Wie speichert/man exportiert nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei?

Beim Arbeiten mit großen Datensätzen in Excel ist es üblich, Filter anzuwenden, um sich auf bestimmte Teilmengen Ihrer Daten zu konzentrieren. Es gibt jedoch Zeiten, in denen Sie möglicherweise nur die gefilterten (sichtbaren) Zeilen in eine separate CSV-Datei zum Zwecke der Berichterstattung, des Datenaustauschs oder zur weiteren Analyse speichern oder exportieren möchten. Standardmäßig exportiert die Funktion „Speichern unter“ in Excel das gesamte Arbeitsblatt – einschließlich aller ausgeblendeten und herausgefilterten Zeilen – wenn Sie als CSV-Datei speichern. Dies kann Probleme verursachen, wenn Sie nur die Ergebnisse Ihres Filters isolieren und exportieren möchten und die Daten, die Sie im Moment nicht benötigen, ausschließen möchten.

In den folgenden Abschnitten finden Sie mehrere praktische Methoden zum Exportieren nur der gefilterten Daten in eine CSV-Datei in Excel. Jede Methode bietet Vorteile und ist für unterschiedliche Benutzerbedürfnisse und Szenarien geeignet. Lesen Sie sich die Informationen durch und wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Workflow und Ihren Excel-Kenntnissen passt:

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit „Nur sichtbare Zellen kopieren“

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit VBA-Code

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit Kutools für Excel

Exportieren Sie gefilterte Daten über Power Query

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit „Nur sichtbare Zellen kopieren“

Excel ermöglicht es standardmäßig nicht, nur gefilterte (sichtbare) Zeilen direkt als CSV-Datei zu speichern. Sie können jedoch eine einfache Problemumgehung verwenden, um Ihr Ziel zu erreichen. Dieser Ansatz eignet sich für Personen, die komplexe Funktionen oder das Codieren vermeiden möchten. Im Folgenden finden Sie die detaillierten Schritte:

1. Nachdem Sie den Filter auf Ihr Arbeitsblatt angewendet haben, wählen Sie den Bereich der gefilterten Daten aus, die Sie speichern möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kopfzeile (falls benötigt) zur Klarheit in der exportierten Datei einschließen.

2. Gehen Sie in der Menüleiste zu Start > Suchen und Auswählen > Gehe zu Spezial. Diese Option hilft Ihnen, nur die sichtbaren Zellen auszuwählen. Siehe Screenshot:

3. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Gehe zu Spezial“ die Option „Nur sichtbare Zellen“. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die angezeigten (gefilterten) Zeilen ausgewählt werden und ausgeblendete Zeilen nicht versehentlich kopiert werden.

4. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, kopieren Sie den ausgewählten Bereich (Sie können Strg+C drücken oder mit der rechten Maustaste „Kopieren“ auswählen), öffnen dann ein neues Arbeitsblatt und fügen Ihre Daten ein (mit Strg+V). Nur die sichtbaren (gefilterten) Zeilen erscheinen – ausgeblendete Zeilen sind ausgeschlossen, sodass Ihr Datensatz nun bereit zum Exportieren ist.

5. Um diese Daten zu exportieren, gehen Sie zu Datei > Speichern unter. Wählen Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ den gewünschten Dateinamen und Speicherort aus. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Speichern als Typ“ die Option CSV (Komma-getrennt) (*.csv). Siehe Screenshot zur Orientierung:

6. Klicken Sie auf Speichern. Möglicherweise erhalten Sie eine Popup-Warnung, dass „Einige Funktionen in Ihrer Arbeitsmappe könnten verloren gehen“ oder ob Sie nur das aktive Blatt speichern möchten. Dies ist Standard bei CSV-Exporten. Bestätigen Sie bitte, indem Sie auf OK und dann auf Ja klicken. Ihre gefilterten Daten sind jetzt als CSV-Datei im gewählten Verzeichnis gespeichert.

