Erstellen Sie eine Suchbox in Excel – Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Suchfeld in Excel steigert die Funktionalität Ihrer Tabellen, indem es das Filtern und schnelle Auffinden spezifischer Daten vereinfacht. Dieser Leitfaden stellt mehrere Methoden zur Implementierung eines Suchfelds vor und berücksichtigt dabei unterschiedliche Excel-Versionen. Ganz gleich, ob Sie Anfänger oder fortgeschrittener Benutzer sind – mit diesen Schritten richten Sie mühelos ein dynamisches Suchfeld mithilfe der FILTER-Funktion, bedingter Formatierung und verschiedener Formeln ein.

• Erstellen Sie ganz einfach ein Suchfeld mit der FILTER-Funktion
  (verfügbar in Excel 2019 und höher sowie in Excel für Microsoft 365)
• Erstellen Sie ein Suchfeld mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden
  (verfügbar in allen Excel-Versionen)
• Erstellen Sie ein Suchfeld mit Formelkombinationen
  (verfügbar in allen Excel-Versionen)

Erstellen Sie ganz einfach ein Suchfeld mit der FILTER-Funktion

• Diese Funktion aktualisiert Ihre Ausgabe automatisch, sobald sich Ihre Daten ändern.
• Die FILTER-Funktion liefert je nach Ihren Kriterien beliebig viele Ergebnisse – von einer einzelnen Zeile bis zu Tausenden.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie mit der FILTER-Funktion ein Suchfeld in Excel erstellen.

Schritt 1: Textfeld einfügen und Eigenschaften konfigurieren

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Textfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Falls die Registerkarte „Entwickler“ im Menüband nicht angezeigt wird, können Sie sie mithilfe der Anleitung in diesem Tutorial aktivieren:So zeigen Sie die Entwicklerregisterkarte in Excel-Menüband an?
   
2. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz. Ziehen Sie ihn, um das Textfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu platzieren, und lassen Sie die Maustaste los, sobald das Textfeld gezeichnet ist.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus.
   
4. Verknüpfen Sie im Bereich „Eigenschaften“ das Textfeld mit einer Zelle, indem Sie die entsprechende Zellreferenz in das Feld „LinkedCell“ eingeben. Geben Sie beispielsweise „J2“ ein, um sicherzustellen, dass alle im Textfeld eingegebenen Daten automatisch in Zelle J2 aktualisiert werden – und umgekehrt.
   
5. Klicken Sie auf der Registerkarte „Entwickler“ auf „Entwurfsmodus“, um den Entwurfsmodus zu beenden.
   

Das Textfeld ermöglicht jetzt die Eingabe von Text.

Schritt 2: FILTER-Funktion anwenden

1. Kopieren Sie vor der Verwendung der FILTER-Funktion die ursprüngliche Überschriftenzeile in einen neuen Bereich. In diesem Beispiel platzieren wir die Überschriftenzeile direkt unterhalb des Suchfelds.
   
2. Wählen Sie die Zelle unter der ersten Überschrift aus (z. B. I5 in diesem Beispiel), geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie die „Enter“-Taste, um das Ergebnis anzuzeigen.

   =FILTER(Sheet2!$A$5:$G$281,Sheet2!$B$5:$B$281=J2,"No data found")

   
   Wie im obigen Screenshot zu sehen ist, zeigt die Formel in I5 das Ergebnis „Keine Daten gefunden“ an, da die Textbox aktuell keine Eingabe enthält.

Ergebnis: Testen des Suchfelds

Testen wir nun das Suchfeld: In diesem Beispiel werden die passenden Ergebnisse sofort gefiltert und angezeigt, sobald Sie einen Kundennamen eingeben.

Erstellen Sie ein Suchfeld mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden

Bedingte Formatierung kann verwendet werden, um Daten hervorzuheben, die einem Suchbegriff entsprechen, und so indirekt einen Suchfeldeffekt zu erzeugen. Bei dieser Methode werden die Daten nicht herausgefiltert, sondern visuell auf die relevanten Zellen gelenkt. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mithilfe der bedingten Formatierung in Excel ein Suchfeld erstellen.

Schritt 1: Textfeld einfügen und Eigenschaften konfigurieren

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Textfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Falls die Registerkarte „Entwickler“ nicht im Menüband angezeigt wird, können Sie sie mithilfe der Anleitung in diesem Tutorial aktivieren:So zeigen/aktivieren Sie die Entwicklerregisterkarte in Excel-Menüband?
   
2. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz. Ziehen Sie dann den Mauszeiger, um das Textfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, sobald das Textfeld gezeichnet ist.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus.
   
