So fügen Sie einen Dokumentautor hinzu oder ändern ihn (Dokumenteigenschaften) in Excel

Wenn Sie lediglich neue Autoren zum Aktuelle Arbeitsmappe zur Referenz hinzufügen möchten, können Sie diese Aktion in Excel problemlos mithilfe der folgenden Schritte durchführen:

1. Öffnen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie dann im Menü Info aus.

2. Im rechten Bereich, im Abschnitt Zugehörige Personen, finden Sie ein Feld direkt unter dem Namen des ursprünglichen Autors. Um einen weiteren Autor hinzuzufügen, klicken Sie in das Feld, geben den Namen ein und bestätigen mit der Eingabetaste.

Obwohl diese Lösung unkompliziert und ideal für schnelle Aktualisierungen der Autorenliste zu Dokumentationszwecken ist, bietet sie möglicherweise keine umfassenden Anpassungsmöglichkeiten für andere Dokumenteigenschaften. Beachten Sie, dass diese Änderungen ausschließlich der Anzeige und organisatorischen Klarheit dienen und weder die Autorisierungsrechte noch den tatsächlichen Bearbeitungsverlauf der Arbeitsmappe aktualisieren.

Sollte das Feld „Zugehörige Personen“ aus irgendeinem Grund nicht angezeigt werden oder stoßen Sie auf Zugriffsprobleme, vergewissern Sie sich, dass Ihre Arbeitsmappe lokal gespeichert ist (nicht an einem eingeschränkten oder netzwerkfreigegebenen Speicherort) und dass Sie über ausreichende Berechtigungen verfügen, um die Dokumenteigenschaften der Datei zu bearbeiten.

Wenn Sie sowohl den Autor hinzufügen bzw. ändern als auch weitere Dokumenteigenschaften wie Titel, Betreff, Stichwörter oder Kategorie aktualisieren möchten, bietet Excel hierfür zuverlässige Methoden. Diese ermöglichen nicht nur die Anpassung des Autorenfelds, sondern auch eine präzise Dokumentation der Arbeitsmappe – besonders wertvoll in administrativen, Prüfungs- und kollaborativen Umgebungen. Im Folgenden finden Sie zwei empfohlene Lösungen:

Dokumenteigenschaften und Autor im Dokumentbereich hinzufügen oder ändern

1. Klicken Sie in Excel 2010 oder 2013 auf die Registerkarte Datei, wählen Sie dann Info aus. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften und wählen im Dropdown-Menü Dokumentbereich anzeigen aus. Dadurch werden die Dokumenteigenschaftsfelder am oberen Rand Ihres aktiven Arbeitsblatts eingeblendet – hier können Sie Details ganz einfach eingeben oder bearbeiten.

2. Der Dokumenteigenschaftenbereich wird nun oberhalb des Arbeitsblattbereichs angezeigt. In diesem Bereich können Sie das Feld Autor bequem bearbeiten, um Namen hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Auch andere Metadaten wie Titel, Kategorien, Status und Betreff lassen sich hier ganz einfach anpassen. Drücken Sie nach jeder Änderung – genau wie bei der Aktualisierung des Autors – die Eingabetaste, um Ihre Eingaben zu speichern.

Hinweis: Wenn Sie eine neuere Version von Excel verwenden (z. B. Office 365, Excel 2019 oder höher), finden Sie die Option „Dokumentbereich anzeigen“ nicht im Dropdown-Menü „Eigenschaften“. Wechseln Sie stattdessen zum Abschnitt „Info“, klicken Sie auf „Alle Eigenschaften anzeigen“, um sämtliche Dokumentfelder einzublenden, und fügen Sie anschließend die gewünschten Felder hinzu.

Tipp: Verwenden Sie bei mehreren Autoren eine einheitliche Namenskonvention – zum Beispiel die Trennung der Namen durch Semikolon oder Komma –, um Übersichtlichkeit und Ordnung zu bewahren. Die Anpassung zusätzlicher Eigenschaften erleichtert später das Suchen und Sortieren von Arbeitsmappen, insbesondere bei der Verwaltung großer Dokumentmengen.

Dokumenteigenschaften und Autor im Dialogfeld „Erweiterte Eigenschaften“ hinzufügen oder ändern

1. Wechseln Sie in Excel zu Datei > Info, klicken Sie auf Eigenschaften und wählen Sie dann Erweiterte Eigenschaften aus.

