Wie sortiert man Daten mit verbundenen Zellen in Excel?

Der Versuch, Daten in Excel zu sortieren, die verbundene Zellen enthalten, führt oft zu einer Fehlermeldung, wie im Screenshot links gezeigt. Dieses Verhalten ist auf aktuelle Einschränkungen von Excel zurückzuführen – Excel unterstützt nativ keine Sortierung von Bereichen mit verbundenen Zellen, da diese Bereiche die zugrunde liegende Datenstruktur stören und es der Sortierfunktion erschweren, normal zu funktionieren.

Wenn Sie mit Arbeitsblättern arbeiten, die verbundene Zellen zur Formatierung oder Gruppierung von Daten verwenden, müssen Sie Ihre Daten möglicherweise trotzdem organisieren oder neu anordnen. Um dies zu erreichen, müssen Sie diese verbundenen Zellen zunächst angemessen behandeln. Im Folgenden finden Sie mehrere praktische Methoden zum Umgang mit und Sortieren von Daten mit verbundenen Zellen, während Ihre Informationen erhalten bleiben.

Daten mit verbundenen Zellen sortieren, indem Sie zuerst alle Zellen trennen
Daten mit verbundenen Zellen mithilfe von Kutools für Excel sortieren
Daten mit verbundenen Zellen durch VBA-Automatisierung sortieren (Trennen, Ausfüllen, Sortieren, erneut Verbinden)

Daten mit verbundenen Zellen sortieren, indem Sie zuerst alle Zellen trennen

Da die Standardsortierfunktion von Excel nicht auf Bereiche mit verbundenen Zellen angewendet werden kann, besteht der notwendige Ansatz darin, zuerst alle verbundenen Zellen in Ihrer Datenliste zu trennen. Sobald sie getrennt sind, erscheinen dort, wo sich die verbundenen Zellen befanden, leere Zellen. Daher müssen Sie diese leeren Zellen ausfüllen, um eine genaue Sortierung sicherzustellen. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Methode:

1. Wählen Sie die vollständige Liste oder Tabelle mit den verbundenen Zellen aus, die Sie sortieren möchten. Mit der markierten Auswahl klicken Sie auf Start > Zellen verbinden und zentrieren, um alle verbundenen Zellen zu trennen. Für visuelle Anweisungen siehe den nachfolgenden Screenshot:

2. Nach dem Trennen werden Sie bemerken, dass die zuvor verbundenen Bereiche nun leere Zellen sind. Während die verbundenen Zellen noch ausgewählt sind, gehen Sie zur Registerkarte Start und klicken Sie auf Suchen & Auswählen > Gehe zu speziell. Dieser Schritt stellt eine effiziente Massenauswahl aller leeren Zellen innerhalb Ihres Bereichs sicher und macht den nächsten Schritt viel schneller.

3. Wählen Sie im Dialogfeld "Gehe zu speziell" die Option Leer und klicken Sie auf OK. Dadurch werden sofort alle leeren Zellen in Ihrem ausgewählten Bereich hervorgehoben.

4. Während die leeren Zellen weiterhin hervorgehoben sind, gehen Sie zur Formelleiste und geben Sie das = Symbol ein, dann wählen Sie die Zelle direkt über der ersten leeren Zelle aus, um eine Bezugsformel zu erstellen (zum Beispiel, wenn C3 leer ist, geben Sie =C2 ein). Drücken Sie stattdessen nur Enter, halten Sie Strg gedrückt und drücken Sie Enter, um alle ausgewählten leeren Zellen gleichzeitig mit den jeweiligen darüberliegenden Zellenwerten zu füllen.

Nach diesem Schritt ist jeder ehemals verbundene Bereich mit seinem ursprünglichen Wert gefüllt, wodurch die Integrität Ihrer Daten bei der Sortierung sichergestellt wird.

5. Nun können Sie Ihre Daten wie gewohnt sortieren – wählen Sie eine beliebige Spalte aus, gehen Sie zur Registerkarte Daten und wählen Sie Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren. Wenn Sie das verbundene Format nach der Sortierung wiederherstellen möchten, können Sie benachbarte identische Werte manuell erneut verbinden, aber achten Sie darauf, keine zusammenhanglosen Daten zu verbinden.

