Suchen und Hervorheben spezifischer Daten in Excel
Beim Arbeiten mit großen Datensätzen in Excel ist es oft nicht nur notwendig, nach bestimmten Werten zu suchen, sondern diese Werte auch visuell hervorzuheben, um sie für die Datenanalyse, Validierung oder Überprüfung zu unterscheiden. Die integrierte Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Excel kann Ihnen dabei helfen, Werte zu finden; jedoch bietet sie keine automatische Möglichkeit, die Zellen mit Ihren Suchergebnissen hervorzuheben. Wenn Sie benötigen, dass übereinstimmende Daten schnell auffallen – was das spätere Bearbeiten, Hervorheben oder Prüfen der Daten effizienter macht – können zusätzliche Methoden erforderlich sein, um diesen Effekt zu erreichen.
Dieser Leitfaden stellt drei praktische Möglichkeiten vor, um gleichzeitig in Excel zu suchen und Ihre Ergebnisse hervorzuheben. Jede Methode hat unterschiedliche Vorteile, geeignete Szenarien und einige Einschränkungen, die Sie beachten sollten, bevor Sie sich für eine entscheiden. Durch das Verständnis und Anwenden dieser Ansätze können Sie sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit Ihrer Datenverarbeitungsaufgaben verbessern.
➤ Suchergebnisse mit VBA-Code hervorheben
➤ Suchergebnisse mit bedingter Formatierung hervorheben
➤ Suchergebnisse mit einem praktischen Tool hervorheben
➤ Suchergebnisse mit Filter und manueller Färbung hervorheben
➤ Suchergebnisse mit einer Hilfsspaltenformel in Excel hervorheben
Wenn Sie alle Zellen, die einen bestimmten Wert enthalten, innerhalb eines gesamten Arbeitsblatts oder eines bestimmten Bereichs hervorheben möchten, bietet die Verwendung eines VBA-Makros eine äußerst flexible Lösung in Excel. VBA kann den Such- und Hervorhebungsprozess automatisieren und spart Ihnen Zeit – insbesondere, wenn Sie große oder dynamische Datensätze bearbeiten.
Diese Vorgehensweise erfordert jedoch das Aktivieren von Makros sowie ein grundlegendes Verständnis des Visual Basic for Applications (VBA)-Editors. Es ist besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben oder beim Umgang mit Datensätzen, bei denen die bedingte Formatierung möglicherweise nicht ausreicht, wie z.B. das Hervorheben nicht zusammenhängender Treffer in verschiedenen Abschnitten eines Arbeitsblatts.
Bitte folgen Sie diesen detaillierten Schritten, um diese Lösung umzusetzen:
1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt, in dem Sie spezifische Daten suchen und hervorheben möchten. Drücken Sie die Tasten Alt + F11 gleichzeitig, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.
2. Klicken Sie im VBA-Fenster auf Einfügen > Modul. Diese Aktion erstellt ein neues Modul, in das Sie den bereitgestellten VBA-Code unten einfügen können.
VBA: Suchergebnisse hervorheben
Sub FindRange()
'Updated by ExtendOffice
Dim xRg As Range
Dim xFRg As Range
Dim xStrAddress As String
Dim xVrt As Variant
Dim xRsp As VbMsgBoxResult
xVrt = Application.InputBox(prompt:="Search:", Title:="www.extendoffice.com", Type:=2)
If xVrt = False Or xVrt = "" Then
MsgBox "Search canceled.", vbInformation
Exit Sub
End If
Set xFRg = ActiveSheet.Cells.Find(what:=xVrt, LookIn:=xlValues, LookAt:=xlPart)
If xFRg Is Nothing Then
MsgBox prompt:="Cannot find this value", Title:="www.extendoffice.com"
Exit Sub
End If
xStrAddress = xFRg.Address
Set xRg = xFRg
Do
Set xFRg = ActiveSheet.Cells.FindNext(After:=xFRg)
If xFRg Is Nothing Then Exit Do
If xFRg.Address = xStrAddress Then Exit Do
Set xRg = Application.Union(xRg, xFRg)
Loop
If Not xRg Is Nothing Then
xRg.Interior.ColorIndex = 8 ' Light blue
xRsp = MsgBox(prompt:="Do you want to cancel highlighting?", Title:="www.extendoffice.com", Buttons:=vbQuestion + vbOKCancel)
If xRsp = vbOK Then xRg.Interior.ColorIndex = xlColorIndexNone
End If
End Sub
3. Drücken Sie die Taste F5, um den Code auszuführen. Bei entsprechender Aufforderung wird ein Dialogfeld erscheinen, in dem Sie den Wert eingeben können, nach dem Sie suchen möchten.
