So verwenden Sie den erweiterten Filter in Excel – Ein vollständiger Leitfaden mit Beispielen

Der erweiterte Filter in Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das über die Standardfilter hinausgeht und Ihnen ermöglicht, komplexe Filteraufgaben effizient zu bewältigen. Dieser Leitfaden erklärt die erweiterten Filterfunktionen von Excel ausführlich, vergleicht sie mit herkömmlichen Filtern, liefert praktische Beispiele und gibt wertvolle Tipps für die optimale Nutzung – so meistern Sie den Umgang mit erweiterten Filtern sicher und souverän.

• Eine Liste mit eindeutigen Werten extrahieren
• In einer Spalte mit mehreren Kriterien filtern (beliebiges Kriterium erfüllen)
• In mehreren Spalten mit mehreren Kriterien filtern
  • Mit UND-Logik (alle Kriterien erfüllen)
  • Mit ODER-Logik (mindestens ein Kriterium erfüllen)
  • Mit kombinierter UND- sowie ODER-Logik
• Erweiterter Filter mit Platzhalterzeichen
• Nur bestimmte Spalten extrahieren

Erweiterter Filter vs. Standardfilter

Der wesentliche Unterschied zwischen dem normalen und dem erweiterten Filter in Excel liegt in ihrer Komplexität und Funktionalität: Während der normale Filter einfache, auf einer einzelnen Spalte basierende Kriterien innerhalb des ursprünglichen Datensatzes ermöglicht, geht der erweiterte Filter deutlich darüber hinaus.

• Ermöglicht die Anwendung mehrerer Kriterien über verschiedene Spalten hinweg.
• Ermöglicht die Extraktion eindeutiger Werte aus einem Datensatz.
• Ermöglicht die Verwendung von Platzhalterzeichen für flexiblere Teilübereinstimmungen.
• Ermöglicht das Extrahieren gefilterter Daten an einen separaten Ort.

Beispiele für die Verwendung des erweiterten Filters

In diesem Abschnitt finden Sie praktische Beispiele, die Ihnen zeigen, wie Sie mit erweiterten Filtern in Excel unterschiedliche Ergebnisse erzielen können.

Eine Liste mit eindeutigen Werten extrahieren

Mit dem erweiterten Filter von Excel können Sie schnell eine Liste eindeutiger Werte aus einem Datensatz generieren – eine Aufgabe, die mit normalen Filtern umständlich sein kann. Wenn Sie beispielsweise eine Liste von Verkaufstransaktionen mit Doppelte Zeile haben und eine Liste eindeutiger Zeilen extrahieren möchten, vereinfacht die erweiterte Filterfunktion in Excel diese Aufgabe. Befolgen Sie dazu bitte die folgenden Anweisungen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich die Liste mit den eindeutigen Werten an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Geben Sie den Bereich für „Liste“ an:
      • Einzigartige Werte aus einer Spalte extrahieren:
        Markieren Sie die Spalte mit den Werten, aus der Sie eindeutige Einträge extrahieren möchten. Um beispielsweise die eindeutigen Kundennamen in diesem Fall zu erhalten, wählen Sie A1:A11 aus.
      • Einzigartige Zeilen basierend auf mehreren Spalten extrahieren:
        Wählen Sie den Bereich aus, der alle relevanten Spalten umfasst. Da ich in diesem Fall eindeutige Zeilen basierend auf Kundennamen, Umsatz und Region extrahieren möchte, markiere ich den gesamten Bereich A1:C11.
   3. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wohin Sie die Liste der eindeutigen Werte einfügen möchten.
   4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur eindeutige Datensätze“.
   5. Klicken Sie auf „OK“. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Wie im folgenden Screenshot gezeigt, werden eindeutige Zeilen aus dem ursprünglichen Datenbereich extrahiert.

In einer Spalte mit mehreren Kriterien filtern (beliebiges Kriterium erfüllen)

Das Filtern von Daten in einer Spalte anhand mehrerer Kriterien zeigt Ihnen alle Zeilen an, die mindestens einen Ihrer festgelegten Bedingungen erfüllen – ideal für große Datensätze, bei denen Sie Informationen anhand verschiedener möglicher Übereinstimmungen gezielt eingrenzen möchten. So nutzen Sie dazu die erweiterte Filterfunktion in Excel:

Schritt 1: Originalen Listendatenbereich vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listendatenbereich eindeutige Spaltenüberschriften enthält – sie sind entscheidend für die korrekte Einrichtung des Kriterienbereichs. Als Beispiel dient hier die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen.

