Wie sendet man eine E-Mail aus einem begrenzten Zellbereich in Excel?

Oft müssen Sie wichtige Daten oder Berichte direkt aus Ihrer Excel-Arbeitsmappe mit anderen teilen – und das Einbetten eines bestimmten Zellbereichs in den E-Mail-Text spart Zeit und sichert Genauigkeit. So können Empfänger beispielsweise ausgewählte Finanzübersichten, Notenlisten oder Lagerdaten direkt im E-Mail-Text erfassen, ohne einen Anhang öffnen zu müssen. Dieser Artikel zeigt praktische Methoden, wie Sie eine E-Mail mit einem ausgewählten Bereich im Nachrichtentext direkt aus Excel versenden und so Ihre Kommunikation und Ihren Datenaustausch effizient optimieren.

E-Mail aus einem Begrenzter Bereich von Zellen in Excel senden
E-Mail aus einem Begrenzter Bereich von Zellen mit einem leistungsstarken Tool senden
Weitere Anleitungen zum Versenden von E-Mails in Excel...

E-Mail aus einem Begrenzter Bereich von Zellen in Excel senden

Wenn Sie eine integrierte und anpassbare Lösung bevorzugen, bietet die Verwendung von VBA-Code in Excel eine effiziente Möglichkeit, einen ausgewählten Zellbereich zu kopieren und ihn automatisch in den Text einer Outlook-E-Mail einzufügen. Diese Methode ist ideal für Anwender, die Microsoft Outlook regelmäßig als E-Mail-Client nutzen und das Versenden von E-Mails direkt aus Excel heraus automatisieren möchten. So funktioniert’s:

1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, das den Zellbereich enthält, den Sie in Ihre E-Mail einbinden möchten. Drücken Sie gleichzeitig Alt + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen. Mit dieser Tastenkombination gelangen Sie blitzschnell zum VBA-Editor, in den der Code eingefügt wird.

2. Klicken Sie im VBA-Editor-Fenster auf Extras > Verweise. Achten Sie darauf, die richtige Arbeitsmappe auszuwählen – besonders, wenn mehrere Dateien geöffnet sind.

3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Verweise – VBAProject die Option Microsoft Outlook-Objektbibliothek. Durch diese Auswahl kann VBA mit Outlook interagieren und E-Mails direkt erstellen und versenden. Klicken Sie nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens auf OK.

4. Klicken Sie in der Menüleiste auf Einfügen > Modul, um ein neues Code-Modul hinzuzufügen. Anschließend kopieren Sie den folgenden VBA-Code und fügen ihn in das Modulfenster ein.

VBA-Code: E-Mail mit einem Begrenzter Bereich in Excel senden

Sub Send_Email()
'Updated by Extendoffice 20200119
    Dim xRg As Range
    Dim I, J As Long
    Dim xAddress As String
    Dim xEmailBody As String
    Dim xMailOut As Outlook.MailItem
    Dim xOutApp As Outlook.Application    
    On Error Resume Next
    xAddress = ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("Please select range you need to paste into email body", "KuTools For Excel", xAddress, , , , , 8)
If xRg Is Nothing Then Exit Sub
Application.ScreenUpdating = False
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xMailOut = xOutApp.CreateItem(olMailItem)
    For I = 1 To xRg.Rows.Count
        For J = 1 To xRg.Columns.Count
            xEmailBody = xEmailBody & "  " & xRg.Cells(I, J).value
        Next
        xEmailBody = xEmailBody & vbNewLine
    Next
    xEmailBody = "Hi" & vbLf & vbLf & " body of message you want to add" & vbLf & vbLf & xEmailBody & vbNewLine
    With xMailOut
        .Subject = "Test"
        .To = "happy.xuebi@163.com"
        .Body = xEmailBody
        .Display
        '.Send
    End With
    Set xMailOut = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

Hinweise:

• 1). Sie können den Inhalt und die Anrede in der Zeile xEmailBody = „Hi" & vbLf & vbLf & " body of message you want to add" & vbLf & vbLf & xEmailBody & vbNewLine ganz nach Ihren Wünschen anpassen – fügen Sie beispielsweise eine individuelle Nachricht oder spezifische Anweisungen vor den Excel-Daten ein.
• 2). Passen Sie Empfänger und Betreff an, indem Sie diese Zeilen ändern: .To = happy.xuebi@163.com und .Subject = „Test". Achten Sie darauf, dass die Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist, um Zustellprobleme zu vermeiden.

5. Um den Code auszuführen, drücken Sie im VBA-Editor F5. Sobald das Dialogfeld Kutools für Excel erscheint, wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie in den E-Mail-Text einfügen möchten, und klicken Sie auf OK. Sollten Sie versehentlich den falschen Bereich ausgewählt haben, können Sie den Vorgang einfach neu starten oder Ihre Auswahl anpassen.

6. Eine Outlook-E-Mail wird automatisch mit dem angegebenen Empfänger, Betreff, der eingefügten Nachricht und den Excel-Daten im E-Mail-Text generiert. Prüfen Sie die Nachricht vor dem Versand, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um Ihre E-Mail zu versenden.

Hinweis: Diese VBA-Methode funktioniert nur, wenn Microsoft Outlook installiert und als Standard-E-Mail-Client eingerichtet ist. Falls Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, empfehlen wir Ihnen, eine der unten beschriebenen Alternativen zu nutzen. Außerdem startet das Makro Outlook automatisch, sofern es noch nicht läuft.

