Wie richtet man die automatische Weiterleitung von E-Mail-Nachrichten in Outlook ein?

Wenn Sie auf Reisen sind und nicht möchten, dass Ihr Urlaub durch Outlook-E-Mails unterbrochen wird – aber dennoch sicherstellen müssen, dass diese rechtzeitig bearbeitet werden – können Sie Ihre eingehenden Nachrichten automatisch an andere weiterleiten und sie bitten, Ihnen so schnell wie möglich zu helfen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie die automatische Weiterleitung von E-Mail-Nachrichten in Outlook einrichten.

• Automatische Weiterleitung E-Mail-Nachrichten durch Erstellen einer Regel in Outlook
• Automatische Weiterleitung E-Mail-Nachrichten mit Kutools für Outlook
• Leiten Sie mehrere E-Mails einzeln mit nur einem Klick schnell weiter

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Automatische Weiterleitung E-Mail-Nachrichten durch Erstellen einer Regel in Outlook

1. Klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf „Neue Regel“.

3. Anschließend öffnet sich der „Regel-Assistent“. Wählen Sie unter „Regel erstellen“ die Option „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich empfange“, und klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.

4. Wenn Sie eine Bedingung auswählen, können Sie gezielt jene E-Mails weiterleiten, die Ihren Anforderungen entsprechen. Deaktivieren Sie hingegen alle Bedingungen, gilt die Regel für jede eingehende Nachricht. Sobald Sie alle Bedingungen deaktiviert haben, klicken Sie auf „Weiter“ – es erscheint ein Hinweisfenster, in dem Sie auf „Ja“ klicken.

5. Wählen Sie im neuen Regel-Assistent-Dialogfeld in Schritt 1 die Option „An Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten“ aus, und klicken Sie in Schritt 2 auf „Personen oder öffentliche Gruppe“. Siehe Screenshot:

6. Sobald das Dialogfeld „Regeladresse“ erscheint, klicken Sie auf die gewünschte Adresse und dann auf „An“ (alternativ wählen Sie die Adresse per Doppelklick aus). Sie können die E-Mail-Adresse auch direkt in das Feld „An“ eingeben. Klicken Sie abschließend auf „OK“.

7. Kehren Sie nun zum vorherigen Fenster zurück und stellen Sie fest, dass die zuvor angegebene Person oder öffentliche Gruppe durch Ihre festgelegte E-Mail-Adresse ersetzt wurde. Klicken Sie auf „Weiter“, um weitere Informationen anzuzeigen.

8. Sobald das Ausnahmedialogfeld erscheint, wählen Sie beliebige Ausnahmen aus, die Sie auf diese Regel anwenden möchten, und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.Tipp: Die meisten Benutzer lassen die Ausnahmen deaktiviert.

9. Geben Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten einen Namen für die neue Regel in das Feld „Schritt 1“ ein, aktivieren Sie im Abschnitt „Schritt 2“ die gewünschten Optionen und klicken Sie auf „Fertig stellen“. Siehe Screenshot:

10. Kehren Sie nun zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurück und klicken Sie auf „OK“, um es zu schließen.

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Automatische Weiterleitung E-Mail-Nachrichten mit Kutools für Outlook

Die oben beschriebene Methode zum Einrichten einer Regel ist für viele Outlook-Nutzer kompliziert und zeitaufwendig. Mit dem automatischen „Weiterleitungs-Tool von Kutools für Outlook“ leiten Sie beim Empfang problemlos alle E-Mails automatisch weiter.

1. Aktivieren Sie das Tool, indem Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Weiterleiten“ > „Regeln verwalten“ klicken. Siehe Screenshot:

Hinweis: Wenn keine Regel für die automatische Weiterleitung vorhanden ist, öffnen Sie durch einen Klick auf „Aktivieren“ direkt das Dialogfeld zur Verwaltung der automatischen Weiterleitung.

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Automatische Weiterleitung verwalten“ auf die Schaltfläche „Neu“.

3. Aktivieren Sie im Regel-Assistenten die spezifischen Bedingungen, nach denen eingehende E-Mails gefiltert werden sollen, und klicken Sie auf den unterstrichenen Wert, um die Bedingungen Ihren Anforderungen entsprechend anzupassen. In meinem Fall aktiviere ich die Option „Text enthält – bestimmte Wörter“ und klicke anschließend auf den unterstrichenen Text „bestimmte Wörter“, um ihn zu bearbeiten. Siehe Screenshot:

4. Nun erscheint das Dialogfeld „Text enthält“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um die gewünschten spezifischen Wörter hinzuzufügen.

5. Geben Sie im Suchtext-Dialogfeld das gewünschte Wort in das Feld „Neues Suchschlüsselwort“ ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“.

Tipps: Um mehrere bestimmte Wörter hinzuzufügen, geben Sie ein Wort in das Feld „Neues Suchschlüsselwort“ ein und klicken Sie auf die „Hinzufügen“-Schaltfläche. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Wörter nacheinander hinzuzufügen. Sobald Sie alle Wörter hinzugefügt haben, klicken Sie auf „OK“.

6. Sie kehren nun zum Dialogfeld „Text enthält“ zurück. Falls erforderlich, können Sie erneut auf „Neu“ klicken, um weitere Wörter hinzuzufügen, und anschließend auf „OK“.
Tipps: Wenn Sie mehrere Wörter gleichzeitig im oben genannten Suchtext-Dialogfeld hinzufügen, besteht zwischen diesen Wörtern eine „UND“-Beziehung; fügen Sie hingegen mehrere Wörter nacheinander durch wiederholtes Klicken auf „Neu“ im Dialogfeld „Text enthält“ hinzu, ergibt sich eine „ODER“-Beziehung. Siehe Screenshot:

7. Kehren Sie nun zum Regel-Assistenten zurück, legen Sie gegebenenfalls weitere Bedingungen fest und klicken Sie auf „Weiter“.

8. Legen Sie im zweiten Regel-Assistenten gegebenenfalls Ausnahmen fest, oder lassen Sie alle Ausnahmen deaktiviert und klicken Sie auf „Weiter“.

10. Geben Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten (1) einen Namen für die neue Weiterleitungsregel in das Feld „Regelname“ ein; (2) fügen Sie im Feld „Regelbemerkungen“ hilfreiche Notizen zu dieser Regel hinzu; (3) klicken Sie auf die Schaltfläche „Empfänger“, legen im sich öffnenden Dialogfeld die E-Mail-Adresse fest, an die weitergeleitet werden soll; (4) aktivieren Sie im Abschnitt „Regeloptionen einstellen“ die gewünschten Ausführungsoptionen und (5) bestätigen Sie mit „OK“.

11. Sobald Sie zum Dialogfeld „Automatische Weiterleitung verwalten“ zurückkehren, vergewissern Sie sich, dass die soeben erstellte Regel aktiviert ist, und klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen abzuschließen.

12. Klicken Sie nun in der Hauptoberfläche von Outlook auf „Kutools“ > „Weiterleiten“ > „Aktivieren“, um die Regel auszuführen.

Und klicken Sie im erscheinenden Bestätigungsdialogfeld auf die „OK“-Schaltfläche.

Hinweis: Mit dem „Automatisches Weiterleiten“-Tool von „Kutools für Outlook“ können Sie nicht nur alle eingehenden E-Mails automatisch weiterleiten, sondern auch gezielt bestimmte Nachrichten anhand spezifischer Kriterien wie E-Mail-Konto, Betreff und mehr direkt in Outlook weiterleiten.

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Automatische Weiterleitung E-Mail-Nachrichten mit Kutools für Outlook Demo