Excel-Kontrollkästchen: Hinzufügen, Auswählen, Löschen und Verwenden von Kontrollkästchen in Excel

Ein Kontrollkästchen ist ein interaktives Werkzeug, mit dem Sie eine Option aktivieren oder deaktivieren können. Solche Elemente finden Sie häufig in Webformularen oder Umfragen. In Excel eröffnen Ihnen aktivierte oder deaktivierte Kontrollkästchen vielfältige Möglichkeiten und verleihen Ihrem Arbeitsblatt mehr Dynamik und Interaktivität – etwa durch die Erstellung von Checklisten oder das Einbinden dynamischer Diagramme.

In diesem Tutorial zeige ich Ihnen, wie Sie Kontrollkästchen in Excel einfügen, auswählen und löschen – inklusive praktischer Anwendungsbeispiele.

Zwei Arten von Kontrollkästchen: das Formularsteuerelement „Kontrollkästchen“ und das ActiveX-Steuerelement „Kontrollkästchen“

Um ein Kontrollkästchen einzufügen, stellen Sie sicher, dass die Registerkarte „Entwickler“ im Menüband sichtbar ist – sie ist standardmäßig deaktiviert und muss daher zuerst aktiviert werden.

1. Klicken Sie in der Excel-Arbeitsmappe auf Datei > Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld Excel-Optionen auf Menüband anpassen, aktivieren Sie dann die Option Entwickler und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um diesen Dialog zu schließen.

2. Die Registerkarte Entwickler wird nun wie im folgenden Screenshot gezeigt im Excel-Menüband angezeigt. Über die Registerkarte „Entwickler“ erhalten Sie bei Bedarf Zugriff auf eine Vielzahl interaktiver Steuerelemente.

Microsoft Excel bietet zwei Arten von Kontrollkästchen an:Kontrollkästchen Formularsteuerelementund Kontrollkästchen ActiveX-Steuerelement:

Das Kontrollkästchen als Formularsteuerelement ist wesentlich einfacher zu verwenden als das ActiveX-Kontrollkästchen – letzteres bietet jedoch mehr Gestaltungsfreiheit und lässt sich als Objekt im Code nutzen. Für den täglichen Einsatz genügen in der Regel die Formularsteuerelemente, weshalb wir diese meist bevorzugen.

Kontrollkästchen (Formularsteuerelement) vs. Kontrollkästchen (ActiveX-Steuerelement):

• ActiveX-Steuerelemente bieten mehr Formatierungsoptionen und eignen sich für anspruchsvolle und flexible Designs;
• Formularsteuerelemente sind in Excel integriert, während ActiveX-Steuerelemente separat geladen werden und daher gelegentlich einfrieren können;
• Einige Computer vertrauen ActiveX-Steuerelementen standardmäßig nicht, sodass Sie diese manuell im Trust Center aktivieren müssen;
• Kontrollkästchen ActiveX-Steuerelemente können über den VBA-Editor programmgesteuert aufgerufen werden;
• ActiveX wird ausschließlich von der Windows-Option bereitgestellt und wird unter Mac OS nicht unterstützt.

Hinweis: Alle Kontrollkästchen, über die ich in den folgenden Anleitungen spreche, sind Kontrollkästchen-Formularsteuerelemente.

Ein oder mehrere Kontrollkästchen in Excel hinzufügen

Dieser Abschnitt hilft Ihnen, ein oder mehrere Kontrollkästchen einzufügen.

2,1 Ein einzelnes Kontrollkästchen einfügen

Gehen Sie zum Einfügen eines Kontrollkästchens wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Entwickler, dann in der Gruppe Einfügen unter Steuerelemente auf Kontrollkästchen unter Formularsteuerelemente. Klicken Sie anschließend auf die Zelle, in der das Kontrollkästchen eingefügt werden soll. Das Kontrollkästchen erscheint in der Nähe dieser Zelle (siehe Screenshots):

2. Setzen Sie anschließend den Mauszeiger auf den Rand des Auswahlrahmens Ihres Kontrollkästchens. Sobald sich der Mauszeiger in den Verschieben-Zeiger verwandelt, ziehen Sie das Kontrollkästchen per Klick und Ziehen in die gewünschte Zelle (siehe Screenshots):

2,2 Mehrere Kontrollkästchen einfügen

Falls Sie mehrere Kontrollkästchen in Ihrem Arbeitsblatt benötigen, stellen wir Ihnen hier einige schnelle Methoden vor.

Mehrere Kontrollkästchen mit der Option Ausfüllkästchen einfügen

Um mehrere Kontrollkästchen schnell einzufügen, fügen Sie zunächst ein Kontrollkästchen wie oben beschrieben ein und nutzen dann das Ausfüllkästchen, um es auf weitere Zellen zu übertragen.

