Wie erstellt und verwendet man Vorlagen in Outlook?
Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails verfassen, kann das manuelle erneute Eingeben des gleichen Inhalts zeitaufwendig und ineffizient sein. Die integrierten E-Mail-Vorlagen von Outlook ermöglichen es Ihnen, häufig verwendete Nachrichten zu speichern und wiederzuverwenden, was Ihnen hilft, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren, repetitive Aufgaben zu reduzieren und Konsistenz in Ihrer Kommunikation beizubehalten. Für ein schnelleres und nahtloseres Erlebnis bietet Kutools für Outlook jedoch eine fortschrittliche AutoText-Funktion, die die Verwaltung von Vorlagen vereinfacht und ein schnelles Einfügen, bessere Organisation und mühelosen Zugriff auf gespeicherte Inhalte ermöglicht.
Vorlagen in E-Mails in Outlook erstellen und verwenden (Manuell & Zeitaufwendig)
Vorlagen in Outlook einfach mit Kutools für Outlook erstellen und verwenden 👍 (Schnell & Nahtlos)
Vorlagen in E-Mails in Outlook erstellen und verwenden
Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails versenden, ermöglicht Outlook Ihnen, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, um Zeit zu sparen und Konsistenz beizubehalten. Die Verwendung dieser Vorlagen erfordert jedoch mehrere Schritte, was den Prozess für häufige Nutzer weniger effizient macht. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Vorlagen in Outlook manuell erstellen und verwenden können.
Schritt 1: Eine Outlook-E-Mail-Vorlage erstellen
1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Start > Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu verfassen.
2. Geben Sie den E-Mail-Inhalt ein, den Sie als Vorlage speichern möchten.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
4. Wählen Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ einen Ordner aus (standardmäßig werden Vorlagen hier gespeichert: C:\Users\IhrBenutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Vorlagen\), benennen Sie Ihre Datei und wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus dem Dropdown-Menü „Speichern als Typ“.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage zu speichern.
Schritt 2: Die Outlook-E-Mail-Vorlage verwenden
1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen.
2. Gehen Sie im Dialogfeld „Formular auswählen“ wie folgt vor:
- 1). Wählen Sie im Dropdown-Menü „Suchen in“ die Option Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem.
- 2). Suchen und wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus.
- 3). Klicken Sie auf Öffnen.
3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, fügen Sie Empfänger hinzu und senden Sie die E-Mail.
Einschränkungen der integrierten Outlook-Vorlagenmethode:
- ❌ Ineffizient bei häufiger Nutzung: Zu viele Schritte für Benutzer, die täglich auf Vorlagen angewiesen sind.
- ❌ Kein Ein-Klick-Einfügen: Vorlagen können nicht mit einem einzigen Klick eingefügt werden.
- ❌ Nicht in Antworten/Weiterleitungen nutzbar: Outlook-Vorlagen funktionieren nur bei neuen E-Mails, für Antworten ist manuell Kopieren und Einfügen erforderlich.
- ❌ Zeitaufwendige Aktualisierungen: Das Aktualisieren einer Vorlage erfordert die separate Bearbeitung der gespeicherten Datei.
- ❌ Schlechte Organisation: Es gibt keine strukturierte Möglichkeit, Vorlagen zu kategorisieren oder zu verwalten.
Wenn Sie eine schnellere und benutzerfreundlichere Methode zum Erstellen und Einfügen von Vorlagen wünschen, bietet Kutools für Outlook eine effizientere Lösung.
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Vorlagen in Outlook einfach mit Kutools für Outlook erstellen und verwenden 👍
Während die integrierte Vorlagenfunktion von Outlook nützlich ist, erfordert sie jedes Mal mehrere Schritte, wenn Sie eine Vorlage einfügen möchten. Kutools für Outlook vereinfacht den Prozess mit seiner AutoText-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, E-Mail-Vorlagen mit einem Klick zu speichern, zu organisieren und einzufügen. Dies macht es zur idealen Lösung für Benutzer, die häufig wiederholte E-Mails senden und eine schnellere, intuitivere Methode benötigen.
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1. Öffnen Sie Outlook, dann klicken Sie auf Kutools > Ressourcen, um den Kutools AutoText-Bereich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters zu öffnen.
2. Wählen Sie den Inhalt im Nachrichtentext aus, den Sie als Vorlage speichern möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
3. Im Dialogfeld „Neuer AutoText“:
- 1). Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage in das Namensfeld ein.
- 2). Wählen Sie eine Kategorie aus dem Kategoriedropdown-Menü für eine bessere Organisation aus. (Sie können auch eine neue Kategorie erstellen, indem Sie auf "Neue Kategorie" klicken.)
- 3). Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Vorlage zu speichern.
4. Die Vorlage ist nun im AutoText-Bereich gespeichert. Wann immer Sie sie in eine E-Mail einfügen möchten, klicken Sie einfach auf den gespeicherten Eintrag, und er wird sofort zu Ihrer E-Mail hinzugefügt.
Warum die AutoText-Funktion von Kutools für Outlook verwenden?
- ✅ Ein-Klick-Einfügen: Fügen Sie Vorlagen mit einem einzigen Klick in neue E-Mails, Antworten oder Weiterleitungen ein.
- ✅ Funktioniert überall: Im Gegensatz zur Standardmethode von Outlook können Sie Vorlagen in Antworten und Weiterleitungen verwenden, ohne zusätzliche Schritte.
- ✅ Bessere Organisation: Kategorisieren Sie Vorlagen für schnellen Abruf anstatt durch lange Listen zu scrollen.
- ✅ Schnellzugriffspanel: Sehen und fügen Sie Vorlagen direkt aus dem Kutools-Bereich ein – kein Durchsuchen von Dateien erforderlich.
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