Einschränkungen: Diese Methode erfordert Outlook sowie entsprechende Berechtigungen für den Zugriff auf E-Mail-Funktionen. Sollte Ihr Unternehmen die Nutzung von Makros oder den Zugriff auf Outlook einschränken, ist sie möglicherweise nicht anwendbar.

E-Mail aus einem Begrenzter Bereich von Zellen mit einem leistungsstarken Tool senden

Für Benutzer, die Outlook nicht nutzen oder eine einfachere, codefreie Methode bevorzugen, bietet Kutools für Excel eine unkomplizierte Lösung, um E-Mails mit ausgewählten Zellbereichen direkt aus Excel zu versenden. Mit der Funktion „E-Mail senden“ in Kutools können Sie einen ausgehenden Server (SMTP) konfigurieren und E-Mails über jedes unterstützte E-Mail-Konto – etwa Gmail, Yahoo oder Firmenpostfächer – versenden. Damit ist sie ideal, wenn Sie in unterschiedlichen Umgebungen arbeiten oder Informationen an mehrere Empfänger verteilen müssen.

Gehen Sie zur Verwendung dieser Methode wie folgt vor:

1. Bereiten Sie zunächst eine E-Mail-Liste mit allen erforderlichen Feldern vor.

• Tipp: Ihre E-Mail-Liste benötigt mindestens zwei Zeilen: eine für die Überschrift und mindestens eine weitere für die eigentlichen Daten. Möchten Sie beispielsweise zwei Personen per E-Mail kontaktieren, tragen Sie beide E-Mail-Adressen unter der Spaltenüberschrift „E-Mail“ ein – so wie in der folgenden Abbildung gezeigt.
• 
• Wenn Sie schnell eine E-Mail-Liste erstellen möchten, nutzen Sie die Mailing-Liste erstellen-Funktion für die automatisierte Einrichtung.

2. Wählen Sie als Nächstes den Excel-Bereich aus, den Sie in den E-Mail-Text einfügen möchten, und drücken Sie Strg + C, um ihn zu kopieren. Achten Sie darauf, nur die wirklich benötigten Zellen zu kopieren – so sorgen Sie für maximale Klarheit in Ihrer E-Mail.

3. Markieren Sie die gesamte E-Mail-Liste (einschließlich der Überschriften) und navigieren Sie zu KUTOOLS PLUS > E-Mails senden.

4. Das Dialogfeld „E-Mails senden“ wird angezeigt und zeigt die Felder, die aus Ihrer ausgewählten E-Mail-Liste befüllt wurden.

• 4,1) Überprüfen und passen Sie die Elemente im Dialogfeld nach Bedarf an. Fügen Sie bei Bedarf weitere Felder zur E-Mail-Liste hinzu, um personalisierte Nachrichten oder zusätzliche Informationen zu ermöglichen.
• 4,2) Klicken Sie in das Feld „E-Mail-Text“ und drücken Sie Strg + V, um Ihren kopierten Inhalt einzufügen. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Texte oder Anweisungen, damit Ihre E-Mail-Nachricht klar und aussagekräftig bleibt.
• 4,3) Stellen Sie sicher, dass „Mit Outlook senden“deaktiviert ist, wenn Sie über SMTP (andere E-Mail-Dienste) versenden möchten.
• 4,4) Klicken Sie auf SMTP-Einstellungen, um die SMTP-Einstellungen Ihres E-Mail-Kontos zu konfigurieren – eine Voraussetzung, um direkt über Nicht-Outlook-Konten E-Mails versenden zu können.
  

5. Füllen Sie im Dialogfeld „E-Mail-Server-Einstellungen – Neues Schema“ alle erforderlichen Angaben aus, z. B. Ihre E-Mail-Adresse, den SMTP-Server, die Portnummer und Ihre Authentifizierungsdaten. Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen „Gesendete E-Mails speichern in“, um gesendete Nachrichten automatisch in einem bestimmten Ordner abzulegen – so behalten Sie den Überblick über Ihre Kommunikation. Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf OK, um zu bestätigen.

6. Kehren Sie zum Fenster „E-Mails senden“ zurück. Prüfen Sie alle Felder und den eingefügten Inhalt sorgfältig auf Richtigkeit und klicken Sie anschließend auf Senden, um Ihre E-Mail zu versenden. Die Nachricht wird direkt aus Excel über den konfigurierten Server gesendet, und Sie erhalten je nach Ergebnis eine Bestätigung oder Statusmeldung.

Vorteile: Kutools unterstützt das Versenden von E-Mails über nahezu jedes SMTP-fähige Konto – nicht nur über Outlook – und ist damit ideal für Benutzer, die Webmail nutzen, mit mehreren Domains arbeiten oder eine benutzerfreundliche Oberfläche ohne Makroprogrammierung bevorzugen.

Überprüfen Sie bei der Verwendung von Kutools Ihre Servereinstellungen sorgfältig, um Zustellfehler zu vermeiden. Sollten E-Mails nicht versendet werden, kontrollieren Sie Ihre Netzwerkverbindung, die Serveradresse, den Port sowie Ihre Anmeldeinformationen.

Prüfen Sie vor dem massenhaften Versand stets mindestens eine Nachricht in der Vorschau, um Darstellungs- oder Personalisierungsfehler zu erkennen und zu korrigieren.

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