Wie importiert und exportiert man Kategorien in Outlook?

Outlook ermöglicht es Ihnen, viele Farbkategorien in Outlook zu erstellen, um Ihre E-Mails effizient zu organisieren. Sie können diese benutzerdefinierten Kategorien auch exportieren, um sie mit Kollegen zu teilen oder auf einem neuen Computer zu importieren. Dieser Artikel bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Exportieren und Importieren Ihrer Kategorien in Microsoft Outlook – so behalten Sie Ihr Organisationssystem plattformübergreifend bei oder teilen es ganz einfach mit anderen.

Kategorien aus Microsoft Outlook exportieren

Kategorien in Microsoft Outlook importieren

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Kategorien aus Microsoft Outlook exportieren

Alle Farbkategorien – einschließlich der Standard- und benutzerdefinierten Kategorien – lassen sich aus Microsoft Outlook exportieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Wechseln Sie zu den Notizen.

Klicken Sie auf die drei Punkte (…) am unteren Rand der linken Navigationsleiste Ihres Outlook-Fensters, um weitere Optionen einzublenden, und wählen Sie anschließend „Notizen“ aus.

Schritt 2: Erstellen Sie eine neue Notiz.

Klicken Sie unter der Start-Registerkarte in der Gruppe Neu auf Neue Notiz. Geben Sie im Dialogfeld der neuen Notiz einen beliebigen Text ein. In diesem Fall geben wir den Text Kategorien ein.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Notizfensters und anschließend auf Speichern und schließen in Outlook.

Schritt 4: Wechseln Sie zur Notizansicht, indem Sie im Navigationsbereich auf das Symbol Notiz klicken.

Schritt 5: Klicken Sie auf die zuvor erstellte Notiz und anschließend in der Gruppe Tags auf der Registerkarte Start auf Kategorisieren > Alle Kategorien.

Schritt 6: Aktivieren Sie im Dialogfeld Farbkategorie diejenige Farbkategorie, die Sie später exportieren möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Schritt 7: Ziehen Sie die Notiz in einen Windows-Ordner, um sie als .msg-Datei zu speichern.

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Kategorien in Microsoft Outlook importieren

Bevor Sie Farbkategorie in Ihr Microsoft Outlook importieren, benötigen Sie eine .msg-Datei einer Notiz mit Farbkategorie.

Schritt 1: Wechseln Sie zur Notizansicht, indem Sie im Navigationsbereich auf Notiz klicken.

Schritt 2: Ziehen Sie die .msg-Datei der Notiz mit Farbkategorie in Microsoft Outlook.

Schritt 3: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, indem Sie im Navigationsbereich auf E-Mail klicken.

Schritt 3: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen E-Mail-Benutzernamen in der Navigation und wählen Sie im Kontextmenü Datendateieigenschaften.

Schritt 4: Klicken Sie im Dialogfeld „Ordner-Eigenschaften“ auf die Schaltfläche Upgrade auf Farbkategorie.

Schritt 5: Ein Warnhinweis erscheint – klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Ja.

Anschließend werden alle in der .msg-Datei der Notiz enthaltenen Farbkategorie kopiert und in Microsoft Outlook importiert.

Schritt 6: Klicken Sie im Dialogfeld „Ordner-Eigenschaften“ auf die Schaltfläche OK.