Wie versende ich personalisierte Massen-E-Mails in Outlook?

Manchmal möchten Sie personalisierte E-Mails an mehrere Empfänger versenden und dabei Zeit sparen, indem Sie diese als Massenversand verschicken. Wie führen Sie in Outlook einen solchen Massenversand personalisierter E-Mails durch? Die folgenden Anleitungen zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie es funktioniert.

Personalisierte Massen-E-Mails mithilfe der Serienmail-Funktion in Outlook versenden

Personalisierte Massen-E-Mails mit Kutools für Outlook versenden

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Personalisierte Massen-E-Mails mithilfe der Serienmail-Funktion in Outlook versenden

1. Wechseln Sie in Outlook zur Kontakteansicht und klicken Sie dann auf „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ > „Telefon“, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

2. Halten Sie die „Strg“-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte auszuwählen, an die Sie E-Mails senden möchten.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie in der Gruppe „Aktionen“ auf „Serienmail“.

4. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Serienmail-Kontakte“ folgende Einstellungen:

• 4,1) Behalten Sie im Abschnitt „Kontakte“ die Option „Nur ausgewählte Kontakte“ ausgewählt;
• 4,2) Behalten Sie im Abschnitt „Zusammenzuführende Felder“ die Option „Alle Kontaktfelder“ ausgewählt;
• 4,3) Wählen Sie im Abschnitt „Dokumentdatei“ die Option „Neues Dokument“ aus;
• 4,4) Im Abschnitt „Option für Zusammenführen“:

• 4,5) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

5. Anschließend öffnet sich ein neues Microsoft Word-Dokument. Klicken Sie im Dokument auf „Sendungen“ > „Anredezeile“.

6. Im Dialogfeld „Anredezeile einfügen“ passen Sie das Format Ihrer Anredezeile an und lassen sich eine Vorschau basierend auf Ihrer Empfängerliste anzeigen. Klicken Sie anschließend auf „OK“.

7. Danach wird das Feld „Anredezeile“ in das Dokument eingefügt. Verfassen Sie jetzt den Text Ihrer E-Mail – alle Empfänger erhalten denselben Inhalt.

Tipps: Fügen Sie E-Mail-Inhalte ein, indem Sie auf „Sendungen“ > „Feld für Seriendruck einfügen“ klicken und anschließend das passende Feld aus der Liste auswählen.
Stellen Sie sicher, dass das eingefügte „Seriendruckfeld“ die entsprechenden Informationen in Ihrem Outlook-Kontaktprofil enthält. Andernfalls verfassen Sie den E-Mail-Inhalt manuell, wie oben unter Punkt 7 beschrieben.

8. Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf „Fertigstellen und Zusammenführen“ > „E-Mail-Nachricht senden“.

9. Wenn das Dialogfeld „Zusammenführen mit E-Mail“ erscheint, klicken Sie auf „OK“, um die Massen-E-Mails zu versenden.

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Personalisierte Massen-E-Mails mit Kutools für Outlook versenden

Mit der Installation von Kutools für Outlook wird diese Aufgabe zum Kinderspiel.

Fügen Sie bei jeder zu versendenden E-Mail automatisch eine Anrede hinzu – beim Erstellen, Beantworten und Weiterleiten

Klicken Sie auf die Registerkarte „Kutools“ und anschließend auf „Optionen“. Aktivieren Sie im erscheinenden Dialogfeld unter der Registerkarte „Antworten“ die Option „Anrede beim Erstellen, Beantworten und Weiterleiten einer E-Mail hinzufügen“. Passen Sie die Anrede nach Ihren Wünschen an und bestätigen Sie mit „OK“, um die Einstellung zu speichern.

Ab sofort wird beim Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail automatisch eine personalisierte Anrede am Anfang des Nachrichtentextes eingefügt.

E-Mails einzeln an mehrere Empfänger versenden

Wählen Sie unter der Registerkarte „Kutools“ die Option „Getrennt senden“ – schon öffnet sich ein Fenster zum Verfassen Ihrer Nachricht.

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „SP An“, um das Fenster „Namen auswählen“ zu öffnen. Halten Sie dabei die „Strg“-Taste gedrückt, um die gewünschten Kontakte auszuwählen, und klicken Sie erneut auf „SP An“, um sie dem Feld „SP An“ hinzuzufügen. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „OK“ ab.

Verfassen Sie Ihre E-Mail und klicken Sie auf „Senden“.

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