Druckbereich in Excel meistern: Festlegen, Anpassen, Löschen und mehr

Ob Sie Berichte, Datenauszüge oder Finanzabschlüsse erstellen – das effektive Festlegen, Anpassen und Verwalten von Druckbereichen kann die Präsentation Ihrer Arbeit erheblich verbessern. In diesem umfassenden Leitfaden erläutern wir die Grundlagen zu Druckbereichen in Excel und zeigen Ihnen alles – von der Definition Ihres ersten Druckbereichs über fortgeschrittene Techniken wie das einheitliche Festlegen von Druckbereichen auf mehreren Blättern bis hin zur individuellen Anpassung mithilfe von VBA. So stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Dokumente stets exakt so gedruckt werden, wie es erforderlich ist.

• Gängige Methode zum Festlegen von Druckbereich
• Definieren Sie Druckbereich visuell im Dialogfeld Seiteneinrichtung

• Drucken Sie dieselbe Auswahl in mehreren Blättern
• Legen Sie mithilfe von Kutools problemlos denselben Druckbereich für mehrere Arbeitsblätter fest
• Legen Sie denselben Druckbereich mithilfe von VBA für mehrere Arbeitsblätter fest

• Fügen Sie Zellen zu einem vorhandenen Druckbereich hinzu
• Fügen Sie benachbarte Zellen zu einem vorhandenen Druckbereich hinzu oder entfernen Sie diese
• Bearbeiten Sie den aktuellen Druckbereich direkt
• Ersetzen Sie den aktuellen Druckbereich durch einen neuen

• Ignorieren Sie Druckbereich
• Sperren/Schützen Sie Druckbereich
• Vorschau des Druckbereich

Was ist der Druckbereich in Excel?

Der Druckbereich in Excel ist ein festgelegter Zellbereich, den Sie zum Drucken angeben, anstatt das gesamte Arbeitsblatt zu drucken. Diese Funktion ist äußerst nützlich, um sich auf bestimmte Daten oder Bereiche Ihrer Tabelle zu konzentrieren, die Sie teilen oder präsentieren möchten, und stellt sicher, dass nur relevante Informationen gedruckt und unnötige Daten vom Ausdruck ausgeschlossen werden.

Wenn Sie einen Druckbereich festlegen – erkennbar an dem blauen Rahmen, wie im folgenden Screenshot gezeigt –, druckt Excel standardmäßig ausschließlich den Inhalt dieses Bereichs. Wird kein Druckbereich definiert, druckt Excel standardmäßig das gesamte Arbeitsblatt.

Einen oder mehrere Druckbereich in einem Blatt festlegen

Dieser Abschnitt zeigt zwei Methoden, mit denen Sie einen oder mehrere Druckbereiche in einem Arbeitsblatt in Excel festlegen können.

Gängige Methode zum Festlegen von Druckbereich

Excel bietet die integrierte Funktion „Druckbereich festlegen“, mit der Sie den Druckbereich einfach definieren können – eine Funktion, die von vielen Anwendern häufig genutzt wird. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mithilfe dieser Funktion einen oder mehrere Druckbereiche in einem Excel-Arbeitsblatt festlegen.

1. Wählen Sie in einem Arbeitsblatt den Zellbereich aus, den Sie als Druckbereich festlegen möchten. In diesem Fall wähle ich den Bereich A1:C7.
   Tipp: Um mehrere Bereiche gleichzeitig als separate Druckbereiche festzulegen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen nacheinander jeden Bereich aus.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout, und klicken Sie auf Druckbereich > Druckbereich festlegen. Siehe Screenshot:
   
3. Nun wird ein Rahmen in Dunkelgrau um den Druckbereich angezeigt. Siehe Screenshot:
   

Nachdem der Bereich als Druckbereich festgelegt wurde, wird beim Drucken des Arbeitsblatts standardmäßig nur dieser Bereich gedruckt.

Tipp: Wenn Sie mehrere Druckbereiche in einem Excel-Blatt festlegen, werden diese auf separaten Seiten gedruckt.

