie fügt jedoch keine automatischen Seitenumbrüche ein, sondern unterstützt Sie beim Planen und Überprüfen Ihrer manuellen oder automatisierten Umbrüche auf Richtigkeit.

Wenn Sie mit diesen Methoden arbeiten, überprüfen Sie Ihre Ausdrucke immer mit der Druckvorschau-Funktion, um zu sehen, ob die Seitenumbrüche wie erwartet erscheinen. Wenn Sie feststellen, dass die Seitenumbrüche nicht korrekt ausgerichtet sind, überprüfen Sie den Schritt-Wert oder das Intervall, das Sie in VBA, Kutools oder Ihren manuellen Auswahlmöglichkeiten festgelegt haben. Das Hinzufügen oder Entfernen von Zeilen nach dem Festlegen von Seitenumbrüchen erfordert die erneute Anwendung der gewählten Methode, um die korrekte Paginierung beizubehalten. Für freigegebene Arbeitsmappen oder Vorlagen sollten Sie Ihre Zeilenintervalle dokumentieren, damit zukünftige Benutzer das Drucklayout leicht aufrechterhalten können.

Demo: In jeder X-Zeile einen Seitenumbruch einfügen mit Kutools für Excel