Excel-Datenüberprüfung: Hinzufügen, Verwenden, Kopieren und Entfernen von Datenüberprüfungen in Excel

In Excel ist die Funktion „Datenüberprüfung“ ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Sie festlegen können, welche Eingaben ein Benutzer in eine Zelle tätigen darf. Beispielsweise können Sie Regeln festlegen, um die Textlänge zu begrenzen, Eingaben auf bestimmte Formate zu beschränken, eindeutige Werte durchzusetzen oder sicherzustellen, dass Text mit bestimmten Zeichen beginnt oder endet. Diese Möglichkeiten tragen zur Wahrung der Datenintegrität bei und reduzieren Fehler in Ihren Arbeitsblättern.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie Datenüberprüfungen in Excel hinzufügen, nutzen und wieder entfernen – von grundlegenden bis hin zu fortgeschrittenen Anwendungen. Mit detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen meistern Sie diese leistungsstarke Funktion mühelos für Ihre täglichen Aufgaben.

1. Was ist eine Datenüberprüfung in Excel?

Die Funktion „Datenüberprüfung“ hilft Ihnen, den Inhalt einzuschränken, der in Ihr Arbeitsblatt eingegeben werden darf. Mithilfe von Validierungsregeln können Sie gezielt steuern, welche Datentypen in einer ausgewählten Zellgruppe erlaubt oder blockiert werden.

Einige grundlegende Anwendungsfälle der Datenüberprüfung:

1. „Beliebiger Wert“: Es erfolgt keine Überprüfung – Sie können beliebige Inhalte in die angegebenen Zellen eingeben. 2. „Ganze Zahl“: Es sind ausschließlich ganze Zahlen zulässig. 3. „Dezimalzahl“: Es sind sowohl ganze als auch Dezimalzahlen zulässig. 4. „Liste“: Es dürfen ausschließlich Werte aus der vordefinierten Liste eingegeben oder ausgewählt werden – diese erscheinen in einer Dropdown-Liste. 5. „Datum“: Es sind ausschließlich Datumsangaben zulässig. 6. „Zeit“: Es sind ausschließlich Zeitangaben zulässig. 7. „Textlänge“: Es dürfen nur Texte mit einer festgelegten Länge eingegeben werden. 8. „Benutzerdefiniert“: Legen Sie eigene Formelregeln zur Validierung der Benutzereingaben fest.

2. Wie fügt man eine Datenüberprüfung in Excel hinzu?

Im Excel-Arbeitsblatt können Sie eine Datenüberprüfung mit folgenden Schritten hinzufügen:

1. Markieren Sie die Zellen, für die Sie die Datenüberprüfung einrichten möchten, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“ (siehe Screenshot).

2. Legen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ Ihre eigenen Validierungsregeln fest. In den Kriterienfeldern können Sie einen der folgenden Typen auswählen:

• „Werte“: Geben Sie Zahlen direkt in die Kriterienfelder ein;
• „Zellbezug“: Verweisen Sie auf eine Zelle im aktuellen oder einem anderen Arbeitsblatt;
• „Formeln“: Erstellen Sie komplexere Formeln als Bedingungen.

Als Beispiel erstelle ich eine Regel, die ausschließlich ganze Zahlen zwischen 100 und 1000 zulässt. Die entsprechenden Kriterien sind im folgenden Screenshot dargestellt:

3. Nachdem Sie die Bedingungen konfiguriert haben, wechseln Sie zur Registerkarte „Eingabemeldung“ oder „Fehlerwarnung“, um optional eine Eingabemeldung oder Fehlerwarnung für die validierten Zellen festzulegen. (Möchten Sie keine Warnung einrichten, klicken Sie direkt auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.)

3,1) Eingabemeldung hinzufügen (optional):

Erstellen Sie eine Meldung, die automatisch erscheint, sobald eine Zelle mit Datenüberprüfung ausgewählt wird – und den Benutzer klar daran erinnert, welche Eingaben zulässig sind.

Wechseln Sie zur Registerkarte „Eingabemeldung“ und führen Sie Folgendes aus:

Aktivieren Sie die Option „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist“; Geben Sie den gewünschten Titel und die Erinnerungsmeldung in die entsprechenden Felder ein; Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Sobald Sie eine validierte Zelle auswählen, wird eine Meldungsbox wie folgt angezeigt:

3,2) Aussagekräftige Fehlermeldungen erstellen (optional):

Zusätzlich zur Eingabemeldung können Sie auch Fehlerwarnungen anzeigen lassen, sobald ungültige Daten in eine Zelle mit Datenüberprüfung eingegeben werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte „Fehlerwarnung“ des Dialogfelds „Datenüberprüfung“ und führen Sie Folgendes aus:

Aktivieren Sie die Option „Fehlerwarnung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden“; Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Art“ den gewünschten Warnungstyp aus: „Stopp (Standard)“: Diese Warnart verhindert, dass Benutzer ungültige Daten eingeben. „Warnung“: Warnt Benutzer vor ungültigen Daten, erlaubt deren Eingabe jedoch weiterhin. „Information“: Informiert den Benutzer ausschließlich über eine ungültige Dateneingabe. Geben Sie den gewünschten Titel und die Warnmeldung in die entsprechenden Felder ein; Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Wenn ein ungültiger Wert eingegeben wird, erscheint eine Warnmeldung wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Option „Stopp“: Klicken Sie auf „Wiederholen“, um einen neuen Wert einzugeben, oder auf „Abbrechen“, um die Eingabe zu verwerfen.

Option „Warnung“: Klicken Sie auf „Ja“, um die ungültige Eingabe zu übernehmen, auf „Nein“, um sie zu korrigieren, oder auf „Abbrechen“, um sie zu verwerfen.

Option „Information“: Klicken Sie auf „OK“, um die ungültige Eingabe zu übernehmen, oder auf „Abbrechen“, um sie zu verwerfen.

Hinweis: Wenn Sie keine eigene benutzerdefinierte Meldung im Feld „Fehlerwarnung“ festlegen, wird standardmäßig eine „Stopp“-Warnmeldung angezeigt, wie unten dargestellt:

3. Grundlegende Beispiele für Datenüberprüfungen

Bei der Nutzung der Funktion „Datenüberprüfung“ stehen Ihnen acht integrierte Optionen zur Verfügung, um die Eingabekriterien festzulegen – beispielsweise beliebiger Wert, ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Datum und Uhrzeit, Liste, Textlänge sowie eine benutzerdefinierte Formel. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie einige dieser integrierten Optionen in Excel angewendet werden.

