Beherrschen von Dropdown-Listen in Excel: Ein umfassender Leitfaden

Die Dropdown-Liste ist eine leistungsstarke Funktion in Excel, die es Benutzern ermöglicht, Werte aus vordefinierten Optionen auszuwählen, anstatt sie manuell einzugeben, was die Genauigkeit und Effizienz der Dateneingabe erhöht. Ob Sie Anfänger oder erfahrener Excel-Benutzer sind, das Verständnis und die Nutzung von Dropdown-Listen kann Ihre Produktivität und Datenverwaltungsfähigkeiten erheblich verbessern. In diesem Artikel stellen wir schrittweise verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung einer Dropdown-Liste in Excel vor.

• Dropdown-Liste erstellen
• Durch manuelle Eingabe
• Aus einem Bereich
• Mit Kutools mit weniger Klicks
• Aus einer Tabelle (dynamisch)
• Aus einem Bereichsnamen
• Aus einer anderen Arbeitsmappe
• Fehlerwarnung (andere Einträge zulassen)
• Eingabemeldung
• Weitere Hinweise

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Video: Dropdown-Liste erstellen

Dropdown-Liste erstellen

Lernen wir, wie man eine Dropdown-Liste in Excel erstellt.

Dropdown-Liste durch manuelle Eingabe erstellen

Schritt 1: Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten.

Schritt 2: Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.

Schritt 3: Legen Sie die Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ fest.

Unter dem Reiter „Einstellungen“ legen Sie bitte die folgenden Einstellungen fest:

1. Wählen Sie „Liste “ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen “;
2. Geben Sie die Elemente ein, die Sie in der Dropdown-Liste anzeigen möchten, im Abschnitt „Quelle“ getrennt durch ein Komma ein;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Jetzt wurde die Dropdown-Liste erstellt.

Dropdown-Liste aus einem Bereich erstellen

Um eine Dropdown-Liste basierend auf einem Bereich von Zellenwerten zu erstellen, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

Schritt 1: Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten.

Schritt 2: Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.

Schritt 3: Legen Sie die Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ fest.

Unter dem Reiter „Einstellungen“ legen Sie bitte die folgenden Einstellungen fest:

1. Wählen Sie „Liste “ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen “;
2. Klicken Sie auf das Auswahl-Symbol um die Quellliste im Quelle Abschnitt auszuwählen;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Jetzt wurde die Dropdown-Liste erstellt.

Dropdown-Liste mit Kutools erstellen

Hier ist eine praktische Funktion – „Einfache Dropdown-Liste erstellen“ von Kutools für Excel, mit der Sie schnell und einfach eine Dropdown-Liste mit weniger Klicks erstellen können. So geht's:

1. Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten;
2. Klicken Sie auf den Reiter „Kutools“ und dann auf „Dropdown-Liste > Einfache Dropdown-Liste erstellen“;
3. Wählen Sie den Zellbereich aus (oder geben Sie direkt durch Komma getrennte Elemente ein), die Sie in der Dropdown-Liste anzeigen möchten, und klicken Sie OK.
   

Dropdown-Liste aus einer Tabelle erstellen (dynamisch)

Wenn Sie eine dynamische, erweiterbare Dropdown-Liste erstellen möchten, die sich automatisch aktualisiert, wenn Sie Elemente zur Quellliste hinzufügen oder daraus entfernen, sollten Sie die Quelldaten in eine Excel-Tabelle einfügen.

Schritt 1: Konvertieren Sie die Quellliste in eine Tabelle

Wählen Sie die Quellliste aus und klicken Sie auf „Einfügen > Tabelle“. Im Dialogfeld „Tabelle erstellen“, wenn die Auswahl Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie bitte „Meine Tabelle hat Überschriften“, dann klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten.

Schritt 3: Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.

Schritt 4: Legen Sie die Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ fest.

