Wie fügt man Briefpapier in Outlook hinzu und erstellt es?

Das Versenden reiner Text-E-Mails birgt die Gefahr, dass Empfänger Ihren Inhalt übersehen oder nur flüchtig lesen – besonders in überfüllten Posteingängen. Mit individuellem Briefpapier verleihen Sie Ihren Nachrichten ein eigenständiges Erscheinungsbild und Charakter, sodass sie auffallen und mit größerer Wahrscheinlichkeit aufmerksam gelesen werden. Ob professionelle Vorlage für den täglichen Einsatz oder festliches Design für besondere Anlässe – Outlook bietet vielseitige Möglichkeiten, um Briefpapier zu erstellen und anzuwenden. Im Folgenden finden Sie praxisnahe, schrittweise Anleitungen zur Erstellung Ihres persönlichen Briefpapiers sowie Tipps, wie Sie es entweder für alle E-Mails oder gezielt nur für eine einzelne Nachricht nutzen – ganz nach Ihren Kommunikationsanforderungen.

Neues Briefpapier für E-Mail-Nachrichten erstellen

Briefpapier hinzufügen und für alle E-Mail-Nachrichten anwenden

Briefpapier hinzufügen und für eine einzelne E-Mail-Nachricht anwenden

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Neues Briefpapier für E-Mail-Nachrichten erstellen

Outlook enthält eine integrierte Briefpapier-Bibliothek, aber gelegentlich entspricht keines der verfügbaren Designs Ihrem gewünschten Stil oder Corporate Design. Durch die Erstellung individuellen Briefpapiers erhalten Sie volle Kontrolle über das Layout – etwa über Schriftarten, Hintergrundfarbe oder Bilder sowie andere Formatierungen – um es Ihren persönlichen Vorlieben oder organisatorischen Anforderungen anzupassen. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie Ihr eigenes Briefpapier in Microsoft Outlook erstellen und speichern.

1. Erstellen Sie zunächst eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook. Gestalten Sie hier Ihr Layout, indem Sie Schriftarten und Farben anpassen, Bilder oder Logos einfügen und weitere Formatierungsoptionen festlegen. Diese Nachricht dient als Vorlage für Ihr Briefpapier – legen Sie daher alle gewünschten Elemente fest, bevor Sie fortfahren.

2. Sobald Ihr E-Mail-Design fertig ist, klicken Sie oben links im Menü auf „Datei“ und wählen anschließend „Speichern unter“.

3. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Speichern unter“ den richtigen Ordner für die Speicherung Ihres Briefpapiers an. Klicken Sie dazu in die Adressleiste, kopieren Sie „%appdata%\microsoft\stationery“, fügen Sie es in das Feld ein und drücken Sie „Enter“ auf Ihrer Tastatur. So gelangen Sie direkt in den Outlook-Briefpapier-Ordner, wie unten dargestellt:

4. Geben Sie anschließend im Feld „Dateiname:“ einen eindeutigen und leicht erkennbaren Namen für Ihr neues Briefpapier ein – am besten einen beschreibenden, damit Sie es später mühelos identifizieren und auswählen können.

5. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Speichern im Format:“ HTML (*.htm; *.html) aus. Durch die Auswahl des HTML-Formats wird sichergestellt, dass Ihre Formatierungen und Bilder korrekt angezeigt werden, sobald das Briefpapier verwendet wird.

6. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern“. Anschließend können Sie das ursprüngliche Nachrichtenfenster schließen – Ihre neu erstellte Briefpapier-Vorlage ist nun in der Outlook-Bibliothek gespeichert und jederzeit für zukünftige Nutzung bereit.

Zusätzliche Tipps und Hinweise:

• Vermeiden Sie bei der Gestaltung individueller Briefpapier-Vorlagen übermäßig große Bilder oder komplexe Formatierungen, da diese die Leistung oder Darstellung Ihrer E-Mails beim Empfänger beeinträchtigen könnten.
• Damit Ihr individuelles Briefpapier auf anderen Geräten oder für weitere Outlook-Profile verfügbar ist, kopieren Sie die .htm-Datei in den jeweiligen Briefpapier-Ordner oder geben Sie sie an die vorgesehenen Benutzer weiter.
• Beachten Sie, dass Briefpapier ideal für HTML-E-Mails geeignet ist – reine Textformate zeigen weder Hintergrundfarben noch Bilder an.

Speichern oder Exportieren mehrerer E-Mails in andere Dateiformate (PDF/HTML/WORD/EXCEL) in Outlook

Gelegentlich müssen Sie möglicherweise E-Mails aus Outlook in ein anderes Dateityp wie PDF, Word oder Excel speichern oder exportieren – etwa zu Sicherungs-, Freigabe- oder Compliance-Zwecken. Die integrierten Funktionen „Speichern unter“ und „Exportieren“ von Outlook unterstützen jedoch keinen Batch-Export in mehrere Formate. Mit der „Save as file"-Funktion in Kutools für Outlook können Sie mehrere E-Mails effizient gleichzeitig in Ihren gewünschten Ordner und in verschiedenen Formaten exportieren, was diese ansonsten repetitive Aufgabe erheblich vereinfacht.

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Briefpapier hinzufügen und für alle E-Mail-Nachrichten anwenden

Das Anwenden von Briefpapier auf jede ausgehende Nachricht trägt dazu bei, ein einheitliches Erscheinungsbild zu wahren, das Corporate Branding zu stärken oder eine persönliche Note hinzuzufügen. Outlook ermöglicht es Ihnen, ein Standard-Briefpapier festzulegen, sodass alle neuen E-Mails, Antworten und Weiterleitungen automatisch Ihr gewähltes Design enthalten.