4. Geben Sie im Bereich „Eigenschaften“ im Feld „LinkedCell“ die gewünschte Zellenreferenz ein, um das Textfeld mit einer Zelle zu verknüpfen. Wenn Sie beispielsweise „J3“ eingeben, werden alle im Textfeld eingegebenen Daten automatisch in Zelle J3 aktualisiert – und umgekehrt.
   
5. Klicken Sie unter der Registerkarte „Entwickler“ auf „Entwurfsmodus“, um diesen Modus zu verlassen.
   

Das Textfeld ermöglicht jetzt die Eingabe von Text.

Schritt 2: Bedingte Formatierung verwenden für die Datensuche anwenden

1. Wählen Sie den gesamten Datenbereich aus, den Sie durchsuchen möchten. In diesem Beispiel wähle ich den Bereich A3:G279.
2. Klicken Sie unter der Registerkarte „Start“ auf  „Bedingte Formatierung verwenden“ > „Neue Regel“.
   
3. Im Dialogfeld „Neue Formatierungsregel“:
   1. Wählen Sie unter „Regeltyp auswählen“ die Option „Formel zur Bestimmung der zu formatierenden Zellen verwenden“.
   2. Geben Sie die folgende Formel in das Feld „Formatwerte, für die diese Formel wahr ist“ ein.

      =$B3=$J$3

      Hierbei steht „$B3“ für die erste Zelle in der Spalte, die Sie mit dem Suchkriterium im Bereich auswählen abgleichen möchten, und „$J$3“ ist die Zelle, die mit dem Suchfeld verknüpft ist.
   3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“, um eine Füllfarbe für die Suchergebnisse festzulegen.
   4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Testen wir nun das Suchfeld: Sobald Sie einen Kundennamen eingeben, werden alle Zeilen, die diesen Kunden in Spalte B enthalten, sofort mit der festgelegten Füllfarbe hervorgehoben.

Erstellen Sie ein Suchfeld mit Formelkombinationen

Falls Sie nicht die neueste Version von Excel verwenden und mehr als nur einen hervorgehobenen Zeilenbereich wünschen, könnte die in diesem Abschnitt beschriebene Methode hilfreich sein. Mit einer Kombination aus Excel-Formeln können Sie ein funktionales Suchfeld in jeder Excel-Version erstellen – folgen Sie dazu einfach den nachstehenden Schritten.

Schritt 1: Erstellen einer Liste mit eindeutigen Werten aus der Suchspalte

1. In diesem Fall wähle und kopiere ich den Bereich „B4:B281“ in ein Neues Arbeitsblatt.
2. Nachdem Sie den Bereich in ein neues Arbeitsblatt eingefügt haben, lassen Sie die eingefügten Daten markiert, wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie auf „Duplikate entfernen“.
   
3. Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Duplikate entfernen“ auf „OK“.
   
4. Anschließend erscheint eine Meldungsbox von „Microsoft Excel“, die anzeigt, wie viele Duplikate entfernt wurden. Klicken Sie auf „OK“.
   
5. Wählen Sie nach dem Entfernen der Duplikate alle eindeutigen Werte in der Liste (ohne Überschrift) aus und vergeben Sie einen Namen für diesen Bereich, indem Sie ihn in das Feld „Name“ eingeben. In diesem Beispiel wurde der Bereich als „Customer“ benannt.
   

Schritt 2: Kombinationsfeld einfügen und Eigenschaften konfigurieren

1. Wechseln Sie zurück zum Arbeitsblatt mit dem Datensatz, den Sie durchsuchen möchten. Gehen Sie zur Registerkarte „Entwickler“, klicken Sie auf „Einfügen“ > „Kombinationsfeld (ActiveX-Steuerelement)“.
   Tipp: Falls die Registerkarte „Entwickler“ nicht im Menüband angezeigt wird, können Sie sie ganz einfach mithilfe der Anleitung in diesem Tutorial aktivieren:So zeigen/aktivieren Sie die Entwicklerregisterkarte im Excel-Menüband?
   
2. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie anschließend den Mauszeiger, um das Kombinationsfeld an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt zu zeichnen. Lassen Sie die Maustaste los, sobald das Kombinationsfeld gezeichnet ist.
   
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinationsfeld und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus.
   