Schritt 2: Kriterienbereich einrichten

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich entweder oberhalb oder separat vom Listebereich. Damit alles reibungslos funktioniert, müssen die Überschriften im Kriterienbereich exakt mit denen im Listebereich übereinstimmen. In meinem Beispiel liegt der Kriterienbereich oberhalb des Listebereichs.
2. Listen Sie unter der Überschrift jedes einzelne Kriterium auf, das erfüllt sein soll. Jedes Kriterium muss in einer eigenen Zelle direkt unter dem entsprechenden vorherigen Datensatz stehen. Diese Anordnung teilt Excel mit, dass mindestens eines dieser Kriterien erfüllt sein muss.
   In diesem Beispiel suche ich nach Studierenden mit „Punktzahlen größer als 95 oder kleiner als 60“, um den Listebereich effektiv sowohl auf leistungsstarke als auch auf leistungsschwache Studierende zu filtern. Daher trage ich jedes Kriterium in separate Zeilen unter der Punktzahl-Überschrift ein. Der gesamte Kriterienbereich ist unten dargestellt:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Nun können Sie den erweiterten Filter wie folgt anwenden, um die Aufgabe zu erledigen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich das gefilterte Ergebnis an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Bereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wo Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle)F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Anschließend sehen Sie, dass nur die Zeilen extrahiert werden, deren „Ergebnis“-Spalte eines der Kriterien erfüllt (>95 oder <60).

In mehreren Spalten mit mehreren Kriterien filtern

Nachdem wir das Filtern mit mehreren Kriterien in einer einzelnen Spalte behandelt haben, widmen wir uns nun dem Filtern über mehrere Spalten. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie mehrere Kriterien über verschiedene Spalten hinweg mithilfe der UND-, ODER- sowie kombinierten UND/ODER-Logik anwenden.

• Um die UND-Logik anzuwenden, geben Sie die Kriterien in dieselbe Zeile ein.
• Um die ODER-Logik anzuwenden, platzieren Sie die Kriterien in separaten Zeilen.

Mit UND-Logik (alle Kriterien erfüllen)

Beim Filtern von Daten in mehreren Spalten mit mehreren Kriterien mithilfe der UND-Logik muss jede Zeile sämtliche festgelegten Kriterien über alle betroffenen Spalten hinweg erfüllen, um angezeigt zu werden. So wenden Sie dies im erweiterten Filter von Excel an:

Schritt 1: Originalen Listendatenbereich vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listendatenbereich eindeutige Spaltenüberschriften enthält – sie sind entscheidend für die korrekte Einrichtung des Kriterienbereichs. Als Beispiel dient hier die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen.

Schritt 2: Kriterienbereich einrichten

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich entweder oberhalb oder separat vom Listebereich, indem Sie Überschriften verwenden, die exakt mit denen im Listebereich übereinstimmen. In meinem Beispiel liegt der Kriterienbereich oberhalb des Listebereichs.
2. Für die UND-Logik tragen Sie alle Kriterien in derselben Zeile unter ihren jeweiligen Spaltenüberschriften ein. Möchten Sie beispielsweise „Klasse-A“-Studierende mit Punktzahlen über 85 filtern, sollte Ihr Kriterienbereich wie folgt aussehen:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Nun können Sie den erweiterten Filter wie folgt anwenden, um die Aufgabe zu erledigen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich das gefilterte Ergebnis an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A7:D16 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Bereich A2:D3 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wo Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle)F6 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Es werden ausschließlich die Zeilen angezeigt oder kopiert, die sämtliche Kriterien über die angegebenen Spalten hinweg erfüllen. In unserem Beispiel werden nur Schüler der Klasse A mit Ergebnissen über 85 extrahiert.

