Wie man den erweiterten Filter in Excel verwendet – Eine vollständige Anleitung mit Beispielen

Excels Erweiterter Filter ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Flexibilität jenseits der Standard-Filterfunktionen bietet und Benutzern ermöglicht, komplexe Filteraufgaben effizient auszuführen. Dieser Leitfaden untersucht die Funktion der erweiterten Filter von Excel detailliert, vergleicht sie mit normalen Filtern, bietet praktische Beispiele und gibt Überlegungen für einen optimalen Gebrauch. Er wird Ihnen helfen, den Umgang mit erweiterten Filtern sicher zu beherrschen.

• Eine eindeutige Liste extrahieren
• Filtern Sie in einer Spalte mit mehreren Kriterien (beliebiges Kriterium)
• Filtern Sie in mehreren Spalten mit mehreren Kriterien
  • Mit UND-Logik (alle Kriterien erfüllen)
  • Mit OR-Logik (beliebiges Kriterium erfüllen)
  • Mit UND sowie ODER Logik
• Erweiterter Filter mit Platzhalter
• Extrahieren Sie nur bestimmte Spalten

Erweiterter Filter vs. normaler Filter

Der Hauptunterschied zwischen dem normalen Filter von Excel und dem Erweiterten Filter liegt in ihrer Komplexität und Funktionalität. Während der normale Filter eine einfache, auf Kriterien basierende Filterung innerhalb des ursprünglichen Datensatzes bietet, geht der Erweiterte Filter über diese Grenzen hinaus durch:

• Ermöglicht die Verwendung mehrerer Kriterien in verschiedenen Spalten.
• Bietet die Möglichkeit, einzigartige Werte aus einem Datensatz zu extrahieren.
• Ermöglicht die Verwendung von Platzhaltern für flexiblere, teilweise Übereinstimmungen.
• Ermöglicht das Extrahieren gefilterter Daten an einen separaten Ort.

Beispiele für die Verwendung des erweiterten Filters

Dieser Abschnitt stellt verschiedene praktische Beispiele vor, um Ihnen zu zeigen, wie Sie erweiterte Filter in Excel verwenden, um unterschiedliche Filtereffekte zu erzielen.

Eine eindeutige Liste extrahieren

Excels Erweiterter Filter kann schnell eine Liste einzigartiger Werte aus einem Datensatz generieren, eine Aufgabe, die mit normalen Filtern umständlich sein kann. Wenn Sie eine Liste von Verkaufstransaktionen mit doppelten Zeilen haben und eine Liste einzigartiger Zeilen extrahieren möchten, kann die Funktion „Erweiterter Filter“ in Excel diese Aufgabe vereinfachen. Bitte folgen Sie den unten stehenden Anweisungen, um dies zu erreichen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte "Daten", und wählen Sie "Erweitert" in der Gruppe "Sortieren und Filtern" aus.
   
2. Im Dialogfeld "Erweiterter Filter" müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie eine Option aus, die Sie benötigen. Da ich die eindeutige Liste an einen anderen Ort positionieren möchte, wähle ich die Option "In andere Position kopieren".
   2. Geben Sie den Listenbereich an:
      • Eindeutige Werte aus einer Spalte extrahieren:
        Wählen Sie die Spalte aus, die die Werte enthält, aus denen Sie eindeutige Einträge extrahieren möchten. Um in diesem Fall beispielsweise die eindeutigen Kundennamen zu extrahieren, wählen Sie A1:A11 aus.
      • Eindeutige Zeilen basierend auf mehreren Spalten extrahieren:
        Wählen Sie den Bereich aus, der alle Spalten enthält, die Sie berücksichtigen möchten. In diesem Fall wähle ich, da ich eindeutige Zeilen basierend auf Kundennamen, Verkäufen und Region extrahieren möchte, den gesamten Bereich A1:C11 aus.
   3. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie die eindeutige Liste einfügen möchten.
   4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur eindeutige Datensätze“.
   5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Wie im folgenden Screenshot gezeigt, werden eindeutige Zeilen aus dem ursprünglichen Datenbereich extrahiert.

Filtern Sie in einer Spalte mit mehreren Kriterien (Übereinstimmung mit beliebigen Kriterien)

Das Filtern von Daten in einer Spalte mit mehreren Kriterien ermöglicht es Ihnen, Zeilen anzuzeigen, die eines Ihrer angegebenen Bedingungen erfüllen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten und die Informationen auf der Grundlage mehrerer potenzieller Übereinstimmungen eingrenzen müssen. So können Sie dies mithilfe der erweiterten Filterfunktion von Excel erreichen:

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre ursprünglichen Listenbereichsdaten vor

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listenbereich-Datensatz über klare Spaltenüberschriften verfügt, da diese für die Einrichtung des Kriterienbereichs wichtig sind. Hier verwende ich die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen als Beispiel.

