Erstellen Sie eine Suchbox in Excel – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Erstellen einer Suchbox in Excel erweitert die Funktionalität Ihrer Tabellen, indem es das Filtern und schnelle Zugreifen auf bestimmte Daten erleichtert. Dieser Leitfaden behandelt mehrere Methoden zur Implementierung einer Suchbox, die sich an verschiedene Excel-Versionen richten. Ob Sie Anfänger oder fortgeschrittener Benutzer sind, diese Schritte helfen Ihnen dabei, eine dynamische Suchbox einzurichten, unter Verwendung von Funktionen wie der FILTER-Funktion, bedingter Formatierung und verschiedenen Formeln.

• Erstellen Sie ganz einfach eine Suchbox mit der FILTER-Funktion
  (verfügbar in Excel 2019 und höher, Excel für Microsoft 365)
• Erstellen Sie eine Suchbox mit bedingter Formatierung
  (verfügbar in allen Excel-Versionen)
• Erstellen Sie eine Suchbox mit Formelkombinationen
  (verfügbar in allen Excel-Versionen)

Erstellen Sie ganz einfach eine Suchbox mit der FILTER-Funktion

• Diese Funktion aktualisiert die Ausgabe automatisch, wenn sich Ihre Daten ändern.
• Die FILTER-Funktion kann beliebig viele Ergebnisse zurückgeben – von einer einzelnen Zeile bis zu Tausenden – je nachdem, wie viele Einträge in Ihrem Datensatz den von Ihnen festgelegten Kriterien entsprechen.

Hier zeige ich Ihnen, wie Sie die FILTER-Funktion verwenden, um eine Suchbox in Excel zu erstellen.

Schritt 1: Einfügen eines Textfelds und Konfigurieren der Eigenschaften

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Textfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Wenn die Registerkarte „Entwickler“ nicht im Menüband angezeigt wird, können Sie sie aktivieren, indem Sie den Anweisungen in diesem Tutorial folgen: Wie zeigt man die Entwickler-Registerkarte im Excel-Menüband an?
   
2. Der Cursor wird zu einem Kreuz, und dann müssen Sie den Cursor ziehen, um das Textfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu platzieren. Nach dem Zeichnen des Textfelds die Maustaste loslassen.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Kontextmenü.
   
4. Im Bereich „Eigenschaften“ verknüpfen Sie das Textfeld mit einer Zelle, indem Sie die Zellreferenz im Feld „LinkedCell“ eingeben. Zum Beispiel stellt das Eingeben von „J2“ sicher, dass alle in das Textfeld eingegebenen Daten automatisch in Zelle J2 aktualisiert werden und umgekehrt.
   
5. Klicken Sie auf „Designmodus“ unter der Registerkarte „Entwickler“, um den „Designmodus“ zu verlassen.
   

Das Textfeld ermöglicht nun das Eingeben von Text.

Schritt 2: Anwenden der FILTER-Funktion

1. Bevor Sie die FILTER-Funktion verwenden, kopieren Sie die ursprüngliche Kopfzeile in einen neuen Bereich. Hier platziere ich die Kopfzeile unter der Suchbox.
   Tipp: Durch diesen Ansatz können Benutzer die Ergebnisse unter denselben Spaltenüberschriften wie die Originaldaten klar sehen.
   
2. Wählen Sie die Zelle unter der ersten Überschrift aus (z. B. I5 in diesem Beispiel), geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie die „Eingabetaste“, um das Ergebnis zu erhalten.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Wie im obigen Screenshot gezeigt, da das Textfeld jetzt keine Eingabe enthält, zeigt die Formel das Ergebnis „Keine Daten gefunden“ in I5 an.

Ergebnis: Testen der Suchbox

Testen wir nun die Suchbox. In diesem Beispiel werden, wenn ich den Namen eines Kunden in die Suchbox eingebe, die entsprechenden Ergebnisse sofort gefiltert und angezeigt.

Erstellen Sie eine Suchbox mit bedingter Formatierung

Bedingte Formatierung kann verwendet werden, um Daten hervorzuheben, die mit einem Suchbegriff übereinstimmen, wodurch indirekt eine Suchbox-Effekt erzeugt wird. Diese Methode filtert keine Daten heraus, sondern lenkt Sie visuell zu den relevanten Zellen. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie eine Suchbox mithilfe der bedingten Formatierung in Excel erstellen.