Mit ODER-Logik (mindestens ein Kriterium erfüllen)

Um Daten in mehreren Spalten mithilfe der ODER-Logik (Übereinstimmung mit einem beliebigen Kriterium) im erweiterten Filter von Excel zu filtern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Schritt 1: Originalen Listendatenbereich vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listendatenbereich eindeutige Spaltenüberschriften enthält – sie sind entscheidend für die korrekte Einrichtung des Kriterienbereichs. Als Beispiel dient hier die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen.

Schritt 2: Kriterienbereich einrichten

1. Erstellen Sie Ihren Kriterienbereich entweder oberhalb oder getrennt vom Listebereich, und verwenden Sie dabei Überschriften, die exakt mit denen im Listebereich übereinstimmen. In meinem Beispiel liegt der Kriterienbereich oberhalb des Listebereichs.
2. Bei ODER-Logik platzieren Sie jeden Satz von Kriterien für dieselbe Spalte in separate Zeilen oder listen jedes Kriterium in separaten Zeilen unter seiner entsprechenden Überschrift auf. Wenn ich beispielsweise Studierende mit Punktzahlen höher als 90 oder Noten von F filtern möchte, sollte der Kriterienbereich wie folgt aussehen:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Nun können Sie den erweiterten Filter wie folgt anwenden, um die Aufgabe zu erledigen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich das gefilterte Ergebnis an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Bereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wo Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle)F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Dadurch werden Ihre Daten entsprechend der angegebenen Kriterien gefiltert – und zwar unter Berücksichtigung jeder Übereinstimmung. Sobald eine Zeile mindestens eines der Kriterien in den von Ihnen festgelegten Spalten erfüllt, wird sie in das gefilterte Ergebnis aufgenommen.

In diesem Fall liefert der Filter nur Schüler zurück, deren Ergebnisse höher als 90 sind oder die die Note F erhalten haben.

Mit kombinierter UND- sowie ODER-Logik

Um Daten in mehreren Spalten mit einer Kombination aus UND- und ODER-Logik mithilfe des erweiterten Filters in Excel zu filtern, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Originalen Listendatenbereich vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listendatenbereich eindeutige Spaltenüberschriften enthält – sie sind entscheidend für die korrekte Einrichtung des Kriterienbereichs. Als Beispiel dient hier die folgende Tabelle mit Schülerergebnissen.

Schritt 2: Kriterienbereich einrichten

1. Platzieren Sie Ihren Kriterienbereich oberhalb oder direkt neben dem Listebereich – und achten Sie darauf, Spaltenüberschriften zu verwenden, die exakt mit denen im Listebereich übereinstimmen. In meinem Beispiel liegt der Kriterienbereich oberhalb des Listebereichs.
2. Geben Sie unter den Überschriften die Kriterien mithilfe einer Kombination aus UND- und ODER-Logik ein.
   • Für die UND-Logik müssen Kriterien aus verschiedenen Spalten in derselben Zeile angeordnet werden.
   • Für die ODER-Logik müssen Sie die Kriterien in separaten Zeilen eingeben.
   • Für eine kombinierte UND-ODER-Logik ordnen Sie jede Gruppe von ODER-Bedingungen in separaten Zeilenblöcken an. Innerhalb jedes Blocks platzieren Sie UND-Kriterien in derselben Zeile.
     Um beispielsweise Schüler der Klasse A mit Punktzahlen über 90 oder Schüler der Klasse B mit der Note B zu filtern, richten Sie den Kriterienbereich wie folgt ein:
     

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Nun können Sie den erweiterten Filter wie folgt anwenden, um die Aufgabe zu erledigen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich das gefilterte Ergebnis an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Bereich A2:D4 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wo Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle)F8 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Excel zeigt ausschließlich die Zeilen an, die Ihre komplexe Kriterienkombination erfüllen.

In diesem Beispiel gibt der erweiterte Filter nur Schüler aus Klasse A mit Ergebnissen über 90 oder Schüler aus Klasse B mit der Note B zurück.

Erweiterter Filter mit Platzhalterzeichen

Die Verwendung von Platzhaltern (Wildcards) im erweiterten Filter von Excel ermöglicht flexiblere und leistungsstärkere Datensuchen. Platzhalter sind Sonderzeichen, die ein oder mehrere Zeichen in einer Zeichenfolge repräsentieren und so das Filtern nach Textmustern vereinfachen. Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Anleitungen zur Nutzung des erweiterten Filters mit Platzhaltern in Excel.

