Meistern Sie die Excel-Dateneingabe mit Flash Fill – mit 5 Beispielen

Flash Fill ist eine Funktion in Microsoft Excel, die Daten automatisch basierend auf einem Muster ausfüllt, das sie aus Ihren Aktionen erkennt. Diese Funktion wurde in Excel 2013 eingeführt und ist in späteren Excel-Versionen verfügbar. Beispielsweise können Sie mit Flash Fill schnell den Vorname aus einer Liste von Vollständiger Name in die angrenzende Spalte extrahieren, ohne manuell einzugeben, wie in der folgenden Demo gezeigt. In diesem Tutorial werden 4 Methoden zur Anwendung von Flash Fill vorgestellt und 5 Beispiele zur Erläuterung der Verwendung von Flash Fill in Excel bereitgestellt.

So wenden Sie Flash Fill in Excel an

• Durch Drücken der Enter-Taste|Mit Tastenkombinationen|Über das Excel-Menüband|Mit dem Ausfüllkästchen

5 Beispiele für die Verwendung von Flash Fill

• Text extrahieren|Zellen zusammenführen|Text hinzufügen|Formatierung ändern|Zeichenfolgenreihenfolge ändern

FAQ

• Einschränkungen der Blitzvorschau|Blitzvorschau aktivieren oder deaktivieren|Blitzvorschau funktioniert nicht

Video: Verwendung von Flash Fill

So wenden Sie Flash Fill in Excel an

Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, Flash Fill in Excel zu nutzen – und dieses Tutorial stellt Ihnen jede einzelne vor.

• Wenden Sie Flash Fill automatisch durch Drücken der Enter-Taste an
• Wenden Sie Flash Fill mit Tastenkombinationen an
• Wenden Sie Flash Fill über das Excel-Menüband an
• Wenden Sie Flash Fill mit dem Ausfüllkästchen an

Wenden Sie Flash Fill durch Drücken der Enter-Taste an

Um Flash Fill in Excel automatisch mithilfe der Enter-Taste anzuwenden, führen Sie diese Schritte aus:

Schritt 1: Geben Sie das Muster ein

Geben Sie in der Zelle, in der Flash Fill beginnen soll, das erste Beispiel des Musters ein, dem Excel folgen soll.

Wenn Sie beispielsweise den Vornamen aus dem vollständigen Namen in der Liste A2:A6 extrahieren möchten, geben Sie den Vornamen in die Zelle neben dem vollständigen Namen ein – hier also in B2.

Schritt 2: Starten Sie Flash Fill

Drücken Sie nach der Eingabe des ersten Beispiels die Enter-Taste, um in der gleichen Spalte zur nächsten Zelle darunter zu wechseln.

Schritt 3: Flash Fill auslösen

Beginnen Sie mit der Eingabe des zweiten Beispiels – geben Sie hier den zweiten Vornamen aus Zelle A3 ein. Während Sie tippen, erkennt Excel das Muster aus der ersten Zelle und zeigt eine ausgegraute Vorschau der Flash-Fill-Ergebnisse für den Rest der Spalte an.

Schritt 4: Mit Enter bestätigen

Wenn die Vorschau das gewünschte Ergebnis korrekt anzeigt, drücken Sie die Enter-Taste zur Bestätigung. Excel füllt daraufhin automatisch die restlichen Zellen basierend auf dem erkannten Muster Ihrer ersten Eingabe aus.

Wenden Sie Flash Fill mit Tastenkombinationen an

Die Tastenkombination zur Anwendung von Flash Fill in Excel bietet eine schnelle und effiziente Möglichkeit zur Datenbearbeitung. So geht’s:

Schritt 1: Geben Sie Ihr Muster ein

Geben Sie in einer Zelle neben Ihren Daten manuell das erste Element des Musters ein, das Excel replizieren soll. Möchten Sie beispielsweise den Vornamen aus einer Liste vollständiger Namen extrahieren, tragen Sie den Vornamen neben dem ersten vollständigen Namen ein.

Schritt 2: Starten Sie Flash Fill

Drücken Sie nach der Eingabe des ersten Beispiels die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle darunter in derselben Spalte zu wechseln.

