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Wie füllt man Dropdown-Liste-Zellen in Excel ausschließlich mit Farben – und ganz ohne Text?

AutorSiluvia Änderungsdatum

Beim Verwalten von Informationen wie dem Projektstatus in Excel ist es üblich, Dropdown-Listen mit Ampelfarben zu kombinieren – beispielsweise Grün für „gut“, Gelb für „gefährdet“ und Rot für „außer Plan“. Durch diese visuelle Farbcodierung werden Statusberichte sofort verständlich und intuitiv erfassbar – besonders bei der Projektüberwachung, Aufgabenverwaltung und in Dashboards. In vielen Fällen bevorzugen Sie möglicherweise eine minimalistischere Darstellung, bei der nur die Farbe angezeigt wird, ohne zusätzlichen Text, um ein übersichtlicheres Erscheinungsbild zu erzielen. Dafür kommen typischerweise verschiedene Zellenformatierungstechniken zum Einsatz. Dieser Artikel stellt mehrere praktische Methoden vor, um genau das zu erreichen – von integrierten Excel-Funktionen über Add-in-Lösungen bis hin zu fortgeschrittenen Alternativen –, sodass Sie den Ansatz wählen können, der am besten zu Ihrem Arbeitsablauf und Ihren Anforderungen passt.

Ein GIF, das Zellen zeigt, die mit Dropdown-Listen ausschließlich in Farben gefüllt sind

Füllen Sie Dropdown-Zellen mit Farben und nicht mit Text mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden
Füllen Sie Dropdown-Zellen mit Farben und nicht mit Text mithilfe eines beeindruckenden Tools

Füllen Sie Dropdown-Zellen mit Farben und nicht mit Text mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden

Die integrierte Excel-Funktion „Bedingte Formatierung“ hilft dabei, Werte in einer Dropdown-Liste visuell zu unterscheiden, indem verschiedenen Projekt- oder Aufgabenstatus Farben zugewiesen werden. Während die bedingte Formatierung Farben basierend auf den Zellwerten zuweist, bleibt der Zelltext standardmäßig sichtbar. Um ausschließlich die Farbe anzuzeigen und den Text auszublenden, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Zellenformat einrichten.

Wichtig: Wenn Sie den Zellwert mithilfe einer benutzerdefinierten Formatierung ausblenden, ist der Text im Arbeitsblatt nicht sichtbar, bleibt aber weiterhin in der Zelle erhalten. Sollten Sie den Wert später als Text einsehen müssen, können Sie das benutzerdefinierte Format vorübergehend entfernen.

1. Erstellen Sie zunächst in den Status-Zellen eine Dropdown-Liste.

Hinweis: Wenn Sie die Dropdown-Liste in den Zellen bereits erstellt haben, überspringen Sie diesen Schritt.

1,1 Markieren Sie die Zellen (G7:G13 in diesem Beispiel) im Status und gehen Sie zu Daten>Datenüberprüfung>Datenüberprüfung.
Ein Screenshot der Option „Datenüberprüfung“ in Excel
1,2 Gehen Sie im Dialog „Datenüberprüfung“ zum Reiter Einstellungen:
1,2.1 Legen Sie Zulassenauf Listefest;
1,2.2 Geben Sie unter Quelleeinen Bereich an oder geben Sie Dropdown-Optionen manuell ein, getrennt durch Kommas (z. B. Gut, Gefährdet, Außer Plan);
1,2.3 Klicken Sie auf OK, um das Dropdown zu speichern.
Ein Screenshot der Auswahl von Listeneinträgen für eine Excel-Dropdown-Liste in den Einstellungen zur Datenüberprüfung

2. Behalten Sie die markierten Dropdown-Zellen ausgewählt und navigieren Sie zu Start > Bedingte Formatierung verwenden > Regeln zum Hervorheben von Zellen > Gleich.

Ein Screenshot der Optionen für die bedingte Formatierung unter der Registerkarte „Start“ in Excel

3. Konfigurieren Sie im Dialogfeld Gleich wie folgt.

3,1) Geben Sie im ersten Feld den Zielwert für die Farbzuweisung ein (z. B. „Gut“ tippen oder eine Bezugszelle auswählen);
3,2) Wählen Sie im Dropdown-Menü mitdie Option Benutzerdefiniertes Format.

Ein Screenshot des Dialogfelds „Gleich“ zum Festlegen von Regeln für die bedingte Formatierung in Excel

4. Wählen Sie im Dialog Zellenformat festlegen unter dem Reiter Füllung eine Farbe aus, die den jeweiligen Status repräsentiert. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Ein Screenshot des Dialogfelds „Zellen formatieren“ mit der Registerkarte „Füllung“ zum Festlegen von Hintergrundfarben für Zellen in Excel

5. Klicken Sie auf OK, um die Regel abzuschließen und zum Dialog „Gleich“ zurückzukehren.

6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 für jeden einzelnen Statuswert in Ihrer Dropdown-Liste und weisen Sie ihm gegebenenfalls eine spezifische Farbe zu. Bei längeren Listen können Sie alternativ eine „Neue Regel“ mit der Option „Formel verwenden“ erstellen, um komplexere Bedingungen und Farbcodierungen umzusetzen.

