Wie kann man den zuletzt geänderten Benutzernamen in Excel abrufen und einfügen?

In kollaborativen Umgebungen oder bei der Verwaltung von Dateien, die häufig aktualisiert werden, ist es oft wichtig zu wissen, welcher Benutzer eine bestimmte Excel-Datei zuletzt geändert hat. Das Nachverfolgen des zuletzt geänderten Benutzernamens kann bei der Versionskontrolle, bei Prüfprotokollen und beim Verständnis von Team-Workflows helfen. Dieser Artikel stellt mehrere effektive Methoden vor, um den zuletzt geänderten Benutzernamen in Excel anzuzeigen und einzufügen – sowohl für einfaches Ansehen als auch für das direkte Platzieren dieser Information in Zellen, Kopf- oder Fußzeilen innerhalb Ihres Arbeitsblatts.

Den zuletzt geänderten Benutzernamen des aktuellen Arbeitsbuchs in Excel abrufen
Den zuletzt geänderten Benutzernamen des aktuellen Arbeitsbuchs mit einer benutzerdefinierten Funktion einfügen
Benutzernamen ganz einfach in Zelle, Kopf- oder Fußzeile mit Kutools für Excel einfügen

Den zuletzt geänderten Benutzernamen des aktuellen Arbeitsbuchs in Excel abrufen

Excel speichert automatisch bestimmte Dokumenteigenschaften, einschließlich des Benutzernamens der Person, die das aktuelle Arbeitsbuch zuletzt gespeichert hat. Sie können auf diese Informationen über die Excel-Oberfläche zugreifen und sie anzeigen, aber die Schritte dazu variieren je nach Ihrer Excel-Version.

Diese Methode ermöglicht es Ihnen, den zuletzt geänderten Benutzer zu bestätigen, ohne Änderungen am Dokumentinhalt vorzunehmen, was bei schnellen Überprüfungen oder zur Nachverfolgung der Dateinutzung hilfreich ist, insbesondere wenn mehrere Personen dieselbe Datei verwalten. Denken Sie daran, dass der angezeigte Benutzername von der Benutzerkonfiguration des Computers und den Office-Einstellungen abhängt – eine falsche Systemkonfiguration kann zu unerwarteten Werten führen.

Wenn Sie Excel 2007 verwenden

Um herauszufinden, wer das Arbeitsbuch in Excel 2007 zuletzt geändert hat, folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche > Vorbereiten > Eigenschaften.

Durch diese Aktion wird über Ihrem Arbeitsblatt ein Dokumentinformationsfeld geöffnet. Klicken Sie im neuen Dokumentbereich auf Dokumenteigenschaften (normalerweise rechts), und wählen Sie Erweiterte Eigenschaften.

Im erscheinenden Dialogfeld Erweiterte Eigenschaften wechseln Sie zum Register Statistik. Hier zeigt das Feld Zuletzt gespeichert von: den Namen des Benutzers an, der die Datei zuletzt gespeichert hat. Dies bietet einen Prüfpunkt für die Dokumenteneigentums- oder Änderungsverfolgung.

Wenn Sie Excel 2010, 2013 oder eine spätere Version verwenden

In Excel 2010 und späteren Versionen wurde der Dialog für Dokumenteigenschaften verschoben. Um den zuletzt geänderten Benutzer anzuzeigen:

Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen, und wählen Sie Info. Auf der rechten Seite finden Sie im Abschnitt Zu den Personen gehörend den Benutzernamen desjenigen, der die Datei zuletzt geändert hat.

Dieser Ansatz ist unkompliziert und erfordert keine zusätzlichen Tools oder Bearbeitungen. Allerdings können Sie das Ergebnis nicht direkt in eine Zelle einfügen, und die Genauigkeit hängt von der Konfiguration des Office-Profils jedes Benutzers beim Speichern der Datei ab. Bei gemeinsam genutzten Dokumenten, die auf einem Netzlaufwerk oder in der Cloud gespeichert sind, achten Sie auf mögliche Unstimmigkeiten, wenn Kopien außerhalb der standardmäßigen Office-Workflows verschoben oder bearbeitet werden.

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Den Namen des Benutzers, der das aktuelle Arbeitsbuch zuletzt geändert hat, mit einer benutzerdefinierten Funktion einfügen

Wenn Sie den Namen des zuletzt geänderten Benutzers programmgesteuert in eine Tabellenzelle einfügen möchten, sei es für Berichte oder Dokumentation – oder Sie benötigen diese Informationen, damit sie automatisch aktualisiert oder von Formeln referenziert wird – können Sie eine benutzerdefinierte Funktion mit VBA erstellen. Dies ist hilfreich in Szenarien, in denen Sie Berichte oder Protokolle erstellen, die die Dateibesitzverfolgung oder Bearbeitungsaktivitäten direkt in Ihren Datensätzen nachverfolgen. Beachten Sie, dass dieser Ansatz die zugrunde liegenden Dateieigenschaften verwendet und den „Zuletzt gespeichert von“-Benutzer entsprechend den Einstellungen des Betriebssystems und der Office-Anwendung anzeigt.

