Wie richtet man eine externe Datenüberprüfung in einem anderen Arbeitsblatt oder einer anderen Arbeitsmappe ein?
Im Allgemeinen verwenden wir die Datenüberprüfung, um Benutzer darauf zu beschränken, nur die von uns gewünschten Werte einzugeben. Haben Sie jedoch jemals versucht, eine externe Datenüberprüfung in einem anderen Arbeitsblatt oder einer anderen Arbeitsmappe zu erstellen, das heißt, dass sich die Quelldaten und die Datenüberprüfung nicht im selben Arbeitsblatt oder sogar nicht in derselben Arbeitsmappe befinden? In diesem Artikel stelle ich die Methode zur Lösung dieses Problems in Excel vor.
Externe Datenüberprüfung in einem anderen Arbeitsblatt erstellen
Externe Datenüberprüfung in einer anderen Arbeitsmappe erstellen
Externe Datenüberprüfung in einem anderen Arbeitsblatt erstellen
Am Beispiel der Erstellung einer Dropdown-Liste lege ich die Quelle in einem Arbeitsblatt an und erstelle dann mithilfe eines Zellennamens in einem anderen Arbeitsblatt eine Dropdown-Liste basierend auf dieser Wertequelle.
1. Legen Sie die Quellwerte für die Dropdown-Liste ganz nach Ihren Wünschen in einem Arbeitsblatt fest. Siehe Screenshot:
2. Markieren Sie diese Quellwerte und wechseln Sie zum Namenfeld, um für die Zellen einen Namen festzulegen. Geben Sie hier beispielsweise Country in das Namenfeld ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste, um die Benennung abzuschließen. Siehe Screenshot:
3. Wechseln Sie zu dem Arbeitsblatt, in dem Sie die externe Dropdown-Liste erstellen möchten, markieren Sie die Zelle oder den Bereich, in dem die Dropdown-Liste erscheinen soll – beispielsweise G1:G4 – und klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung. Siehe Screenshot:
4. Klicken Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung auf die Registerkarte Einstellungen, wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Zulassen die Option Liste aus, und geben Sie anschließend =Country („Country“ ist der Name, den Sie in Schritt 2 für den Quellbereich definiert haben; Sie können ihn beliebig ändern) in das Feld Quelle ein. Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie auf OK, und die externe Datenüberprüfung wird erstellt.
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Externe Datenüberprüfung in einer anderen Arbeitsmappe erstellen
Um eine externe Datenüberprüfung in einer anderen Arbeitsmappe einzurichten, müssen Sie ebenfalls einen Namen für einen Zellbereich verwenden.
Auch hier am Beispiel der Erstellung einer Dropdown-Liste.
1. Erstellen Sie die benötigten Quellwerte in einem Arbeitsblatt, markieren Sie diese und wechseln Sie zum Namenfeld, um dem markierten Bereich einen Namen zu geben – beispielsweise CusName – und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Siehe Screenshot:
2. Wechseln Sie nun zu der Arbeitsmappe, in der Sie die Dropdown-Liste erstellen möchten, wählen Sie eine leere Spalte in einem Arbeitsblatt aus – beispielsweise Spalte J – und klicken Sie auf Formeln > Namen definieren. Siehe Screenshot:
3. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Name im Feld Name einen Namen ein, wählen Sie in der Liste Arbeitsmappe unter Gültigkeitsbereich aus und tragen Sie anschließend die Formel =Source.xlsx!CustName („Source“ ist der Name der Arbeitsmappe, in der sich die Quelldaten befinden, und „CustName“ ist der Zellenname, den Sie in Schritt 1 für die Quelldaten festgelegt haben; beides können Sie bei Bedarf anpassen) in das Feld Bezieht sich auf ein. Siehe Screenshot:
4. Klicken Sie auf OK. Wählen Sie anschließend den Bereich aus, in dem Sie die externe Dropdown-Liste erstellen möchten – beispielsweise L1:L4 – und klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung. Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung auf die Registerkarte Einstellungen, wählen Sie in der Dropdown-Liste unter Zulassen die Option Liste aus, und geben Sie die Formel =MyCustList („MyCustList“ ist der Zellenname, den Sie in Schritt 3 der leeren Spalte zugewiesen haben; Sie können ihn nach Bedarf ändern) in das Feld Quelle ein. Siehe Screenshot:
6. Klicken Sie auf OK. Die externe Datenüberprüfung in einer anderen Arbeitsmappe wurde nun eingerichtet. Siehe Screenshot:
Hinweis: Die externe Datenüberprüfung funktioniert nur dann korrekt, wenn sowohl die Arbeitsmappe mit den Quelldaten als auch die Arbeitsmappe mit der Datenüberprüfung gleichzeitig geöffnet sind.
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