3,1 Datenüberprüfung für ganze Zahlen und Dezimalzahlen

1. Markieren Sie eine Zellliste, in der ausschließlich ganze oder Dezimalzahlen zulässig sein sollen, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie im Dropdown-Feld „Zulassen“ die passende Option „Ganze Zahl“ oder „Dezimalzahl“ aus.
• Wählen Sie anschließend im Feld „Daten“ eines der Kriterien aus (in diesem Beispiel wähle ich die Option „zwischen“).
• Hinweis: Die Kriterien umfassen: zwischen, nicht zwischen, gleich, ungleich, größer als, kleiner als, größer oder gleich sowie kleiner oder gleich.
• Geben Sie anschließend die gewünschten Werte für „Minimum“ und „Maximum“ ein – in diesem Fall Zahlen zwischen 0 und 100.
• Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“.

3. Ab sofort können in den ausgewählten Zellen ausschließlich ganze Zahlen zwischen 0 und 100 eingegeben werden.

3,2 Datenüberprüfung für Datum und Uhrzeit

Um die Eingabe eines bestimmten Datums oder einer bestimmten Uhrzeit zu überprüfen, verwenden Sie einfach die „Datenüberprüfung“ wie folgt:

1. Markieren Sie die Zellen, für die nur bestimmte Datumsangaben oder Uhrzeiten zulässig sein sollen, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie im Dropdown-Feld „Zulassen“ den passenden Eintrag „Datum“ oder „Uhrzeit“ aus.
• Wählen Sie anschließend eines der Kriterien im Feld „Daten“ aus (hier: „größer als“).
• Hinweis: Die Kriterien umfassen: zwischen, nicht zwischen, gleich, ungleich, größer als, kleiner als, größer oder gleich sowie kleiner oder gleich.
• Geben Sie anschließend das gewünschte „Startdatum“ ein (ich möchte Datumsangaben, die nach dem)20,08.2021 liegen).
• Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“.

3. Ab sofort können in den ausgewählten Zellen nur noch Datumsangaben größer als 8/20/2021 eingegeben werden.

3,3 Datenüberprüfung für Textlänge

Möchten Sie die Anzahl der Zeichen begrenzen, die in eine Zelle eingegeben werden können – beispielsweise auf maximal 10 Zeichen für einen bestimmten Bereich? Dann hilft Ihnen hier ebenfalls die „Datenüberprüfung“.

1. Markieren Sie die Zellen, in denen Sie die Textlänge begrenzen möchten, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Textlänge“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“.
• Wählen Sie anschließend im Feld „Daten“ eines der Kriterien aus (in diesem Beispiel wähle ich „kleiner als“).
• Hinweis: Die Kriterien umfassen: zwischen, nicht zwischen, gleich, ungleich, größer als, kleiner als, größer oder gleich sowie kleiner oder gleich.
• Geben Sie anschließend die gewünschte „Maximale“ Zahl zur Begrenzung ein (der Text darf nicht länger als 10 Zeichen sein).
• Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „OK“.

3. Die ausgewählten Zellen akzeptieren nun nur noch Textzeichenfolgen mit weniger als 10 Zeichen.

3,4 Datenüberprüfungsliste (Dropdown-Liste)

Mit der leistungsstarken Funktion „Datenüberprüfung“ erstellen Sie schnell und einfach Dropdown-Listen in Zellen – so geht’s:

1. Markieren Sie die Zellen, in die die Dropdown-Liste eingefügt werden soll, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Liste“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“.
• Geben Sie im Textfeld „Quelle“ die Listenelemente direkt als durch Kommas getrennte Werte ein – zum Beispiel „Nicht gestartet,In Bearbeitung,Abgeschlossen“, um die Benutzereingabe auf diese drei Optionen zu beschränken. Alternativ wählen Sie eine Zellliste mit den gewünschten Werten aus, um daraus die Dropdown-Liste zu erstellen.
• Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „OK“.

3. Die Dropdown-Liste wurde nun wie im folgenden Screenshot gezeigt in die Zellen eingefügt:

Klicken Sie hier, um detailliertere Informationen zu Dropdown-Liste zu erhalten…

4. Erweiterte benutzerdefinierte Regeln für die Datenvalidierung

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie erweiterte benutzerdefinierte Regeln für die Datenüberprüfung erstellen, um verschiedene Herausforderungen zu meistern – beispielsweise Validierungsformeln, die ausschließlich Zahlen oder Textzeichenfolgen, nur eindeutige Werte oder spezifische Formate wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen zulassen.

4,1 Datenüberprüfung, die nur Zahlen oder Texte zulässt

Nur Zahlen mit der Datenüberprüfungs-Funktion eingeben lassen

Um nur Zahlen in einem Zellbereich zuzulassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie einen Zellbereich, in den ausschließlich Zahlen eingegeben werden dürfen.

2. Klicken Sie auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein. („A2“ ist die erste Zelle des Bereichs, den Sie einschränken möchten.)

  =ISNUMBER(A2)

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

3. Ab sofort können in die ausgewählten Zellen ausschließlich Zahlen eingegeben werden.

Hinweis: Die „ISNUMBER“-Funktion erlaubt in validierten Zellen beliebige numerische Werte – darunter ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Brüche, Datumsangaben und Uhrzeiten.

Nur Textzeichenfolgen mit der Datenüberprüfungs-Funktion eingeben lassen

Um Zelleinträge auf reinen Text zu beschränken, nutzen Sie die Funktion „Datenüberprüfung“ mit einer benutzerdefinierten Formel auf Basis der „ISTEXT“-Funktion – so geht’s:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, der ausschließlich Textzeichenfolgen enthalten soll.

2. Klicken Sie auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein. („A2“ ist die erste Zelle des Bereichs, den Sie einschränken möchten.)

  =ISTEXT(A2)

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

3. Ab sofort sind in den betreffenden Zellen beim Eingeben von Daten ausschließlich solche im Textformat zulässig.

4,2 Datenüberprüfung erlaubt ausschließlich alphanumerische Werte

Für bestimmte Anwendungsfälle möchten Sie unter Umständen ausschließlich Buchstaben und Ziffern zulassen und Sonderzeichen wie ~, %, $ oder Leerzeichen gezielt sperren. Dieser Abschnitt stellt hierfür einige praktische Methoden vor.

Nur alphanumerische Werte mit der Datenüberprüfungs-Funktion zulassen

Um Sonderzeichen zu verhindern und ausschließlich alphanumerische Werte zuzulassen, erstellen Sie eine benutzerdefinierte Formel in der Funktion „Datenüberprüfung“, indem Sie diese Schritte befolgen:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in den ausschließlich alphanumerische Zeichen eingegeben werden dürfen.