1. Klicken Sie auf die Zelle, in der sich das Kontrollkästchen befindet, um sie auszuwählen.

2. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach unten, um die Kontrollkästchen wie im folgenden Screenshot gezeigt auszufüllen:

Mehrere Kontrollkästchen mit VBA-Code einfügen

Der folgende VBA-Code unterstützt Sie ebenfalls dabei, schnell und unkompliziert eine Liste von Kontrollkästchen einzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

2. Klicken Sie anschließend auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das Modul-Fenster ein.

VBA-Code: Mehrere Kontrollkästchen in eine Liste von Zellen einfügen

Sub InsertCheckBoxes()
'Update by Extendoffice
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
Dim Ws As Worksheet
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set Ws = Application.ActiveSheet
Application.ScreenUpdating = False
For Each Rng In WorkRng
    With Ws.CheckBoxes.Add(Rng.Left, Rng.Top, Rng.Width, Rng.Height)
        .Characters.Text = Rng.Value
    End With
Next
WorkRng.ClearContents
WorkRng.Select
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Drücken Sie die Taste F5, um diesen Code auszuführen. Es erscheint ein Eingabefeld, in dem Sie aufgefordert werden, einen Zellbereich für das Einfügen der Kontrollkästchen auszuwählen (siehe Screenshot):

4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um die Kontrollkästchen sofort ordnungsgemäß in die Zellen einzufügen (siehe Screenshot):

Mehrere Kontrollkästchen mit einer praktischen Funktion einfügen

Falls Sie Kutools für Excel besitzen, können Sie mithilfe der Funktion Batch-Einfügen Kontrollkästchen sofort Kontrollkästchen in leere Zellen oder Zellen mit Inhalt einfügen.

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, in den Sie Kontrollkästchen einfügen möchten.

2. Klicken Sie anschließend auf Kutools > Einfügen > Batch-Einfügen Kontrollkästchen (siehe Screenshot):

3. Anschließend werden die ausgewählten Zellen wie in den folgenden Screenshots gezeigt mit Kontrollkästchen versehen:

Kontrollkästchen in leere Zellen einfügen	Kontrollkästchen in Datenzellen einfügen

Den Namen und Beschriftungstext des Kontrollkästchens ändern

Beachten Sie beim Einsatz eines Kontrollkästchens in Excel den Unterschied zwischen dem Namen des Kontrollkästchens und seiner Beschriftung: Die Beschriftung ist der Text, der direkt neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird, während der eigentliche Name des Kontrollkästchens in der Namensleiste erscheint, sobald es ausgewählt ist (siehe folgende Screenshots):

Name des Kontrollkästchens	Beschriftungstext

Um den Beschriftungsnamen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen und wählen Sie im Kontextmenü Text bearbeiten aus. Geben Sie anschließend den gewünschten neuen Namen ein (siehe Screenshots):

Um den Namen des Kontrollkästchens zu ändern, wählen Sie das Kontrollkästchen aus und geben Sie den gewünschten Namen in die Namensleisteein (siehe folgender Screenshot):

Ein oder mehrere Kontrollkästchen mit Zellen verknüpfen

Kontrollkästchen werden oft mit Zellen verknüpft: Ist das Kästchen aktiviert, zeigt die verknüpfte Zelle „WAHR“ an; ist es deaktiviert, erscheint „FALSCH“ oder die Zelle bleibt leer. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen in Excel mit Zellen verknüpfen.

4,1 Ein Kontrollkästchen mit einer Zelle mithilfe der Funktion „Steuerelement formatieren“ verknüpfen

Gehen Sie zur Verknüpfung des Kontrollkästchens mit einer bestimmten Zelle wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen und wählen Sie im Kontextmenü Steuerelement formatieren aus (siehe Screenshot):

2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt formatieren unter der Registerkarte Steuerelement in das Feld Zellverknüpfung, um die gewünschte Zelle auszuwählen, oder geben Sie die Zellreferenz manuell ein (siehe Screenshot):

3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen. Das Kontrollkästchen ist nun mit einer bestimmten Zelle verknüpft: Bei Aktivierung wird „WAHR“ angezeigt, bei Deaktivierung erscheint „FALSCH“ (siehe folgende Demo):

4,2 Mehrere Kontrollkästchen mithilfe eines VBA-Codes mit Zellen verknüpfen

Um mehrere Kontrollkästchen mit Zellen zu verknüpfen, müssten Sie die oben beschriebenen Schritte mithilfe der Funktion „Steuerelement formatieren“ wiederholt ausführen – ein zeitaufwendiges Unterfangen, insbesondere bei Hunderten oder gar Tausenden von Kontrollkästchen. Deshalb stellen wir Ihnen hier einen VBA-Code vor, mit dem Sie zahlreiche Kontrollkästchen gleichzeitig mit ihren jeweiligen Zellen verknüpfen können.