Schritt 1: Einfügen eines Textfelds und Konfigurieren der Eigenschaften

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Textfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Wenn die Registerkarte „Entwickler“ nicht im Menüband angezeigt wird, können Sie sie aktivieren, indem Sie den Anweisungen in diesem Tutorial folgen: Wie zeigt man die Entwickler-Registerkarte im Excel-Menüband an?
   
2. Der Cursor wird zu einem Kreuz, und dann müssen Sie den Cursor ziehen, um das Textfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu platzieren. Nach dem Zeichnen des Textfelds die Maustaste loslassen.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Kontextmenü.
   
4. Im Bereich „Eigenschaften“ verknüpfen Sie das Textfeld mit einer Zelle, indem Sie die Zellreferenz im Feld „LinkedCell“ eingeben. Zum Beispiel stellt das Eingeben von „J3“ sicher, dass alle in das Textfeld eingegebenen Daten automatisch in Zelle J3 aktualisiert werden und umgekehrt.
   
5. Klicken Sie auf „Designmodus“ unter der Registerkarte „Entwickler“, um den „Designmodus“ zu verlassen.
   

Das Textfeld ermöglicht nun das Eingeben von Text.

Schritt 2: Anwenden der bedingten Formatierung zum Suchen von Daten

1. Wählen Sie den gesamten zu durchsuchenden Datenbereich aus. Hier wähle ich den Bereich A3:G279 aus.
2. Unter der Registerkarte „Start“ klicken Sie auf „Bedingte Formatierung“ > „Neue Regel“.
   
3. Im Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“:
   1. Wählen Sie „Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollen“ in den Optionen „Regeltyp auswählen“.
   2. Geben Sie die folgende Formel in das Feld „Formatiere Werte, bei denen diese Formel wahr ist“ ein.

      =$B3=$J$3

      Hier steht „$B3“ für die erste Zelle in der Spalte, die Sie mit den Suchkriterien im ausgewählten Bereich abgleichen möchten, und „$J$3“ ist die mit der Suchbox verknüpfte Zelle.
   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, um eine Füllfarbe für die Suchergebnisse festzulegen.
   4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Testen wir nun die Suchbox. In diesem Beispiel werden, wenn ich den Namen eines Kunden in die Suchbox eingebe, die entsprechenden Zeilen, die diesen Kunden in Spalte B enthalten, sofort mit der angegebenen Füllfarbe hervorgehoben.

Erstellen Sie eine Suchbox mit Formelkombinationen

Wenn Sie nicht die neueste Version von Excel verwenden und nicht nur Zeilen hervorheben möchten, kann die in diesem Abschnitt beschriebene Methode hilfreich sein. Sie können eine Kombination von Excel-Formeln verwenden, um eine funktionale Suchbox in jeder Excel-Version zu erstellen. Bitte folgen Sie den unten stehenden Schritten.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste eindeutiger Werte aus der Suchspalte

1. In diesem Fall wähle und kopiere ich den Bereich „B4:B281“ in ein neues Arbeitsblatt.
2. Nachdem Sie den Bereich in ein neues Arbeitsblatt eingefügt haben, behalten Sie die eingefügten Daten ausgewählt, gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Duplikate entfernen“.
   
3. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Duplikate entfernen“ auf die Schaltfläche „OK“.
   
4. Eine „Microsoft Excel“-Meldungsbox erscheint dann, um anzuzeigen, wie viele Duplikate entfernt wurden. Klicken Sie auf „OK“.
   
5. Nachdem Sie die Duplikate entfernt haben, wählen Sie alle eindeutigen Werte in der Liste aus, mit Ausnahme der Kopfzeile, und weisen Sie diesem Bereich einen Namen zu, indem Sie ihn im Feld „Name“ eingeben. Hier habe ich den Bereich als „Kunde“ benannt.
   

Schritt 2: Einfügen eines Kombinationsfelds und Konfigurieren der Eigenschaften

1. Gehen Sie zurück zum Arbeitsblatt, das den zu durchsuchenden Datensatz enthält. Gehen Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Kombinationsfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Wenn die Registerkarte „Entwickler“ nicht im Menüband angezeigt wird, können Sie sie aktivieren, indem Sie den Anweisungen in diesem Tutorial folgen: Wie zeigt man die Entwickler-Registerkarte im Excel-Menüband an?
   
2. Der Cursor wird zu einem Kreuz, und dann müssen Sie den Cursor ziehen, um das Kombinationsfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu platzieren. Nach dem Zeichnen des Kombinationsfelds die Maustaste loslassen.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Kontextmenü.
   