2. Klicken Sie auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.

  =IF(A2="",TRUE,IF(ISERROR(SUMPRODUCT(SEARCH(MID(A2,ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A2))),1),"0123456789abcdefghijklmnopqrstuvwxyz"))),FALSE,TRUE))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln steht „A2“ für die erste Zelle des Bereichs, den Sie einschränken möchten.

3. Ab sofort sind nur noch Buchstaben und Ziffern zulässig – Sonderzeichen werden beim Tippen wie in der folgenden Abbildung dargestellt blockiert:

Alphanumerische Werte mithilfe einer beeindruckenden Funktion zulassen

Die obige Formel mag zwar kompliziert erscheinen und schwer zu merken sein – doch zum Glück vereinfacht die praktische Funktion „Eingabe begrenzen“ aus „Kutools für Excel“ diese Aufgabe erheblich.

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in den ausschließlich alphanumerische Zeichen eingegeben werden dürfen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Eingabe begrenzen“ (siehe Abbildung).

3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Eingabe begrenzen“ die Option „Eingabe von Sonderzeichen verbieten“ aus (siehe Abbildung):

4. Klicken Sie anschließend auf „OK“ und bestätigen Sie die folgenden Meldungsboxen nacheinander mit „Ja“ > „OK“, um den Vorgang abzuschließen. Ab sofort sind in den ausgewählten Zellen ausschließlich Buchstaben und Ziffern zulässig – siehe Abbildung:

4,3 Datenüberprüfung erlaubt Texte, die mit bestimmten Zeichen beginnen oder enden

Wenn alle Werte in einem bestimmten Bereich mit einem bestimmten Zeichen oder Teilstring beginnen oder enden sollen, können Sie eine Datenüberprüfung mithilfe einer benutzerdefinierten Formel einrichten – basierend auf den Funktionen EXACT, LINKS, RECHTS oder ZÄHLENWENN.

Texte zulassen, die mit bestimmten Zeichen beginnen oder enden – mit nur einer Bedingung

Wenn beispielsweise Texteinträge in bestimmten Zellen mit „CN“ beginnen oder enden sollen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in dem nur Texte zulässig sein sollen, die mit bestimmten Zeichen beginnen oder enden.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die unten stehende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.
  Nur Texteingaben zulassen, die mit CN beginnen:

  =EXACT(LEFT(A2,2),"CN")

  Nur Texteingaben zulassen, die mit CN enden:

  =EXACT(RIGHT(A2,2),"CN")

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln steht „A2“ für die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, die Zahl „2“ gibt die Anzahl der von Ihnen festgelegten Zeichen an und „CN“ ist der Text, mit dem die Einträge beginnen oder enden sollen.

3. Ab sofort können in die ausgewählten Zellen nur noch Textzeichenfolgen eingegeben werden, die mit den angegebenen Zeichen beginnen oder enden. Andernfalls erscheint eine Warnmeldung wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

=COUNTIF(A2,"CN*")

=COUNTIF(A2,"*CN")

Hinweis: Das Sternchen * ist ein Platzhalter, der ein oder mehrere Zeichen ersetzt.

Texte zulassen, die mit bestimmten Zeichen beginnen oder enden – mit mehreren Kriterien (ODER-Logik)

Wenn Texteinträge beispielsweise mit „CN“ oder „UK“ beginnen oder enden sollen (siehe folgende Abbildung), fügen Sie eine weitere Instanz von EXACT mithilfe eines Pluszeichens (+) hinzu – und zwar wie folgt:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in dem nur Texte zulässig sein sollen, die mit mehreren Kriterien beginnen oder enden.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die unten stehende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.
  Nur Texteingaben zulassen, die mit CN oder UK beginnen:

  =EXACT(LEFT(A2,2),"CN")+EXACT(LEFT(A2,2),"UK")

  Nur Texteingaben zulassen, die mit CN oder UK enden:

  =EXACT(RIGHT(A2,2),"CN")+EXACT(RIGHT(A2,2),"UK")

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln steht „A2“ für die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, die Zahl „2“ gibt die Anzahl der von Ihnen festgelegten Zeichen an, und „CN“ sowie „UK“ sind die spezifischen Texte, mit denen die Einträge beginnen oder enden sollen.

3. Ab sofort können in die ausgewählten Zellen nur noch Textzeichenfolgen eingegeben werden, die mit den angegebenen Zeichen beginnen oder enden.

=COUNTIF(A2,"CN*")+COUNTIF(A2,"UK*")

=COUNTIF(A2,"*CN")+COUNTIF(A2,"*UK")

Hinweis: Das Sternchen * dient als Platzhalter und ersetzt ein oder mehrere Zeichen.

4,4 Die Datenüberprüfung erlaubt Einträge, die einen bestimmten Text enthalten dürfen – oder eben nicht.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Datenüberprüfung nutzen, um Werte zuzulassen, die entweder einen bestimmten Teilstring enthalten, mehrere vorgegebene Teilstrings beinhalten oder diese ausdrücklich ausschließen.

Einträge zulassen, die einen oder einen von mehreren bestimmten Texten enthalten müssen

Einträge zulassen, die einen bestimmten Text enthalten müssen

Um Einträge zuzulassen, die eine bestimmte Textzeichenfolge enthalten – beispielsweise sollen alle eingegebenen Werte den Text „KTE“ enthalten (siehe folgende Abbildung) – verwenden Sie die Datenüberprüfung mit einer benutzerdefinierten Formel, die auf den Funktionen FINDEN und ISZAHL basiert. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in dem nur Texte zulässig sein sollen, die einen bestimmten Text enthalten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden Formeln nach Bedarf in das Textfeld „Formel“ ein.
  Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =ISNUMBER(FIND("KTE",A2)) 

  Keine Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =ISNUMBER(SEARCH("KTE",A2))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln ist „A2“ die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, und der Text „KTE“ ist die Zeichenfolge, die die Einträge enthalten müssen.

3. Sobald ein eingegebener Wert den erforderlichen Text nicht enthält, wird eine Warnmeldung angezeigt.

Einträge zulassen, die einen von mehreren bestimmten Texten enthalten müssen

Die obige Formel funktioniert nur für eine einzelne Textzeichenfolge. Wenn stattdessen einer von mehreren Texten in den Zellen zulässig sein soll (siehe folgende Abbildung), kombinieren Sie die Funktionen SUMMENPRODUKT, FINDEN und ISZAHL, um eine passende Formel zu erstellen.