Unter dem Reiter „Einstellungen“ legen Sie bitte die folgenden Einstellungen fest:

1. Wählen Sie „Liste“ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen “;
2. Klicken Sie auf das Auswahl-Symbol um den Tabellenbereich (ohne Kopfzeile) im Quelle Abschnitt auszuwählen;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste wurde erstellt.

Und wenn Sie Elemente zur Quelltabelle hinzufügen oder daraus entfernen, wird die Dropdown-Liste gleichzeitig aktualisiert.

Dropdown-Liste aus einem Bereichsnamen erstellen

Wenn Sie Dropdown-Listen in mehreren Blättern basierend auf derselben Quellliste erstellen möchten, empfehle ich Ihnen, einen Bereichsnamen für die Quellliste zu erstellen, damit sie leicht referenziert werden kann.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Bereichsnamen für die Quellliste

Wählen Sie die Quellliste aus und gehen Sie zum Namen-Feld (neben der Formelleiste), und geben Sie einen Namen dafür ein (der Name darf keine Leerzeichen oder andere Sonderzeichen enthalten), dann drücken Sie die Eingabetaste, um zu beenden.

Schritt 2: Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten.

Schritt 3: Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.

Schritt 4: Legen Sie die Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ fest.

Unter dem Reiter „Einstellungen“ legen Sie bitte die folgenden Einstellungen fest:

1. Wählen Sie „Liste “ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen “;
2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen ein, den Sie in Schritt 1 im Quelle Abschnitt festgelegt haben, wie

   =SourceList

   Sie können auch auf das Quelle Texbox klicken und F3 drücken, um das Dialogfeld Namen einfügen zu öffnen, wählen Sie dann den gewünschten Bereichsnamen aus der Liste aus, klicken Sie OK um ihn in das Textfeld einzufügen.
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste wurde erstellt.

Dropdown-Liste aus einer anderen Arbeitsmappe erstellen

Wenn sich die Quellliste und die zu erstellende Dropdown-Liste in verschiedenen Arbeitsmappen befinden, erscheint beim Auswählen der Quellliste im Abschnitt „Quelle “ des Dialogfelds „Datenüberprüfung“ eine Warnung, die die Erstellung verhindert.

Dieser Teil zeigt Ihnen, wie Sie eine Dropdown-Liste aus einer anderen Arbeitsmappe erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Bereichsnamen für die Quellliste in der Quellarbeitsmappe

Wählen Sie in der Quellarbeitsmappe die Quellelemente aus, die Sie in der Dropdown-Liste anzeigen möchten. Gehen Sie dann zum Namen-Feld neben der Formelleiste, und geben Sie einen Namen ein, z. B. "SourceList".

Schritt 2: Definieren Sie einen Namen, der auf Ihre Quellliste in der Dropdown-Listen-Arbeitsmappe verweist

1. Aktivieren Sie die Arbeitsmappe, in der Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten, klicken Sie auf Formeln > Namen definieren.

   Namen definieren "/>

2. Legen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer Name“ Folgendes fest:

   1. Geben Sie einen Namen im Feld „Name“ ein, z. B. Items;
   2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen der Quellarbeitsmappe und dem Namen ein, den Sie für die Quellliste in Schritt 1 definiert haben, im Bezieht sich a uf

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Klicken OK.

       

Schritt 3: Wählen Sie die Zelle(n) aus, in denen Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten.

Schritt 4: Gehen Sie auf den Reiter „Daten“ und klicken Sie auf „Datenüberprüfung“.

Schritt 5: Legen Sie die Einstellungen im Dialogfeld „Datenüberprüfung“ fest.

Unter dem Reiter „Einstellungen “ legen Sie bitte die folgenden Einstellungen fest:

1. Wählen Sie „Liste“ aus dem Dropdown-Menü „Zulassen“;
2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen ein, den Sie in Schritt 3 definiert haben, im Quelle Abschnitt, wie

   =Items

3. Klicken Sie auf OK.

   

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste wurde erstellt.