1. Wechseln Sie zu dem Arbeitsblatt, das die Kontrollkästchen enthält.

2. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

3. Klicken Sie anschließend auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das Modul-Fenster ein.

VBA-Code: Mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig mit Zellen verknüpfen

Sub LinkChecks()
'Update by Extendoffice
Dim xCB
Dim xCChar
i = 2
xCChar = "C"
For Each xCB In ActiveSheet.CheckBoxes
If xCB.Value = 1 Then
    Cells(i, xCChar).Value = True
Else
    Cells(i, xCChar).Value = False
End If
xCB.LinkedCell = Cells(i, xCChar).Address
i = i + 1
Next xCB
End Sub

Hinweis: In diesem Code ist i = 2 die Zahl 2 die Startzeile Ihrer Kontrollkästchen, und bei xCChar = „C" steht der Buchstabe C für die Spalte, mit der Sie die Kontrollkästchen verknüpfen möchten. Sie können diese Werte entsprechend Ihren Anforderungen anpassen.

4. Drücken Sie die F5-Taste, um diesen Code auszuführen. Alle Kontrollkästchen im aktiven Arbeitsblatt werden dann gleichzeitig mit den angegebenen Zellen verknüpft: Ist ein Kontrollkästchen aktiviert, zeigt die zugehörige Zelle den Wert WAHR an; ist es deaktiviert, zeigt die verknüpfte Zelle FALSCH an (siehe Screenshot):

Wählen Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen aus

Um Kontrollkästchen in einem Arbeitsblatt zu kopieren oder zu löschen, müssen Sie sie zunächst auswählen. So wählen Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen aus:

Ein einzelnes Kontrollkästchen auswählen: (zwei Möglichkeiten)

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen und dann an einer beliebigen Stelle innerhalb des Kontrollkästchens.
• ODER
• Drücken Sie die Strg-Taste und klicken Sie anschließend auf das Kontrollkästchen.

Mehrere Kontrollkästchen auswählen:

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Kontrollkästchen, um sie einzeln auszuwählen.

Ein oder mehrere Kontrollkästchen löschen

Ein einzelnes Kontrollkästchen zu löschen, ist ganz einfach: Markieren Sie es und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Doch wie gehen Sie vor, wenn Sie mehrere Kontrollkästchen in Excel gleichzeitig entfernen möchten?

6,1 Mehrere Kontrollkästchen mithilfe eines VBA-Codes löschen

Um alle Kontrollkästchen in einem Arbeitsblatt zu löschen, verwenden Sie einfach den folgenden VBA-Code.

1. Halten Sie die ALT + F11-Tasten gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

2. Klicken Sie anschließend auf Einfügen > Modul und fügen Sie den folgenden Code in das Modulfenster ein.

VBA-Code: Alle Kontrollkästchen in Aktuelles Arbeitsblatt löschen

Sub RemoveCheckboxes()
'Update by Extendoffice
On Error Resume Next
ActiveSheet.CheckBoxes.Delete
Selection.FormatConditions.Delete
End Sub

3. Drücken Sie anschließend die F5-Taste, um den Code auszuführen – alle Kontrollkästchen im betreffenden Arbeitsblatt werden dann gleichzeitig gelöscht.

6,2 Mehrere Kontrollkästchen mit einer einfachen Funktion löschen

Mit der Funktion Kutools für Excel „Stapelweise Löschen von Kontrollkästchen“ können Sie Kontrollkästchen aus einem Bereich auswählen oder mit nur wenigen Klicks aus ganzen Arbeitsblättern entfernen.

1. Wählen Sie den Zellbereich oder das gesamte Arbeitsblatt aus, das die zu entfernenden Kontrollkästchen enthält.

2. Klicken Sie anschließend auf Kutools > Löschen > Stapelweise Löschen von Kontrollkästchen, siehe Screenshot:

3. Anschließend werden alle Kontrollkästchen gleichzeitig aus der Auswahl entfernt.

Kontrollkästchen in Excel gruppieren

Wenn Sie mehrere Kontrollkästchen gleichzeitig verschieben oder deren Größe anpassen möchten, hilft Ihnen das Gruppieren dabei, alle gemeinsam zu steuern. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mehrere Kontrollkästchen in einem Excel-Arbeitsblatt gruppieren.

7,1 Kontrollkästchen mithilfe der Gruppierungsfunktion gruppieren

In Excel hilft Ihnen die Funktion Gruppieren dabei, mehrere Kontrollkästchen zu gruppieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die Kontrollkästchen, die Sie gruppieren möchten (siehe Screenshot):

2. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü Gruppieren > Gruppieren aus (siehe Screenshot):

3. Sobald alle ausgewählten Kontrollkästchen gruppiert sind, können Sie sie ganz einfach gemeinsam verschieben oder kopieren.