Schritt 2: Einrichtung des Kriterienbereichs

1. Erstellen Sie im oben genannten Bereich oder getrennt vom Listenbereich Ihren Kriterienbereich. Die Überschriften, die Sie im Kriterienbereich eingeben, müssen genau mit denen im Listenbereich übereinstimmen, damit sie korrekt funktionieren. Hier befindet sich mein Kriterienbereich oberhalb des Listenbereichs.
2. Unter der Kopfzeile listen Sie jedes der Kriterien auf, die Sie abgleichen möchten. Jedes Kriterium sollte in einer eigenen Zelle stehen, direkt unter dem vorherigen. Diese Einrichtung teilt Excel mit, eines dieser Kriterien abzugleichen.
   In diesem Beispiel suche ich nach Schülern mit „Punktzahlen größer als 95 oder kleiner als 60“, damit ich den Listenbereich effektiv filtern kann, um sowohl hoch- als auch niedrigpunktuierende Schüler einzuschließen. Daher gebe ich jedes Kriterium in separaten Zeilen unter der Überschrift Punktzahl ein. Der gesamte Kriterienbereich ist unten dargestellt:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Sie können nun den erweiterten Filter anwenden, um die Aufgabe wie folgt auszuführen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Erweitert“ in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ aus.
   
2. Im Dialogfeld "Erweiterte Filter" müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie die Option, die Sie benötigen. Da ich die gefilterten Ergebnisse an einen anderen Ort verschieben möchte, wähle ich die Option "In eine andere Position kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listbereich“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Im Abschnitt "Kriterienbereich" wählen Sie den gesamten Kriterienbereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Dann sehen Sie, dass nur die Zeilen extrahiert werden, in denen die Spalte "Score" einem der Kriterien entspricht (>95 oder <60).

Filtern in mehreren Spalten mit mehreren Kriterien

Nachdem wir das Filtern mit mehreren Kriterien in einer einzelnen Spalte behandelt haben, wenden wir uns nun dem Filtern über mehrere Spalten zu. Dieser Abschnitt führt Sie durch das Anwenden von mehreren Kriterien über verschiedene Spalten hinweg unter Verwendung von UND, ODER sowie kombinierter UND/ODER-Logik.

• Um die AND-Logik anzuwenden, setzen Sie die Kriterien in dieselbe Zeile.
• Um die OR-Logik anzuwenden, positionieren Sie die Kriterien in separaten Zeilen.

Mit UND-Logik (alle Kriterien erfüllen)

Das Filtern von Daten in mehreren Spalten mit mehreren Kriterien unter Verwendung der UND-Logik bedeutet, dass jede Zeile alle festgelegten Kriterien in verschiedenen Spalten erfüllen muss, um angezeigt zu werden. So können Sie dies mit dem erweiterten Filter in Excel durchführen:

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre ursprünglichen Listenbereichsdaten vor

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listenbereich-Datensatz klare Spaltenüberschriften hat, da diese für die Einrichtung des Kriterienbereichs wichtig sind. Hier verwende ich die folgende Tabelle mit Schülernoten als Beispiel.

Schritt 2: Einrichtung des Kriterienbereichs

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich entweder oberhalb oder getrennt vom Listenbereich, indem Sie Überschriften eingeben, die genau mit denen im Listenbereich übereinstimmen. Hier befindet sich mein Kriterienbereich oberhalb des Listenbereichs.
2. Für die AND-Logik listen Sie alle Kriterien in derselben Zeile unter ihren entsprechenden Überschriften auf. Zum Beispiel, wenn ich „Klasse A“-Schüler mit Punktzahlen über 85 filtern möchte, sollte der Kriterienbereich so festgelegt werden:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter anwenden, um die Aufgabe wie folgt auszuführen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Erweitert“ in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ aus.
   
2. Im Dialogfeld "Erweiterte Filter" müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie eine Option aus, die Sie benötigen. Da ich das gefilterte Ergebnis an einen anderen Ort verschieben möchte, wähle ich die Option "In eine andere Position kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listenbereich“ den gesamten Listenbereich A7:D16 aus.
   3. Im Abschnitt "Kriterienbereich" wählen Sie den gesamten Kriterienbereich A2:D3 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle F6 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Im Ergebnis werden nur die Zeilen angezeigt oder kopiert, die allen Kriterien in den angegebenen Spalten entsprechen. In unserem Beispiel werden nur Schüler aus Klasse A mit Punktzahlen über 85 extrahiert.

