So verwenden Sie Excel-Daten und Bilder in einem Word-Seriendruck

Wenn Sie eine Liste mit Schülerinformationen haben, die Namen, Alter, Kurse, Colleges und Bildpfade in einem Excel-Arbeitsblatt enthält, möchten Sie nun für jeden Schüler eine Prüfungszulassungskarte in Word erstellen, wie im folgenden Screenshot gezeigt. Um diese Art von Karte schnell und einfach zu erstellen, kann Ihnen die Seriendruckfunktion in Word helfen.

Excel-Daten und Bilder in einem Word-Seriendruck verwenden

• Schritt 1: Bereiten Sie die Datenliste in Excel vor
• Schritt 2: Bereiten Sie das Word-Dokument vor
• Schritt 3: Stellen Sie die Beziehung zwischen der Excel-Datei und dem Word-Dokument her

Excel-Daten und Bilder in einem Word-Seriendruck verwenden

Wenden Sie die Serienbrief-Funktion an, um die Karte mit Bild zu erstellen. Bitte folgen Sie den unten aufgeführten Schritten nacheinander:

Schritt 1: Bereiten Sie die Datenliste in Excel vor

1. Geben Sie die benötigten Informationen in das Arbeitsblatt ein und tragen Sie den Pfad der Bilddatei wie im folgenden Screenshot gezeigt ein:

2. Dann müssen Sie die Bildadresse ändern, indem Sie nach jedem Schrägstrich einen weiteren Schrägstrich hinzufügen, siehe Screenshot:

3. Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, speichern und schließen Sie die Excel-Datei.

Schritt 2: Bereiten Sie das Word-Dokument vor

4. Sie können das Kartenformat in einem Word-Dokument entsprechend Ihren eigenen Anforderungen vorbereiten und gestalten, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Schritt 3: Stellen Sie die Beziehung zwischen der Excel-Datei und dem Word-Dokument her

5. Nachdem Sie das Format der Informationen in der Word-Datei abgeschlossen haben, klicken Sie bitte auf „E-Mails“ > „Empfänger auswählen“ > „Vorhandene Liste verwenden“, siehe Screenshot:

6. Dann wählen Sie im erscheinenden Fenster „Datenquelle auswählen“ die von Ihnen erstellte Excel-Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“, siehe Screenshot:

7. Wählen Sie im folgenden Dialogfeld „Tabelle auswählen“ das Arbeitsblatt mit den gewünschten Schülerinformationen aus und klicken Sie dann auf „OK“, siehe Screenshot:

8. Platzieren Sie den Cursor neben dem Namen und klicken Sie auf „E-Mails“ > „Serienbrieffeld einfügen“ > „Name“. Das Feld „Name“ wird wie im folgenden Screenshot gezeigt in das Word-Dokument eingefügt:

9. Dann sollten Sie den obigen Schritt wiederholen, um weitere entsprechende Felder für Alter, Kurs und College einzufügen, um die folgenden Ergebnisse zu erhalten:

10. Nachdem Sie die Datensätze eingefügt haben, sollten Sie als Nächstes das Bildfeld einfügen. Platzieren Sie den Cursor an der Position, an der Sie das Bild anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf „Einfügen“ > „Schnelle Teile“ > „Feld“, siehe Screenshot:

11. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Feld“ den Eintrag „IncludePicture“ aus dem linken Bereich „Feldnamen“ aus, und geben Sie dann im Textfeld „Feldeigenschaften“ etwas ein, z. B. Bild, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“, um die Einstellungen zu speichern. Siehe Screenshot:

12. Nun ist das Bild in das Dokument eingefügt, aber Sie können es noch nicht sehen.

13. Klicken Sie dann auf das Bild und drücken Sie „Alt“ + „F9“, um zum Feldcode zu wechseln, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

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14. Wählen Sie das Wort „Bild“ im hervorgehobenen Bildcode aus und klicken Sie dann auf „E-Mails“ > „Serienbrieffeld einfügen“ > „Foto“, siehe Screenshot:

15. Nachdem Sie auf das Feld „Foto“ geklickt haben, wird der Code wie im folgenden Screenshot konvertiert:

16. Drücken Sie nun erneut „Alt“ + „F9“, aber das Bild ist immer noch nicht sichtbar.

17. Klicken Sie weiterhin auf die Registerkarte „E-Mails“ und klicken Sie dann auf „Fertig stellen & Zusammenführen“ > „Einzelne Dokumente bearbeiten“, siehe Screenshot:

18. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „In neues Dokument zusammenführen“ die Option „Alle“ unter „Zusammengeführte Datensätze“ aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „OK“.

19. Ein neues Dokument wird mit allen Datensätzen geöffnet, aber die Bilder sind möglicherweise immer noch nicht sichtbar, siehe Screenshot:

20. Um die Bilder sichtbar zu machen, drücken Sie „Strg“ + „A“, um alle Inhalte in der Word-Datei auszuwählen, und drücken Sie dann die Taste „F9“. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Microsoft Word Sicherheitshinweis“ auf die Schaltfläche „Ja“, siehe Screenshot:

21. Nachdem Sie auf „Ja“ geklickt haben, können Sie sehen, dass die Word-Datei mit den zusammengeführten Bildern und den im Excel-Arbeitsblatt gespeicherten Datensätzen gefüllt ist, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Anschließend können Sie die Datei nach Bedarf drucken und speichern.

Demo: Serienbrieferstellung von Daten und Bildern von Excel nach Word