7,2 Kontrollkästchen mithilfe des Gruppenfeld-Befehls gruppieren

Zusätzlich können Sie auch das Gruppenfeld verwenden, um mehrere Kontrollkästchen zusammenzufassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Entwickler, und klicken Sie dann auf Einfügen > Gruppenfeld (Formularsteuerelement) (siehe Screenshot):

2. Ziehen Sie anschließend mit der Maus, um ein Gruppenfeld zu erstellen, und passen Sie dessen Beschriftung beliebig an:

3. Sie können nun Kontrollkästchen in das Gruppenfeld einfügen. Klicken Sie dazu auf Entwickler > Einfügen > Kontrollkästchen (Formularsteuerelement) (siehe Screenshot):

4. Ziehen Sie anschließend mit der Maus, um ein Kontrollkästchen zu erstellen, und passen Sie den Beschriftungsnamen nach Bedarf an (siehe Screenshots).

5. Fügen Sie auf ähnliche Weise weitere Kontrollkästchen in das Gruppenfeld ein – und schon erhalten Sie das Ergebnis, wie es im folgenden Screenshot gezeigt wird:

Beispiele: Verwendung von Kontrollkästchen in Excel

Auf Basis der obigen Informationen kennen wir nun einige Grundlagen zu Kontrollkästchen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Kontrollkästchen in Excel für interaktive und dynamische Aktionen nutzen können.

Beispiel 1: Erstellen einer To-do-Liste mit Kontrollkästchen

Eine To-do-Liste ist nützlich, um abgeschlossene Aufgaben in der täglichen Arbeit zu kennzeichnen. In einer typischen To-do-Liste weisen die markierten Abgeschlossene Aufgaben eine Durchstreichformatierung auf, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Mithilfe von Kontrollkästchen können Sie schnell eine interaktive To-do-Liste erstellen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine To-do-Liste mit Kontrollkästchen zu erstellen:

1. Fügen Sie die Kontrollkästchen in die Zellenliste ein, in der Sie sie verwenden möchten (siehe Screenshot): ()Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie mehrere Kontrollkästchen einfügen)

2. Verknüpfen Sie nach dem Einfügen der Kontrollkästchen jedes einzelne mit einer separaten Zelle.

3. Nachdem die Kontrollkästchen mit Zellen verknüpft wurden, wird bei aktiviertem Kontrollkästchen WAHR und bei deaktiviertem Kontrollkästchen FALSCH angezeigt (siehe Screenshot):

4. Wenden Sie als Nächstes die Funktion Bedingte Formatierung verwenden an, um die folgenden Schritte durchzuführen: Wählen Sie den Zellbereich A2:C8 aus, für den Sie eine To-do-Liste erstellen möchten, und klicken Sie anschließend auf Start > Bedingte Formatierung verwenden > Neue Regel, um zum Dialogfeld Neue Formatierungsregel zu gelangen.

5. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel im Listenfeld Regeltyp auswählen auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden, und geben Sie anschließend die Formel =C2=WAHR in das Textfeld Formatwerte, für die diese Formel wahr ist ein (siehe Screenshot):

Hinweis: C2 ist eine Zelle, die mit dem Kontrollkästchen verknüpft ist.

6. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Format, um zum Dialogfeld Zellenformat festlegen zu gelangen. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Schriftart im Abschnitt Effekte das Kontrollkästchen Durchgestrichen, und legen Sie nach Wunsch eine Farbe für das abgeschlossene Aufgabenelement fest (siehe Screenshot):

7. Klicken Sie dann auf OK > OK, um die Dialogfelder zu schließen. Sobald Sie nun Kontrollkästchen aktivieren, wird das zugehörige Element wie im folgenden Beispiel durchgestrichen dargestellt:

Beispiel 2: Dynamisches Diagramm mit Kontrollkästchen erstellen

Manchmal müssen Sie viele Daten und Informationen in einem einzigen Diagramm darstellen, wodurch dieses unübersichtlich wird. In einem solchen Fall können Sie mithilfe von Kontrollkästchen ein dynamisches Diagramm in Ihrem Arbeitsblatt erstellen. Wenn Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, wird die zugehörige Datenreihe angezeigt; bei Deaktivierung wird sie ausgeblendet, wie in der folgenden Demo gezeigt.

In diesem Abschnitt werden zwei schnelle Methoden zur Erstellung dieser Art von Diagramm in Excel vorgestellt.