4. Nachdem Sie auf OK geklickt haben, werden alle übereinstimmenden Zellen, die den angegebenen Wert enthalten, mit Ihrer Standard-Hervorhebungsfarbe markiert. Außerdem wird ein Dialogfeld erscheinen, das fragt, ob Sie die Hervorhebung entfernen möchten. Durch Klicken auf OK wird die Hervorhebung aller Treffer entfernt; durch Klicken auf Abbrechen bleibt die Hervorhebung erhalten.
Hinweise und Tipps:
• Wenn keine Zellen gefunden werden, die Ihrer Suche entsprechen, wird das Makro Sie mit einer Pop-up-Nachricht informieren.
• Dieser Code durchsucht das gesamte aktive Arbeitsblatt und ist nicht groß-/kleinschreibungsempfindlich; er wird Ihren Text unabhängig von der Großschreibung finden.
• Beachten Sie, dass die Hervorhebungsfarbe eine Standard-Palettenfarbe ist. Wenn Sie eine andere Farbe verwenden möchten, können Sie den „ColorIndex“-Wert im Code bearbeiten (zum Beispiel verwenden Sie ColorIndex =6 für Gelb).
• Speichern Sie Ihre Arbeit immer vor dem Ausführen von Makros, insbesondere wenn Ihr Arbeitsblatt kritische Daten enthält, da Makros nicht mit der Standard-Excel „Rückgängig“-Funktion rückgängig gemacht werden können.
• Wenn Sie den Code auf einen bestimmten Bereich anwenden möchten, anstatt das gesamte Arbeitsblatt, ändern Sie ActiveSheet.Cells auf Ihren gewünschten Bereich (z.B., Range("A1:D20")).
• Einige Benutzer könnten Sicherheitswarnungen beim Ausführen von VBA erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie Makros für Ihre Arbeitsmappe aktivieren.
Wenn Ihr Suchwert mehrmals im Blatt erscheint, hebt dieses Makro alle Instanzen hervor, was besonders nützlich für Audits oder die Überprüfung wiederholter Dateneinträge ist.
Die bedingte Formatierung in Excel ist ein dynamisches Werkzeug, das Zellen automatisch hervorheben kann, die bestimmte Kriterien erfüllen, was es ideal für die Suche und visuelle Markierung übereinstimmender Daten innerhalb eines ausgewählten Bereichs macht. Dieser Ansatz ist besonders geeignet, wenn Sie möchten, dass die Hervorhebung automatisch aktualisiert wird, wenn sich der Suchbezug ändert, oder wenn Sie eine formelbasierte, nicht-destruktive Möglichkeit zur Formatierung von Daten benötigen. Es wird auch in gemeinsamen oder kollaborativen Umgebungen bevorzugt, in denen Makros eingeschränkt oder unerwünscht sein könnten.
Angenommen, Sie haben einen Datensatz und eine dedizierte Zelle für die Sucheingabe (wie in dem folgenden Screenshot dargestellt). Hier erfahren Sie, wie Sie die bedingte Formatierung so einrichten können, dass Übereinstimmungen dynamisch hervorgehoben werden:
1. Wählen Sie den gesamten Zellbereich aus, in dem Sie Ihren Zielwert suchen möchten. Gehen Sie zur Registerkarte Start, klicken Sie auf Bedingte Formatierung und wählen Sie Neue Regel.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel die Option Formel verwenden, um festzulegen, welche Zellen formatiert werden sollen. Geben Sie die folgende Formel in das Feld „Formatiere Werte, für die diese Formel wahr ist“ ein (ersetzen Sie Zellbezüge bei Bedarf):
=AND($E$2<>"",$E$2=A4)
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu öffnen, dann wählen Sie eine Füllfarbe Ihrer Wahl auf der Registerkarte Füllen. Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie alle Dialogfenster.
Jetzt werden jedes Mal, wenn Sie ein Schlüsselwort in Zelle E2 eingeben, die übereinstimmenden Einträge innerhalb Ihres ausgewählten Bereichs automatisch hervorgehoben. Dieser Prozess aktualisiert sich sofort, wenn sich der Suchwert ändert, und bietet eine nahtlose Möglichkeit, Daten zu überprüfen oder Begriffe wiederholt zu suchen, ohne manuelle Anpassungen.
Einige nützliche Hinweise:
• Formeln für die bedingte Formatierung können sowohl exakte als auch teilweise Übereinstimmungen verarbeiten (indem SEARCH- oder FIND-Funktionen in komplexeren Regeln verwendet werden).
• Diese Methode ist nicht-destruktiv – die zugrunde liegenden Daten bleiben unverändert.
• Wenn Sie die bedingte Formatierung auf andere Bereiche kopieren, überprüfen Sie die Zellbezüge auf ihre Richtigkeit (verwenden Sie absolute oder relative Bezüge bei Bedarf).
