Beherrschung von Dropdown-Liste in Excel: Ein umfassender Leitfaden

Die Dropdown-Liste ist eine leistungsstarke Excel-Funktion, mit der Benutzer Werte aus vordefinierten Optionen auswählen können – statt sie manuell einzugeben. So steigern Sie Genauigkeit und Effizienz bei der Dateneingabe. Ganz gleich, ob Sie Excel-Anfänger oder -Profi sind: Mit Dropdown-Listen heben Sie Ihre Produktivität und Ihr Datenmanagement auf ein neues Niveau. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie in Excel Dropdown-Listen erstellen.

• Erstellen Sie eine Dropdown-Liste
• Durch manuelle Eingabe
• Aus einem Bereich
• Mit Kutools mit weniger Klicks
• Aus einer Tabelle (dynamisch)
• Aus einer Zellenname
• Aus einer anderen Arbeitsmappe
• Fehlermeldung (andere Einträge zulassen)
• Eingabemeldung
• Weitere Hinweise

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Video: Erstellen einer Dropdown-Liste

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste

Erfahren Sie jetzt, wie Sie in Excel eine Dropdown-Liste erstellen.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste durch manuelle Eingabe

Schritt 1: Wählen Sie die Zelle oder die Zellen aus, in der bzw. denen die Dropdown-Liste platziert werden soll.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und anschließend auf Datenüberprüfung

Schritt 3: Geben Sie die Einstellungen im Dialogfeld Datenüberprüfung an

Geben Sie unter der Registerkarte Einstellungendie folgenden Einstellungen an:

1. Wählen Sie Listeaus ZulassenDropdown-Liste;
2. Geben Sie die Elemente, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen, im Feld Quelleein und trennen Sie sie durch ein Komma;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste ist jetzt erstellt.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste aus einem Bereich

Um eine Dropdown-Liste basierend auf einem Bereich von Zellwerten zu erstellen, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Wählen Sie die Zelle oder die Zellen aus, in der bzw. in denen die Dropdown-Liste platziert werden soll.

Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und anschließend auf Datenüberprüfung

Schritt 3: Geben Sie die Einstellungen im Dialogfeld Datenüberprüfung an

Geben Sie unter der Registerkarte Einstellungendie folgenden Einstellungen an:

1. Wählen Sie Listeaus ZulassenDropdown-Liste;
2. Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um die Quellliste im Abschnitt Quelleauszuwählen;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste ist jetzt erstellt.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit Kutools

Hier ist eine praktische Funktion –Einfache Dropdown-Liste erstellen aus dem Kutools für Excel, mit der Sie mit nur wenigen Klicks schnell und einfach eine Dropdown-Liste erstellen können. So geht’s:

1. Wählen Sie die Zelle(n) aus, in der/denen die Dropdown-Liste platziert werden soll;
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kutoolsund anschließend auf Dropdown-Liste>Einfache Dropdown-Liste erstellen;
3. Wählen Sie den Zellbereich aus (oder geben Sie direkt durch Kommas getrennte Elemente ein), der in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll, und klicken Sie auf OK.
   

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste aus einer Tabelle (dynamisch)

Möchten Sie eine dynamisch erweiterbare Dropdown-Liste erstellen, die sich automatisch aktualisiert, sobald Sie Elemente zur Quellliste hinzufügen oder daraus entfernen, fügen Sie die Quelldaten in eine Excel-Tabelle ein.

Schritt 1: Konvertieren Sie die Quellliste in eine Tabelle

Wählen Sie die Quellliste aus und klicken Sie auf Einfügen > Tabelle. Im Dialogfeld Tabelle erstellen aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Tabelle hat Überschriften, falls Ihre Auswahl eine Spaltenüberschrift enthält, und klicken Sie anschließend auf OK.

