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Wie sendet man eine E-Mail mit Textformatierung wie Fettdruck, Schriftgröße, Farbe und Unterstreichung aus Excel heraus?

AutorSiluvia Änderungsdatum

In vielen beruflichen Situationen genügt das einfache Versenden von Klartext-E-Mails aus Excel nicht, um wichtige Inhalte wirkungsvoll hervorzuheben oder die Lesbarkeit zu optimieren. Möglicherweise möchten Sie zentrale Aussagen betonen, Überschriften einfügen oder Farben gezielt einsetzen, um Informationen für Ihre Empfänger klar und übersichtlich zu strukturieren. Mit umfangreichen HTML-Formatierungen – wie Fettdruck, Unterstreichung, individueller Schriftgröße und farbigem Text – erstellen Sie direkt aus Excel ansprechende, gut lesbare E-Mails. Dieser Artikel zeigt praktische Methoden, wie Sie eine E-Mail aus Excel mit einem individuell formatierten HTML-Textkörper versenden können – inklusive konkreter Angaben zu Fettdruck, Unterstreichung, Schriftgröße und Farbe.

Senden Sie eine E-Mail mit spezifischer Fettung/Größe/Farbe/Unterstreichung Textformat mithilfe von VBA-Code

Senden Sie eine E-Mail mit spezifischer Fettung/Größe/Farbe/Unterstreichung Textformat mithilfe von VBA-Code

Um eine professionell formatierte E-Mail direkt aus Excel zu versenden, können Sie ein VBA-Makro nutzen, das den Nachrichtentext mithilfe von HTML-Tags definiert. So behalten Sie die vollständige Kontrolle über das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail beim Empfänger – inklusive Formatierungen wie fetter, unterstrichener, farbiger oder in der Schriftgröße angepasster Text direkt im E-Mail-Textkörper.

Die Verwendung von VBA zum Anpassen und Versenden von E-Mails aus Excel ist besonders nützlich, wenn:

  • Sie möchten Berichte, Analysen oder Erinnerungen aus Ihren Daten erstellen und versenden – mit gezielt hervorgehobenen Inhalten.
  • Sie möchten in Ihren automatisierten E-Mails ein professionelles, markenkonformes Erscheinungsbild wahren.
  • Titel, Überschriften und Anweisungen sollten klar hervortreten, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.

Allerdings erfordert der Einsatz von VBA zum Versenden von E-Mails grundlegende Kenntnisse im Umgang mit dem VBA-Editor sowie der Outlook-Integration, und Sie müssen über die erforderlichen Outlook-Berechtigungen für das programmgesteuerte Senden von E-Mails verfügen.

Im Folgenden finden Sie detaillierte Schritte zum Einrichten und Verwenden des VBA-Codes für diese Aufgabe:

1. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Alt+F11. Dadurch öffnet sich das Fenster des Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-Editors, in dem Sie benutzerdefinierten Code hinzufügen können, um Excel-Prozesse zu automatisieren.

2. Gehen Sie im VBA-Editor-Fenster zur oberen Menüleiste und klicken Sie auf Einfügen > Modul, um ein neues leeres Code-Modul zu erstellen. Kopieren Sie den unten bereitgestellten VBA-Code und fügen Sie ihn in dieses Fenster ein.

VBA-Code: Senden Sie eine E-Mail mit spezifischer Fettung/Größe/Farbe/Unterstreichung Textformat in Excel

Sub SharePerformance1()
'Update by ExtendOffice 2018/3//5
    Dim xOutApp As Object
    Dim xOutMail As Object
    Dim xOutMsg As String
    On Error Resume Next
    Set xOutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set xOutMail = xOutApp.CreateItem(0)
    xOutMsg = "<b>This text is bold</b><br/><span style=""color:#80BFFF"">Font Color</span style=""color:#80BFFF""><br />" & _
               "<u>New line with underline</u><br /><p style='font-family:calibri;font-size:25'>Font size</p>"
    With xOutMail
        .To = "Email Address"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "Html format email"
        .HTMLBody = xOutMsg
        .Display
    End With
    Set xOutMail = Nothing
    Set xOutApp = Nothing
End Sub

Parameter- und Formatierungshinweise:

1) Ersetzen Sie im Code den Teil .Betreffdurch Ihre eigene Betreffzeile, die zum Inhalt Ihrer Nachricht passt. Achten Sie darauf, dass der Betreff für den Empfänger leicht identifizierbar ist.
2) Geben Sie die tatsächliche E-Mail-Adresse Ihres Empfängers in das Feld .Anein. Bei mehreren Empfängern können Sie die Adressen durch Semikolons trennen.
3) In der Variable xOutMsgschreiben Sie Ihren Nachrichtentext mithilfe von HTML-Tags. Im Folgenden finden Sie kurze Erläuterungen zu den wichtigsten Tags zur Steuerung der Formatierung:
3,1)…– Umschließt Text, der fett dargestellt werden soll, um Aufmerksamkeit zu erzeugen.
3,2)...– Ändert die Farbe bestimmter Inhalte. Sie können den Hex-Farbcode (#80BFFF) bei Bedarf anpassen, um stärkere Hervorhebung oder Markenkonsistenz zu erreichen.
3,3) Um einen Zeilenumbruch einzufügen und einen neuen Absatz oder eine neue Zeile zu beginnen, verwenden Sie <br/>an der gewünschten Position im Text.
3,4) Wichtigen Text können Sie bei Bedarf mit …unterstreichen.
3,5) Legen Sie die Größe bestimmter Inhalte über …fest. Sie können „font-size:25“ entsprechend Ihren visuellen Anforderungen anpassen. Beachten Sie, dass übermäßig große oder kleine Schriftgröße die Lesbarkeit auf verschiedenen Geräten beeinträchtigen können.

