So verwenden Sie Excel-Daten und -Bilder in einer Serienversandaktion in Word
Wenn Sie eine Liste mit Informationen zu Studierenden haben – einschließlich Namen, Alter, Kursen, Hochschulen und Pfadangaben zu Fotos –, die in einem Excel-Arbeitsblatt gespeichert ist, und für jede*n Studierende*n eine Prüfungszulassungskarte wie im folgenden Screenshot dargestellt erstellen möchten, unterstützt Sie die Seriendruckfunktion in Word dabei, diese Karten schnell und einfach zu generieren.
Verwenden Sie Excel-Daten und -Bilder in einem Word-Seriendruck
- Schritt 1: Bereiten Sie die Datenliste in Excel vor
- Schritt 2: Bereiten Sie das Word-Dokument vor
- Schritt 3: Stellen Sie die Verbindung zwischen der Excel-Datei und dem Word-Dokument her
Verwenden Sie Excel-Daten und -Bilder in einem Word-Seriendruck
Nutzen Sie die Seriendruckfunktion, um Ihre Karte mit Bild ganz einfach zu erstellen – Schritt für Schritt wie folgt:
Schritt 1: Bereiten Sie die Datenliste in Excel vor
1. Geben Sie die erforderlichen Informationen in das Arbeitsblatt ein und fügen Sie den Bild-Dateipfad wie im folgenden Screenshot gezeigt ein:
2. Fügen Sie danach in der Bildadresse nach jedem Schrägstrich einen weiteren Schrägstrich ein. Siehe Screenshot:
3. Speichern Sie die Excel-Datei, nachdem Sie Ihre Daten eingegeben haben.
Schritt 2: Bereiten Sie das Word-Dokument vor
4. Bereiten und gestalten Sie das Kartenlayout ganz nach Ihren Anforderungen in einem Word-Dokument vor – wie im folgenden Screenshot gezeigt:
Schritt 3: Stellen Sie die Verbindung zwischen der Excel-Datei und dem Word-Dokument her
5. Nachdem Sie das Layout der Informationen in Ihrem Word-Dokument fertiggestellt haben, klicken Sie auf „Sendungen“ > „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“. Siehe Screenshot:
6. Wählen Sie im erscheinenden Fenster „Datenquelle auswählen“ Ihre erstellte Excel-Datei aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Siehe Screenshot:
7. Wählen Sie im Dialogfeld „Tabelle auswählen“ das Arbeitsblatt mit den gewünschten Studierendeninformationen aus und klicken Sie auf „OK“. Siehe Screenshot:
8. Platzieren Sie anschließend den Cursor neben dem Namen und klicken Sie auf „Sendungen“ > „Serienbrief-Feld einfügen“ > „Name“. Das Feld „Name“ wird dann, wie im folgenden Screenshot gezeigt, in das Word-Dokument eingefügt:
9. Wiederholen Sie diesen Schritt, um die entsprechenden Felder für Alter, Kurs und Hochschule einzufügen, bis das folgende Ergebnis angezeigt wird:
10. Nachdem Sie die Datenfelder eingefügt haben, fügen Sie nun das Bildfeld ein: Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Position für das Bild und klicken Sie auf „Einfügen“ > „Schnellbausteine“ > „Feld“. Siehe Screenshot:
11. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Feld“ im linken Bereich unter „Feldnamen“ die Option „IncludePicture“ aus. Geben Sie anschließend im Textfeld „Feldeigenschaften“ einen beliebigen Namen wie beispielsweise „Image“ ein und klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern. Siehe Screenshot:
12. Das Bild wird nun in das Dokument eingefügt, bleibt aber unsichtbar.
13. Klicken Sie auf das Bild und drücken Sie „Alt“+„F9“, um wie im folgenden Screenshot gezeigt zum Feldcode zu wechseln:
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14. Markieren Sie das Wort „Image“ im hervorgehobenen Bildcode und klicken Sie anschließend auf „Sendungen“ > „Serienbrief-Feld einfügen“ > „Photo“. Siehe Screenshot:
15. Nachdem Sie das Feld „Photo“ eingefügt haben, sieht der Code wie im folgenden Screenshot aus:
16. Drücken Sie erneut „Alt“ + „F9“, doch das Bild bleibt weiterhin unsichtbar.
17. Klicken Sie weiterhin auf die Registerkarte „Sendungen“ und wählen Sie „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Einzelne Dokumente bearbeiten“. Siehe Screenshot:
18. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Zusammenführen in neues Dokument“ unter „Zusammenzuführende Datensätze“ die Option „Alle“ aus, und klicken Sie auf „OK“.
19. Ein neues Dokument mit allen Dateninformationen wird geöffnet, doch die Bilder sind unter Umständen noch nicht sichtbar. Siehe Screenshot:
20. Damit die Bilder sichtbar werden, drücken Sie „Strg“ + „A“, um den gesamten Inhalt der Word-Datei auszuwählen, und anschließend die Taste „F9“. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Microsoft Word-Sicherheitshinweis“ auf „Ja“. Siehe Screenshot:
21. Nachdem Sie auf „Ja“ geklickt haben, sehen Sie, dass die Word-Datei mit dem zusammengeführten Bild und den im Excel-Arbeitsblatt gespeicherten Daten gefüllt ist – wie im folgenden Screenshot dargestellt:
Anschließend können Sie die Datei ganz nach Ihren Wünschen drucken und speichern.
Demo: Seriendruck von Daten und Bildern aus Excel nach Word
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