Wie sortiert man „Vollständiger Name“ nach Nachname in Excel?

Diese Methode zeigt, wie Sie die Suchen und Ersetzen-Funktion in Excel nutzen, um schnell Nachnamen aus Zeichenketten bestehend aus vollständigen Namen zu extrahieren. Sobald Sie die Nachnamen isoliert haben, können Sie die Liste der vollständigen Namen problemlos nach ihren Nachnamen sortieren. Diese Technik eignet sich besonders gut für einfache Namensformate – insbesondere dann, wenn jeder vollständige Name aus genau zwei Teilen besteht (z. B. „John Smith“). Bei Namen mit mehr als zwei Bestandteilen sollten Sie die Extraktionsergebnisse sorgfältig auf Genauigkeit prüfen.

1. Markieren Sie die Spalte mit Ihren vollständigen Namen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, kopieren Sie die gesamte Spalte und fügen Sie sie in eine benachbarte leere Spalte ein (z. B. in Spalte B), um eine Hilfsspalte zur Verarbeitung zu erstellen – ohne Ihre Originaldaten zu verändern.

2. Solange die Hilfsspalte markiert ist, drücken Sie gleichzeitig Strg + H, um das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ zu öffnen.
Tipp: Alternativ rufen Sie dieses Dialogfeld auf, indem Sie auf Start > Suchen und Auswählen > Ersetzen klicken.

3. Geben Sie im Dialogfeld ein Leerzeichen in das Feld Suchen nach und das Symbol @ in das Feld Ersetzen durch ein. Klicken Sie anschließend auf Alle ersetzen.

Es erscheint eine Meldung mit der Anzahl der durchgeführten Ersetzungen. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren.

4. Lassen Sie dieselbe Spalte markiert und geben Sie *@ in das Feld Suchen nach ein, lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer und klicken Sie auf Alle ersetzen. Dieser Schritt entfernt den Vornamen aus jeder Zelle und hinterlässt nur den Nachnamen.

Klicken Sie bei Aufforderung auf OK.

5. Markieren Sie abschließend die soeben verarbeitete Hilfsspalte und klicken Sie auf Daten > Aufsteigend (oder „Absteigend sortieren“, je nach Bedarf). Wählen Sie im Popup-Fenster „Sortierwarnung“ die Option Auswahl erweitern und klicken Sie auf Sortieren, um sicherzustellen, dass Ihre „Vollständiger Name“-Einträge während des Sortiervorgangs erhalten bleiben.

Nach dem Sortieren ist Ihre Liste entsprechend den Nachnamen geordnet. Sie können die Hilfsspalte löschen, wenn Sie nur die sortierten vollständigen Namen behalten möchten. Beachten Sie bitte, dass die Extraktion und Sortierung der Nachnamen mit dieser Methode besondere Aufmerksamkeit erfordern kann, falls Ihre Namen zweite Vornamen, Initialen oder zusammengesetzte Familiennamen enthalten.

Obwohl integrierte Excel-Funktionen wie „Text in Spalten“ oder „Suchen und Ersetzen“ häufig zum Einsatz kommen, bietet sich ein effizienterer Ansatz durch die Nutzung der Erweitertes Sortieren-Funktion in Kutools für Excel an. Dieses spezialisierte Sortierwerkzeug ermöglicht es Ihnen, Ihre vollständigen Namen direkt und bequem nach Nachnamen zu sortieren – selbst in Listen, in denen die Namen unterschiedlich lang sind oder aus mehr als zwei Teilen bestehen. Es eignet sich besonders für große Datensätze, bei denen Sie präzise Ergebnisse mit minimalem Aufwand erzielen möchten.

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1. Markieren Sie Ihre Spalte „Vollständiger Name“ und navigieren Sie dann zu KUTOOLS PLUS > Erweitertes Sortieren, um das Sortierdialogfeld zu öffnen.

2. Richten Sie im Dialogfeld Erweitertes Sortieren Ihre gewünschten Sortierbedingungen ein: Wählen Sie die zu sortierende Spalte aus, wählen Sie unter Nachname die Option Sortieren nach, legen Sie die bevorzugte Sortierreihenfolge fest (A bis Z oder Z bis A) und klicken Sie abschließend auf OK.

Ihre Liste wird nun innerhalb weniger Klicks alphabetisch nach Nachnamen sortiert angezeigt. Diese Methode verhindert versehentliche Fehlsortierungen und spart wertvolle Zeit.

Für viele Anwender bietet die Extraktion des Nachnamens mithilfe von Excel-Formeln eine flexible und wiederholbare Möglichkeit, Datensätze bei standardisierten „Vollständiger-Name“-Strukturen zu sortieren. Diese Technik eignet sich ideal zur Automatisierung der Namensextraktion in umfangreichen Listen – besonders effektiv, wenn Ihre Namen stets dem Format „Vorname Nachname“ folgen. Bei Namen mit zweitem Vornamen oder mehrteiligen Familiennamen können jedoch Anpassungen oder komplexere Formellogiken erforderlich sein.

1. Geben Sie in eine leere Spalte neben Ihren vollständigen Namen (z. B. in Zelle B2, wenn Ihre Namen ab A2 beginnen) die folgende Formel ein:

=TRIM(RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))))))

Diese Formel extrahiert das letzte Wort aus dem vollständigen Namen, indem sie das letzte Leerzeichen durch ein „@“ ersetzt und anschließend alles rechts davon ermittelt. Sollten sich Ihre Daten in einer anderen Spalte befinden, passen Sie den Zellbezug „A2“ entsprechend an.

2. Drücken Sie die Eingabetaste und ziehen Sie die Formel anschließend nach unten, um alle entsprechenden Zeilen in Ihrer Hilfsspalte auszufüllen. So erstellen Sie eine Spalte mit dem Nachnamen für jeden vollständigen Namen.

3. Sobald Ihre Nachnamen extrahiert wurden, markieren Sie sowohl die Spalte mit dem vollständigen Namen als auch die Hilfsspalte und klicken Sie auf Daten > Sortieren. Legen Sie im Sortierdialog die Hilfsspalte (mit den Nachnamen) als Sortierkriterium fest. Wählen Sie je nach Bedarf die aufsteigende oder absteigende Reihenfolge.

Tipp: Sie können die Hilfsspalte nach dem Sortieren ausblenden oder löschen, sobald sie nicht mehr benötigt wird. Falls Ihre Daten einen zweiten Vornamen enthalten, müssen Sie die Formel gegebenenfalls weiter anpassen – beispielsweise mithilfe der Funktionen TEIL und SUCHEN.