Mit ODER-Logik (jedes Kriterium erfüllen)

Um Daten in mehreren Spalten mit ODER-Logik (Übereinstimmung mit einem der Kriterien) im erweiterten Filter von Excel zu filtern, führen Sie folgende Schritte aus:

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre ursprünglichen Listenbereichsdaten vor

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listenbereich-Datensatz klare Spaltenüberschriften hat, da diese wichtig für die Einrichtung des Kriterienbereichs sind. Hier verwende ich die folgende Tabelle mit Schülernoten als Beispiel.

Schritt 2: Einrichtung des Kriterienbereichs

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich entweder oberhalb oder getrennt vom Listenbereich, indem Sie Überschriften eingeben, die genau mit denen im Listenbereich übereinstimmen. Hier befindet sich mein Kriterienbereich oberhalb des Listenbereichs.
2. Bei OR-Logik sollten Sie jede Kriteriengruppe für dieselbe Spalte in separaten Zeilen platzieren oder jedes Kriterium in separaten Zeilen unter der entsprechenden Überschrift auflisten. Zum Beispiel, wenn ich Schüler mit Punktzahlen über 90 oder Noten von F filtern möchte, sollte der Kriterienbereich wie folgt festgelegt werden:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter anwenden, um die Aufgabe wie folgt auszuführen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und wählen Sie "Erweitert" in der Gruppe "Sortieren & Filtern" aus.
   
2. Im Dialogfeld "Erweiterte Filter" müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie eine Option aus, die Sie benötigen. Da ich das gefilterte Ergebnis an einen anderen Ort verschieben möchte, wähle ich die Option "In eine andere Position kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listenbereich“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Im Abschnitt „Kriterienbereich“ wählen Sie den gesamten Kriterienbereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Dies filtert Ihre Daten basierend auf den angegebenen Kriterien, wobei alle aufgelisteten Kriterien übereinstimmen können. Wenn eine Zeile mit einem der Kriterien in den von Ihnen angegebenen Spalten übereinstimmt, wird sie in die gefilterten Ergebnisse einbezogen.

In diesem Fall gibt der Filter nur Schüler zurück, deren Punktzahl höher als 90 ist oder die die Note F haben.

Mit UND sowie ODER Logik

Um Daten in mehreren Spalten mit einer Kombination aus UND sowie ODER-Logik mithilfe des erweiterten Filters in Excel zu filtern, können Sie diese Schritte befolgen.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre ursprünglichen Listenbereichsdaten vor

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listenbereich-Datensatz klare Spaltenüberschriften hat, da diese für die Einrichtung des Kriterienbereichs wichtig sein werden. Hier verwende ich die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen als Beispiel.

Schritt 2: Einrichtung des Kriterienbereichs

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich oberhalb oder neben Ihrem Listenbereich. Schließen Sie die Spaltenüberschriften ein, die genau mit denen im Listenbereich übereinstimmen. Hier befindet sich mein Kriterienbereich oberhalb des Listenbereichs.
2. Geben Sie unter den Überschriften die Kriterien mithilfe einer Kombination aus UND- und ODER-Logik ein.
   • Für die AND-Logik sollten Kriterien aus verschiedenen Spalten in derselben Zeile platziert werden.
   • Für OR-Logik sollten Kriterien in separaten Zeilen platziert werden.
   • Für kombinierte UND-ODER-Logik organisieren Sie jede Gruppe von ODER-Bedingungen in separaten Zeilenblöcken. Innerhalb jedes Blocks platzieren Sie UND-Kriterien in derselben Zeile.
     Um beispielsweise Schüler der Klasse A mit Punktzahlen größer als 90 oder Schüler der Klasse B mit der Note B zu filtern, legen Sie den Kriterienbereich wie folgt fest:
     

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Sie können nun den erweiterten Filter anwenden, um die Aufgabe wie folgt auszuführen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Erweitert“ in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ aus.
   
2. Im Dialogfeld "Erweiterte Filter" müssen Sie wie folgt konfigurieren.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie eine Option aus, die Sie benötigen. Da ich die gefilterten Ergebnisse an einen anderen Ort verschieben möchte, wähle ich die Option "In eine andere Position kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listbereich“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Im Abschnitt „Kriterienbereich“ wählen Sie den gesamten Kriterienbereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Excel zeigt nur die Zeilen an, die Ihrer komplexen Kriterienkombination entsprechen.