Schritt 2: Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in der bzw. denen die Dropdown-Liste platziert werden soll.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und anschließend auf Datenüberprüfung

Schritt 4: Geben Sie die Einstellungen im Dialogfeld Datenüberprüfung an

Geben Sie unter der Registerkarte Einstellungendie folgenden Einstellungen an:

1. Wählen Sie Listeaus ZulassenDropdown-Liste;
2. Klicken Sie auf das Auswahlsymbol , um den Tabellenbereich (ohne Überschrift) im Abschnitt Quelleauszuwählen;
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste ist erstellt.

Sobald Sie Elemente zur Quelltabelle hinzufügen oder daraus entfernen, aktualisiert sich die Dropdown-Liste automatisch.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste aus einer Zellenname

Wenn Sie Dropdown-Listen in mehreren Arbeitsblättern basierend auf derselben Quellliste erstellen möchten, empfehlen wir Ihnen, einen Zellennamen für die Quellliste zu definieren – so können Sie einfach und sicher darauf verweisen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Zellenname für die Quellliste

Wählen Sie die Quellliste aus, navigieren Sie zum Namensfeld (neben der Formelleiste), geben Sie einen Namen dafür ein – dieser darf keine Leerzeichen oder andere Sonderzeichen enthalten – und drücken Sie anschließend die Enter-Taste, um den Vorgang abzuschließen.

Schritt 2: Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in der bzw. in denen die Dropdown-Liste platziert werden soll.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und anschließend auf Datenüberprüfung

Schritt 4: Geben Sie die Einstellungen im Dialogfeld Datenüberprüfung an

Geben Sie unter der Registerkarte Einstellungendie folgenden Einstellungen an:

1. Wählen Sie Listeaus ZulassenDropdown-Liste;
2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen ein, den Sie in Schritt 1 im Abschnitt Quelle festgelegt haben – zum Beispiel:

   =SourceList

   . Alternativ können Sie auf das Textfeld Quelle klicken und die Taste F3 drücken, um das Dialogfeld Namen einfügen zu öffnen. Wählen Sie dann den gewünschten Zellennamen aus der Liste aus und klicken Sie auf OK, um ihn in das Textfeld einzufügen.
3. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste ist jetzt erstellt.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste aus einer anderen Arbeitsmappe

Befinden sich die Quellliste und die zu erstellende Dropdown-Liste in unterschiedlichen Arbeitsmappen, erscheint beim Auswählen der Quellliste im Abschnitt Quelle des Dialogfelds Datenüberprüfung eine Warnmeldung, die die Erstellung verhindert.

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie eine Dropdown-Liste aus einer anderen Arbeitsmappe erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Zellenname für die Quellliste in der Quellarbeitsmappe

Wählen Sie in der Quellarbeitsmappe die Elemente aus, die in der Dropdown-Liste erscheinen sollen. Navigieren Sie dann zum Namensfeld, das sich neben der Formel-Leiste befindet, und geben Sie einen Namen wie beispielsweise „SourceList“ ein.

Schritt 2: Definieren Sie einen Namen, der auf Ihre Quellliste in der Dropdown-Liste-Arbeitsmappe verweist

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, in der Sie eine Dropdown-Liste erstellen möchten, und klicken Sie auf Formel > Namen definieren.

   Namen definieren "/>

2. Legen Sie im erscheinenden Neuer Name-Dialogfeld die folgenden Einstellungen fest:

   1. Geben Sie einen Namen in das Feld Name ein, z. B. Elemente;
   2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt vom Namen der Quell-Arbeitsmappe und dem Namen, den Sie in Schritt 1 für die Quellliste festgelegt haben, in das Feld Bezieht sich aein – zum Beispiel:

      =SourceFile.xlsx!SourceList

   3. Klicken Sie auf OK.

       

Schritt 3: Wählen Sie die Zelle oder Zellen aus, in der bzw. denen die Dropdown-Liste platziert werden soll.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Registerkarte Daten und anschließend auf Datenüberprüfung

Schritt 5: Geben Sie die Einstellungen im Dialogfeld Datenüberprüfung an

Geben Sie unter der Registerkarte Einstellungendie folgenden Einstellungen an:

1. Wählen Sie Listeaus ZulassenDropdown-Liste;
2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen ein, gefolgt vom Namen, den Sie in Schritt 3 definiert haben, im Abschnitt Quelle, wie

   =Items

3. Klicken Sie auf OK.

   

Ergebnis:

Die Dropdown-Liste ist erstellt.

