Zwei Methoden zum Senden eines Terminplans: Regelmäßiges Senden in Outlook?
In Microsoft Outlook ist das Planen wiederkehrender Termine, Besprechungen oder Aufgaben kinderleicht. Doch was tun Sie, wenn Sie eine regelmäßige Nachricht versenden möchten, ohne sie an einen Termin, eine Besprechung oder eine Aufgabe zu koppeln? Leider bietet Outlook hierfür keine integrierte Funktion. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen jedoch zwei Lösungen, um geplante regelmäßige Nachrichten in Outlook zu versenden.
Senden Sie einen Terminplan mithilfe von VBA-Code regelmäßig in Outlook (komplex).
Senden Sie einen Terminplan mithilfe von VBA-Code regelmäßig über Outlook (komplex).
Dieses Tutorial ist in vier Teile unterteilt. Sobald Sie alle Teile abgeschlossen haben, senden Sie erfolgreich einen Terminplan per Regelmäßiges Senden. Gehen Sie bitte wie folgt vor.
Teil 1: Erstellen Sie ganz einfach einen Termin.
1. Navigieren Sie zur Kalenderansicht, indem Sie im Navigationsbereich auf „Kalender“ klicken, und erstellen Sie anschließend einen Termin über die Registerkarte „Start“, indem Sie auf „Termin“ klicken.
3. Im Dialogfeld „Termin“ unter der Registerkarte „Termin“ gehen Sie wie folgt vor:
| A: Geben Sie im Feld „Betreff“ den gewünschten Betreff ein. | B: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Feld „Ort“ ein. |
| C: Legen Sie die „Startzeit“ und die „Endzeit“ fest. | D: Wählen Sie die Erinnerung aus der Dropdown-Liste „Erinnerung“ aus. Wenn Sie 15 Minuten wählen, werden Sie 15 Minuten vor dem Versand der E-Mail erinnert. |
| E: Verfassen Sie den Termininhalt. |
Hinweis: Der „Terminbetreff“ wird zum Betreff der Regelmäßigen Sendung, und der „Termininhalt“ wird zu deren Inhalt, sobald die Empfänger die E-Mail erhalten haben.
Teil 2: Erstellen Sie eine neue Kategorie.
Nun müssen Sie eine Neue Kategorie mit dem Namen „Senden von Terminplan Regelmäßiges Senden“ wie folgt erstellen:
1. Klicken Sie im Dialogfeld „Termin“ unter der Registerkarte „Termin“ in der Gruppe „Tags“ auf „Kategorisieren“ > „Alle Kategorien“.
2. Wenn das Dialogfeld „Farbkategorie“ erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Geben Sie im Dialogfeld „Neue Kategorie hinzufügen“ im Feld „Name“ „Senden von Terminplan Regelmäßiges Senden“ ein und wählen Sie anschließend eine Farbe aus der Dropdown-Liste „Farbe“ aus. Klicken Sie dann auf „OK“.
3. Anschließend wird die Kategorie „Senden von Terminplan – Regelmäßiges Senden“ angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf „OK“.
Teil 3: Wiederholungsmuster festlegen
Nun gilt es, das Wiederholungsmuster für den Termin festzulegen.
1. Klicken Sie unter der Registerkarte „Termin“ in der Gruppe „Optionen“ auf „Wiederholung“. Siehe Screenshot:
2. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Wiederkehrender Termin“ Ihr Wiederholungsmuster. Falls eine Endzeit erforderlich ist, legen Sie diese im Bereich „Wiederholungsbereich“ fest, und klicken Sie anschließend auf „OK“.