2. Im Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“ finden Sie unter der Registerkarte Zusammenfassung Felder für Autor, Manager, Firma und weitere beschreibende Metadaten. Geben Sie die gewünschten Informationen ein und klicken Sie auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Vorsichtsmaßnahmen: Achten Sie beim Ändern von Dateieigenschaften darauf, dass die Arbeitsmappe nicht schreibgeschützt ist und Sie über die erforderlichen Bearbeitungsberechtigungen verfügen. Änderungen an Dokumenteigenschaften beeinflussen den Inhalt der Arbeitsmappe nicht, verbessern jedoch das Dokumentenmanagement und unterstützen die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sowie Archivierungszwecke.

Vor- und Nachteilsanalyse:

• Die Lösung über den Dokumentbereich eignet sich ideal für sofortige Bearbeitungen und bietet hohe Sichtbarkeit – ermöglicht jedoch keinen Zugriff auf sämtliche Metadaten aus dieser Ansicht.
• Das Dialogfeld „Erweiterte Eigenschaften“ bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten und ist besonders nützlich, wenn mehrere oder benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften festgelegt werden sollen – auch wenn die Navigation hierfür etwas aufwendiger ist.

Falls Sie Schwierigkeiten haben, Autorenänderungen oder andere Eigenschaften zu speichern, stellen Sie sicher, dass der Dateityp kompatibel ist (z. B. .xlsx statt älterer .xls-Formate) und kein Passwortschutz aktiviert ist. In seltenen Fällen müssen Sie Ihre Arbeitsmappe möglicherweise schließen und erneut öffnen, um die aktualisierten Eigenschaftswerte angezeigt zu bekommen.

Alternative Lösung: Dokumenteigenschaften mithilfe des Windows-Datei-Explorers aktualisieren

Anstatt direkt in Excel zu bearbeiten, können Sie bestimmte Dokumenteigenschaften manchmal auch außerhalb der Anwendung aktualisieren. Klicken Sie im Windows-Datei-Explorer mit der rechten Maustaste auf die Excel-Datei, wählen Sie Eigenschaften aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte Details. Hier können Sie einige Metadatenfelder – wie etwa Autor und Titel – ändern, ohne die Arbeitsmappe öffnen zu müssen. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode nur eingeschränkten Zugriff auf alle Dokumentfelder bietet und möglicherweise keine Stapelbearbeitung mehrerer Dateien unterstützt. Sie ist besonders nützlich, wenn Excel nicht installiert ist oder Sie nicht direkt auf die Arbeitsmappe zugreifen können.

Alternative Lösung: Excel-VBA verwenden, um die Autoreigenschaft zu aktualisieren

Für anspruchsvolle Anforderungen oder die Automatisierung von Aktualisierungen über mehrere Dateien hinweg können Sie VBA (Visual Basic for Applications) nutzen, um Dokumenteigenschaften – einschließlich des Autors – zu ändern. Das ist besonders vorteilhaft, wenn zahlreiche Arbeitsmappen einheitliche Autoreninformationen benötigen.
So verwenden Sie VBA:

• Öffnen Sie Excel und wechseln Sie zu Entwicklertools > Visual Basic.
• Klicken Sie im geöffneten Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster auf Einfügen>Modulund geben Sie den folgenden Code ein:

Sub SetAuthorProperty()
    On Error Resume Next
    ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Author") = "Your Name"
    xTitleId = "KutoolsforExcel"
End Sub

Nachdem Sie den Code eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche , um ihn auszuführen. Der angegebene Autorenname wird automatisch für die aktuelle Arbeitsmappe aktualisiert. Denken Sie daran, „Ihr Name“ durch den gewünschten Autorennamen zu ersetzen.

Tipp: VBA-Änderungen werden sofort wirksam und eignen sich hervorragend für die Stapelverarbeitung von Dateien. Stellen Sie jedoch stets sicher, dass Makros aktiviert sind, und speichern Sie Ihre Arbeit, bevor Sie Skripte ausführen.

Zusammenfassend bietet Excel mehrere flexible Werkzeuge zur Verwaltung von Urheberschaft und Dokumentmetadaten. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrem Szenario passt – egal ob für einzelne Dateien, kollaborative Projekte, das Versenden per E-Mail oder die Prüfung des Dokumentationsverlaufs. Regelmäßige Aktualisierungen der Eigenschaften sorgen für klare Verantwortlichkeiten, fördern die Transparenz im Arbeitsablauf und verhindern Verwirrung, wenn Dateien zwischen verschiedenen Benutzern weitergegeben werden.