Wie konvertiert man Kommentare in Zellinhalte in Excel?

In vielen Situationen haben Sie möglicherweise ein Arbeitsblatt, das mit wichtigen Informationen gefüllt ist, die in Zellenkommentaren (oder "Noten" in neueren Versionen von Excel) gespeichert sind. Kommentare sind jedoch nicht immer direkt sichtbar oder druckbar in einem normalen Arbeitsblattdruck und das Verwalten oder Extrahieren von Kommentardaten zum Teilen, Archivieren oder Verarbeiten kann unpraktisch sein. Um dies zu beheben, müssen Sie möglicherweise alle Kommentare in die tatsächlichen Inhalte ihrer jeweiligen Zellen übertragen oder konvertieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen direkt zugänglich, sichtbar und zusammen mit anderen Zelldaten druckbar werden. Wenn Sie nach effektiven Wegen suchen, Kommentare in Excel in Zelleninhalte zu konvertieren, stehen mehrere Methoden zur Verfügung, jede geeignet für unterschiedliche Excel-Kenntnisse und Anforderungen.

Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit einer benutzerdefinierten Funktion

Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit VBA-Code

Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit Kutools für Excel

Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit einer benutzerdefinierten Funktion

Eine praktische Möglichkeit, Kommentare in Zellen zu extrahieren, besteht darin, Excel’s benutzerdefinierte Funktion (UDF) zu verwenden. Dieser Ansatz ist ideal für Benutzer mit grundlegenden VBA-Kenntnissen, die Makros, die Arbeitsblattinhalte direkt verändern, lieber nicht ausführen möchten, da er größere Kontrolle und Flexibilität bietet. Die UDF gibt den Text des Kommentars in eine beliebige Zelle Ihrer Wahl zurück, ohne die Originaldaten zu überschreiben.

Um Kommentare mit dieser Methode in Zelleninhalte zu konvertieren, müssen Sie zuerst die UDF erstellen und dann als Formel anwenden. Bitte folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf Entwickler > Visual Basic, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen. Im VBA-Fenster klicken Sie auf Einfügen > Modul und fügen Sie die folgende Funktion in das neue Modul ein:

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. Speichern Sie Ihr VBA-Projekt mit Strg + S oder über das Menü. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, speichern Sie Ihre Arbeitsmappe als Makrofähige Excel-Arbeitsmappe (*.xlsm), um sicherzustellen, dass die UDF ordnungsgemäß funktioniert.

3. Geben Sie nun in einer beliebigen leeren Zelle, in der Sie den Kommentartext anzeigen möchten, die Formel =GetComments(A1) ein (ersetzen Sie A1 durch die tatsächliche Zellreferenz, deren Kommentar Sie extrahieren möchten). Siehe Screenshot:

4. Drücken Sie die Eingabetaste. Die Zelle zeigt den Kommentar aus Zelle A1 an. Um Kommentare aus einem ganzen Bereich zu extrahieren, ziehen Sie den Ausfüllkästchen (kleines Quadrat in der unteren rechten Ecke der Zelle) nach unten oder quer, um die Formel auf andere Zellen anzuwenden, die auf die entsprechenden Zellen in Ihrem Datensatz verweisen. Alle Kommentare werden entsprechend in Zelleninhalte konvertiert. Siehe Screenshot:

 Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit VBA-Code

Für Benutzer, die die Konvertierung automatisch oder für eine große Anzahl von Zellen durchführen müssen, kann ein kurzes VBA-Makro effizient alle Kommentare als reinen Text in ihre entsprechenden Zellen kopieren. Diese Methode ist direkt und vollständig automatisiert, aber beachten Sie, dass sie vorhandene Zellinhalte in den Zielen überschreibt, daher sollten Sie Ihre Daten immer sichern.

1. Wählen Sie zunächst den Bereich aus, in dem Sie Kommentare in Zelleninhalte konvertieren möchten. Die Auswahl eines kleineren Bereichs reduziert das Risiko eines versehentlichen Datenverlustes.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Entwickler und wählen Sie Visual Basic, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen. Klicken Sie dann auf Einfügen > Modul und kopieren Sie den folgenden Code in das Modulfenster:

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3. Nachdem Sie den Code eingefügt haben, klicken Sie auf  Ausführen im VBA-Editor (oder drücken Sie F5), um das Makro auszuführen. Der Code fordert Sie normalerweise auf, den Bereich auszuwählen – stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Zellen auswählen. Klicken Sie auf OK um fortzufahren, und alle bestehenden Kommentare in der Auswahl werden in ihre entsprechenden Zellen kopiert und ersetzen die Zellinhalte. Der folgende Screenshot zeigt das Ergebnis vorher und nachher:

Diese VBA-Makro-Lösung ist ideal für Benutzer, die sich mit dem Ausführen von Makros auskennen und einen vollständig automatisierten Übertragungsprozess von Kommentaren zu Inhalten benötigen. Der Hauptvorteil ist Geschwindigkeit und die Fähigkeit, große Bereiche im Batch zu verarbeiten, aber da es bestehende Daten überschreibt, seien Sie immer vorsichtig und sichern Sie wichtige Dateien, bevor Sie das Makro ausführen.

Konvertieren Sie Kommentare in Zelleninhalte mit Kutools für Excel

Das Tool "Konvertierung zwischen Kommentaren und Zellen" in Kutools für Excel bietet eine benutzerfreundliche und effiziente Möglichkeit, Kommentartext schnell in Zelleninhalte zu verschieben. Diese Dienstprogramm spart nicht nur erheblich Zeit, sondern minimiert auch manuelle Operationen und reduziert das Fehler-Risiko während des Prozesses.

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Nach der Installation von Kutools für Excel können Sie diesen einfachen Schritten folgen, um Kommentare in Zellenwerte zu konvertieren:

1. Markieren Sie den Zellbereich mit den Kommentaren, die Sie in tatsächliche Zelleninhalte konvertieren möchten.

2. Klicken Sie auf dem Excel-Menüband auf Kutools > Mehr > Konvertierung zwischen Kommentaren und Zellen.

3. Wählen Sie im Dialogfeld "Konvertierung zwischen Kommentaren und Zellen" die Option „Kommentar durch Zellinhalt ersetzen“. Diese Operation überträgt jeden Zellenkommentar/Notiz direkt in den Zellenwert selbst. Siehe den folgenden Screenshot:

4. Klicken Sie auf OK. Sofort werden alle ausgewählten Zellen ihre Kommentare in den jeweiligen Zelleninhalt platziert und das Arbeitsblatt wird entsprechend aktualisiert.

Dieser Ansatz ist besonders vorteilhaft für Benutzer, die eine grafische Oberfläche und minimale manuelle Eingriffe bevorzugen. Er ist schnell, zuverlässig und ideal für Benutzer, die keine VBA oder Excel-Formeln verwenden möchten. Für umfassendere Anweisungen zum Tool "Konvertierung zwischen Kommentaren und Zellen", besuchen Sie die Seite Beschreibung der Funktion "Konvertierung zwischen Kommentaren und Zellen".

Wenn Sie Probleme damit haben, dass Zelleninhalte überschrieben werden, ist es ratsam, Ihr Arbeitsblatt vor der Konvertierung zu sichern oder an einer Duplikatversion zu arbeiten. Kutools bietet auch Optionen zum Hin- und Her-Konvertieren von Kommentaren für eine flexible Verwaltung.

Tipps, Fehlerbehebung und Zusammenfassungsvorschläge

Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie die Kompromisse berücksichtigen: Die Verwendung von VBA ist sehr flexibel, erfordert jedoch technisches Know-how und Sicherungsvorkehrungen. Kutools bietet einen codefreien und effizienten Weg, ideal für regelmäßige Benutzer, die Einfachheit schätzen. Benutzerdefinierte Funktionen ermöglichen selektive Extraktion ohne Änderung der ursprünglichen Zellen, erfordern aber die Anwendung von Formeln und können nicht mit neuen Threaded-Kommentaren umgehen.

Allgemeine Fehlerbehebungspunkte umfassen:

• Wenn Ihr Makro oder Ihre Formel nicht den erwarteten Kommentarinhalt zurückgibt, überprüfen Sie, ob Sie mit threaded "Kommentaren" (nicht "Noten") arbeiten – viele Lösungen funktionieren nur mit klassischen Noten.
• Wenn Sie Office 365 oder Excel 2019+ verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle und wählen Sie "Noten anzeigen/ausblenden", um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Kommentartyp haben.
• Speichern Sie Ihre Datei immer, bevor Sie Makros oder Stapelkonvertierungen anwenden, um versehentlichen Datenverlust zu verhindern.
• Nach dem Extrahieren von Werten können Sie Kommentare entfernen, indem Sie die Zellen auswählen, mit der rechten Maustaste klicken und "Kommentar löschen" auswählen, um das Arbeitsblatt ordentlich zu halten.

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