Wie versendet man personalisierte Massen-E-Mails aus einer Excel-Liste über Outlook?
Beispielsweise habe ich in einem Arbeitsblatt einen Datenbereich mit den Spalten „Name“, „E-Mail-Adresse“ und „Registrierungscode“. Nun möchte ich an jede in Spalte A aufgeführte E-Mail-Adresse eine personalisierte Nachricht senden, die eine individuelle Anrede sowie den jeweiligen Registrierungscode enthält. Zur Lösung dieses Problems können Ihnen die folgenden Methoden helfen.
Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel mithilfe der Seriendruckfunktion
Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel mithilfe von VBA-Code
Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails mit unterschiedlichen Anhängen mithilfe von Kutools für Excel
Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel mithilfe der Seriendruckfunktion
Mit der Seriendruck-Funktion von Word erledigen Sie diese Aufgabe schnell und einfach. Gehen Sie dazu Schritt für Schritt wie folgt vor:
1.Öffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument und klicken Sie dann auf Sendungen>Empfänger auswählen>Vorhandene Liste verwenden, siehe Screenshot:
2. Wählen Sie im Fenster Daten auswählen – Quelle die Arbeitsmappe aus, die den gewünschten Datenbereich enthält, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Siehe Screenshot:
3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Tabelle auswählen das Arbeitsblatt mit dem gewünschten Datenbereich aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, siehe Screenshot:
4. Das E-Mail-Hauptdokument und Ihre Adressliste sind jetzt miteinander verknüpft. Sie können den Nachrichtentext beliebig bearbeiten und Platzhalter einfügen, an denen die individuellen Daten in jeder E-Mail automatisch eingefügt werden.
(1.) Um den individuellen Anredenamen einzufügen, klicken Sie auf Sendungen > Serienbrief-Feld einfügen > Name. Der personalisierte Name wird in die Nachricht eingefügt und ist von « » umgeben.
(2.) Geben Sie Ihre Nachricht weiterhin ein und fügen Sie den Registrierungscodean der gewünschten Stelle ein, siehe Screenshot:
5. Nachdem Sie die Nachricht verfasst haben, können Sie unter der Registerkarte Vorschau auf Sendungen klicken, um E-Mail-Nachrichten vorab anzusehen und Änderungen vorzunehmen, bevor Sie den Seriendruck tatsächlich abschließen.
6. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass alles korrekt ist, können Sie die E-Mails an die einzelnen Empfänger senden. Klicken Sie dazu auf Sendungen > Fertig stellen & zusammenführen > E-Mail-Nachricht senden, siehe Screenshot:
7. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Zusammenführen mit E-Mail die folgenden Einstellungen vor:
(1.) Wählen Sie in der Dropdown-Liste Andie Spalte E-Mail-Adresse;
(2.) Geben Sie den Betreff in das Textfeld der Zeile Betreffein;
(3.) Wählen Sie im Abschnitt Datensätze senden die Option Alle aus.
8. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Die E-Mails werden sofort mit dem jeweiligen individuellen Registrierungscode an die einzelnen Empfänger versendet. Nach dem Senden können Sie in Outlook prüfen, ob die E-Mails erfolgreich übermittelt wurden.
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Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel mithilfe von VBA-Code
Neben der Seriendruckfunktion kann Ihnen auch der folgende VBA-Code behilflich sein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das Modul-Fenster ein.