Schritt 3: Verwenden Sie die Flash-Fill-Tastenkombination

Drücken Sie die folgenden Tasten auf Ihrer Tastatur:

Ctrl + E

Schritt 4: Überprüfen Sie die ausgefüllten Daten

Excel füllt die verbleibenden Zellen sofort basierend auf dem von Ihnen begonnenen Muster aus. Prüfen Sie Ihre Daten, um sicherzustellen, dass Flash Fill das Muster korrekt erkannt und angewendet hat.

Wenden Sie Flash Fill über das Excel-Menüband an

Flash Fill finden Sie in Excel unter der Registerkarte „Daten“ im Menüband – so wenden Sie es direkt über das Menüband an.

Schritt 1: Geben Sie Ihr Muster ein

Geben Sie in einer Zelle neben Ihren Daten manuell das erste Element des Musters ein, das Excel replizieren soll. Wenn Sie beispielsweise den Vornamen aus einer Liste vollständiger Namen extrahieren möchten, geben Sie den Vornamen neben dem ersten vollständigen Namen ein.

Schritt 2: Starten Sie Flash Fill

Drücken Sie nach der Eingabe des ersten Beispiels die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle darunter in derselben Spalte zu wechseln.

Schritt 3: Wenden Sie Flash Fill im Menüband an

Wählen Sie die Registerkarte Daten, wechseln Sie dann zur Gruppe Datentools und klicken Sie auf Flash Fill.

Schritt 4: Überprüfen Sie die ausgefüllten Daten

Excel füllt die verbleibenden Zellen sofort basierend auf dem von Ihnen begonnenen Muster aus. Überprüfen Sie die Daten, um sicherzustellen, dass Flash Fill das Muster korrekt angewendet hat; passen Sie sie andernfalls manuell an.

Wenden Sie Flash Fill mit der Option „Ausfüllkästchen“ an

Eine weitere Möglichkeit, Flash Fill anzuwenden, ist das Ziehen des Ausfüllkästchens – eine intuitive Methode, die funktioniert wie das Kopieren einer Formel oder eines Werts in eine Spalte.

Schritt 1: Geben Sie Ihr Muster ein

Geben Sie in einer Zelle neben Ihren Daten manuell das erste Element des Musters ein, das Excel replizieren soll. Wenn Sie beispielsweise den Vornamen aus einer Liste vollständiger Namen extrahieren möchten, geben Sie den Vornamen neben dem ersten vollständigen Namen ein.

Schritt 2: Verwenden Sie das Ausfüllkästchen

Bewegen Sie den Mauszeiger über die rechte untere Ecke der Zelle, in die Sie das erste Beispiel eingegeben haben – der Zeiger verwandelt sich in ein Pluszeichen (+), das sogenannte Ausfüllkästchen.

Schritt 3: Ziehen Sie nach unten

Klicken Sie auf das Ausfüllkästchen, ziehen Sie es nach unten über die Zellen, auf die Flash Fill angewendet werden soll, und lassen Sie dann die Maustaste los.

In einigen Fällen füllt Excel die Zellen an dieser Stelle automatisch korrekt basierend auf Ihrem ersten eingegebenen Beispiel aus. In den meisten Fällen empfiehlt es sich jedoch, zum nächsten Schritt überzugehen, um eine präzise Ausfüllung zu gewährleisten.

Schritt 4: Wählen Sie Flash Fill im Menü „Auto Füll Optionen“ aus

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auto-Füll-Optionen unten rechts in den markierten Zellen.
   
2. Wählen Sie die Option Flash Fill.
   

5 Beispiele für die Verwendung von Flash Fill

Die Nutzung von Flash Fill in Excel zur Bewältigung verschiedener Aufgaben ist bemerkenswert effizient. In diesem Leitfaden stellen wir fünf praxisnahe Szenarien vor, die die Leistungsfähigkeit von Flash Fill eindrucksvoll unter Beweis stellen.