• Wenn die bedingte Formatierung nicht zu funktionieren scheint, überprüfen Sie Ihre Formel und stellen Sie sicher, dass die Zelle für die Eingabe korrekt referenziert wird; Fehler hängen meist mit der fehlerhaften Platzierung der Formel oder der Überlappung bei der Bereichsauswahl zusammen.
Eine Einschränkung ist, dass die bedingte Formatierung auf Formatierung beschränkt ist und beispielsweise nicht filtern, auswählen oder die gefundenen Ergebnisse jenseits visueller Hinweise manipulieren kann. Für interaktive oder persistente Farbcodierung (z.B. über mehrere Blätter oder Arbeitsmappen hinweg) könnte die VBA- oder Kutools-Lösung besser geeignet sein.
Wenn Sie oft nach mehreren Werten gleichzeitig suchen oder eine fertige Lösung für komplexe Hervorhebungen benötigen, bietet die Funktion „Schlüsselwörter markieren“ in Kutools für Excel einzigartige Flexibilität. Im Gegensatz zu standardmäßigen Excel-Funktionen ermöglicht Kutools Ihnen, mehrere Schlüsselwörter einzugeben, verschiedene Hervorhebungsoptionen anzugeben, Teilzeichenfolgen zu matchen und sogar suchfall-sensible Suchen durchzuführen. Dies ist besonders nützlich für Qualitätskontrollen, Audits oder das schnelle Markieren mehrerer Elemente in Listen, wie Produktnummern, Kundennamen oder andere Bezeichner in großen Datensätzen.
Um diese Funktion zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie nach Schlüsselwörtern suchen möchten. Navigieren Sie dann zur Registerkarte Kutools, klicken Sie auf Text und wählen Sie Schlüsselwörter markieren.
2. Geben Sie im Popup-Dialog die Wörter, nach denen Sie suchen möchten, in das Feld „Schlüsselwort“ ein, trennen Sie jeden Wert mit einem Komma. Wählen Sie Ihre bevorzugten Markierungsoptionen – wie Hervorhebungsfarbe und Schriftfarbe – und legen Sie fest, wie der Match erfolgen soll (ganze Zeichenfolge oder Teil davon, und Groß-/Kleinschreibung beachten). Klicken Sie auf OK, um anzuwenden.
Aktivieren Sie zum Beispiel das Kontrollkästchen „Groß-/Kleinschreibung beachten“, wenn Sie nur diejenigen Einträge finden möchten, die der von Ihnen eingegebenen Großschreibung entsprechen. Dies ist besonders nützlich, wenn Präzision bei der Schreibweise wichtig ist, wie bei der Suche nach spezifischen Codes oder Produktnummern.
Sehr schnell werden übereinstimmende Ergebnisse innerhalb Ihres ausgewählten Bereichs gemäß Ihrer Angaben markiert und ziehen sofort Ihre Aufmerksamkeit auf Schlüsseleintragungen. Wenn Sie mehrere Schlüsselwörter eingeben, wird jede Instanz in Ihren Daten hervorgehoben.
Darüber hinaus erlaubt die Funktion „Schlüsselwörter markieren“ teilweise Übereinstimmungen. Wenn Sie zum Beispiel alle Zellen hervorheben möchten, die entweder „ball“ oder „jump“ enthalten, geben Sie einfach ball, jump in das Schlüsselwortfeld ein, wählen Sie Ihre Einstellungen und klicken Sie auf OK.
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Dieser Ansatz ist einfach und ideal für wiederholte Such- und Hervorhebungsaufgaben – spart deutlich Zeit gegenüber manueller Formatierung oder dem Erstellen komplexer bedingter Formatierungsregeln. Kutools-Operationen sind leicht zugänglich und rückgängig machbar, und seine Markierungsoptionen sind hochgradig anpassbar, was es gut geeignet für Hochvolumen-Datenarbeit macht.
Beachten Sie, dass Kutools für Excel ein Add-In ist und möglicherweise eine separate Installation erfordert. Nach der Installation integriert es sich direkt in die Excel-Menüleiste. Für Benutzer, die noch mehr Anpassung oder Einfachheit bei komplexen, multi-Schlüsselwort-Szenarien suchen, ist diese Funktion besonders vorteilhaft.
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In Situationen, in denen Sie keine Formeln, VBA oder Drittanbieter-Add-ins verwenden möchten, können Sie die integrierte Filterfunktion von Excel nutzen, um Ihre Daten auf übereinstimmende Ergebnisse zu reduzieren und dann manuelle Hervorhebung anzuwenden. Dieser Ansatz ist einfach und erfordert keine Einrichtung oder birgt das Risiko, Datenstrukturen zu verändern.
