Wie kopiert man bedingte Formatierungsregeln in ein anderes Arbeitsblatt/Arbeitsmappe?

Für viele tägliche Aufgaben macht die Funktion Formatpinsel in Excel das Kopieren von bedingten Formatierungsregeln von einem Bereich in ein anderes Arbeitsblatt oder sogar eine andere Arbeitsmappe schnell und einfach. Diese Methode ist intuitiv und ideal für einfache Strukturen, aber bei komplexeren oder formelbasierten Regeln können einige Anpassungen erforderlich sein.

1. Wählen Sie den Bereich aus, dessen bedingte Formatierung Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf Start > Formatpinsel.

2. Wechseln Sie zum Ziel-Arbeitsblatt oder zur Ziel-Arbeitsmappe und ziehen Sie den Pinsel über den gewünschten Zielbereich.

Ein häufiges Problem: Wenn Sie Regeln, die Formeln enthalten, übertragen, werden die Bezüge in den Formeln möglicherweise nicht automatisch relativ zum neuen Bereich aktualisiert. Dies ist insbesondere relevant, wenn die Formatierung von bestimmten Spalten- oder Zeilenpositionen abhängt.

3. Während der Zielbereich noch ausgewählt ist, navigieren Sie zu Start > Bedingte Formatierung > Regeln verwalten. Siehe Screenshot:

4. Doppelklicken Sie im Dialogfeld „Bedingte Formatierungs-Regeln verwalten“ auf die Regel, die nicht wie beabsichtigt funktioniert, um das Dialogfeld „Formatierungsregel bearbeiten“ zu öffnen. Siehe Screenshot:

5. Ändern Sie im Feld „Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist“ die Zellbezüge so, dass sie zum neuen Zielbereich passen. Überprüfen Sie die Spalten- oder Zeilenbezüge sowie die Fixierung ($) sorgfältig entsprechend Ihrem Szenario.

Tipp: Im Beispiel verwenden Sie =ZÄHLENWENN($B$23:$B$46;$B23)>1, wobei $B$23:$B$46 die relevante zweite Spalte im Zielbereich ist und $B23 sich auf die erste Zelle in dieser Spalte bezieht.

6. Klicken Sie auf OK und erneut auf OK in den nachfolgenden Dialogfeldern, um die Änderungen zu speichern.

Nach diesen Schritten wird die bedingte Formatierung korrekt übertragen und im Zielbereich angewendet, wodurch konsistente visuelle Hinweise wie gezeigt bereitgestellt werden:

Hinweise und Tipps:

• Wenn Sie zwischen Arbeitsblättern oder Arbeitsmappen kopieren, stellen Sie sicher, dass alle Arbeitsmappen geöffnet sind, bevor Sie kopieren. Wenn Sie in eine geschlossene Arbeitsmappe kopieren, werden die bedingten Formatierungsregeln möglicherweise nicht ordnungsgemäß kopiert.
• Beim Kopieren in nicht angrenzende Bereiche oder zwischen Dateien mit unterschiedlichen Strukturen sollten Sie die Regellogik und Bezüge sorgfältig überprüfen, bevor Sie abschließend fortfahren.
• Der Formatpinsel funktioniert nur gut für sichtbare Zellen und kompatible Layouts; er unterstützt möglicherweise nicht alle Aspekte fortgeschrittener oder komplexer bedingter Formatierungseinstellungen.

Wenn Sie häufig einen bestimmten Bereich mit bedingter Formatierung in verschiedenen Arbeitsmappen wiederverwenden müssen – beispielsweise für monatliche Berichtsvorlagen oder wiederkehrende Datenexporte –, sollten Sie das AutoText-Dienstprogramm aus Kutools für Excel in Betracht ziehen. Diese Methode ist geeignet, wenn die Datenstruktur relativ stabil bleibt und vermeidet es, wiederholt Dateien öffnen, kopieren und einfügen zu müssen. Mit AutoText speichern Sie den Bereich zusammen mit all seiner Formatierung und fügen ihn mit einem einzigen Klick immer dann ein, wenn Sie ihn benötigen.

1. Klicken Sie auf Kutools > Einfügen > AutoText um den AutoText-Bereich anzuzeigen.

2. Wählen Sie den gewünschten Bereich mit bedingter Formatierung aus, klicken Sie auf die Hinzufügen Schaltfläche  im AutoText-Bereich. Im Dialogfeld „Neues AutoText“ weisen Sie einen einprägsamen Namen und eine Gruppe zu, und klicken Sie dann auf Hinzufügen um das Speichern abzuschließen.

An diesem Punkt ist die bedingte Formatierung als AutoText-Eintrag gespeichert und wird zukünftig für eine sofortige Einfügung in Arbeitsmappen verfügbar sein.

3. Um es zu verwenden, klicken Sie einfach auf den AutoText-Eintrag im Bereich; Ihr Bereich, komplett mit bedingter Formatierung, wird an der Cursorposition in Ihrer Arbeitsmappe eingefügt. Passen Sie nach Bedarf die Bereiche an und folgen Sie den vorherigen Schritten wenn Sie Formeln oder Bezüge anpassen müssen.

Allgemeine Vorschläge:

• AutoText bewahrt Formatierung und Formeln, aber überprüfen Sie, ob die Zieldaten zur ursprünglichen Größe und Ausrichtung passen, um Überschreibungen zu verhindern.
• Diese Methode ist ideal für vorlagenbasierte Arbeiten, aber weniger flexibel, wenn sich die Datenmenge oder -form häufig ändert.
• Wenn Sie sich an einen neuen Datensatz mit einer anderen Anzahl von Zeilen oder Spalten anpassen, aktualisieren Sie die bedingten Formatierungsregeln nach dem Einfügen.

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