Wie erstellt und verwendet man Vorlagen in Outlook?

Author: Siluvia Last Modified: 2025-08-06

Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails verfassen, kann das manuelle erneute Eingeben desselben Inhalts zeitaufwendig und ineffizient sein. Die integrierten E-Mail-Vorlagen von Outlook ermöglichen es Ihnen, häufig verwendete Nachrichten zu speichern und wiederzuverwenden, was Ihnen hilft, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, repetitive Aufgaben zu reduzieren und Konsistenz in Ihrer Kommunikation aufrechtzuerhalten. Für ein schnelleres und nahtloseres Erlebnis bietet Kutools für Outlook jedoch eine fortschrittliche AutoText-Funktion, die die Verwaltung von Vorlagen vereinfacht und ein schnelles Einfügen, bessere Organisation und mühelosen Zugriff auf gespeicherte Inhalte ermöglicht.

Vorlagen in E-Mails in Outlook erstellen und verwenden (Manuell & Zeitaufwendig)

Vorlagen in Outlook einfach mit Kutools für Outlook erstellen und verwenden 👍 (Schnell & Nahtlos)

Vorlagen beim Versenden von E-Mails in Outlook erstellen und verwenden

Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails versenden, können Sie in Outlook E-Mail-Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu wahren. Die Verwendung dieser Vorlagen erfordert jedoch mehrere Schritte, was den Prozess für häufige Nutzer weniger effizient macht. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Vorlagen in Outlook manuell erstellen und verwenden können.

Schritt 1: Eine Outlook-E-Mail-Vorlage erstellen

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Start > Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu verfassen.

the screenshot of composing a new email

2. Geben Sie den E-Mail-Inhalt ein, den Sie als Vorlage speichern möchten.

3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

the screenshot of the Save As option

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ einen Ordner aus (standardmäßig werden Vorlagen hier gespeichert: C:\Users\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), benennen Sie Ihre Datei und wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus der Dropdown-Liste „Speichern als Typ“ aus.

the screenshot of the Save As dialog box

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.

Schritt 2: Die Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen.

the screenshot of the Choose Form option

2. Führen Sie im Dialogfeld „Formular auswählen“ folgende Schritte aus:

1). Wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchen in“ die Option Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem aus.
2). Suchen und wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus.
3). Klicken Sie auf Öffnen.

the screenshot of the Choose Form dialog

3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, fügen Sie Empfänger hinzu und senden Sie die E-Mail.

💡 Tipp: Outlook-Vorlagen funktionieren nur für neue E-Mails. Um eine Vorlage in eine Antwort oder Weiterleitung einzufügen, müssen Sie den Inhalt manuell kopieren und einfügen.

Einschränkungen der integrierten Outlook-Vorlagenmethode:

❌ Ineffizient bei häufiger Nutzung: Zu viele Schritte für Benutzer, die täglich auf Vorlagen angewiesen sind.
❌ Kein Ein-Klick-Einfügen: Vorlagen können nicht mit einem einzigen Klick eingefügt werden.
❌ Nicht in Antworten/Weiterleitungen nutzbar: Outlook-Vorlagen funktionieren nur für neue E-Mails, für Antworten ist ein manuelles Kopieren und Einfügen erforderlich.
❌ Zeitaufwendige Aktualisierungen: Das Aktualisieren einer Vorlage erfordert die separate Bearbeitung der gespeicherten Datei.
❌ Schlechte Organisation: Es gibt keine strukturierte Möglichkeit, Vorlagen zu kategorisieren oder zu verwalten.

Wenn Sie eine schnellere und benutzerfreundlichere Möglichkeit zum Erstellen und Einfügen von Vorlagen wünschen, bietet Kutools für Outlook eine effizientere Lösung.

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Vorlagen in Outlook einfach mit Kutools für Outlook erstellen und verwenden 👍

Während die integrierte Vorlagenfunktion von Outlook nützlich ist, erfordert sie jedes Mal mehrere Schritte, wenn Sie eine Vorlage einfügen möchten. Kutools für Outlook vereinfacht den Prozess mit seiner AutoText-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, E-Mail-Vorlagen mit nur einem Klick zu speichern, zu organisieren und einzufügen. Dies macht es zur idealen Lösung für Benutzer, die häufig wiederholte E-Mails versenden und eine schnellere, intuitivere Vorgehensweise benötigen.

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1. Öffnen Sie Outlook, dann klicken Sie auf Kutools > Ressourcen, um den Kutools AutoText-Bereich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters zu öffnen.

the screenshot of the Kutools Pane

2. Wählen Sie den Inhalt im Nachrichtentext aus, den Sie als Vorlage speichern möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.

the screenshot of the Add button

3. Im Dialogfeld „Neuer AutoText“:

1). Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage in das Name Feld ein.
2). Wählen Sie eine Kategorie aus dem Kategorie Dropdown-Menü für eine bessere Organisation aus. (Sie können auch eine neue Kategorie erstellen, indem Sie auf „Neue Kategorie“ klicken.)
3). Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Vorlage zu speichern.

the screenshot of the New AutoText dialog box

4. Die Vorlage ist nun im AutoText-Bereich gespeichert. Wann immer Sie sie in eine E-Mail einfügen möchten, klicken Sie einfach auf den gespeicherten Eintrag, und er wird sofort zu Ihrer E-Mail hinzugefügt.

the screenshot of showing the template is now stored in the AutoText pane

Warum die AutoText-Funktion von Kutools für Outlook verwenden?

✅ Ein-Klick-Einfügen: Fügen Sie Vorlagen mit einem einzigen Klick in neue E-Mails, Antworten oder Weiterleitungen ein.
✅ Überall nutzbar: Im Gegensatz zur Standardmethode von Outlook können Sie Vorlagen in Antworten und Weiterleitungen verwenden, ohne zusätzliche Schritte.
✅ Bessere Organisation: Kategorisieren Sie Vorlagen für einen schnellen Abruf anstatt durch lange Listen zu scrollen.
✅ Schnellzugriff-Bereich: Zeigen Sie Vorlagen direkt im Kutools-Bereich an und fügen Sie sie ein – kein Durchsuchen von Dateien erforderlich.

Hinweis: Um die AutoText -Funktion von Kutools für Outlook zu nutzen, sollten Sie zunächst Kutools für Outlook herunterladen und installieren.

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