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Druckbereich visuell im Seiteneinrichtung-Dialogfeld definieren

Sie können den Druckbereich auch visuell im Seiteneinrichtung-Dialogfeld festlegen – für einen interaktiveren Ansatz beim Definieren Ihres gewünschten Bereichs. So geht’s:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout, und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Öffnen des Dialogfelds in der Gruppe Seiteneinrichtung.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld Seiteneinrichtungwie folgt.
   1. Wechseln Sie zur Blatt-Registerkarte.
   2. Klicken Sie auf das Druckbereich-Adressfeld und wählen Sie anschließend den Bereich aus, den Sie als Druckbereich festlegen möchten.
      Tipp: Um mehrere getrennte Druckbereiche gleichzeitig festzulegen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen nacheinander jeden Bereich aus. Die ausgewählten Bereiche erscheinen im Druckbereich-Adressfeld, durch Kommas getrennt.
   3. Klicken Sie auf die OK-Schaltfläche.
      

Der markierte Bereich ist nun als Druckbereich festgelegt. Beim Drucken des Arbeitsblatts wird standardmäßig nur dieser Bereich ausgegeben.

Tipp: Wenn Sie mehrere Druckbereiche in einem Excel-Blatt festlegen, werden diese auf separaten Seiten gedruckt.

Gleichen Druckbereich für mehrere Blätter festlegen

Für mehrere Arbeitsblätter mit identischer Datenstruktur müssen Sie unter Umständen denselben Druckbereich festlegen. Dieser Abschnitt stellt drei Methoden vor, mit denen Sie diese Aufgabe effizient erledigen können.

Drucken Sie dieselbe Auswahl in mehreren Blättern

Um identische Bereiche über mehrere Blätter hinweg zu drucken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie auf dem aktuellen Arbeitsblatt den Bereich aus, den Sie über mehrere Blätter hinweg drucken möchten.
2. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, und klicken Sie auf die Blattregisterkarten, um die Blätter auszuwählen, auf die Sie denselben Druckbereich wie auf das Aktuelles Arbeitsblatt anwenden möchten.
   
3. Klicken Sie auf Datei>Drucken, ändern Sie die Druck Einstellungenin Auswahl drucken, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken, um mit dem Drucken zu beginnen.
   

Gleichen Druckbereich für mehrere Arbeitsblätter mithilfe von Kutools einfach festlegen

Die oben beschriebene Methode eignet sich zum temporären Drucken desselben Bereichs in mehreren Arbeitsblättern. Wenn Sie jedoch häufig denselben Bereich in mehreren Arbeitsblättern drucken müssen, ist diese Methode zeitaufwändig. In solchen Fällen hilft Ihnen die Funktion Kutools für Excel’s Seitenlayout kopieren, schnell und präzise den Druckbereich oder andere Seiteneinrichtungseinstellungen vom aktiven Arbeitsblatt auf mehrere andere Arbeitsblätter zu übertragen – für maximale Einheitlichkeit und Effizienz bei minimalem Aufwand.

Nach der Installation von Kutools für Excel wechseln Sie zur Registerkarte KUTOOLS PLUS, wählen Sie Drucken > Seitenlayout kopieren, um das Dialogfeld zu öffnen. Konfigurieren Sie es anschließend wie folgt.

1. Im Abschnitt Kopieren nach werden alle Arbeitsblätter (außer dem aktiven) aufgelistet. Markieren Sie einfach diejenigen Blätter, auf die Sie denselben Druckbereich wie auf das aktive Arbeitsblatt anwenden möchten.
2. Aktivieren Sie im Abschnitt Optionen ausschließlich die Option Druckbereich.
   Tipp: Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Seiteneinrichtung, um alle Optionen abzuwählen, und aktivieren Sie anschließend nur die benötigte Option.
3. Klicken Sie auf OK. Siehe Screenshot:
   

Der Druckbereich des aktuellen Arbeitsblatts wurde nun auf die angegebenen Arbeitsblätter übertragen. Um diese Bereiche zu drucken, klicken Sie auf Datei > Drucken. Wählen Sie im Abschnitt Einstellungen die Option Gesamte Arbeitsmappe drucken aus und starten Sie den Druckvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche Drucken.

Gleichen Druckbereich mithilfe von VBA auf mehrere Arbeitsblätter anwenden

Fortgeschrittene Benutzer können mithilfe von VBA-Skripten die Festlegung desselben Druckbereichs über mehrere Blätter hinweg automatisieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Drücken Sie in einem beliebigen Arbeitsblatt die Tastenkombination Alt + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
2. Klicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationenauf Einfügen>Modul, und fügen Sie dann einen der folgenden benötigten VBA-Codes in das Modul-Fenster ein.
   