Geeignet für gelegentliche Aufgaben oder beim Teilen von Dateien mit Benutzern, die möglicherweise keine Berechtigungen für Makros oder Add-ins haben, sind die Schritte wie folgt:
- Wählen Sie Ihren Datenbereich aus (einschließlich Überschriften, falls vorhanden).
- Gehen Sie zu Daten > Filter. Dropdownpfeile erscheinen in der Kopfzeile.
- Klicken Sie auf den Filter-Dropdownpfeil für die Spalte, die Sie durchsuchen möchten, und verwenden Sie entweder das Suchfeld oder wählen Sie Ihren Wert aus der Liste aus. Klicken Sie auf OK, um die Daten zu filtern.
- Sobald nur die übereinstimmenden Zeilen sichtbar sind, wählen Sie diese Zeilen aus, gehen Sie zur Registerkarte Start und verwenden Sie das Füllfarben-Werkzeug, um sie nach Bedarf hervorzuheben.
- Löschen Sie den Filter, um alle Daten zu sehen, wobei die hervorgehobenen Zellen nun leicht identifizierbar sind.
Beachten Sie, dass diese Methode manuell ist – wenn sich Ihr Datensatz ändert, müssen Sie die Filter- und Hervorhebungsschritte wiederholen. Sie funktioniert jedoch in allen Excel-Versionen und ist besonders praktisch für schnelle, einmalige Hervorhebungsbedürfnisse oder wenn Makros nicht erlaubt sind.
Für Benutzer, die eine wiederverwendbare, leicht überprüfbare Lösung ohne die Verwendung von VBA oder Add-ins wünschen, kann die Verwendung einer einfachen Formel in einer Hilfsspalte schnell Übereinstimmungen identifizieren, die Sie dann manuell oder mit bedingter Formatierung hervorheben können.
Zum Beispiel, nehmen wir an, Sie suchen nach einem Wert in Zelle E2 innerhalb des Bereichs A4:A20. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie in der Spalte neben Ihren Daten (z.B. Zelle B4) die folgende Formel ein:
=IF(A4=$E$2,"Match","")2. Drücken Sie Enter. Kopieren Sie die Formel nach unten in alle relevanten Zeilen (z.B. B4:B20). Diese Formel überprüft, ob der Wert in Spalte A mit Ihrem Suchbegriff übereinstimmt und gibt "Match" aus, wenn sie gleich sind.
3. Sie können jetzt die Hilfsspalte filtern, um nur Zeilen mit "Match" anzuzeigen, oder Sie verwenden die bedingte Formatierung, um diese Zeilen basierend auf dem Wert der Hilfsspalte automatisch hervorzuheben.
💡 Tipp: Um partielle Übereinstimmungen zu unterstützen, ersetzen Sie die Gleichheitsprüfung durch diese Formel:
=IF(ISNUMBER(SEARCH($E$2,A4)),"Match","")Dies hebt Zeilen hervor, wenn der Suchwert irgendwo innerhalb der Zelle gefunden wird. Denken Sie daran, absolute und relative Bezüge bei Bedarf anzupassen.
Die Verwendung einer Hilfsspalte hält Ihre Daten organisiert und erleichtert es später, die Suchlogik zu überprüfen oder zu modifizieren.
Bei der Auswahl einer Methode zum Suchen und Hervorheben in Excel sollten Sie Ihre Datengröße, Freigabeanforderungen und den Automatisierungsbedarf berücksichtigen. Makros sind effizient, erfordern aber Berechtigungen; bedingte Formatierung ist dynamisch, kann aber auf einfache Regeln beschränkt sein. Add-ins wie Kutools bieten fortgeschrittene Batch-Verarbeitung. Halten Sie Ihre Originaldaten immer gesichert, bevor Sie Massenformatierung anwenden oder unbekannten Code ausführen. Wenn Sie auf Probleme stoßen, überprüfen Sie Zellbezüge, Formelsyntax und stellen Sie sicher, dass Makros aktiviert sind und die Arbeitsmappe gespeichert wurde, bevor Sie fortfahren.
Beispieldatei
Klicken Sie hier, um die Beispieldatei herunterzuladen
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Angenommen, Sie haben eine Notentabelle einer Klasse und möchten ein Diagramm erstellen, um Noten in verschiedenen Bereichen einzufärben, hier führt Sie dieses Tutorial in die Methode zur Lösung dieser Aufgabe ein.
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In diesem Artikel stelle ich die Methode zur bedingten Formatierung von Zeilen oder Zellen vor, wenn zwei Spalten in Excel gleich sind.
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Manchmal möchten Sie vielleicht die bedingte Formatierung für jede Zeile anwenden. Abgesehen vom wiederholten Festlegen der gleichen Regeln für jede Zeile gibt es einige Tricks, um diese Aufgabe zu lösen.
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