4. Im Bereich „Eigenschaften“:
   1. Verknüpfen Sie das Kombinationsfeld mit einer Zelle, indem Sie die Zellreferenz in das Feld „LinkedCell“ eingeben – hier zum Beispiel „M2“.
   2. Geben Sie im Feld „ListFillRange“ den „Zellenname“ ein, den Sie in Schritt 1 für die Liste mit eindeutigen Werten festgelegt haben.
   3. Ändern Sie das Feld „MatchEntry“ in „2 – fmMatchEntryNone“.
   4. Schließen Sie den Bereich „Eigenschaften“.
      
5. Klicken Sie unter der Registerkarte „Entwickler“ auf „Entwurfsmodus“, um den Entwurfsmodus zu verlassen.
   

Sie können nun entweder ein beliebiges Element aus dem Kombinationsfeld auswählen oder direkt den gewünschten Suchbegriff eingeben.

Schritt 3: Formeln anwenden

1. Erstellen Sie drei Hilfsspalten direkt neben dem ursprünglichen Datenbereich. Siehe Screenshot:
   
2. Geben Sie in die Zelle H5 unter der Überschrift der ersten Hilfsspalte die folgende Formel ein und drücken Sie „Enter“.

   =ROWS($B$5:B5)

   Hierbei ist „B5“ die Zelle, die den Namen des ersten Kunden in der zu durchsuchenden Spalte enthält.
   
3. Doppelklicken Sie auf die untere rechte Ecke der Formelzelle; dadurch wird dieselbe Formel automatisch in die darunterliegenden Zellen übertragen.
   
4. Geben Sie in Zelle I5 – also unter der Überschrift der zweiten Hilfsspalte – die folgende Formel ein und drücken Sie „Enter“. Doppelklicken Sie anschließend auf die untere rechte Ecke der Formelzelle, um dieselbe Formel automatisch auf die darunterliegenden Zellen zu übertragen.

   =IF(ISNUMBER(SEARCH($M$2,B5)),H5,"")

   Dabei steht „M2“ für die Zelle, die mit dem Kombinationsfeld verknüpft ist.
   
5. Geben Sie in die Zelle (J5) unter der Überschrift der dritten Hilfsspalte die folgende Formel ein und drücken Sie „Enter“. Doppelklicken Sie anschließend auf die untere rechte Ecke der Formelzelle, um dieselbe Formel automatisch in die darunterliegenden Zellen zu übertragen.

   =IFERROR(SMALL($I$5:$I$281,H5),"") 

   
6. Kopieren Sie die ursprüngliche Überschriftenzeile in einen neuen Bereich. In diesem Beispiel platziere ich die Überschriftenzeile unterhalb des Suchfelds.
   
7. Wählen Sie die Zelle unter der ersten Überschrift aus (z. B. L5 in diesem Beispiel), geben Sie die folgende Formel ein und drücken Sie die „Enter“-Taste.

   =IFERROR(INDEX($A$5:$G$281,$J5,COLUMNS($L$4:L4)),"")

   „A5:G281“ steht hier für den gesamten Datenbereich, der in der Ergebniszelle angezeigt werden soll.
   
8. Wählen Sie diese Formelzelle aus, ziehen Sie den „Ausfüllkästchen“ nach rechts und anschließend nach unten, um die Formel auf die entsprechenden Spalten und Zeilen anzuwenden.
   
   Hinweise:

   • Da sich keine Eingabe im Suchfeld befindet, zeigt das Ergebnis der Formel die Rohdaten an.
   • Diese Methode ist nicht groß-/kleinschreibungsabhängig, d. h., sie findet Übereinstimmungen unabhängig davon, ob Sie Groß- oder Kleinbuchstaben eingeben.

Ergebnis

Testen wir nun das Suchfeld: Sobald Sie einen Kundennamen eingeben oder aus dem Kombinationsfeld auswählen, werden die entsprechenden Zeilen, die diesen Namen in Spalte B enthalten, gefiltert und sofort im Ergebnisbereich angezeigt.

Mit einer Suchbox in Excel verbessern Sie Ihre Dateninteraktion erheblich und machen Ihre Tabellen dynamischer und benutzerfreundlicher. Ob Sie sich für die Einfachheit der FILTER-Funktion, die visuelle Unterstützung durch bedingte Formatierung oder die Vielseitigkeit kombinierter Formeln entscheiden – jede Methode liefert wertvolle Werkzeuge, um Ihre Datenbearbeitung auf das nächste Level zu heben. Probieren Sie diese Techniken aus und finden Sie heraus, welche am besten zu Ihren individuellen Anforderungen und Datenszenarien passt. Für alle, die tiefer in die Möglichkeiten von Excel eintauchen möchten, bietet unsere Website eine Fülle an Tutorials.Entdecken Sie hier weitere Excel-Tipps und -Tricks.

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