In diesem Beispiel gibt der erweiterte Filter nur Schüler zurück, die in Klasse A mehr als 90 Punkte erreicht haben oder Schüler mit der Note B in Klasse B.

Erweiterter Filter mit Platzhalter

Die Verwendung von Platzhaltern mit Excels erweitertem Filter ermöglicht flexiblere und leistungsfähigere Datensuchen. Platzhalter sind spezielle Zeichen, die ein oder mehrere Zeichen in einer Zeichenfolge repräsentieren, was das Filtern nach Textmustern erleichtert. Im Folgenden finden Sie detaillierte Anweisungen zur Verwendung des erweiterten Filters mit Platzhaltern in Excel.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre ursprünglichen Listenbereichsdaten vor

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listenbereich-Datensatz klare Spaltenüberschriften hat, da diese für die Einrichtung des Kriterienbereichs wichtig sind. In diesem Beispiel nehmen wir an, dass Sie eine Liste von Namen haben und einige der gesuchten Namen einem bestimmten Namensmuster folgen.

Schritt 2: Einrichtung des Kriterienbereichs

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich oberhalb oder neben Ihrem Listenbereich. Schließen Sie die Spaltenüberschriften ein, die genau mit denen im Listenbereich übereinstimmen. Hier befindet sich mein Kriterienbereich oberhalb des Listenbereichs.
2. Geben Sie unter der Kopfzeile die Kriterien mit Platzhaltern ein.
   • *: Steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen und kann vor, nach oder innerhalb einer Zeichenfolge verwendet werden.
   • ?: Steht für ein einzelnes Zeichen an einer bestimmten Position.
   In diesem Beispiel möchte ich Namen filtern, die mit dem Zeichen „J“ beginnen, daher gebe ich J* unter der Namensüberschrift des Kriterienbereichs ein. Siehe Screenshot:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter anwenden, um alle Namen zu filtern, die mit dem Zeichen J beginnen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Erweitert“ in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ aus.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld "Erweiterter Filter" wie folgt.
   1. Im Abschnitt "Aktion" wählen Sie die benötigte Option aus. Da ich die gefilterten Ergebnisse an einen anderen Ort verschieben möchte, wähle ich die Option "In eine andere Position kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listenbereich“ den gesamten Listenbereich A6:B11 aus.
   3. Im Abschnitt „Kriterienbereich“ wählen Sie den gesamten Kriterienbereich A2:B3 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle D7 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Der erweiterte Filter zeigt nur die Zeilen aus der Namensspalte an, in denen die Namen mit dem Buchstaben "J" beginnen, entsprechend dem durch den Platzhalter im Kriterienbereich angegebenen Muster.

Extrahieren Sie nur bestimmte Spalten

Die Verwendung des erweiterten Filters in Excel, um nur bestimmte Spalten zu extrahieren, ist besonders nützlich zum Analysieren großer Datensätze, wenn Sie sich nur auf bestimmte Informationen konzentrieren müssen.

Angenommen, Ihr Datensatz befindet sich im Bereich A7:D17, und Sie möchten diese Daten basierend auf den in B2:D4 angegebenen Kriterien filtern und nur die Spalten Name, Punktzahl und Note extrahieren. So gehen Sie vor.

Schritt 1: Geben Sie die zu extrahierenden Spalten an

Unterhalb oder neben Ihrem Datensatz schreiben Sie die Überschriften der Spalten, die Sie extrahieren möchten. Dies definiert den Bereich „Kopieren nach“, in dem die gefilterten Daten erscheinen werden. In diesem Beispiel tippe ich die Überschriften Name, Punktzahl und Note in den Bereich F7:H7.

Schritt 2: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter anwenden, um nur bestimmte Spalten basierend auf festgelegten Kriterien zu filtern.

1. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“ und wählen Sie „Erweitert“ in der Gruppe „Sortieren & Filtern“ aus.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld "Erweiterter Filter" wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt "Aktion" die Option "An einen anderen Ort kopieren".
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Listenbereich“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Kriterienbereich A2:D4 aus.
   4. Im Abschnitt „Kopieren nach“ wählen Sie den Bereich (F7:H7 in diesem Fall) aus, in dem Sie die Überschriften der Spalten geschrieben haben, die Sie extrahieren möchten.
   5. Klicken Sie auf "OK", um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Sie können sehen, dass das Extraktionsergebnis nur die angegebenen Spalten enthält.

Hinweise für den erweiterten Filter

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