4. Im Bereich „Eigenschaften“:
   1. Verknüpfen Sie das Kombinationsfeld mit einer Zelle, indem Sie die Zellreferenz im Feld „LinkedCell“ eingeben. Hier tippe ich „M2“.
      Tipp: Das Festlegen dieses Feldes stellt sicher, dass alle im Kombinationsfeld eingegebenen Daten automatisch in Zelle M2 aktualisiert werden und umgekehrt.
   2. Geben Sie im Feld „ListFillRange“ den „Bereichsnamen“ ein, den Sie für die eindeutige Liste in Schritt 1 festgelegt haben.
   3. Ändern Sie das Feld „MatchEntry“ auf „2 – fmMatchEntryNone“.
   4. Schließen Sie den Bereich „Eigenschaften“.
      
5. Klicken Sie auf „Designmodus“ unter der Registerkarte „Entwickler“, um den Designmodus zu verlassen.
   

Sie können nun ein beliebiges Element aus dem Kombinationsfeld auswählen oder Text eingeben, um danach zu suchen.

Schritt 3: Anwenden von Formeln

1. Erstellen Sie drei Hilfsspalten neben dem ursprünglichen Datenbereich. Siehe Screenshot:
   
2. Geben Sie in die Zelle (H5) unter der Überschrift der ersten Hilfsspalte die folgende Formel ein und drücken Sie „Eingabe“.

   =ROWS($B$5:B5)

   Hier ist „B5“ die Zelle, die den Namen des ersten Kunden der zu durchsuchenden Spalte enthält.
   
3. Doppelklicken Sie auf die untere rechte Ecke der Formelzelle, die folgenden Zellen werden automatisch mit derselben Formel ausgefüllt.
   
4. Geben Sie in die Zelle (I5) unter der Überschrift der zweiten Hilfsspalte die folgende Formel ein und drücken Sie „Eingabe“. Doppelklicken Sie dann auf die untere rechte Ecke der Formelzelle, um die darunter liegenden Zellen automatisch mit derselben Formel auszufüllen.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Hier ist „M2“ die mit dem Kombinationsfeld verknüpfte Zelle.
   
5. Geben Sie in die Zelle (J5) unter der Überschrift der dritten Hilfsspalte die folgende Formel ein und drücken Sie „Eingabe“. Doppelklicken Sie dann auf die untere rechte Ecke der Formelzelle, um die darunter liegenden Zellen automatisch mit derselben Formel auszufüllen.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Kopieren Sie die ursprüngliche Kopfzeile in einen neuen Bereich. Hier platziere ich die Kopfzeile unter der Suchbox.
   
7. Wählen Sie die Zelle unter der ersten Überschrift aus (z. B. L5 in diesem Beispiel), geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie die „Eingabetaste“.

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   Hier ist „A5:G281“ der gesamte Datenbereich, der in der Ergebniszelle angezeigt werden soll.
   
8. Wählen Sie diese Formelzelle aus, ziehen Sie den „Ausfüllkästchen“ nach rechts und dann nach unten, um die Formel auf die entsprechenden Spalten und Zeilen anzuwenden.
   
   Hinweise:

   • Da es keine Eingabe in der Suchbox gibt, zeigen die Ergebnisse der Formel die Rohdaten an.
   • Diese Methode unterscheidet keine Groß-/Kleinschreibung, was bedeutet, dass sie Text unabhängig davon abgleicht, ob Sie Groß- oder Kleinbuchstaben eingeben.

Ergebnis

Testen wir nun die Suchbox. In diesem Beispiel werden, wenn ich einen Kundennamen in das Kombinationsfeld eingebe oder auswähle, die entsprechenden Zeilen, die diesen Kundennamen in Spalte B enthalten, gefiltert und sofort im Ergebnisbereich angezeigt.

Das Erstellen einer Suchbox in Excel kann die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Daten interagieren, erheblich verbessern und Ihre Tabellen dynamischer und benutzerfreundlicher machen. Ob Sie die Einfachheit der FILTER-Funktion, die visuelle Unterstützung der bedingten Formatierung oder die Vielseitigkeit von Formelkombinationen bevorzugen, jede Methode bietet wertvolle Werkzeuge, um Ihre Datenmanipulationsfähigkeiten zu verbessern. Experimentieren Sie mit diesen Techniken, um herauszufinden, welche am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen und Datenszenarien passt. Für diejenigen, die tiefer in die Möglichkeiten von Excel eintauchen möchten, bietet unsere Website eine Fülle von Tutorials. Entdecken Sie hier weitere Excel-Tipps und -Tricks.

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