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihre Makro-Einstellungen die Ausführung von VBA-Code erlauben, und denken Sie daran, Ihr Arbeitsbuch als makrofähige Datei (*.xlsm) zu speichern, um die Funktionalität zu erhalten. Seien Sie vorsichtig beim Teilen von Dateien, die Makros enthalten, da einige Unternehmensumgebungen deren Nutzung aus Sicherheitsgründen einschränken.

1: Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Editorfenster zu öffnen.

2: Klicken Sie im VBA-Editor auf Einfügen > Modul. Fügen Sie dann den folgenden Makrocode in das Modulfenster ein:

VBA-Code: Zuletzt geänderten Benutzernamen in Excel einfügen

Function LastAuthor()
LastAuthor = ActiveWorkbook.BuiltinDocumentProperties("Last Author")
End Function

3: Nachdem Sie den Code hinzugefügt haben, drücken Sie Alt + Q, um den VBA-Editor zu schließen und zu Excel zurückzukehren.

4: Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie den Namen des zuletzt geänderten Benutzers anzeigen möchten, und geben Sie die folgende Formel ein:

=LastAuthor()

Drücken Sie dann die Eingabetaste. Der Name des Benutzers, der das Arbeitsbuch zuletzt gespeichert hat, wird sofort in Ihrer gewählten Zelle angezeigt. Für eine Demonstration siehe diesen Screenshot:

Wenn Sie die Funktion auf anderen Blättern oder in zusätzlichen Zellen verwenden möchten, können Sie einfach =LastAuthor() dort eingeben, wo es benötigt wird. Wenn Sie dieses Feld nach jeder Änderung automatisch aktualisieren möchten, sollten Sie es mit Arbeitsblatt-Änderungsereignissen kombinieren, beachten Sie jedoch, dass Dateieigenschaftenaktualisierungen nur nach dem Speichern erfolgen.

Tipp: Wenn Sie Probleme damit haben, dass die Funktion keinen Wert zurückgibt, stellen Sie sicher, dass das VBA-Projekt korrekt gespeichert ist und die Makroausführung in Ihren Excel-Sicherheitseinstellungen erlaubt ist. In seltenen Fällen können Dokumentbeschädigungen oder benutzerdefinierte Sicherheitsrichtlinien den Zugriff auf Dateieigenschaften blockieren.

Benutzernamen ganz einfach in Zelle, Kopf- oder Fußzeile mit Kutools für Excel einfügen

Für Benutzer, die eine benutzerfreundlichere und flexiblere Methode – ohne Code zu schreiben – suchen, bietet Kutools für Excel eine bequeme Möglichkeit, den Benutzernamen direkt in eine beliebige Zelle oder als Teil einer benutzerdefinierten Kopf- oder Fußzeile einzufügen. Dies ist besonders hilfreich zur Standardisierung von Dokumentvorlagen, zur automatischen Branding von Berichten oder um sicherzustellen, dass jede gedruckte Version anzeigt, wer die Datei erstellt oder überarbeitet hat.

So können Sie die Funktion „Arbeitsmappeninformationen einfügen“ in Kutools für Excel verwenden:

1. Gehen Sie zu Kutools Plus > Arbeitsmappe > Arbeitsmappeninformationen einfügen.

2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Arbeitsmappeninformationen einfügen“ wie folgt:

1). Wählen Sie unter dem Abschnitt Information den Benutzernamen aus.

2). Wenn Sie den Benutzernamen in einer bestimmten Tabellenzelle anzeigen möchten, geben Sie die gewünschte Zelle im Bereichsfeld an. Für Kopf- oder Fußzeilen wählen Sie entsprechend die Option Kopfzeile oder Fußzeile.

3). Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu bestätigen und anzuwenden.

Der Benutzername wird dann genau wie angegeben platziert. Das Einfügen des Namens in die Kopf- oder Fußzeile stellt sicher, dass jede gedruckte oder PDF-Version Ihres Berichts automatisch die Benutzerinformationen anzeigt, was die Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht verbessert.

Diese Methode ist unkompliziert und reduziert manuelle Bearbeitungsfehler erheblich. Kutools für Excel arbeitet nahtlos mit aktuellen Excel-Versionen zusammen und bietet eine effiziente Abkürzung für tägliche Arbeitsmappenverwaltungsaufgaben.

Wenn Sie bei der Verwendung der oben genannten Methoden Inkonsistenzen feststellen, überprüfen Sie die Systembenutzereinstellungen, Dokumentspeicherichtlinien und Arbeitsmappenberechtigungen. Beim Troubleshooting stellen Sie sicher, dass alle Benutzer eindeutige Office-Profile verwenden und makrofähige Dateien vertrauenswürdig sind. Bei kollaborativer Arbeit in Umgebungen wie SharePoint oder OneDrive kann die Synchronisation von Eigenschaften gelegentlich verzögert sein.

Zusammengefasst bietet Excel, egal ob Sie eine einfache Anzeige der zuletzt geänderten Benutzernamen zu Prüfzwecken benötigen oder eine nahtlose, automatisierte Einbindung in Berichte wünschen, mehrere Wege, dies zu erreichen – von integrierten Eigenschaften über VBA bis hin zu Drittanbieter-Add-ins wie Kutools für Excel und teilweise Lösungen mit Formeln. Wählen Sie immer die Methode, die am besten zu Ihren Workflow-Anforderungen und Organisationsrichtlinien passt.