3. Sobald Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, drücken Sie im VBA-Editor die Taste F5, um den Code auszuführen. Outlook öffnet eine neue E-Mail mit der festgelegten Formatierung. Prüfen Sie die Nachricht und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um Ihre individuell gestaltete E-Mail zu versenden.

Ein Screenshot, der ein Beispiel für das Senden einer E-Mail aus Excel mit HTML-Textformatierung zeigt

Sicherheitshinweise und zusätzliche Tipps: Stellen Sie sicher, dass Outlook geöffnet und als Standard-E-Mail-Client eingerichtet ist – andernfalls kann das Makro die Nachricht unter Umständen nicht erstellen oder versenden. Sollten Sicherheitshinweise zum programmgesteuerten Versenden erscheinen, passen Sie Ihre Outlook-Einstellungen entsprechend an oder wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator. Überprüfen Sie stets die Empfängeradressen auf Richtigkeit, um unbeabsichtigte Zustellungen zu vermeiden. Testen Sie das Makro, indem Sie eine E-Mail an sich selbst senden – so stellen Sie sicher, dass Ihre HTML-Formatierung auf verschiedenen Geräten und in unterschiedlichen E-Mail-Clients wie gewünscht dargestellt wird.

Dieser VBA-Ansatz bietet maximale Flexibilität bei der HTML-Gestaltung, erfordert jedoch eine lokal installierte Outlook-Version und gegebenenfalls Anpassungen der Outlook-Makrosicherheitseinstellungen. Für Benutzer ohne Outlook oder für alle, die einen benutzerfreundlicheren, klickbasierten Prozess bevorzugen, empfehlen sich alternative Lösungen oder Add-Ins.

Alternative Lösung: Verwenden Sie das „E-Mails versenden“-Tool von Kutools für Excel

Wenn Sie häufig formatierte E-Mails aus Excel versenden müssen, aber eine Lösung ohne das Schreiben oder Ausführen von VBA-Code bevorzugen, bietet Kutools für Excel eine praktische Funktion: das E-Mails versenden-Tool. Mit diesem Add-In senden Sie personalisierte, HTML-formatierte Nachrichten – inklusive fetter, unterstrichener, farbiger und in der Größe angepasster Texte – ganz einfach basierend auf den Daten Ihres Excel-Arbeitsblatts, ohne komplexe Programmierung oder lästige Outlook-Sicherheitshinweise.

Versenden Sie ganz einfach E-Mails über Outlook basierend auf Feldern der erstellten E-Mail-Liste in Excel:

Das E-Mails versenden-Tool von Kutools für Excel unterstützt Sie dabei, E-Mails über Outlook basierend auf einer in Excel erstellten E-Mail-Liste zu versenden.
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Ein Screenshot, der das Kutools-Dienstprogramm „E-Mails senden“ in Excel zum Versenden von E-Mails zeigt

  • Diese Methode empfiehlt sich besonders, wenn Sie regelmäßig ähnliche E-Mails versenden oder dynamisch Daten aus mehreren Zeilen einfügen möchten.
  • Mit Kutools verfassen Sie HTML-formatierte E-Mails direkt über ein interaktives Dialogfeld, prüfen die Darstellung in der Vorschau und versenden korrekt formatierte E-Mails ganz einfach im Batch.

Im Vergleich zu codebasierten Methoden senkt Kutools die Fehleranfälligkeit, ist besonders anfängerfreundlich und erfordert weder das Aktivieren noch das Bearbeiten von Makros.

Sollten beim Ausführen der VBA-Lösung Fehlermeldungen wie „Objektvariable oder With-Block nicht festgelegt“ auftreten, stellen Sie sicher, dass Outlook auf Ihrem System installiert und korrekt eingerichtet ist, Ihre Makroeinstellungen die Ausführung von VBA-Code erlauben und alle erforderlichen Verweise aktiviert sind. Möglicherweise müssen Sie zudem die E-Mail-Adresse aktualisieren und HTML-Tags anpassen, damit diese mit dem E-Mail-Client des Empfängers kompatibel sind – einige ältere Clients unterstützen unter Umständen nicht alle modernen Formatierungen. Bei Massenversand oder hohem Versandaufkommen empfiehlt es sich stets, vorab eine Testsendung an eine kleine Empfängergruppe durchzuführen, um das unbeabsichtigte Auslösen von Spamfiltern zu vermeiden.

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