   VBA-Code 1: Denselben Druckbereich für alle Arbeitsblätter in der Aktuelle Arbeitsmappe festlegen
   Dieser Code legt einen bestimmten Druckbereich (z. B. „)A1:C7“) auf jedem Arbeitsblatt der Arbeitsmappe fest.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA-Code 2: Denselben Druckbereich für bestimmte Arbeitsblätter in der Aktuelle Arbeitsmappe festlegen
   Dieser Code legt denselben Druckbereich auf einer festgelegten Liste von Arbeitsblättern fest (z. B. „)Tabelle1“, „Tabelle3“, „Tabelle5“).

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Drücken Sie die Taste F5, um den Code auszuführen.
4. Wenn Sie diese Bereiche von den angegebenen Blättern drucken möchten, klicken Sie auf Datei>Drucken, wählen Sie im Abschnitt Einstellungendie Option Gesamte Arbeitsmappe drucken, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Drucken, um mit dem Drucken zu beginnen.
   

Den Druckbereich anpassen

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie den bestehenden Druckbereich in einer Excel-Arbeitsmappe anpassen können.

Zellen zu einem vorhandenen Druckbereich hinzufügen

Sie erweitern den Druckbereich ganz einfach, indem Sie weitere Zellen zum bestehenden Bereich hinzufügen. Möchten Sie beispielsweise den Druckbereich von A1:C5 auf A1:C7 vergrößern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Zellbereich A6:C7 aus, den Sie dem bestehenden Druckbereich A1:C5 hinzufügen möchten.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout, klicken Sie auf Druckbereich>Druckbereich hinzufügen.
   

Der bestehende Druckbereich wurde nun von A1:C5 auf A1:C7 erweitert.

Angrenzende Zellen zu einem vorhandenen Druckbereich hinzufügen oder daraus entfernen

Sie können angrenzende Zellen problemlos zu einem vorhandenen Druckbereich hinzufügen oder daraus entfernen, indem Sie die Seitenumbruchlinie in Ihrem Arbeitsblatt verschieben – so passen Sie den Druck exakt an Ihre individuellen Anforderungen an.

1. Wechseln Sie nach dem Festlegen des Druckbereichs zur Registerkarte „Ansicht“ und wählen Sie „Seitenumbruch-Vorschau“.
   
2. Sie sehen blaue Linien, die den Seitenumbruch markieren. Der Bereich innerhalb dieser Begrenzung ist der Druckbereich. Um ihn anzupassen, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine Seitenumbruch-Linie, bis er sich in einen doppelseitigen Pfeil verwandelt. Klicken Sie dann und ziehen Sie die Linie, um Zellen in den Druckbereich einzuschließen oder auszuschließen.

Den aktuellen Druckbereich direkt bearbeiten

Sie können den Druckbereich direkt bearbeiten, indem Sie die Zellreferenz im Dialogfeld „Seiteneinrichtung“ visuell anpassen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout, und klicken Sie auf die Schaltfläche zum Öffnen des Dialogfelds (der kleine Pfeil unten rechts in der Gruppe), um das Dialogfeld Seitenlayoutzu öffnen.
   
2. Navigieren Sie im Dialogfeld Seiteneinrichtung zur Registerkarte Tabelle. Hier werden die Zellbezüge des Druckbereichs des aktuellen Arbeitsblatts im Feld Druckbereich angezeigt. Sie können die Zellbezüge des Druckbereichs direkt in diesem Feld bearbeiten. Klicken Sie abschließend auf OK, um Ihre Änderungen zu speichern.
   

Den aktuellen Druckbereich durch einen neuen ersetzen

Wenn Sie den Druckbereich in Ihrem Arbeitsblatt aktualisieren möchten, folgen Sie diesen Schritten, um den bestehenden Druckbereich schnell durch einen neuen zu ersetzen.

1. Wählen Sie den Zellbereich aus, den Sie als neuen Druckbereich festlegen möchten.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Seitenlayout, und klicken Sie auf Druckbereich>Druckbereich festlegen.
   

Durch diese Aktion werden alle vorhandenen Druckbereiche durch den neu ausgewählten Bereich ersetzt.

Druckbereich löschen

Um den festgelegten Druckbereich im aktuellen Arbeitsblatt zu löschen, gehen Sie bitte wie folgt vor.

1. Klicken Sie unter der Registerkarte Seitenlayout auf Druckbereich>Druckbereich löschen.
   

Anschließend werden alle Druckbereiche im aktuellen Arbeitsblatt sofort gelöscht.