Interaktives Diagramm mit Kontrollkästchen in Excel erstellen

Normalerweise können Sie in Excel ein dynamisches Diagramm mithilfe von Kontrollkästchen gemäß der folgenden Schritte erstellen:

1. Fügen Sie einige Kontrollkästchen ein und benennen Sie diese um. In diesem Beispiel füge ich drei Kontrollkästchen ein und nenne sie Apfel, Orange und Pfirsich (siehe Screenshot):

2. Verknüpfen Sie anschließend diese Kontrollkästchen mit Zellen. Klicken Sie dazu das erste Kontrollkästchen an, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Steuerelement formatieren. Im Dialogfeld Objekt formatieren wechseln Sie zur Registerkarte Steuerelement und geben Sie im Feld Zellverknüpfung eine Zelle an, mit der das Kontrollkästchen verknüpft werden soll (siehe Screenshot):

3. Wiederholen Sie den obigen Schritt, um die beiden anderen Kontrollkästchen mit unterschiedlichen Zellen zu verknüpfen. Sobald Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, wird „WAHR“ angezeigt; andernfalls erscheint „FALSCH“, wie in der folgenden Demo gezeigt:

4. Nachdem Sie die Kontrollkästchen eingefügt und verknüpft haben, bereiten Sie nun die Daten vor: Kopieren Sie die Originaldaten samt Zeilen- und Spaltenüberschriften an eine andere Stelle (siehe Screenshot):

5. Wenden Sie danach die folgenden Formeln an:

• In Zelle B13:=WENN($B$6;B2;NV()), und ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um die Zeile von B13 bis G13 auszufüllen;
• In Zelle B14:=WENN($B$7;B3;NV()),und ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um die Zeile von B14 bis G14 auszufüllen;
• In Zelle B15: =WENN($B$8;B4;NV()) und ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um die Zeile von B15 bis G15 auszufüllen.
• Diese Formeln Rückgabewert aus den Originaldaten, wenn das Kontrollkästchen für dieses Produkt aktiviert ist, andernfalls #NV. Siehe Screenshot:

6. Markieren Sie anschließend den neuen Datenbereich von A12 bis G15 und klicken Sie dann auf Einfügen > Linien- oder Flächendiagramm einfügen > Linie, um ein Liniendiagramm einzufügen.

7. Sobald Sie das Produkt-Kontrollkästchen aktivieren, wird die zugehörige Datenreihe angezeigt – und verschwindet wieder, sobald Sie es deaktivieren, wie in der folgenden Demo gezeigt:

8. Nachdem Sie das Diagramm erstellt haben, platzieren Sie die Kontrollkästchen direkt im Diagramm für eine übersichtliche Darstellung. Klicken Sie auf den Diagrammbereich und ziehen Sie ihn zum Verkleinern (siehe Screenshot):

9. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um alle drei Kontrollkästchen auszuwählen, ziehen Sie diese ins Diagramm, und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um In den Vordergrund > In den Vordergrund auszuwählen (siehe Screenshot):

10. Die Kontrollkästchen werden nun im Diagramm angezeigt. Halten Sie weiterhin die Strg-Taste gedrückt, um nacheinander das Diagramm und die Kontrollkästchen auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Gruppieren > Gruppieren aus (siehe Screenshot):

11. Die Kontrollkästchen sind jetzt mit dem Liniendiagramm verknüpft – sie folgen automatisch, sobald Sie das Diagramm verschieben.

Interaktives Diagramm mit Kontrollkästchen mithilfe einer einfachen Funktion erstellen

Die oben beschriebene Methode mag für Sie etwas kompliziert sein – daher stelle ich Ihnen hier eine einfachere Lösung für diese Aufgabe vor: Mit der Funktion Kutools für Excel’s Kontrollkästchen-Liniendiagramm erstellen Sie mühelos ein dynamisches Diagramm mit Kontrollkästchen!

1. Markieren Sie den Datenbereich, aus dem Sie das Diagramm erstellen möchten, und klicken Sie dann auf Kutools > Diagramme > Kategorienvergleich > Kontrollkästchen-Liniendiagramm (siehe Screenshot):

2. Danach öffnet sich das Dialogfeld Kontrollkästchen-Liniendiagramm. Der Bereich „Daten auswählen“ wird automatisch in separate Textfelder eingetragen (siehe Screenshot):

3. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Es erscheint eine Meldung, dass ein ausgeblendetes Arbeitsblatt mit Zwischendaten erstellt wird. Bestätigen Sie dies bitte mit der Schaltfläche Ja (siehe Screenshot):

4. Ein Liniendiagramm mit Kontrollkästchen wurde erfolgreich erstellt (siehe Screenshot):

Beispiel 3: Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen erstellen

Die Auswahl mehrerer Elemente aus einer Dropdown-Liste ist eine häufige Aufgabe für viele Anwender. Einige versuchen, eine Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen zur Mehrfachauswahl zu erstellen, wie in der folgenden Demo gezeigt. Leider unterstützt Excel standardmäßig keine Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen. Im Folgenden stelle ich zwei Arten der Mehrfachauswahl mit Kontrollkästchen in Excel vor: eine Listenfeld-Option mit Kontrollkästchen und eine Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen mithilfe eines Listenfelds

Anstelle einer Dropdown-Liste können Sie ein Listenfeld verwenden, um Kontrollkästchen für die Mehrfachauswahl hinzuzufügen. Der Vorgang ist etwas kompliziert – folgen Sie bitte Schritt für Schritt den nachstehenden Anweisungen:

1. Fügen Sie zunächst ein Listenfeld ein. Klicken Sie dazu auf Entwicklertools > Einfügen > Listenfeld (ActiveX-Steuerelement) (siehe Screenshot):

2. Ziehen Sie mit der Maus, um ein Listenfeld zu zeichnen, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften aus (siehe Screenshot):

3. Legen Sie im Bereich Eigenschaften die folgenden Einstellungen fest:

• Geben Sie im Feld ListFillRangeden Datenbereich ein, der im Listenfeld angezeigt werden soll;
• Wählen Sie im Feld ListStyledie Option 1 – fmListStyleOptionaus dem Dropdown-Menü aus;
• Wählen Sie im Feld MultiSelectdie Option 1 – fmMultiSelectMultiaus dem Dropdown-Menü aus;
• Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Fenster zu schließen.

4. Klicken Sie anschließend auf eine Zelle, in der die Anzahl der ausgewählten Elemente bei mehrfacher Auswahl ausgegeben werden soll, und vergeben Sie dafür einen Namen. Geben Sie dazu im Namenfeld den Namen „Outputitem“ ein und drücken Sie die Eingabetaste (siehe Screenshot):

5. Klicken Sie danach auf Einfügen > Formen > Rechteck und ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck über dem Listenfeld (siehe Screenshot):

6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Rechteck und wählen Sie im Kontextmenü Makro zuweisen aus (siehe Screenshot):

7. Wählen Sie im Dialogfeld Makro zuweisen die Schaltfläche Neu aus (siehe Screenshot):

8.Ersetzen Sie im geöffneten Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationenden ursprünglichen Code im Modulfenster durch den folgenden VBA-Code:

Sub Rectangle1_Click()
'Updated by Extendoffice
Dim xSelShp As Shape, xSelLst As Variant, I, J As Integer
Dim xV As String
Set xSelShp = ActiveSheet.Shapes(Application.Caller)
Set xLstBox = ActiveSheet.ListBox1
If xLstBox.Visible = False Then
    xLstBox.Visible = True
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Pickup Options"
    xStr = ""
    xStr = Range("Outputitem").Value
    
    If xStr <> "" Then
         xArr = Split(xStr, ";")
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        xV = xLstBox.List(I)
        For J = 0 To UBound(xArr)
            If xArr(J) = xV Then
              xLstBox.Selected(I) = True
              Exit For
            End If
        Next
    Next I
    End If
Else
    xLstBox.Visible = False
    xSelShp.TextFrame2.TextRange.Characters.Text = "Select Options"
    For I = xLstBox.ListCount - 1 To 0 Step -1
        If xLstBox.Selected(I) = True Then
        xSelLst = xLstBox.List(I) & ";" & xSelLst
        End If
    Next I
    If xSelLst <> "" Then
        Range("Outputitem") = Mid(xSelLst, 1, Len(xSelLst) - 1)
    Else
        Range("Outputitem") = ""
    End If
End If
End Sub

Hinweis: Im obigen Code ist Rectangle1 der Name der Form, ListBox1 der Name des Listenfelds und Outputitem der Zellenname der Ausgabezelle. Sie können diese Namen entsprechend Ihren Anforderungen anpassen.

9. Schließen Sie anschließend das Codefenster. Sobald Sie auf die Rechteck-Schaltfläche klicken, wird das Listenfeld ein- oder ausgeblendet. Ist das Listenfeld sichtbar, wählen Sie die gewünschten Elemente aus und klicken erneut auf die Rechteck-Schaltfläche, um die Anzahl der ausgewählten Elemente in die festgelegte Zelle einzufügen – siehe folgende Demo:

Erstellen Sie Dropdown-Liste mit Kontrollkästchen mithilfe einer beeindruckenden Funktion

Sie können das leistungsstarke Kutools für Excel nutzen, um problemlos Kontrollkästchen in eine echte Dropdown-Liste einzufügen. Dank der Kontrollkästchen zur Dropdown-Liste hinzufügen-Funktion von Kutools können Sie schnell Dropdown-Menüs erstellen, die Mehrfachauswahlen mit Kontrollkästchen unterstützen – eine Funktion, die Excel standardmäßig nicht bietet. Dies verbessert nicht nur die Funktionalität Ihrer Listen, sondern steigert auch deutlich Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

1. Fügen Sie zunächst in den ausgewählten Zellen eine normale Dropdown-Liste ein – siehe Screenshot:

2. Klicken Sie auf Kutools > Dropdown-Liste > Erweiterte Dropdown-Liste aktivierenKlicken Sie anschließend erneut darauf.Dropdown-Liste und wählen Sie Kontrollkästchen zur Dropdown-Liste hinzufügen. Siehe Screenshot:

3. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Kontrollkästchen zur Dropdown-Liste hinzufügen“ Folgendes:

• 2,1) Wählen Sie die Zellen aus, die die Dropdown-Liste enthalten;
• 2,2) Geben Sie im Trennzeichenfeld ein Trennzeichen ein, das Sie zur Trennung mehrerer Elemente verwenden möchten;
• 2,4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
  

Ab sofort erscheint beim Klicken auf eine Zelle mit einer Dropdown-Liste eine Liste mit Kontrollkästchen. Wählen Sie die gewünschten Elemente aus, indem Sie die zugehörigen Kontrollkästchen aktivieren, um die Elemente wie in der folgenden Demo gezeigt in die Zelle auszugeben:

Tipps: Wenn Sie die Option Suchfunktion aktivieren im Dialogfeld aktivieren, können Sie eine durchsuchbare Dropdown-Liste wie in folgendem Screenshot gezeigt erstellen:

Beispiel 4: Zeilenfarbe durch Aktivieren eines Kontrollkästchens ändern

Haben Sie jemals versucht, die Zeilenfarbe basierend auf einem aktivierten Kontrollkästchen zu ändern? Das bedeutet, dass sich die Farbe der entsprechenden Zeile ändert, sobald Sie ein Kontrollkästchen aktivieren – wie im folgenden Screenshot dargestellt. In diesem Abschnitt werden einige Tricks vorgestellt, um diese Aufgabe in Excel zu lösen.

Ändern Sie die Zellenfarbe durch Aktivieren eines Kontrollkästchens mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden

Um die Zeilenfarbe beim Aktivieren oder Deaktivieren eines Kontrollkästchens zu ändern, hilft Ihnen die Funktion Bedingte Formatierung verwenden in Excel. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Fügen Sie zunächst entsprechend Ihren Anforderungen Kontrollkästchen in die Zellenliste ein – siehe Screenshot:

2. Verknüpfen Sie danach jedes Kontrollkästchen einzeln mit der direkt danebenliegenden Zelle – siehe Screenshot:

3. Markieren Sie anschließend den Datenbereich, dessen Zeilenfarbe Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Start > Bedingte Formatierung verwenden > Neue Regel – siehe Screenshot:

4. Führen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie die Option Formel verwenden, um zu bestimmen, welche Zellen formatiert werden sollenim Feld Regeltyp auswählenaus;
• Geben Sie diese Formel =WENN($F2=WAHR;WAHR;FALSCH)in das Feld Formatwerte, bei denen diese Formel wahr istein;
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren, um eine beliebige Farbe für die Zeilen festzulegen.

Hinweis: In der Formel ist $F2 die erste verknüpfte Zelle des Kontrollkästchens.

5. Nachdem Sie die Farbe ausgewählt haben, klicken Sie auf OKOK, um die Dialogfelder zu schließen. Ab sofort wird beim Aktivieren eines Kontrollkästchens die entsprechende Zeile automatisch hervorgehoben – wie in der folgenden Demo gezeigt:

Kontrollkästchen aktivieren, um die Zeilenfarbe mithilfe von VBA-Code zu ändern

Der folgende VBA-Code hilft Ihnen ebenfalls dabei, die Zeilenfarbe basierend auf dem Status des Kontrollkästchens zu ändern. Verwenden Sie dazu den unten stehenden Code:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte des Arbeitsblatts, in dem Sie einen hervorgehobenen Zeilenbereich mithilfe von Kontrollkästchen erstellen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü Code anzeigen aus. Siehe Screenshot:

2. Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn in das geöffnete Microsoft Visual Basic für Applikationen-Fenster ein:

VBA-Code: Hervorgehobener Zeilenbereich durch Aktivieren eines Kontrollkästchens

Sub AddCheckBox()
Dim xCell As Range
Dim xRng As Range
Dim I As Integer
Dim xChk As CheckBox
On Error Resume Next
InputC:
    Set xRng = Application.InputBox("Please select the column range to insert checkboxes:", "Kutools for Excel", Selection.Address, , , , , 8)
If xRng Is Nothing Then Exit Sub
If xRng.Columns.Count > 1 Then
    MsgBox "The selected range should be a single column", vbInformation, "Kutools fro Excel"
    GoTo InputC
Else
    If xRng.Columns.Count = 1 Then
        For Each xCell In xRng
            With ActiveSheet.CheckBoxes.Add(xCell.Left, _
               xCell.Top, xCell.Width = 15, xCell.Height = 12)
               .LinkedCell = xCell.Offset(, 1).Address(External:=False)
               .Interior.ColorIndex = xlNone
               .Caption = ""
               .Name = "Check Box " & xCell.Row
            End With
            xRng.Rows(xCell.Row).Interior.ColorIndex = xlNone
        Next
    End If
    With xRng
     .Rows.RowHeight = 16
    End With
    xRng.ColumnWidth = 5#
    xRng.Cells(1, 1).Offset(0, 1).Select
    For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
      xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor"
    Next
End If
End Sub