Tipp: Machen Sie vor dem Fortfahren immer eine Sicherungskopie Ihrer Originaldaten, falls das Beibehalten des verbundenen Formats wichtig ist. Beachten Sie auch, dass nach dem Trennen und Ausfüllen von leeren Zellen Formeln vorhanden sein werden. Wenn Sie Formeln in Werte umwandeln möchten, wählen Sie den Bereich aus, kopieren Sie ihn und fügen Sie ihn als Werte ein, um unerwünschte Formelaktualisierungen nach der Sortierung zu vermeiden.

Daten mit verbundenen Zellen mithilfe von Kutools für Excel sortieren

Kutools für Excel bietet eine einfachere und effizientere Lösung zum Sortieren von Daten mit verbundenen Zellen, was den Prozess bei der Arbeit mit großen Datensätzen oder häufigen Formatierungsanforderungen viel zuverlässiger macht. Das Hilfsprogramm „Zellen trennen & Werte ausfüllen“ in Kutools für Excel kann automatisch Zellen trennen und die resultierenden leeren Zellen mit dem ursprünglich verbundenen Wert füllen, wodurch manuelle Eingriffe eliminiert und die Effizienz erheblich verbessert wird.

1. Markieren Sie den Bereich, der die verbundenen Zellen enthält, die Sie sortieren möchten. Gehen Sie als Nächstes zu Kutools > Zusammenführen & Aufteilen > Zellen trennen & Werte ausfüllen. Für Anleitung siehe den folgenden Screenshot:

Nachdem dieser Vorgang ausgeführt wurde, werden alle verbundenen Zellen im ausgewählten Bereich sofort getrennt und die neu erstellten leeren Zellen mit dem entsprechenden Wert aus der zuvor verbundenen Zelle gefüllt, wodurch die Konsistenz in der gesamten Tabelle gewährleistet wird.

2. Nun können Sie Ihre Daten wie gewohnt sortieren. Nach der Sortierung, für ein einheitliches Erscheinungsbild oder zur Präsentation der Daten, bietet Kutools auch eine schnelle Möglichkeit, Zellen mit demselben Inhalt erneut zu verbinden. Wählen Sie einfach den sortierten Bereich aus, dann gehen Sie zu Kutools > Zusammenführen & Aufteilen > Gleiche Zellen zusammenführen, um die verbundene Formatierung nur dort effizient wiederherzustellen, wo die Werte identisch sind.

Vorteile: Dieser Ansatz minimiert manuelle Schritte, reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und ist besonders geeignet, wenn man mit komplexen Tabellen oder regelmäßigen Berichtsanforderungen arbeitet. Stellen Sie immer sicher, dass Sie die verbundene Ausgabe nach der Sortierung überprüfen, um sicherzustellen, dass das Zusammenführen keine wichtigen Datenbeziehungen ausschließt.

Daten mit verbundenen Zellen mithilfe von Kutools für Excel sortieren

Daten mit verbundenen Zellen durch VBA-Automatisierung sortieren (Trennen, Ausfüllen, Sortieren und erneut Verbinden)

Für Benutzer, die mit Makros vertraut sind, kann die Automatisierung des Prozesses über VBA die Handhabung von verbundenen Zellen optimieren – insbesondere bei wiederholten oder großangelegten Sortieraufgaben. Dieser Ansatz kann effizient:

• Alle verbundenen Zellen in einem bestimmten Bereich trennen
• Resultierende leere Zellen mit dem Wert von oben ausfüllen, um Konsistenz zu gewährleisten
• Die Daten nach einer bestimmten Spalte sortieren
• Optional, aufeinanderfolgende identische Werte in den sortierten Daten erneut verbinden

Diese Methode ist flexibel für individuelle Workflows, erfordert jedoch die Aktivierung von Makros und sorgfältige Bedienung, um Datenverlust zu vermeiden. Wenn Sie neu in VBA sind, testen Sie dies zuerst auf einem Beispieltabellenblatt.

