Wie exportiert oder extrahiert man eine Outlook-Verteilerliste (Kontaktgruppe) nach Excel bzw. CSV?

Beim Arbeiten mit Outlook können Sie sämtliche Kontakte mithilfe der integrierten Exportfunktion problemlos nach Excel übertragen. Allerdings bietet Outlook keine direkte Möglichkeit, eine Verteilerliste nach Excel zu exportieren. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Verteilerliste als CSV-Datei exportieren und anschließend aus Outlook in Excel importieren.

• Verteilerliste (Kontaktgruppe) aus Outlook extrahieren oder in Excel/CSV exportieren(10 Schritte)
• Verteilerliste (Kontaktgruppe) aus Outlook extrahieren oder in Excel/CSV exportieren(6 Schritte)Demo

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Verteilerliste (Kontaktgruppe) aus Outlook extrahieren oder in Excel/CSV exportieren

Um eine Verteilerliste (Kontaktgruppe) als CSV-Datei zu exportieren und anschließend aus Outlook in Excel zu importieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in Outlook zur Kontaktansicht und öffnen Sie den Kontaktordner, der die gewünschte Kontaktgruppe enthält.

2. Wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

3. Im Dialogfeld „Speichern unter“ müssen Sie (1) auf den Zielordner klicken, in dem die exportierte Kontaktgruppe gespeichert werden soll; (2) die exportierte Datei entsprechend Ihren Anforderungen benennen; (3) in der Dropdown-Liste neben Speichern im Format die Option Nur Text auswählen; und schließlich (4) auf die Schaltfläche Speichern klicken. Siehe Screenshot:

Die angegebene Kontaktgruppe wurde nun als separate Textdatei gespeichert.

4. Starten Sie Microsoft Excel und klicken Sie auf Daten > Aus Text. Siehe Screenshot:

5. Öffnen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Text importieren“ (1) den Ordner, in dem die gewünschte Textdatei gespeichert ist; (2) wählen Sie Alle Dateien aus der Dropdown-Liste neben dem Feld Dateiname; (3) markieren Sie die gewünschte Textdatei; und klicken Sie anschließend (4) auf die Schaltfläche Importieren. Siehe Screenshot:

6. Der Textimport-Assistent wird nun geöffnet. Behalten Sie die Auswahl der Option Getrennt bei und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen. Siehe Screenshot:

7. Das Dialogfeld „Daten importieren“ wird nun angezeigt. Geben Sie das Ziel an, an dem die importierte Textdatei platziert werden soll, und klicken Sie auf „OK“. Siehe Screenshot:

Nun sehen Sie, dass die angegebene Textdatei importiert und im Bereich „Begrenzter Bereich“ platziert wurde. Siehe Screenshot:

8. Klicken Sie in Excel auf Datei > Speichern unter.

9. Im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ beachten Sie bitte den folgenden Screenshot:
(1) Wählen Sie den Zielordner aus, in dem Sie die Excel- oder CSV-Datei speichern möchten;
(2) Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein;
(3) Wählen Sie je nach Bedarf aus der Dropdown-Liste Speichern im Format entweder CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) oder Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx) aus;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

10. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld von Microsoft Excel auf die Schaltfläche Ja, um fortzufahren.

11. Schließen Sie die Excel-Anwendung.

Verteilerliste (Kontaktgruppe) aus Outlook extrahieren oder in Excel exportieren

Bei dieser Methode wird die Funktion Aufteilen (Kontaktgruppe) von Kutools für Outlook verwendet, um eine Kontaktgruppe in mehrere einzelne Kontakte aufzuspalten und diese anschließend nach Excel zu kopieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Navigation mit der rechten Maustaste auf einen Kontaktordner, wählen Sie Neuer Ordner aus dem Kontextmenü und benennen Sie den neuen Ordner entsprechend Ihren Wünschen. (In meinem Fall habe ich den Kontaktordner als „K’s“ benannt.)

2. Kopieren Sie nun die Kontaktgruppe, die Sie exportieren möchten, und fügen Sie sie in den Ordner „Kontakte“ ein. Wählen Sie die eingefügte Kontaktgruppe im Ordner „Kontakte“ aus und klicken Sie auf KUTOOLS PLUS > Kontaktgruppe > Aufteilen. Siehe Screenshot:

3. Wählen Sie im Dialogfeld „Kontaktgruppe“ die Kontakte aus, die aufgeteilt werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie anschließend im Bestätigungsdialogfeld auf die Schaltfläche Ja. Siehe Screenshot:

Die Kontaktgruppe wurde aufgeteilt, und jedes Mitglied ist nun als separater Kontakt im Ordner „Kontakte“ gespeichert.

4. Ändern Sie die Ansicht des Kontaktordners, indem Sie auf Ansicht > Ansicht ändern > Liste klicken. Siehe Screenshot:

5. Wählen Sie alle Kontakte im Ordner „Kontakt“ aus, indem Sie einen beliebigen Kontakt markieren und gleichzeitig die Tasten Strg + A drücken. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die markierten Kontakte und wählen Sie Kopieren aus dem Kontextmenü. Siehe Screenshot:

6. Erstellen Sie in Excel ein neues Arbeitsblatt, fügen Sie die Kontaktliste in die Arbeitsmappe ein und speichern Sie diese. (Hinweis: Wenn Sie die Kontaktgruppe exportieren und als CSV-Datei speichern möchten, speichern Sie die Arbeitsmappe bitte im CSV-Format.)

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Demo: Verteilerliste (Kontaktgruppe) aus Outlook in Excel exportieren