Diese Methode ist unkompliziert und erfordert keine Programmierkenntnisse. Sie kann jedoch etwas zeitaufwendig sein, wenn Sie sie oft wiederholen müssen oder mit sehr großen Datensätzen arbeiten. Überprüfen Sie die eingefügten Daten im neuen Arbeitsblatt immer vor dem Speichern, um sicherzustellen, dass nur die sichtbaren Zeilen enthalten sind. Wenn Sie gefilterte Daten häufig exportieren müssen, ziehen Sie die unten genannten Automatisierungsmethoden in Betracht.

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit VBA-Code

Wenn Sie regelmäßig gefilterte Daten exportieren oder einen schnelleren, automatisierten Ansatz bevorzugen, können Sie ein VBA-Makro verwenden. Dies ist besonders geeignet, wenn Sie manuelle Schritte reduzieren und Bereiche programmatisch exportieren möchten. Unten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Drücken Sie Alt + F11, um den Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-Editor zu öffnen. Dies öffnet ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Excel-Makros verwalten können.

2. Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul hinzuzufügen. Kopieren und fügen Sie den folgenden VBA-Code in das leere Modul-Fenster ein.

VBA-Code: Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei

Sub Macro1()
'updateby Extendoffice
    Dim xRg As Range
    Dim xCell As Range
    Dim xAddress As String
    Dim xUpdate As Boolean
    Dim xFileName As String
    Dim xWb As Workbook
    On Error Resume Next
    xAddress = Application.ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("please select the filtered range", "Kutools for Excel", xAddress, , , , , 8)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRg = xRg.SpecialCells(xlCellTypeVisible)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    xFileName = Application.GetSaveAsFilename(, "CSV Files (*.csv), *.csv", , "please specify the file name")
    If xFileName = "" Then Exit Sub
    xUpdate = Application.ScreenUpdating
    Application.ScreenUpdating = False
    xRg.Copy
    Set xWb = Application.Workbooks.Add
    xWb.ActiveSheet.Paste
    xWb.SaveAs Filename:=xFileName, FileFormat:=xlCSV, CreateBackup:=False
    xWb.Close False
    Application.ScreenUpdating = xUpdate
End Sub

3. Mit dem Code an Ort und Stelle drücken Sie F5 oder klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen, um diesen auszuführen. Sie werden dazu aufgefordert, den gefilterten Datenbereich auszuwählen, den Sie als CSV-Datei exportieren möchten. Verwenden Sie Ihre Maus, um die relevanten Zellen auszuwählen und klicken Sie auf OK.

4. Als Nächstes erscheint ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, den Dateinamen und den Speicherort für Ihre CSV-Datei anzugeben. Wählen Sie Ihr Zielausgabeverzeichnis aus oder erstellen Sie eines und geben Sie einen Dateinamen ein, wie gezeigt:

5. Klicken Sie auf Speichern und das Makro wird nur die sichtbaren Zellen in Ihrer Auswahl in eine CSV-Datei exportieren. Ausgeblendete Zeilen – die herausgefiltert wurden – werden nicht einbezogen.

Diese VBA-Lösung ist schnell, genau und perfekt für repetitive Aufgaben oder Massenexporte. Sie benötigen jedoch grundlegende Kenntnisse im Umgang mit Makros und dem VBA-Editor. Achten Sie immer darauf, Ihre Arbeit zu speichern und Backups wichtiger Dateien zu erstellen, bevor Sie neue Makros ausführen. Sollten Sie auf Fehler stoßen, überprüfen Sie, dass Ihre Auswahl sichtbare Zellen (gefilterte Daten) enthält und dass Sie Schreibrechte für das gewählte Verzeichnis haben.

Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit Kutools für Excel

Kutools für Excel bietet eine dedizierte Funktion namens Bereich in Datei exportieren. Dieses Hilfsprogramm erleichtert das Exportieren ausgewählter Zellen – einschließlich gefilterter Daten – in ein CSV-, PDF-, Text- oder anderes Format. Dies ist eine ideale Wahl für Benutzer, die eine zuverlässige Lösung ohne den Einsatz von VBA-Code oder manueller Auswahl wünschen, insbesondere wenn das Exportieren gefilterter Daten eine häufige Aufgabe in Ihrem Workflow ist.

Wenn Sie Kutools für Excel installiert haben, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wenden Sie zuerst Ihren gewünschten Filter an und wählen Sie die sichtbaren Daten aus, die Sie exportieren möchten. Stellen Sie sicher, dass nur die relevanten (gefilterten) Zeilen in Ihrer Auswahl enthalten sind.

2. Gehen Sie in der Menüleiste zu Kutools Plus, wählen Sie Import & Export und dann Bereich in Datei exportieren. Verweisen Sie auf den Screenshot unten, um diese Option zu finden:

3. Im Bereich in Datei exportieren Dialogfeld wählen Sie das Dateiformat (z.B. CSV) aus dem Dateityp Abschnitt. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie einen Ordner zum Speichern der exportierten Datei aus. Siehe Beispiel unten:

4. Nachdem Sie den Speicherort und die Einstellungen bestätigt haben, klicken Sie auf Ok. Eine weitere Eingabeaufforderung erscheint, in der Sie aufgefordert werden, Ihrer exportierten Datei einen Namen zu geben. Geben Sie den gewünschten Namen ein und bestätigen Sie.

5. Klicken Sie erneut auf Ok. Die ausgewählten gefilterten Daten werden als CSV-Datei an Ihrem gewählten Speicherort gespeichert. Nur die sichtbaren Zellen, die Sie ausgewählt haben, werden exportiert – ausgeblendete Zeilen werden ignoriert.

Die Verwendung von Kutools für Excel wird Benutzern empfohlen, die wiederholte Exporte durchführen, flexible Formatoptionen benötigen oder weniger Erfahrung mit VBA haben. Zusätzlich zu CSV können Sie direkt in Text, PDF und mehrere andere Formate exportieren, was Zeit spart und das Risiko von Fehlern bei manuellen Operationen reduziert.

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Falls Sie unerwartete Ergebnisse oder Dateien mit fehlenden Daten erhalten, überprüfen Sie, ob Ihre Auswahl nur die beabsichtigten sichtbaren Zellen vor dem Exportieren enthielt. Achten Sie auch auf Ordnerberechtigungen und Dateiformateinstellungen im Dialogfeld, um häufige Probleme zu vermeiden.

Demo: Speichern/Exportieren Sie nur gefilterte Daten aus Excel in eine CSV-Datei mit Kutools für Excel

Exportieren Sie gefilterte Daten über Power Query

Power Query (Abrufen & Transformieren) kann verwendet werden, um gefilterte Daten zu extrahieren und zu speichern. Diese Methode ist für Benutzer geeignet, die moderne Excel-Versionen (Excel 2016 und höher) verwenden und wiederholte Exporte automatisieren möchten:

1. Wählen Sie Ihre Daten aus und gehen Sie zu Daten > Aus Tabelle/Bereich, um den Power Query-Editor zu starten (Ihr Bereich muss Überschriften haben).

2. Wenden Sie in Power Query Ihren gewünschten Filter direkt auf die relevanten Spalten an.

3. Klicken Sie auf Start > Schließen & Laden in und wählen Sie „Nur Verbindung erstellen“ oder „Tabelle in neuem Arbeitsblatt.“

4. Die gefilterten Ergebnisse erscheinen nun in einem neuen Arbeitsblatt. Exportieren Sie wie gewohnt (Datei > Speichern unter > CSV).

Power Query ist praktisch für Benutzer, die geplante Datenexporte benötigen oder wiederverwendbare Abfragevorlagen erstellen möchten. Die erste Einrichtung kann für Anfänger komplexer sein, aber es ist äußerst effizient für Datentransformationen und wiederholte Verwendung.