Weitere Tipps für Druckbereich

In diesem Abschnitt erhalten Sie wertvolle Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit mit dem Druckbereich in Excel erleichtern.

Druckbereich ignorieren

Wenn Sie in einem Arbeitsblatt einen Druckbereich festgelegt haben, aber gelegentlich das gesamte Blatt drucken möchten, aktivieren Sie einfach die Option „Druckbereich ignorieren“ in den Druckeinstellungen. Diese Funktion hebt den festgelegten Druckbereich vorübergehend auf und ermöglicht bei Bedarf das Drucken des gesamten Blatts.

1. Klicken Sie auf Datei > Drucken, um den Abschnitt Drucken zu öffnen.
2. Klicken Sie im Abschnitt Drucken auf die Dropdown-Liste Einstellungen und wählen Sie im Menü die Option Druckbereich ignorieren. Sobald die Option aktiviert ist, erscheint davor ein Häkchen.
   

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Drucken geklickt haben, wird das gesamte Arbeitsblatt gedruckt – der festgelegte Druckbereich wird dabei ignoriert.

Druckbereich sperren/schützen

Standardmäßig schützt der Arbeitsblattschutz in Excel nicht direkt die Druckbereichseinstellungen. Das bedeutet, dass Benutzer, die Zugriff auf die Arbeitsmappe haben, den Druckbereich weiterhin ändern oder löschen können – selbst wenn das Arbeitsblatt geschützt ist. Wenn Sie Arbeitsmappen häufig freigeben und den festgelegten Druckbereich schützen möchten, hilft Ihnen der VBA-Code in diesem Abschnitt.

1. Drücken Sie in der Arbeitsmappe, in der Sie den Druckbereich eines bestimmten Blatts schützen möchten, die Tastenkombination Alt+F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.
2. Doppelklicken Sie in diesem geöffneten Fenster auf das ThisWorkbook-Projekt im linken Bereich, und geben Sie anschließend den folgenden VBA-Code in das Code-Fenster ein.
   
   VBA-Code: Sperren oder schützen Sie das Druckbereich

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Hinweis: Ersetzen Sie in diesem VBA-Code „commission IFS“ durch den Namen Ihres Arbeitsblatts und „A1:C7“ durch den Druckbereich, den Sie festlegen möchten.
3. Speichern Sie den Code und kehren Sie mit der Tastenkombination Alt+Q zum Arbeitsblatt zurück. Klicken Sie anschließend auf Datei > Speichern unter > Durchsuchen.
4. Wählen Sie im geöffneten Speichern unter-Dialogfeld einen Zielordner aus, benennen Sie die Datei nach Bedarf um, wählen Sie Excel-Arbeitsmappe mit Makros aktiviertaus der Liste Speichern im FormatDropdown-Liste aus und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern.
   

Jedes Mal, wenn die Arbeitsmappe geöffnet wird, stellt dieser Code sicher, dass der Druckbereich auf Ihren festgelegten Bereich eingestellt ist. Zwar handelt es sich nicht um eine perfekte Lösung – Benutzer können den Druckbereich während einer Sitzung weiterhin ändern –, doch wird so garantiert, dass beim Öffnen der Arbeitsmappe stets der korrekte Druckbereich aktiv ist.

Die Druckbereich anzeigen

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen, wie Sie den Druckbereich nach der Einrichtung anzeigen, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument exakt so zum Drucken bereitsteht, wie Sie es beabsichtigen.

Nachdem Sie den Druckbereich eingerichtet haben, wechseln Sie zur Registerkarte Ansicht und klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf Seitenumbruch Vorschau.

Ergebnis

Das Arbeitsblatt wechselt in die Ansicht Seitenumbruch-Vorschau, in der Sie den Druckbereich anhand der blauen Seitenumbruch-Begrenzungen erkennen können. Eine visuelle Darstellung finden Sie im folgenden Screenshot.

Zusammenfassend ist die Beherrschung des Druckbereichs in Excel eine entscheidende Fähigkeit, um präzise zu steuern, wie Ihre Daten im gedruckten Format dargestellt werden. Mit den in diesem umfassenden Leitfaden vorgestellten Techniken stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Blätter stets genau so druckfertig sind, wie Sie es sich vorstellen. Für alle, die tiefer in die Möglichkeiten von Excel eintauchen möchten, bietet unsere Website eine Fülle an Anleitungen.Entdecken Sie hier weitere Excel-Tipps und -Tricks.

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