Standardmäßig werden nach der Auswahl eines Werts aus dem Dropdown sowohl Farbe als auch Text angezeigt. Um ausschließlich die Farbe anzuzeigen, führen Sie die folgenden zusätzlichen Schritte aus.

Ein Screenshot, der Zellen mit Dropdown-Listenwerten und deren entsprechenden Farben zeigt

7. Markieren Sie die Zellen mit der Dropdown-Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü Zellenformat festlegen.

Ein Screenshot der Option „Zellen formatieren“ im Kontextmenü bei Rechtsklick in Excel

8. Gehen Sie im Dialog Zellen formatieren zum Reiter Zahl:

8,1) Wählen Sie in der Kategorie-Liste Benutzerdefiniert;
8,2) Geben Sie im Feld Typdrei Semikolons ein ();;;) – diese Einstellung blendet alle Nach Text und Zahl aufteilen in den markierten Zellen aus;
8,3) Klicken Sie auf OK, um die Änderung anzuwenden.

Ein Screenshot des Dialogfelds „Zellen formatieren“ mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat, das Textwerte ausblendet, in Excel

Nach diesen Schritten zeigen Ihre Dropdown-Zellen visuell nur noch die Farbe an. Der Text bleibt in der Zelle erhalten (für Formeln oder Berechnungen), ist jedoch ausgeblendet. Um die Textsichtbarkeit wiederherzustellen, löschen Sie einfach die Benutzerdefiniertes Format.

Ein GIF, das Zellen zeigt, die mit Dropdown-Listen ausschließlich in Farben gefüllt sind

Füllen Sie Dropdown-Zellen mit Farben und nicht mit Text mithilfe eines beeindruckenden Tools

Das Einrichten einzelner Regeln für die Bedingte Formatierung für jeden Dropdown-Wert kann zeitaufwendig sein – besonders in Arbeitsmappen mit zahlreichen unterschiedlichen Listen oder Statuskategorien. Um Farben schnell zuzuweisen und das Erscheinungsbild Ihrer Dropdowns zu optimieren, nutzen Sie einfach die Funktion Liste mit Farbe in Kutools für Excel. Dieses praktische Tool vereinfacht den gesamten Prozess: Verknüpfen Sie mühelos Farben mit Ihren Dropdown-Optionen und blenden Sie anschließend den Zelltext durch Formatierung aus – für ein übersichtliches und intuitives Tabellenlayout!

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1. Markieren Sie die Zellen mit Dropdown-Liste, denen Sie Farben für jeden Status oder jede Kategorie zuweisen möchten.

2. Gehen Sie zu Kutools > Dropdown-Liste > Liste mit Farbe.

Ein Screenshot der Funktion „Farbige Dropdown-Liste“ von Kutools im Menüband

3. Im Dialog Liste mit Farbe:

3,1) Wählen Sie einen Eintrag im Listenelement-Bereich aus;
3,2) Wählen Sie unter Farbe auswähleneine Farbe für den Eintrag aus; wiederholen Sie dies für alle Ihre Einträge;
3,3) Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl zu übernehmen.

Ein Screenshot des Dialogfelds „Farbige Dropdown-Liste“

Alle Dropdown-Einträge in Ihrer Bereich auswählen zeigen nun die zugewiesenen Farben an. Um ausschließlich Farben in den Zellen darzustellen und den Text auszublenden, führen Sie die folgenden Schritte durch:

4. Markieren Sie die farbigen Dropdown-Zellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zellenformat festlegen.

Ein Screenshot der Auswahl von „Zellen formatieren“ aus dem Kontextmenü

5. Gehen Sie im Dialogfeld Zellenformat festlegen zum Reiter Zahl:

5,1) Wählen Sie Benutzerdefiniert;
5,2) Geben Sie ;;;in das Feld Typein (um sämtlichen Text/Zahlen auszublenden);
5,3) Klicken Sie auf OK, um die Einstellung zu bestätigen.

Ein Screenshot des Dialogfelds „Zellen formatieren“ mit dem angewendeten benutzerdefinierten Zahlenformat zum Ausblenden von Text

Ihre Dropdown-Liste-Zellen zeigen nun ausschließlich Hintergrundfarbe an, wobei der Text ausgeblendet ist – ideal für Dashboards und Übersichtsdarstellungen.

Ein GIF, das Zellen zeigt, die mit Dropdown-Listen ausschließlich in Farben gefüllt sind

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