3. Sobald Sie zum Dialogfeld „Termin“ zurückgekehrt sind, klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Siehe Screenshot:
Teil 4: Verwenden des VBA-Codes zum Senden des Terminplans Regelmäßiges Senden
1. Drücken Sie „Alt“ + „F11“, um das Dialogfeld „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.
2. Doppelklicken Sie im linken Bereich auf „Projekt1“ > „Microsoft Outlook-Objekt“ > „ThisOutlookSession“. Siehe Screenshot:
3. Kopieren Sie den folgenden VBA-Code in den VBA-Editor und klicken Sie danach auf „Speichern“.
VBA: Senden von Terminplan Regelmäßiges Senden
Private Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
'Updated by Extendoffice 20200522
Dim xMailItem As MailItem
Dim xItemDoc As Word.Document
Dim xNewDoc As Word.Document
Dim xFldPath As String
On Error Resume Next
If Item.Class <> OlObjectClass.olAppointment Then Exit Sub
If Item.Categories <> "Send Schedule Recurring Email" Then Exit Sub
Set xMailItem = Outlook.Application.CreateItem(olMailItem)
Set xItemDoc = Item.GetInspector.WordEditor
xFldPath = CStr(Environ("USERPROFILE"))
xFldPath = xFldPath & "\MyReminder"
If Dir(xFldPath, vbDirectory) = "" Then
MkDir xFldPath
End If
xFldPath = xFldPath & "\AppointmentBody.xml"
xItemDoc.SaveAs2 xFldPath, wdFormatXMLDocument ' wdFormatXML
Set xNewDoc = xMailItem.GetInspector.WordEditor
VBA.DoEvents
xNewDoc.Application.Selection.HomeKey
xNewDoc.Activate
xNewDoc.Application.Selection.InsertFile FileName:=xFldPath, Attachment:=False
With xMailItem
.To = Item.Location
.Recipients.ResolveAll
.Subject = Item.Subject
.Send
End With
Set xMailItem = Nothing
VBA.Kill xFldPath
End Sub4. Klicken Sie auf „Extras“ > „Verweise“, um das Dialogfeld „Verweise – Projekt“ zu öffnen, aktivieren Sie dort die Option „Microsoft Word Object Library“ und bestätigen Sie mit „OK“.
5. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „Alt“ + „Q“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu schließen.
Sobald die Erinnerung erscheint, wird die E-Mail automatisch an die Empfänger gesendet, die Sie im ersten Teil in das Ortsfeld eingegeben haben. Klicken Sie anschließend im Erinnerungsdialogfeld auf „Verwerfen“. Die E-Mail wird ab diesem Zeitpunkt täglich wiederkehrend versendet. Siehe Screenshot:
Hinweis: Der VBA-Code wurde erfolgreich in Outlook 2010 und allen neueren Versionen getestet.
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Im Vergleich zur oben beschriebenen Methode vereinfacht die Regelmäßiges Senden-Funktion von Kutools für Outlook das Senden eines Regelmäßiges Senden erheblich. Im Folgenden finden Sie eine umfassende Anleitung zur Verwendung dieser Funktion und deren Vorteile.
1. Klicken Sie auf „Kutools“ > „Wiederkehrende E-Mail“.
2. Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal verwenden, erscheint das Fenster „Regelmäßiges Senden von E-Mails anzeigen und verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um eine neue Regel für das regelmäßige Senden zu erstellen.
3. Anschließend öffnet sich ein Nachrichtenfenster. Gehen Sie wie folgt vor:
3. Nun erscheint das Dialogfeld „E-Mail-Wiederholung“. Geben Sie hier den Sendezeitpunkt, das Wiederholungsmuster und den Wiederholungszeitraum für die E-Mail an, und klicken Sie auf „OK“.
4. Kehren Sie nun zum Nachrichtenfenster zurück und klicken Sie auf „Speichern und schließen“, um die wiederkehrenden Einstellungen zu speichern und dieses Fenster zu schließen.
5. Kehren Sie zum Fenster „Wiederkehrenden Versand anzeigen und verwalten“ zurück und wiederholen Sie bei Bedarf die Schritte 1 bis 4, um mehrere regelmäßige Sendungen zu erstellen. Klicken Sie anschließend auf „Schließen“.
6. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Funktion aktivieren können. Klicken Sie auf „OK“.
Nach Abschluss der obigen Einstellungen wird der Regelmäßiges Senden automatisch gesendet, sobald das festgelegte Bestimmtes Datum und die Uhrzeit erreicht sind.
Hinweis: Sie können Ihre regelmäßigen Sendungen ganz einfach wie folgt verwalten.
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