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in dem nur Texte zulässig sein sollen, die mindestens eines mehrerer vorgegebener Elemente enthalten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden Formeln nach Bedarf in das Textfeld „Formel“ ein.
  Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =SUMPRODUCT(--ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))>0

  Keine Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))>0

• Klicken Sie anschließend auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln ist „A2“ die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, und „C2:C4“ ist die Liste der Werte, von denen mindestens einer in den Einträgen enthalten sein muss.

3. Ab sofort können nur noch Einträge vorgenommen werden, die mindestens einen der Werte aus der angegebenen Liste enthalten.

Einträge zulassen, die einen oder einen von mehreren bestimmten Texten nicht enthalten dürfen

Einträge zulassen, die einen bestimmten Text nicht enthalten dürfen

Um sicherzustellen, dass Einträge einen bestimmten Text – wie beispielsweise „KTE“ – nicht enthalten, erstellen Sie eine Datenüberprüfungsregel mithilfe der Funktionen **ISTFEHLER** und **FINDEN**. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, in dem nur Texte zulässig sein sollen, die einen bestimmten Text nicht enthalten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden Formeln in das Textfeld „Formel“ ein.
  Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =ISERROR(FIND("KTE",A2))

  Keine Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =ISERROR(SEARCH("KTE",A2))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln steht „A2“ für die erste Zelle des ausgewählten Bereichs, und der Text „KTE“ bezeichnet die Zeichenfolge, die in den Einträgen nicht enthalten sein darf.

3. Ab sofort werden alle Einträge blockiert, die den angegebenen Text enthalten.

Einträge zulassen, die keinen von mehreren bestimmten Texten enthalten dürfen

Um zu verhindern, dass einer von mehreren Textzeichenfolgen aus einer Liste eingegeben wird (siehe folgende Abbildung), führen Sie diese Schritte aus:

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, in dem bestimmte Texte gesperrt werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die unten stehende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.
  Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =SUMPRODUCT(--ISNUMBER(FIND($C$2:$C$4,A2)))=0

  Keine Groß-/Kleinschreibung beachten:

  =SUMPRODUCT(--ISNUMBER(SEARCH($C$2:$C$4,A2)))=0

• Klicken Sie anschließend auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In den obigen Formeln ist „A2“ die erste Zelle des ausgewählten Bereichs und „C2:C4“ die Liste der Werte, deren Vorhandensein in Einträgen verhindert werden soll.

3. Ab sofort werden alle Einträge blockiert, die einen der angegebenen Texte enthalten.

4,5 Datenüberprüfung erlaubt ausschließlich eindeutige Werte

Wenn Sie verhindern möchten, dass Duplikate in einen Zellbereich eingegeben werden, stellt dieser Abschnitt einige schnelle Methoden zur Lösung dieser Aufgabe in Excel vor.

Nur eindeutige Werte mithilfe der Datenüberprüfungs-Funktion zulassen

In der Regel hilft Ihnen die Funktion „Datenüberprüfung“ mit einer benutzerdefinierten Formel auf Basis der ZÄHLENWENN-Funktion weiter. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellen oder die Spalte aus, in die nur eindeutige Werte eingegeben werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die unten stehende Formel in das Feld „Formel“ ein.

  =COUNTIF($A$2:$A$9,A2)=1

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel ist „A2:A9“ der Zellbereich, in dem nur eindeutige Werte zulässig sein sollen, und „A2“ die erste Zelle dieses Bereichs.

3. Ab sofort können nur noch eindeutige Werte eingegeben werden – bei doppelten Daten erscheint eine Warnmeldung wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

Nur eindeutige Werte mithilfe von VBA-Code zulassen

Der folgende VBA-Code hilft Ihnen ebenfalls, die Eingabe von Duplikaten zu verhindern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Arbeitsblattregisterkarte, in der nur eindeutige Werte zulässig sein sollen, und wählen Sie im Kontextmenü „Code anzeigen“. Fügen Sie im daraufhin geöffneten Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ den folgenden Code in das leere Modul ein:

VBA-Code: Nur eindeutige Werte in einem Zellbereich zulassen:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Updateby Extendoffice
  Dim xRg As Range, iLong, fLong As Long
  If Not Intersect(Target, Me.[A1:A100]) Is Nothing Then
     Application.EnableEvents = False
     For Each xRg In Target
     With xRg
         If (.Value <> "") Then
          If WorksheetFunction.CountIf(Me.[A:A], .Value) > 1 Then
            iLong = .Interior.ColorIndex
            fLong = .Font.ColorIndex
            .Interior.ColorIndex = 3
            .Font.ColorIndex = 6
            MsgBox "Duplicate Entry !", vbCritical, "Kutools for Excel"
            .ClearContents
            .Interior.ColorIndex = iLong
            .Font.ColorIndex = fLong
          End If
       End If
     End With
     Next
     Application.EnableEvents = True
  End If
End Sub

Hinweis: Im obigen Code beziehen sich „A1:A100“ und „A:A“ auf die Zellen der Spalte, in der Sie Duplikate vermeiden möchten. Passen Sie diese Bezüge einfach Ihren Anforderungen an.

2. Geben Sie dann den Code „Speichern und schließen“ ein. Sobald Sie nun einen doppelten Wert in die Zellen A1:A100 eingeben, erscheint eine Warnmeldung wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Nur eindeutige Werte mithilfe einer praktischen Funktion zulassen

Wenn Sie „Kutools für Excel“ mit der Funktion „Duplikate verhindern“ installiert haben, legen Sie mit nur wenigen Klicks schnell eine Datenüberprüfung zur Vermeidung von Duplikaten in einem Zellbereich fest.

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, in dem Sie doppelte Werte verhindern und ausschließlich eindeutige Daten zulassen möchten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Duplikate verhindern“ (siehe Screenshot):

3. Es erscheint eine Warnmeldung, die Sie darauf hinweist, dass die Datenüberprüfung beim Anwenden dieser Funktion entfernt wird. Klicken Sie wie in den nachstehenden Screenshots gezeigt auf „Ja“ und im folgenden Dialogfeld auf „OK“.