Fehlermeldung (andere Einträge zulassen)

Standardmäßig erlaubt die Dropdown-Liste nur Werte aus der Liste in einer Zelle. Wenn Sie einen Wert eingeben, der nicht in der Dropdown-Liste enthalten ist, und die Enter-Taste drücken, erscheint eine Fehlermeldung wie im folgenden Screenshot dargestellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholen, wird der eingegebene Wert zur erneuten Bearbeitung markiert. Durch Klicken auf die Schaltfläche Abbrechen wird der eingegebene Wert gelöscht.

• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, andere Werte einzugeben, und gleichzeitig die Fehlermeldung unterdrücken wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Dropdown-Listenzellen aus, für die Sie die Fehlermeldung deaktivieren möchten, und klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

  2. Im Dialogfeld Datenüberprüfung deaktivieren Sie auf der Registerkarte Fehlermeldung das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurden. Klicken Sie auf OK.

     

  Ab sofort wird beim Eingeben anderer Werte durch Benutzer keine Fehlermeldung mehr angezeigt.

• Wenn Sie Benutzern erlauben möchten, andere Werte einzugeben, aber dennoch eine Warnmeldung zur Erinnerung anzeigen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Dropdown-Listenzellen aus, in die andere Werte eingegeben werden sollen, und klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

  2. Im Dialogfeld Datenüberprüfunggehen Sie zur Registerkarte Fehlermeldung:
     1. Lassen Sie das Kontrollkästchen Fehlermeldung anzeigen, nachdem ungültige Daten eingegeben wurdenaktiviert;
     2. Wählen Sie Informationaus dem Feld StilDropdown-Liste;
     3. Geben Sie den Titel und die Fehlermeldung an, und klicken Sie auf OK.

     

  Ab sofort erscheint beim Eingeben abweichender Werte ein Dialogfeld zur Erinnerung: Klicken Sie auf OK, um den eingegebenen Wert beizubehalten, oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Eingabe zu löschen.

  

Eingabemeldung

Beim Erstellen einer Dropdown-Liste können Sie eine Eingabenachricht hinzufügen, um Benutzer daran zu erinnern, beim Klicken auf eine Zelle stets ein Element aus der Dropdown-Liste auszuwählen – oder um beliebige weitere Informationen anzuzeigen, die Sie kommunizieren möchten.

1. Wählen Sie die Dropdown-Liste der Zellen aus, für die Sie eine Eingabenachricht hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Daten > Datenüberprüfung.

2. Im Dialogfenster Datenüberprüfung unter der Registerkarte Eingabenachricht

1. Lassen Sie das Kontrollkästchen Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelleausgewählt istaktiviert;
2. Geben Sie den Titel und die Eingabemeldung an, und klicken Sie auf OK.

Sobald Benutzer die Zelle auswählen, erscheint nun ein gelbes Textfeld mit den von Ihnen bereitgestellten Informationen.

Weitere Hinweise

1. Standardmäßig ist bei der Erstellung einer Dropdown-Liste das Kontrollkästchen „Leere ignorieren“aktiviert. Das bedeutet: Benutzer können Zellen leer lassen, ohne dass eine Warnmeldung erscheint.

   Wenn das Kontrollkästchen „Leere ignorieren“ deaktiviert ist, werden leere Zellen im Bereich als ungültige Eingaben behandelt und eine Warnmeldung erscheint.

2. Wenn Sie die Reihenfolge der Elemente in der Dropdown-Liste ändern möchten, können Sie die Quellliste neu anordnen.

3. Falls die Funktion Datenüberprüfung deaktiviert ist, arbeiten Sie möglicherweise in einem geschützten Arbeitsblatt. Heben Sie in diesem Fall einfach den Blattschutz auf und wenden anschließend die gewünschten Einstellungen für die Datenüberprüfung an.