Schritt 1: Originalen Listendatenbereich vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass Ihr Listendatenbereich eindeutige Spaltenüberschriften enthält – sie sind entscheidend für die korrekte Einrichtung des Kriterienbereichs. Gehen wir in diesem Beispiel davon aus, dass Sie eine Namensliste haben und einige der gesuchten Namen einem bestimmten Namensmuster folgen.

Schritt 2: Kriterienbereich einrichten

1. Platzieren Sie Ihren Kriterienbereich oberhalb oder direkt neben dem Listebereich – und achten Sie dabei darauf, Spaltenüberschriften zu verwenden, die exakt mit denen im Listebereich übereinstimmen. In meinem Beispiel liegt der Kriterienbereich oberhalb des Listebereichs.
2. Geben Sie unter der Überschrift die Kriterien mithilfe von Platzhalterzeichen ein.
   • *: Steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen und kann vor, nach oder innerhalb einer Zeichenfolge verwendet werden.
   • ?: Steht für ein einzelnes Zeichen an einer bestimmten Position.
   In diesem Beispiel möchte ich Namen filtern, die mit dem Buchstaben „J“ beginnen, und gebe daher im Kriterienbereich unter der Namensüberschrift J* ein. Siehe Screenshot:
   

Schritt 3: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter anwenden, um alle Namen zu finden, die mit dem Buchstaben „J“ beginnen.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die gewünschte Option aus. Da ich das gefilterte Ergebnis an einem anderen Ort platzieren möchte, wähle ich „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A6:B11 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Bereich A2:B3 aus.
   4. Geben Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ an, wo Sie das gefilterte Ergebnis einfügen möchten (hier wähle ich die Zelle)D7 aus).
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Der erweiterte Filter zeigt nur die Zeilen aus der Spalte „Name“ an, deren Namen mit dem Buchstaben „J“ beginnen und somit dem im Kriterienbereich definierten Platzhaltermuster entsprechen.

Nur bestimmte Spalten extrahieren

Der erweiterte Filter in Excel ist besonders nützlich, um gezielt nur bestimmte Spalten aus großen Datensätzen zu extrahieren – ideal, wenn Sie sich auf ausgewählte Informationen konzentrieren möchten.

Angenommen, sich befindet Ihr Datensatz im Bereich A7:D17, und Sie möchten diese Daten anhand der in B2:D4 definierten Kriterien filtern sowie ausschließlich die Spalten „Name“, „Ergebnis“ und „Note“ extrahieren. So funktioniert’s:

Schritt 1: Die zu extrahierenden Spalten festlegen

Geben Sie unterhalb oder neben Ihrem Datensatz die Überschriften der Spalten ein, die Sie extrahieren möchten – so legen Sie den „Kopieren nach“-Bereich fest, in dem die gefilterten Daten angezeigt werden. In diesem Beispiel trage ich die Überschriften „Name“, „Ergebnis“ und „Note“ in den Bereich F7:H7 ein.

Schritt 2: Den erweiterten Filter anwenden

Jetzt können Sie den erweiterten Filter nutzen, um gezielt nur bestimmte Spalten anhand festgelegter Kriterien zu filtern.

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und klicken Sie in der Gruppe „Sortieren und Filtern“ auf „Erweitert“.
   
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Erweiterter Filter“ die Einstellungen wie folgt.
   1. Wählen Sie im Abschnitt „Aktion“ die Option „An einen anderen Ort kopieren“.
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Liste“ den gesamten Listenbereich A7:D17 aus.
   3. Wählen Sie im Abschnitt „Kriterienbereich“ den gesamten Kriterienbereich A2:D4 aus.
   4. Wählen Sie im Abschnitt „Kopieren nach“ den Bereich aus ()F7:H7 in diesem Fall), in dem Sie die Überschriften der Spalten eingetragen haben, deren Inhalte Sie extrahieren möchten.
   5. Klicken Sie auf „OK“, um den Filter anzuwenden. Siehe Screenshot:
      

Ergebnis

Sie sehen, dass das Extraktionsergebnis ausschließlich die angegebenen Spalten enthält.

Hinweise zum erweiterten Filter

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