4. Sobald Sie doppelte Daten in Ihre festgelegten Zellen eingeben, erscheint eine Meldungsbox, die Sie darauf hinweist, dass doppelte Einträge ungültig sind – siehe Screenshot:

4,6 Datenüberprüfung: Nur Groß-/Kleinschreibung oder Erster Buchstabe jedes Wortes groß zulassen

Die Funktion „Datenüberprüfung“ ist ein leistungsstarkes Werkzeug, mit dem Benutzer sicherstellen können, dass in einem Zellbereich ausschließlich Großbuchstaben, Kleinbuchstaben oder jeweils der erste Buchstabe jedes Wortes großgeschrieben eingegeben wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, in den ausschließlich Text in Großbuchstaben, Kleinbuchstaben oder mit großgeschriebenem Anfangsbuchstaben jedes Wortes eingegeben werden darf.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden benötigten Formeln in das Textfeld „Formel“ ein.
  nur Großbuchstaben-Text zulassen:

  =AND(EXACT(A2,UPPER(A2)),ISTEXT(A2))

  Nur Kleinbuchstaben-Text zulassen

  =AND(EXACT(A2,LOWER(A2)),ISTEXT(A2))

  Nur Erster Buchstabe jedes Wortes groß-Text zulassen

  =AND(EXACT(A2,PROPER(A2)),ISTEXT(A2))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Ab sofort werden nur noch Eingaben akzeptiert, die Ihrer erstellten Regel entsprechen.

4,7 Datenüberprüfung: Werte zulassen/verweigern, die in einer anderen Liste vorhanden/nicht vorhanden sind

Werte basierend auf ihrer Existenz in einer anderen Liste zuzulassen oder zu verhindern, kann für viele Benutzer eine Herausforderung sein. Tatsächlich lässt sich diese Aufgabe mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion und einer einfachen Formel auf Basis der ZÄHLENWENN-Funktion problemlos lösen.

Beispielsweise möchten Sie, dass ausschließlich die Werte aus dem Bereich C2:C4 in einen Zellbereich eingegeben werden können – wie im folgenden Screenshot veranschaulicht. So lösen Sie diese Aufgabe:

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, auf den Sie die Datenüberprüfung anwenden möchten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden benötigten Formeln in das Textfeld „Formel“ ein.
  Nur Werte zulassen, die in einer anderen Spalte vorhanden sind

  =COUNTIF($C$2:$C$4,A2)>0

  Werte verhindern, die in einer anderen Spalte vorhanden sind

  =COUNTIF($C$2:$C$4,A2)=0

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie überprüfen möchten, und „C2:C4“ für die Liste der Werte, die Sie zulassen oder verhindern möchten, falls die Eingaben einem dieser Werte entsprechen.

3. Ab sofort sind nur noch Eingaben zulässig, die Ihrer selbst erstellten Regel entsprechen – alle anderen werden blockiert.

4,8 Datenüberprüfung: Nur Eingabe im Telefonnummer-Format erzwingen

Beim Erfassen der Mitarbeiterdaten Ihres Unternehmens muss in einer Spalte die Telefonnummer eingetragen werden. Um sicherzustellen, dass Telefonnummern schnell und korrekt eingegeben werden, können Sie für diese Spalte eine Datenüberprüfung einrichten. Angenommen, Sie möchten, dass ausschließlich Telefonnummern im Format (123) 456-7890 in das Arbeitsblatt eingegeben werden dürfen – in diesem Abschnitt stellen wir Ihnen zwei schnelle Methoden vor, um genau das zu erreichen.

Nur Telefonnummer-Format mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion erzwingen

Um ausschließlich ein bestimmtes Telefonnummer-Format zuzulassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die das gewünschte Telefonnummer-Format eingefügt werden soll, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü „Zellenformat festlegen“ (siehe Screenshot).

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Zellenformat festlegen“ die Registerkarte „Zahl“, klicken Sie links unter „Kategorie“ auf „Benutzerdefiniert“ und geben Sie das gewünschte Telefonnummer-Format – in diesem Beispiel „(###) ###-####“ – in das Feld „Typ“ ein (siehe Screenshot):

3. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

4. Nachdem Sie die Zellen formatiert haben, markieren Sie sie erneut und öffnen das Dialogfeld „Datenüberprüfung“, indem Sie auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“ klicken. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die folgende Formel in das Feld „Formel“ ein.

  =AND(ISNUMBER(A2),LEN(A2)=10)

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, deren Telefonnummer Sie überprüfen möchten.

5. Sobald Sie eine 10-stellige Zahl eingeben, wird diese automatisch in das von Ihnen benötigte Telefonnummernformat umgewandelt – siehe Screenshots:

Hinweis: Wenn die eingegebene Zahl nicht aus 10 Ziffern besteht, erscheint eine Warnmeldung, siehe Screenshot:

Nur Telefonnummer-Format mithilfe einer praktischen Funktion erzwingen

Die Funktion „Nur Telefonnummern erlauben“ von Kutools für Excel ermöglicht es Ihnen mit nur wenigen Klicks, ausschließlich das Telefonnummer-Format zuzulassen.

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die ausschließlich eine gültige Telefonnummer eingegeben werden darf, und klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Es können nur Telefonnummern eingegeben werden“ (siehe Screenshot).

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Telefonnummer“ das gewünschte Format aus, oder erstellen Sie Ihr eigenes, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken – siehe Screenshot:

3. Nachdem Sie das Telefonnummernformat ausgewählt oder festgelegt haben, klicken Sie auf „OK“. Ab sofort können nur noch Telefonnummern im festgelegten Format eingegeben werden – andernfalls erscheint eine Warnmeldung (siehe Screenshot):

4,9 Datenüberprüfung: Nur Eingabe von E-Mail-Adresse erzwingen

Angenommen, Sie müssen mehrere E-Mail-Adressen in eine Spalte eines Arbeitsblatts eingeben und möchten sicherstellen, dass nur gültige E-Mail-Adressformate verwendet werden. In der Regel können Sie hierfür eine Datenüberprüfungsregel festlegen, die ausschließlich das korrekte E-Mail-Adressformat zulässt.

Nur E-Mail-Adresse-Format mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion erzwingen

Mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion und einer benutzerdefinierten Formel erstellen Sie im Handumdrehen eine Regel, um ungültige E-Mail-Adressen zu blockieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die ausschließlich E-Mail-Adressen eingegeben werden dürfen, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein:

  =ISNUMBER(MATCH("*@*.?*",A2,0))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Sobald der eingegebene Text nicht dem Format einer E-Mail-Adresse entspricht, erscheint eine Warnmeldung – siehe Screenshot:

Nur E-Mail-Adresse-Format mithilfe einer praktischen Funktion erzwingen

„Kutools für Excel“ bietet eine beeindruckende Funktion: „Nur E-Mail-Adressen können eingegeben werden“. Mit diesem praktischen Tool verhindern Sie ungültige E-Mail-Adressen mit nur einem Klick.