Sub InsertBgColor()
Dim xName As Integer
Dim xChk As CheckBox
For Each xChk In ActiveSheet.CheckBoxes
  xName = Right(xChk.Name, Len(xChk.Name) - 10)
  If (xName = Range(xChk.LinkedCell).Row) Then
   If (Range(xChk.LinkedCell) = "True") Then
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = 6
   Else
    Range("A" & xName, Range(xChk.LinkedCell).Offset(0, -2)).Interior.ColorIndex = xlNone
   End If
  End If
Next
End Sub

Hinweis: In der obigen Codezeile lautet xChk.OnAction = "Sheet2.InsertBgColor", – hier müssen Sie den Blattnamen Sheet2durch Ihren eigenen ersetzen ()Sheet2 ist der tatsächliche Name des Arbeitsblatts; Sie finden ihn im linken Bereich des Codefensters). Siehe Screenshot:

3. Setzen Sie anschließend den Cursor an den Anfang des Codes und drücken Sie die F5-Taste, um den Code auszuführen. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Kutools für Excel-Dialogfeld den Bereich an, in den Sie Kontrollkästchen einfügen möchten – siehe Screenshot:

4. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK, um die Kontrollkästchen wie im folgenden Screenshot gezeigt in die ausgewählten Zellen einzufügen:

5. Sobald Sie ein Kontrollkästchen aktivieren, wird die zugehörige Zeile automatisch eingefärbt – wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Beispiel 5: Zellenwerte zählen oder summieren, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist

Angenommen, Sie verfügen über einen Datenbereich mit einer Liste von Kontrollkästchen und möchten nun entweder die Anzahl der aktivierten Kontrollkästchen zählen oder die zugehörigen Werte basierend auf den aktivierten Kontrollkästchen summieren – wie im folgenden Screenshot dargestellt. Wie lässt sich diese Aufgabe in Excel lösen?

Um diese Aufgabe zu lösen, ist es entscheidend, die Kontrollkästchen mit den benachbarten Zellen zu verknüpfen. Ein aktiviertes Kontrollkästchen zeigt in der verknüpften Zelle den Wert WAHR an, andernfalls FALSCH. Anschließend können Sie mithilfe der ZÄHLENWENN- oder SUMMENPRODUKT-Funktion das Ergebnis basierend auf den Werten WAHR oder FALSCH ermitteln.

1. Verknüpfen Sie zunächst jedes Kontrollkästchen einzeln mit einer Zelle: Ist das Kontrollkästchen aktiviert, zeigt die Zelle WAHR an; ist es deaktiviert, zeigt sie FALSCH an – siehe Screenshot:

2. Wenden Sie anschließend die folgenden Formeln an, um Werte je nach aktivierten Kontrollkästchen zu zählen oder zu summieren:

Werte anhand aktivierter Kontrollkästchen zählen:

=ZÄHLENWENN(D2:D10;WAHR)

Hinweis: In dieser Formel ist D2:D10 der Bereich der verknüpften Zellen, den Sie für die Kontrollkästchen festgelegt haben.

Werte anhand aktivierter Kontrollkästchen summieren:

=SUMMENPRODUKT(($D$2:$D$10=WAHR)*$C$2:$C$10)

Hinweis: In dieser Formel ist D2:D10 der Bereich der verknüpften Zellen, den Sie für die Kontrollkästchen festgelegt haben, und C2:C10 die Liste der Zellen, deren Werte summiert werden sollen.

Beispiel 6: Bei aktiviertem Kontrollkästchen einen bestimmten Wert zurückgeben

Angenommen, Sie haben ein Kontrollkästchen, bei dessen Aktivierung ein bestimmter Wert in einer Zelle erscheinen soll, und bei dessen Deaktivierung die Zelle leer bleibt – wie in der folgenden Demo gezeigt:

Gehen Sie zur Umsetzung dieser Aufgabe wie folgt vor:

1. Verknüpfen Sie zunächst das Kontrollkästchen mit einer Zelle. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen und wählen Sie Steuerelement formatieren. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Objekt formatieren unter der Registerkarte Steuerelement im Feld Zellverknüpfung die Zelle aus, mit der Sie das Kontrollkästchen verknüpfen möchten – siehe Screenshot:

2. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld zu schließen. Geben Sie nun in die Zelle, in der das Ergebnis ausgegeben werden soll, die folgende Formel ein: =IF(A5=TRUE,"[[PH_1]]",„"), und drücken Sie die Eingabetaste.

Hinweis: In dieser Formel ist A5 die mit dem Kontrollkästchen verknüpfte Zelle und „Extendoffice“ der spezifische Text. Sie können beide Angaben entsprechend Ihren Anforderungen anpassen.

3. Sobald Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird der entsprechende Text angezeigt; bei Deaktivierung bleibt die Zelle leer – sehen Sie sich die folgende Demo an:

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