VBA-Code: Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel:
#If VBA7 And Win64 Then
Private Declare PtrSafe Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _
ByVal hwnd As LongPtr, ByVal lpOperation As String, _
ByVal lpFile As String, ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String, _
ByVal nShowCmd As Long) As LongPtr
#Else
Private Declare Function ShellExecute Lib "shell32.dll" Alias "ShellExecuteA" ( _
ByVal hwnd As Long, ByVal lpOperation As String, _
ByVal lpFile As String, ByVal lpParameters As String, ByVal lpDirectory As String, _
ByVal nShowCmd As Long) As Long
#End If
Sub SendEMail()
'update by Extendoffice 20160506
Dim xEmail As String
Dim xSubj As String
Dim xMsg As String
Dim xURL As String
Dim i As Integer
Dim k As Double
Dim xCell As Range
Dim xRg As Range
Dim xTxt As String
On Error Resume Next
xTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
Set xRg = Application.InputBox("Please select the data range:", "Kutools for Excel", xTxt, , , , , 8)
If xRg Is Nothing Then Exit Sub
If xRg.Columns.Count <> 3 Then
MsgBox " Regional format error, please check", , "Kutools for Excel"
Exit Sub
End If
For i = 1 To xRg.Rows.Count
' Get the email address
xEmail = xRg.Cells(i, 2)
' Message subject
xSubj = "Your Registration Code"
' Compose the message
xMsg = ""
xMsg = xMsg & "Dear " & xRg.Cells(i, 1) & "," & vbCrLf & vbCrLf
xMsg = xMsg & " This is your Registration Code "
xMsg = xMsg & xRg.Cells(i, 3).Text & "." & vbCrLf & vbCrLf
xMsg = xMsg & " please try it, and glad to get your feedback! " & vbCrLf
xMsg = xMsg & "Skyyang"
' Replace spaces with %20 (hex)
xSubj = Application.WorksheetFunction.Substitute(xSubj, " ", "%20")
xMsg = Application.WorksheetFunction.Substitute(xMsg, " ", "%20")
' Replace carriage returns with %0D%0A (hex)
xMsg = Application.WorksheetFunction.Substitute(xMsg, vbCrLf, "%0D%0A")
' Create the URL
xURL = "mailto:" & xEmail & "?subject=" & xSubj & "&body=" & xMsg
' Execute the URL (start the email client)
ShellExecute 0&, vbNullString, xURL, vbNullString, vbNullString, vbNormalFocus
' Wait two seconds before sending keystrokes
Application.Wait (Now + TimeValue("0:00:02"))
Application.SendKeys "%s"
Next
End Sub
3. Drücken Sie anschließend die Taste F5, um diesen Code auszuführen. Es erscheint ein Eingabefeld, das Sie auffordert, den gewünschten Datenbereich auszuwählen – siehe Screenshot:
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Die E-Mails werden nacheinander mit dem jeweiligen individuellen Registrierungscode an die einzelnen Adressen versendet. Nach dem Versand können Sie in Outlook prüfen, ob die E-Mails erfolgreich gesendet wurden.
Hinweis: Im obigen Code können Sie Betreff und Nachrichtentext ganz nach Ihren Wünschen anpassen.
Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails mit unterschiedlichen Anhängen mithilfe von Kutools für Excel
Wenn Sie Kutools für Excel besitzen, können Sie mit der E-Mails versenden-Funktion schnell personalisierte E-Mails mit unterschiedlichen Anhängen an mehrere Empfänger senden – ganz nach Ihren Bedürfnissen.
Nach der Installation von Kutools für Excelgehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > E-Mails versenden, siehe Screenshot:
2. Wählen Sie im Dialogfeld E-Mails versenden den gewünschten Datenbereich aus und geben Sie anschließend – je nach Bedarf – Empfängeradressen, Anhänge und Betreff an. Siehe Screenshot:
3. Um individuelle Anredenamen in das Bearbeitungsfeld einzufügen, wählen Sie Name aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf Platzhalter einfügen, um die Namen in die Nachricht einzufügen. Siehe Screenshot:
4. Geben Sie anschließend den gewünschten Nachrichtentext in das Feld ein – siehe Screenshot:
5. Nachdem Sie den Nachrichtentext fertiggestellt haben, wählen Sie den gewünschten Versandmodus aus: Entweder senden Sie über Outlook oder über einen von Ihnen festgelegten Server – siehe Screenshot:
Hinweis: Wenn Sie einen anderen Server verwenden möchten, klicken Sie auf SMTP-Einstellungen, um den Versandmodus entsprechend einzustellen, siehe Screenshot:
6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Senden, um die E-Mails zu versenden. Nach dem Versand erscheint ein Hinweisfenster mit dem Versandstatus – siehe Screenshot:
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Demo: Senden Sie personalisierte Massen-E-Mails aus einer Liste in Excel über Outlook
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