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die ausschließlich E-Mail-Adressen eingegeben werden dürfen, und klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Es können nur E-Mail-Adressen eingegeben werden“. Siehe Screenshot:

2. Danach ist nur noch die Eingabe im Format einer E-Mail-Adresse zulässig; andernfalls erscheint eine Warnmeldung – siehe Screenshot:

4,10 Datenüberprüfung: Nur Eingabe von IP-Adressen erzwingen

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige schnelle Methoden vor, mit denen Sie mithilfe der Datenüberprüfung sicherstellen, dass in einem Zellbereich ausschließlich IP-Adressen eingegeben werden können.

Nur IP-Adressen-Format mit der Datenüberprüfungs-Funktion erzwingen

Um ausschließlich IP-Adressen in einem bestimmten Zellbereich zuzulassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die ausschließlich IP-Adressen eingegeben werden sollen, und klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“.

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.

  =AND((LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,".","")))=3,ISNUMBER(SUBSTITUTE(A2,".","")+0))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Sobald eine ungültige IP-Adresse in die Zelle eingegeben wird, erscheint – wie im folgenden Screenshot dargestellt – eine Warnmeldung:

Nur IP-Adressen-Format mit VBA-Code erzwingen

Der folgende VBA-Code unterstützt Sie ebenfalls dabei, ausschließlich IP-Adressen zuzulassen und alle anderen Eingaben zu blockieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Arbeitsblattregisterkarte und wählen Sie im Kontextmenü „Code anzeigen“. Kopieren Sie anschließend den unten stehenden VBA-Code in das sich öffnende Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“.

VBA-Code: Zellen validieren, um ausschließlich IP-Adressen zuzulassen

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
'Update by ExtendOffice
Dim xArrIp() As String
Dim xIntIP1, xIntIP2, xIntIP3, xIntIP4 As Integer
If Intersect(Target, Range("A2:A10")) Is Nothing Then
    Exit Sub
Else
    If Target = "" Then
        Exit Sub
    End If
    xArrIp = Split(Target.Text, ".")
    If UBound(xArrIp) <> 3 Then
        GoTo EIP
    Else
    xIntIP1 = CInt(xArrIp(0))
    xIntIP2 = CInt(xArrIp(1))
    xIntIP3 = CInt(xArrIp(2))
    xIntIP4 = CInt(xArrIp(3))
    If (xIntIP1 < 1) Or (xIntIP1 > 255) _
    Or (xIntIP2 < 1) Or (xIntIP2 > 255) _
    Or (xIntIP3 < 1) Or (xIntIP3 > 255) _
    Or (xIntIP4 < 1) Or (xIntIP4 > 255) Then
    GoTo EIP
     End If
    End If
End If
Exit Sub
EIP:
    MsgBox "Please enter correct IP address"
    Target = ""
End Sub

Hinweis: Im obigen Code ist „A2:A10“ der Zellbereich, in den ausschließlich IP-Adressen eingegeben werden dürfen.

2. Geben Sie anschließend diesen Code ein, und speichern Sie die Änderungen. Ab sofort können in die festgelegten Zellen nur noch gültige IP-Adressen eingegeben werden.

Nur IP-Adressformat mithilfe einer einfachen Funktion erzwingen

Wenn „Kutools für Excel“ in Ihrer Arbeitsmappe installiert ist, unterstützt Sie die Funktion „Es können nur IP-Adressen eingegeben werden“ bei dieser Aufgabe.

1. Wählen Sie die Zellen aus, in die ausschließlich IP-Adressen eingegeben werden dürfen, und klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Es können nur IP-Adressen eingegeben werden“. Siehe Screenshot:

2. Nachdem Sie diese Funktion aktiviert haben, sind ab sofort ausschließlich IP-Adressen zulässig – andernfalls erscheint eine Warnmeldung (siehe Screenshot):

4,11 Datenüberprüfung: Werte beschränken, die den Gesamtwert überschreiten

Angenommen, Sie verfügen über einen monatlichen Ausgabenbericht mit einem Gesamtbudget von 18.000 $. Mithilfe der SUMME-Funktion können Sie eine Datenüberprüfungsregel erstellen, um sicherzustellen, dass die Summe der Beträge in der Ausgabenliste diesen vorgegebenen Gesamtbetrag nicht überschreitet – wie im folgenden Screenshot dargestellt.

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, deren Werte eingeschränkt werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die unten stehende Formel in das Feld „Formel“ ein.

  =SUM($B$2:$B$7)<=18000

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „B2:B7“ für den Zellbereich, auf den Sie die Eingaben beschränken möchten.

3. Wenn nun Werte in den Bereich B2:B7 eingegeben werden, wird die Überprüfung bestanden, sobald die Summe der Werte unter $18.000 liegt. Führt ein Wert dazu, dass die Summe $18.000 überschreitet, erscheint eine Warnmeldung.

4,12 Datenüberprüfung beschränkt die Zelleingabe basierend auf einer anderen Zelle

Möchten Sie Dateneingaben in einer Zellenliste abhängig vom Wert einer anderen Zelle einschränken, hilft Ihnen hierzu ebenfalls die Funktion „Datenüberprüfung“. Beispiel: Steht in Zelle C1 der Text „Ja“, sind beliebige Eingaben im Bereich A2:A9 zulässig. Enthält Zelle C1 hingegen einen anderen Text, werden die Eingaben im Bereich A2:A9 eingeschränkt – wie in den folgenden Abbildungen dargestellt.

Um dies zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, deren Werte eingeschränkt werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die folgende Formel in das Textfeld „Formel“ ein.

  =$C$1="Yes"

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „C1“ für die Zelle, die den spezifischen Text enthält, auf dessen Grundlage Sie Einschränkungen festlegen möchten, und „Ja“ ist der Text, nach dem die Zellen gefiltert werden sollen. Passen Sie diese Angaben ganz einfach Ihren individuellen Anforderungen an.