• Beispiel 1: Verwenden von Flash Fill zum Extrahieren eines Textteils (In Spalten aufteilen)
• Beispiel 2: Verwenden von Flash Fill zum Kombinieren von Zellen
• Beispiel 3: Verwenden von Flash Fill zum Text hinzufügen
• Beispiel 4: Verwenden von Flash Fill zum Ändern der Formatierung
• Beispiel 5: Verwenden von Flash Fill zum Ändern der Reihenfolge von Zeichenketten

Beispiel 1: Verwenden von Flash Fill zum Extrahieren eines Teils eines Textes (In Spalten aufteilen)

Flash Fill ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Aufgaben wie das Trennen von Vorname von Vollständiger Name, das Extrahieren bestimmter Teile von Adressen oder das Isolieren von Zahlen aus Text. Es vereinfacht Aufgaben, für die sonst komplexe Formeln oder manuelle Dateneingabe erforderlich wären.

Angenommen, Sie haben Namen und ID-Nummern in Spalte A und möchten die Namen in Spalte B extrahieren.

Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung dazu:

Schritt 1: Geben Sie das erste Beispiel manuell ein

Klicken Sie auf Zelle B2 (neben den ersten Daten, aus denen Sie etwas extrahieren möchten), und geben Sie manuell „Vorname aus Zelle A2 extrahieren“ ein.

Schritt 2: Verwenden Sie Flash Fill:

• Automatisch:

  1. Nachdem Sie den Vornamen in B2 eingegeben haben, drücken Sie die Enter-Taste, um zu B3 zu wechseln.
  2. Beginnen Sie mit der Eingabe des zweiten Vornamens. Excel zeigt möglicherweise automatisch eine grau hinterlegte Vorschau des Vornamens für den Rest Ihrer Liste basierend auf dem erkannten Muster an.
     
  3. Drücken Sie die Enter-Taste, um diesen Blitzvorschau-Vorschlag zu übernehmen.
     

• Manuell:

  Wenn Excel die automatische Füllung nicht vorschlägt, geben Sie den Vornamen in Zelle B2 ein, drücken Sie die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle in derselben Spalte zu wechseln, und anschließend Strg + E. So aktivieren Sie Flash Fill, und Excel füllt die Spalte automatisch basierend auf Ihrer ersten Eingabe aus.

Um die ID-Nummer aus der Liste A2:A5 zu erhalten, wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte, um Flash Fill anzuwenden.

Beispiel 2: Verwenden von Flash Fill zum Zusammenführen von Zellen

Flash Fill in Excel ist ein zeitsparendes Werkzeug für Aufgaben wie das Zusammenführen von Namen, Adressen oder beliebigen Daten, die über mehrere Zellen verteilt sind. Es entfällt die Notwendigkeit komplexer Formeln oder manueller Kopier- und Einfügevorgänge, wodurch Ihre Datenverwaltungsaufgaben optimiert werden.

Angenommen, Sie verfügen über drei Spalten mit Namen, Titeln und Altersangaben und möchten jede Zeile dieser drei Spalten in einer einzigen Zelle zusammenführen. So geht’s:

Schritt 1: Geben Sie das erste Beispiel manuell ein

Klicken Sie auf Zelle D2 (neben den Daten, die Sie kombinieren möchten), und geben Sie die gewünschte Kombination manuell ein.

Schritt 2: Verwenden Sie Flash Fill:

• Automatisch:

  1. Nachdem Sie die erste Kombination eingegeben haben, drücken Sie die Enter-Taste, um zu D3 zu wechseln.
  2. Geben Sie die zweite Kombination ein. Excel zeigt möglicherweise automatisch eine grau hinterlegte Vorschau der Kombinationen für den Rest Ihrer Liste basierend auf dem erkannten Muster an.
     
  3. Drücken Sie die Enter-Taste, um diesen Blitzvorschau-Vorschlag zu übernehmen.
     

• Manuell:

  Wenn Excel die automatische Füllung nicht vorschlägt, geben Sie zunächst Ihre erste Kombination in Zelle D2 ein, drücken Sie dann die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle in derselben Spalte zu wechseln, und anschließend Ctrl + E. So aktivieren Sie Flash Fill und lassen Excel die gesamte Spalte basierend auf Ihrer ersten Eingabe automatisch ausfüllen.

Beispiel 3: Verwenden von Flash Fill zum Text hinzufügen

Mit Flash Fill können Sie Text zu Ihren Daten hinzufügen, um die Dateneingabe erheblich zu beschleunigen und die Konsistenz Ihres Datensatzes sicherzustellen.

