Wie speichert man benutzerdefinierte Sortierkriterien oder -reihenfolgen in Excel?

Diese Methode zeigt, wie Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge mithilfe der Benutzerdefinierte Liste-Funktion von Excel speichern können. Indem Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen, wenden Sie dieselbe Sortierlogik im Handumdrehen auf andere Datensätze an – ideal für wiederkehrende Berichtsanforderungen oder immer dann, wenn die standardmäßigen Sortieroptionen nicht ausreichen (z. B. beim Sortieren von Statusgruppen wie „Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“). Die Methode ist unkompliziert, benötigt keine zusätzlichen Tools und bietet eine flexible Möglichkeit, die Datensortierung über mehrere Arbeitsmappen hinweg zu standardisieren.

1. Nachdem Sie Ihre Datenliste wie gewünscht sortiert haben, klicken Sie auf Datei > Optionen(oder bei älteren Excel-Versionen auf die Office-Schaltfläche >)Excel-Optionen), um das Dialogfeld „Excel-Optionen“ zu öffnen.

2. Navigieren Sie im Dialogfeld „Excel-Optionen“ zur Registerkarte Erweitert im linken Bereich. Klicken Sie anschließend im Abschnitt Allgemein auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Liste bearbeiten. Siehe Screenshot:

Hinweis: In Excel 2007 müssen Sie in der linken Leiste Beliebt auswählen und dann auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Liste bearbeiten unter dem Abschnitt Wichtige Optionen für die Arbeit mit Excel klicken.

3. Suchen Sie im erscheinenden Dialogfeld Benutzerdefinierte Liste das Feld Liste aus Zellen importieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Bereich mit Ihren benutzerdefinierten, sortierten Elementen auszuwählen. Klicken Sie danach auf Importieren und anschließend auf OK, um Ihre benutzerdefinierten Listen zu speichern. Siehe Screenshot:

Tipp: Stellen Sie sicher, dass der für den Import ausgewählte Bereich exakt der Reihenfolge entspricht, die Sie zukünftig zum Sortieren verwenden möchten. Änderungen an der Quellliste aktualisieren die Benutzerdefinierte Listen nicht automatisch; Sie müssen erneut importieren, falls sich die Reihenfolge ändert. Achten Sie außerdem darauf, nur die relevante Spalte zu importieren, da das Importieren unbeabsichtigter Zellen zu Sortierfehlern führen kann.

4. Bestätigen Sie dies, indem Sie im Dialogfeld „Excel-Optionen“ auf OK klicken. Ihre benutzerdefinierte Reihenfolge ist nun in Excel als wiederverwendbare Benutzerdefinierte Liste registriert.

Diese Einrichtung ermöglicht eine effiziente Wiederverwendung Ihrer Reihenfolge über mehrere Blätter und Arbeitsmappen hinweg. Beachten Sie jedoch, dass Benutzerdefinierte Liste auf Anwendungsebene (Excel) auf Ihrem Computer gespeichert werden und nicht in einzelnen Dateien. Wenn Sie Dateien weitergeben, müssen Empfänger die Benutzerdefinierte Listen auf ihren eigenen Installationen neu erstellen, um ein konsistentes Verhalten zu gewährleisten.

So wenden Sie Ihre gespeicherte benutzerdefinierte Sortierreihenfolge auf einen anderen Datensatz an:

5. Wählen Sie den Bereich oder die Tabelle aus, die Sie mit Ihrer benutzerdefinierten Reihenfolge sortieren möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und dann auf Sortieren.

6. Geben Sie im Dialogfeld „Sortieren“ im Dropdown-Menü Spalte die gewünschte Spalte an. Stellen Sie sicher, dass unter Werte im Feld Sortieren nach ausgewählt ist, und wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü Benutzerdefinierte Listen die Option Reihenfolge. Siehe Screenshot:

7. Wählen Sie im Fenster Benutzerdefinierte Liste die zuvor erstellte benutzerdefinierte Liste aus dem Feld Benutzerdefinierte Liste aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

8. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie im Dialogfeld „Sortieren“ auf OK klicken, um Ihre Liste gemäß Ihrer benutzerdefinierten Reihenfolge zu sortieren.

Ihre Bereich auswählen wird nun entsprechend der in Ihrer Benutzerdefinierte Listen gespeicherten Reihenfolge sortiert, wie unten dargestellt:

Praktischer Tipp: Wenn Sie diese Sortierreihenfolge regelmäßig auf verschiedenen Geräten oder in unterschiedlichen Arbeitsmappen nutzen, dokumentieren Sie die einzelnen Schritte für Ihr Team oder exportieren Sie Ihre Reihenfolge als Referenzliste. Denken Sie daran, Ihre benutzerdefinierten Listen zu aktualisieren, sobald sich Ihre Sortierlogik im Laufe der Zeit ändert.

Einschränkungen: Obwohl das Erstellen einer benutzerdefinierten Liste schnell und bequem ist, speichert diese Methode keine mehrstufigen Sortierkriterien (z. B. gleichzeitiges Sortieren nach mehreren Spalten) und lässt sich ohne manuelles Neuerstellen der benutzerdefinierten Liste nicht einfach zwischen Computern übertragen. Dieser Ansatz eignet sich ideal für wiederkehrende Sortieraufgaben mit einer einzelnen Spalte.