Fehlerwarnung (andere Einträge zulassen)

Standardmäßig erlaubt die Dropdown-Liste nur Werte, die in der Liste enthalten sind, in eine Zelle einzugeben. Wenn Sie einen Wert eingeben, der nicht in der Dropdown-Liste vorhanden ist, und die Eingabetaste drücken, erscheint eine Fehlerwarnung, wie im Screenshot unten gezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Wiederholen“ klicken, wird der eingegebene Wert zur erneuten Bearbeitung ausgewählt. Durch Klicken auf „Abbrechen“ wird der eingegebene Wert gelöscht.

• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, andere Werte einzugeben und die Fehlerwarnung zu stoppen, können Sie dies tun:

  1. Wählen Sie die Zellen der Dropdown-Liste aus, bei denen Sie die Fehlerwarnung stoppen möchten, klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

  2. Im Dialogfeld „Datenüberprüfung“, unter dem Reiter „Fehlerwarnung“, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Fehlerwarnung nach ungültiger Dateneingabe anzeigen “. Klicken Sie auf OK.

     

  Jetzt erscheint keine Fehlerwarnung, wenn Benutzer andere Werte eingeben.

• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, andere Werte einzugeben, aber auch eine Warnung anzeigen möchten, um sie daran zu erinnern, tun Sie dies bitte:

  1. Wählen Sie die Zellen der Dropdown-Liste aus, in denen andere Werte eingegeben werden sollen, klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

  2. Im Datenüberprüfung Dialogfeld, unter Fehlerwarnung Reiter:
     1. Belassen Sie das Kontrollkästchen „Fehlerwarnung nach ungültiger Dateneingabe anzeigen “ aktiviert;
     2. Wählen Sie „Information “ aus dem Dropdown-Menü „Stil “;
     3. Geben Sie Titel und Fehlermeldung ein, klicken Sie auf OK.

     

  Ab jetzt erscheint ein Dialogfeld, um Benutzer zu erinnern, wenn sie andere Werte eingeben. Klicken Sie auf OK, um den eingegebenen Wert beizubehalten, klicken Sie auf Abbrechen, um den eingegebenen Wert zu löschen.

  

Eingabemeldung

Beim Erstellen einer Dropdown-Liste können Sie eine Eingabemeldung hinzufügen, um Benutzer daran zu erinnern, Elemente aus der Dropdown-Liste auszuwählen, wenn sie eine Zelle auswählen, oder andere Informationen, die Sie anzeigen möchten.

1. Wählen Sie die Zellen der Dropdown-Liste aus, denen Sie eine Eingabemeldung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

2. Im Dialogfeld „Datenüberprüfung“, unter dem Reiter „ Eingabemeldung“

1. Belassen Sie das Kontrollkästchen „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt ist“ aktiviert;
2. Geben Sie Titel und Eingabemeldung ein, klicken Sie auf OK.

Jetzt erscheint, wenn Benutzer die Zelle der Dropdown-Liste auswählen, ein gelbes Textfeld mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen.

Weitere Hinweise

1. Standardmäßig ist beim Erstellen einer Dropdown-Liste das Kontrollkästchen „Leer ignorieren“ aktiviert. Das bedeutet, dass Benutzer die Zellen leer lassen können, ohne dass eine Warnung erscheint.

   Wenn das Kontrollkästchen „Leer ignorieren“ deaktiviert ist, werden die leeren Zellen im Bereich als ungültige Einträge behandelt, und die Warnung erscheint.

2. Wenn Sie die Reihenfolge der Elemente in der Dropdown-Liste ändern möchten, könnten Sie die Quellliste neu anordnen.

3. Wenn die Funktion „ Datenüberprüfung“ deaktiviert ist, ist es möglich, dass Sie in einem geschützten Arbeitsblatt arbeiten. Um „Datenüberprüfung“ zu aktivieren, heben Sie einfach den Schutz des Arbeitsblatts auf und wenden Sie dann die gewünschten „Datenüberprüfung“-Einstellungen an.