1. Um loszulegen, passen Sie Ihre Outlook-Einstellungen über das Dialogfeld „Optionen“ an – die genaue Vorgehensweise hängt von Ihrer Outlook-Version ab:

• Klicken Sie in Outlook 2010 oder 2013 in der Symbolleiste auf „Datei“ und anschließend im linken Seitenbereich auf „Optionen“.
• Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und anschließend auf „Optionen“.

2. Suchen Sie nun im Outlook-Optionen-Fenster die Schaltfläche „Briefpapier und Schriftarten“ und klicken Sie darauf.

• Outlook 2010 / 2013: Klicken Sie im linken Menü auf „E-Mail“ und suchen Sie anschließend im Abschnitt „Nachrichten verfassen“ nach „Briefpapier und Schriftarten“.
• Outlook 2007: Suchen Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Format“ im dafür vorgesehenen Bereich nach „Briefpapier und Schriftarten“.

3. Im Dialogfeld „Signaturen und Briefpapier“ können Sie verfügbare Briefpapier-Designs durch Klicken auf „Design“ durchstöbern und Ihre Schriftart über die „Schriftart“-Schaltflächen individuell anpassen – so legen Sie Ihren Stil sowohl für neue Nachrichten als auch für Antworten und Weiterleitungen fest.

Hinweis: Wenn Sie im Bereich „Design oder Briefpapier für neue HTML-E-Mail-Nachricht“ ein Design für Ihre neue HTML-E-Mail auswählen und die Option „Schriftart des Designs verwenden“ aktivieren, werden die Schaltflächen für die Schriftart in neuen Nachrichten sowie bei Antworten und Weiterleitungen ausgegraut und können nicht mehr angepasst werden. In diesem Fall gelten ausschließlich die vom gewählten Design vorgegebenen Schriftarteinstellungen.

4. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Auswahl zu bestätigen und die Dialogfelder zu schließen. Ab sofort verwenden alle neu verfassten E-Mails, Antworten und Weiterleitungen automatisch das von Ihnen ausgewählte Briefpapier – für sofortige Design-Konsistenz ohne manuelle Formatierung bei jeder Nachricht.

Nützliche Tipps und Hinweise:

• Sollten Sie Ihre Meinung ändern oder das Briefpapier später anpassen wollen, wiederholen Sie einfach diese Schritte – Sie können jederzeit ein anderes Design auswählen oder zu „Kein Design“ zurückkehren.
• Briefpapier wird nur auf E-Mails im HTML-Format angewendet. Bei Verwendung von Klartext oder Rich Text werden einige visuelle Elemente nicht angezeigt.
• Wenn bestimmte Elemente Ihres Briefpapiers – wie Bilder oder Farben – bei Empfängern nicht angezeigt werden, prüfen Sie deren E-Mail-Einstellungen: Manche E-Mail-Clients blockieren externe Inhalte standardmäßig.

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Briefpapier hinzufügen und für eine einzelne E-Mail-Nachricht anwenden

Manchmal benötigt nur eine bestimmte Nachricht eine spezielle Formatierung – etwa Weihnachtsgrüße, Einladungen zu Veranstaltungen oder andere einmalige Korrespondenzen. Mit Outlook können Sie für genau diese eine E-Mail individuelles Briefpapier auswählen und nutzen, um die Präsentation perfekt anzupassen – ganz ohne Ihre Standardnachrichten zu verändern.

1. Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Ihre Outlook-Hauptoberfläche auf die E-Mail-Ansicht eingestellt ist. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, indem Sie unten in der Navigation auf das Symbol „E-Mail“ klicken – so greifen Sie schnell auf Ihre E-Mail-Ordner und Verfassungsoptionen zu.

Wechseln Sie in Outlook 2010/2013 zur Registerkarte „Start“, klicken Sie auf „Neue Elemente“, wählen Sie „E-Mail-Nachricht mit“ und anschließend „Weitere Briefpapiere“ – das Briefpapier-Auswahldialogfeld öffnet sich.

Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, wählen Sie in der oberen Menüleiste „Aktionen“, dann „Neue E-Mail-Nachricht mit“ und anschließend „Weitere Briefpapiere“.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Design oder Briefpapier“ aus der Liste „Design auswählen:“ das gewünschte Briefpapier aus, und klicken Sie auf „OK“. In der Vorschau können Sie die Designs begutachten, um dasjenige zu finden, das am besten zum Nachrichtenkontext passt.

3. Ein neues E-Mail-Fenster öffnet sich mit dem von Ihnen ausgewählten Briefpapier, das bereits angewendet wurde. Verfassen Sie Ihre Nachricht wie gewohnt und senden Sie sie an Ihren Empfänger.

Wenn Sie hier eine Ihrer selbst erstellten Briefpapier-Vorlagen aus der Bibliothek verwenden möchten, wählen Sie sie einfach aus der Liste in diesem Dialogfeld aus.

Zusätzliche Hinweise:

• Sie können für verschiedene Nachrichten jeweils passendes Briefpapier wählen, um sicherzustellen, dass jede Kommunikation thematisch stimmig gestaltet ist.
• Wenn Ihre Briefpapier-Auswahl nicht wie gewünscht aussieht, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Format ausgewählt und vor dem Verfassen eine Vorschau erstellt haben.
• Die Option, Briefpapier für einzelne Nachrichten zu verwenden, ist beim Antworten oder Weiterleiten nicht verfügbar – sie gilt ausschließlich für neue E-Mails.