Vorgehensschritte:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Entwickler > Visual Basic, um das Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen, dann klicken Sie auf Einfügen > Modul. Kopieren und fügen Sie den folgenden Code in das Modulfenster ein:

Sub SortDataWithMergedCells()
    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range, cell As Range
    Dim lastRow As Long, lastCol As Long
    Dim sortCol As Variant
    Dim reMerge As VbMsgBoxResult
    
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
    
    Set ws = ActiveSheet
    Set rng = Application.InputBox("Select the data range to sort", xTitleId, Selection.Address, Type:=8)
    
    If rng Is Nothing Then Exit Sub
    
    ' Store dimensions
    lastRow = rng.Rows.Count + rng.Row - 1
    lastCol = rng.Columns.Count + rng.Column - 1
    
    ' Unmerge and fill down values
    rng.UnMerge
    For Each cell In rng
        If IsEmpty(cell.Value) Then
            cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
        End If
    Next cell
    
    ' Ask for sort column
    sortCol = Application.InputBox("Enter column number in your selection to sort by (e.g. 1 for first column)", xTitleId, 1, Type:=1)
    
    If sortCol = False Then Exit Sub
    
    ' Sort the range
    rng.Sort Key1:=rng.Cells(1, sortCol), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo
    
    ' Ask if user wants to re-merge identical consecutive values
    reMerge = MsgBox("Do you want to re-merge identical consecutive values in the sorted range (column " & sortCol & ")?", vbYesNo + vbQuestion, xTitleId)
    
    If reMerge = vbYes Then
        Dim startCell As Range, endCell As Range
        Dim currVal As Variant
        Dim i As Long
        
        Set startCell = rng.Cells(1, sortCol)
        currVal = startCell.Value
        Set endCell = startCell
        
        For i = 2 To rng.Rows.Count
            If rng.Cells(i, sortCol).Value = currVal Then
                Set endCell = rng.Cells(i, sortCol)
            Else
                If startCell.Address <> endCell.Address Then
                    ws.Range(startCell, endCell).Merge
                End If
                Set startCell = rng.Cells(i, sortCol)
                currVal = startCell.Value
                Set endCell = startCell
            End If
        Next i
        
        ' Final group
        If startCell.Address <> endCell.Address Then
            ws.Range(startCell, endCell).Merge
        End If
    End If
    
    On Error GoTo 0
End Sub

2. Um das Makro auszuführen, klicken Sie auf Ausführen in der VBA-Editor. Sie werden aufgefordert, den Datenbereich und die Nummer der Sortierspalte auszuwählen. Bestätigen Sie jede Eingabeaufforderung und lassen Sie das Makro alle Schritte abschließen. Wenn Sie sich für das erneute Verbinden entscheiden, wird der Code automatisch benachbarte Zellen mit demselben Wert in der angegebenen Spalte zusammenführen.

Tipps:

• Erstellen Sie immer eine Sicherungskopie Ihres Arbeitsblatts, bevor Sie VBA-Makros ausführen, da Aktionen wie Trennen/Verbinden unwiderruflich sind.
• Sortieren nach Kopfzeile oder nicht-numerischen Spalten erfordert möglicherweise zusätzliche Anpassungen – achten Sie darauf, die richtige Spaltennummer gemäß Ihrer Auswahl anzugeben.
• Falls Sie nach dem Sortieren Fehler feststellen, überprüfen Sie Komplettzeilen- oder -spaltenreferenzen und passen Sie die Parameter des Makros bei Bedarf an Ihr spezifisches Datenlayout an.

Vorteile: Automatisiert eine ansonsten repetitive, mehrstufige Aufgabe – besonders nützlich für wiederkehrende Arbeiten.
Einschränkungen: VBA-Makros erfordern die Aktivierung von Makros (potenzielle Sicherheitswarnung), und komplexe Tabellenlayouts benötigen möglicherweise eine manuelle Überprüfung, nachdem das Zusammenführen wiederhergestellt wurde.

Für beste Ergebnisse testen Sie dieses Makro zuerst auf einer Kopie Ihrer Daten. Diese VBA-Lösung ist besonders nützlich für Benutzer, die den Sortier- und Zusammenführungsprozess häufig wiederholen müssen oder mit dynamischen Datenexporten arbeiten.