3. Wenn in Zelle C1 der Text „Ja“ steht, können beliebige Werte in den Bereich A2:A9 eingegeben werden. Enthält Zelle C1 einen anderen Text, lassen sich keine Y-Werte eingeben – siehe folgende Demo:

4,13 Datenüberprüfung erlaubt nur die Eingabe von Wochentagen oder Wochenenden

Wenn in einer Zellenliste ausschließlich Wochentage (Montag bis Freitag) oder Wochenenden (Samstag und Sonntag) erlaubt sind, unterstützt Sie ebenfalls die „Datenüberprüfung“. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich Wochentage oder Wochenendtage eingetragen werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus dem Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie anschließend eine der unten stehenden Formeln nach Bedarf in das Textfeld „Formel“ ein.
  Nur Wochentage zulassen

  =WEEKDAY(A2,2)<6

  Nur Wochenenden zulassen

  =WEEKDAY(A2,2)>5

• Klicken Sie auf „OK“, um dieses Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Ab sofort können Sie basierend auf Ihrer Auswahl ausschließlich Wochentags- oder Wochenenddaten in die angegebenen Zellen eingeben.

4,14 Datenüberprüfung erlaubt Datumsangaben basierend auf dem heutigen Datum

Manchmal müssen Sie sicherstellen, dass in eine Zellenliste nur Datumsangaben eingegeben werden können, die größer oder kleiner als das heutige Datum sind. Dafür unterstützen Sie die Funktion „Datenüberprüfung“ in Kombination mit der Funktion „HEUTE“. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich zukünftige Daten – also Datumsangaben nach heute – eingegeben werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Benutzerdefiniert“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“ aus.
• Geben Sie danach die unten stehende Formel in das Feld „Formel“ ein.

  =A2>Today()

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Ab sofort können in die Zellen ausschließlich Datumsangaben eingegeben werden, die nach dem heutigen Tag liegen. Andernfalls erscheint eine Warnmeldung – siehe Abbildung:

=A2<Today()

=AND(A2>TODAY(),A2<=(TODAY()+30))

4,15 Datenüberprüfung erlaubt Zeiteingaben basierend auf der aktuellen Uhrzeit

Wenn Sie Daten basierend auf der aktuellen Uhrzeit überprüfen möchten – beispielsweise um sicherzustellen, dass in Zellen nur Zeiten vor oder nach der aktuellen Uhrzeit eingegeben werden dürfen – können Sie eine benutzerdefinierte Datenüberprüfungsformel erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich Zeiten vor oder nach der aktuellen Uhrzeit eingetragen werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Zeit“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“.
• Wählen Sie anschließend im Dropdownmenü „Daten“ je nach Bedarf „kleiner als“, um nur Zeiten vor der aktuellen Zeit zuzulassen, oder „größer als“, um nur Zeiten nach der aktuellen Zeit zuzulassen.
• Geben Sie dann in das Feld „Endzeit“ oder „Startzeit“ die folgende Formel ein:

  =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten.

3. Ab sofort können in die entsprechenden Zellen nur noch Zeiten vor oder nach der aktuellen Uhrzeit eingegeben werden.

4,16 Datenüberprüfung für das Datum eines bestimmten oder des aktuellen Jahres

Um ausschließlich Datumsangaben aus einem bestimmten oder dem aktuellen Jahr zuzulassen, verwenden Sie eine Datenüberprüfung mit einer benutzerdefinierten Formel auf Basis der JAHR-Funktion.

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich Datumsangaben eines bestimmten Jahres eingetragen werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Zulassen“ die Option „Benutzerdefiniert“ aus.
• Geben Sie anschließend die folgende Formel in das Feld „Formel“ ein.

  =YEAR(A2)=2020

• Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Hinweis: In der obigen Formel steht „A2“ für die erste Zelle der Spalte, die Sie verwenden möchten, und „2020“ für das Jahr, auf das Sie die Eingaben beschränken möchten.

3. Danach können ausschließlich Datumsangaben aus dem Jahr 2020 eingegeben werden – andernfalls erscheint eine Warnmeldung wie in der folgenden Abbildung gezeigt:

=YEAR(A2)=YEAR(TODAY())

4,17 Datenüberprüfung für das Datum der aktuellen Woche oder des aktuellen Monats

Wenn Benutzer in bestimmten Zellen ausschließlich Datumsangaben der aktuellen Woche oder des aktuellen Monats eingeben dürfen, zeigt dieser Abschnitt praktische Formeln, mit denen Sie diese Anforderung in Excel problemlos umsetzen können.

Eingabe von Datumswerten der aktuellen Woche zulassen

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich Datumsangaben der aktuellen Woche eingetragen werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Datum“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“.
• Wählen Sie anschließend im Dropdownmenü „Daten“ die Option „zwischen“ aus.
• Geben Sie im Textfeld „Startdatum“ diese Formel ein:

  =TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),3)

• Geben Sie im Textfeld „Enddatum“ diese Formel ein:

  =TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),3)+6

• Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „OK“.

3. Danach können nur noch Datumsangaben innerhalb der aktuellen Woche eingegeben werden – alle anderen werden blockiert, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Eingabe von Datumswerten des aktuellen Monats zulassen

Um ausschließlich Datumsangaben des aktuellen Monats zuzulassen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Zellenliste aus, in die ausschließlich Datumsangaben des aktuellen Monats eingetragen werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Datenüberprüfung“ unter der Registerkarte „Einstellungen“ die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie „Datum“ aus der Dropdown-Liste „Zulassen“.
• Wählen Sie anschließend im Dropdownmenü „Daten“ die Option „zwischen“ aus.
• Geben Sie im Textfeld „Startdatum“ diese Formel ein:

  =DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),1)

• Geben Sie im Textfeld „Enddatum“ diese Formel ein:

  =DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY()),DAY(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY())+1,1)-1))

• Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „OK“.

3. Ab sofort können in die ausgewählten Zellen ausschließlich noch Datumsangaben innerhalb des aktuellen Monats eingegeben werden.

5. So bearbeiten Sie die Datenüberprüfung in Excel:

Um eine bestehende Regel zur Datenüberprüfung zu bearbeiten oder zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie eine beliebige Zelle mit einer Regel zur Datenüberprüfung aus.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“, um das Dialogfeld „Datenüberprüfung“ zu öffnen. Passen Sie dort die Regeln nach Bedarf an, und aktivieren Sie die Option „Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden“, um die aktualisierte Regel auf sämtliche Zellen mit den ursprünglichen Überprüfungskriterien zu übertragen. Siehe Abbildung:

3. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.

6. So finden und markieren Sie Zellen mit Datenüberprüfung in Excel:

Wenn Sie mehrere Regeln zur Datenüberprüfung in Ihrem Arbeitsblatt erstellt haben und nun die Zellen finden und auswählen möchten, auf die diese Regeln angewendet wurden, hilft Ihnen der Befehl „Gehe zu – Speziell“, um entweder alle Zellen mit Datenüberprüfung oder nur solche eines bestimmten Datenüberprüfungstyps auszuwählen.

1. Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, in dem Sie Zellen mit Datenüberprüfung suchen und auswählen möchten.

2. Klicken Sie dann auf „Start“ > „Suchen und Auswählen“ > „Gehe zu – Speziell“ (siehe Abbildung).

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Gehe zu – Speziell“ die Option „Datenüberprüfung“ > „Alle“ aus (siehe Abbildung):

4. Alle Zellen mit Datenüberprüfung sind jetzt im aktuellen Arbeitsblatt ausgewählt.

Tipp: Wenn Sie einen bestimmten Typ der Datenüberprüfung auswählen möchten, markieren Sie zunächst eine Zelle mit der gewünschten Datenüberprüfung, öffnen Sie dann das Dialogfeld „Gehe zu (Spezial)“ und wählen Sie „Datenüberprüfung“ > „Gleich“.

7. So kopieren Sie die Datenüberprüfungsregel in andere Zellen:

Angenommen, Sie haben bereits eine Regel zur Datenüberprüfung für eine Zellenliste eingerichtet und möchten dieselbe Regel nun auf andere Zellen übertragen. Anstatt die Regel erneut zu erstellen, können Sie die vorhandene Regel schnell und einfach kopieren und in andere Zellen einfügen.

1. Klicken Sie auf eine Zelle mit der gewünschten Datenüberprüfungsregel und drücken Sie „Strg + C“, um sie zu kopieren.

2. Wählen Sie anschließend die Zellen aus, die Sie überprüfen möchten. Um mehrere nicht zusammenhängende Zellen auszuwählen, halten Sie während der Auswahl die Strg-Taste gedrückt.

3. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie „Inhalte einfügen“ (siehe Abbildung).

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Inhalte einfügen“ die Option „Überprüfung“ aus (siehe Abbildung).

5. Klicken Sie auf „OK“. Die Überprüfungsregel wurde nun in die neuen Zellen übernommen.

8. So kennzeichnen Sie ungültige Einträge mithilfe der Datenüberprüfung in Excel:

Manchmal müssen Sie Regeln zur Datenüberprüfung für bereits vorhandene Daten erstellen – und dabei können im Zellbereich ungültige Daten auftauchen. Wie erkennen und korrigieren Sie diese? In Excel markieren Sie ungültige Daten ganz einfach rot, indem Sie die Funktion „Ungültige Daten einkreisen“ nutzen.

Um die gewünschten ungültigen Daten hervorzuheben, legen Sie zunächst mithilfe der Funktion „Datenüberprüfung“ eine Regel für den entsprechenden Datenbereich fest. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Datenbereich aus, in dem ungültige Daten markiert werden sollen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Legen Sie im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ die gewünschte Überprüfungsregel fest – in diesem Beispiel prüfen wir Werte größer als 500 (siehe Abbildung):

3. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen. Nachdem Sie die Regel zur Datenüberprüfung festgelegt haben, wählen Sie „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Ungültige Daten einkreisen“. Alle ungültigen Werte unter 500 sind nun mit einem roten Oval markiert. Siehe Abbildungen:

Hinweise:

• 1. Sobald Sie ungültige Daten korrigieren, verschwindet der rote Kreis automatisch.
• 2. Die Funktion „Ungültige Daten einkreisen“ kann maximal 255 Zellen markieren. Beim Speichern der aktuellen Arbeitsmappe werden alle roten Kreise automatisch entfernt.
• 3. Diese Kreise werden nicht gedruckt.
• 4. Sie können die roten Kreise auch entfernen, indem Sie auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Überprüfungskreise löschen“ klicken.

9. So entfernen Sie die Datenüberprüfung in Excel:

Um Regeln zur Datenüberprüfung aus einem Zellbereich, dem aktuellen Arbeitsblatt oder der gesamten Arbeitsmappe zu entfernen, nutzen Sie die folgenden Methoden.

Entfernen der Datenüberprüfung Ausgewählter Bereich mithilfe der Datenüberprüfungsfunktion

1. Wählen Sie die Zellen aus, deren Datenüberprüfung Sie entfernen möchten.

2. Klicken Sie anschließend auf „Daten“ > „Datenüberprüfung“ > „Datenüberprüfung“. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld unter der Registerkarte „Einstellungen“ die Schaltfläche „Alles löschen“ (siehe Screenshot):

3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“, um dieses Dialogfeld zu schließen. Die auf den ausgewählten Bereich angewendete Datenüberprüfungsregel wird sofort entfernt.

Tipp: Um die Datenüberprüfung aus dem aktuellen Arbeitsblatt zu entfernen, markieren Sie zunächst das gesamte Arbeitsblatt und führen Sie anschließend die oben genannten Schritte aus.

Datenüberprüfung Ausgewählter Bereich mit einer praktischen Funktion entfernen

Wenn Sie „Kutools für Excel“ besitzen, unterstützt Sie die Funktion „Datenüberprüfungsbeschränkungen löschen“ dabei, Datenüberprüfungsregeln gezielt aus einem ausgewählten Bereich oder dem gesamten Arbeitsblatt zu entfernen.

1. Wählen Sie den Zellbereich oder das gesamte Arbeitsblatt aus, das die zu entfernende Datenüberprüfung enthält.

2. Klicken Sie dann auf „Kutools“ > „Eingabe begrenzen“ > „Datenüberprüfungsbeschränkungen löschen“ (siehe Screenshot).

3. Klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsfenster auf „OK“, um die Datenüberprüfungsregel wie gewünscht zu löschen.

Datenüberprüfung aus allen Arbeitsblättern mit VBA-Code entfernen

Um die Datenüberprüfungsregeln aus der gesamten Arbeitsmappe zu entfernen, sind die oben genannten Methoden zeitaufwendig, wenn viele Arbeitsblätter vorhanden sind. Der folgende Code hilft Ihnen, diese Aufgabe schnell zu erledigen.

1. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „ALT + F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Klicken Sie anschließend auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie das folgende Makro in das Modulfenster ein.

VBA-Code: Datenüberprüfungsregeln in allen Arbeitsblättern entfernen:

Sub RemoveDataValidation()
'Updateby Extendoffice
  Dim xwsh As Worksheet
  For Each xwsh In ActiveWorkbook.Worksheets
    xwsh.Cells.Validation.Delete
  Next xwsh
End Sub

3. Drücken Sie anschließend die Taste „F5“, um den Code auszuführen – alle Datenüberprüfungsregeln werden sofort aus der gesamten Arbeitsmappe entfernt.

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