Hier fügen wir am Ende jeder Zelle im Bereich A2:A5 „kg“ hinzu. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Geben Sie das erste Beispiel manuell ein

Klicken Sie auf Zelle B2 (neben den Daten, denen Sie Text hinzufügen möchten), und geben Sie das erste Beispiel manuell ein.

Schritt 2: Verwenden Sie Flash Fill:

Drücken Sie die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle in derselben Spalte zu springen, und anschließend Ctrl + E – Excel nutzt dann Flash Fill, um die gesamte Spalte basierend auf Ihrer ersten Eingabe automatisch auszufüllen.

Beispiel 4: Verwenden von Flash Fill zum Ändern der Formatierung

Flash Fill eignet sich für vielfältige Formatierungsanpassungen – etwa zum Umwandeln von Text in Kleinbuchstaben, gemischte Groß-/Kleinschreibung oder sogar zum Neuformatieren von Telefonnummern und Datumsangaben. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das manuelles Neuschreiben oder den Einsatz komplexer Formeln bei einfachen Textformatierungsaufgaben überflüssig macht.

Hier möchten wir den Text im Bereich A2:A5 so anpassen, dass der erste Buchstabe jeweils großgeschrieben wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Geben Sie das erste Beispiel manuell ein

Klicken Sie auf Zelle B2 (neben den Daten, deren Groß- und Kleinschreibung Sie ändern möchten), und geben Sie das erste Beispiel manuell ein.

Schritt 2: Verwenden Sie Flash Fill:

• Automatisch:

  1. Nachdem Sie das erste Beispiel eingegeben haben, drücken Sie die Enter-Taste, um zu B3 zu wechseln.
  2. Geben Sie die zweite Kombination ein. Excel zeigt möglicherweise automatisch eine grau hinterlegte Vorschau der Kombinationen für den Rest Ihrer Liste basierend auf dem erkannten Muster an.
     
  3. Drücken Sie die Enter-Taste, um diesen Blitzvorschau-Vorschlag zu übernehmen.
     

• Manuell:

  Wenn Excel die automatische Füllung nicht vorschlägt, drücken Sie nach der Eingabe des ersten Beispiels in B2 die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle in derselben Spalte zu wechseln, und anschließend Ctrl + E. Dadurch wird Excel veranlasst, Flash Fill zu verwenden und die Spalte basierend auf Ihrer ersten Eingabe auszufüllen.

Tipp: Alternativ können Sie Flash Fill anwenden, indem Sie Flash Fill im Menüband auswählen oder das AutoAusfüll-Kästchen ziehen und die Option „Flash Fill“ aktivieren.

Beispiel 5: Verwenden von Flash Fill zum Ändern der Reihenfolge von Zeichenketten

Mit Flash Fill in Excel können Sie die Reihenfolge von Zeichenketten mühelos ändern – eine effiziente Lösung, um Ihre Daten neu zu organisieren, ohne manuelles Bearbeiten oder komplexe Formeln. So geht’s:

Schritt 1: Geben Sie das erste Beispiel manuell ein

Klicken Sie auf Zelle B2 (neben den Daten, deren Reihenfolge Sie ändern möchten), und geben Sie das erste Beispiel manuell ein.

Schritt 2: Verwenden Sie Flash Fill:

Drücken Sie die Enter-Taste, um zur nächsten Zelle in derselben Spalte zu wechseln, und drücken Sie anschließend Ctrl + E. Dadurch wird Excel veranlasst, Flash Fill zu verwenden und die Spalte basierend auf Ihrer ersten Eingabe auszufüllen.

Flash Fill in Excel revolutioniert die Datenbearbeitung wirklich und spart Ihnen erheblich Zeit und Aufwand. Ob bei der Textumformatierung oder der Automatisierung der Dateneingabe – Flash Fill meistert vielfältige Aufgaben souverän. Ich hoffe, dass Ihnen dieses Tutorial weitergeholfen hat! Für weitere nützliche Excel-Tipps und -Tricks können Sie hier weiter stöbern. Ihre Reise zum Excel-Meister geht weiter!