Wie erteilt man anderen Exchange-Benutzern in Outlook Zugriffsberechtigungen?
Als Exchange-Benutzer können Sie nicht nur Kalender, sondern auch andere Ordner mit anderen Benutzern teilen. Es ist kinderleicht, Ihren Kalender über eine Freigabe-E-Mail an andere Exchange-Benutzer weiterzugeben – doch wie sieht es mit Ihrem Posteingang, Ihren Aufgaben, Kontakten und weiteren Ordnern aus? In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie anderen Exchange-Benutzern gezielt Zugriffsberechtigungen für Ihre auf dem Exchange-Server gespeicherten Ordner erteilen und umgekehrt in Microsoft Outlook auf die Ordner anderer Exchange-Benutzer zugreifen können – vorausgesetzt, Sie verfügen über die entsprechenden Berechtigungen.
Zugriffsberechtigung für andere Exchange-Benutzer in Outlook 2010 und 2013 delegieren
Zugriffsberechtigung für andere Exchange-Benutzer in Outlook 2007 delegieren
Auf Ordner anderer Exchange-Benutzer mit Berechtigung in Outlook zugreifen
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Zugriffsberechtigung für andere Exchange-Benutzer in Outlook 2010 und 2013 delegieren
Um anderen Exchange-Benutzern die Berechtigung zu erteilen, Ihre Ordner in Microsoft Outlook zu öffnen und einzusehen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Schritt 1: Klicken Sie auf Datei > Info > Kontoeinstellungen > Delegierter Zugriff. Siehe Screenshot:
Hinweis: Wenn Sie die Option „Delegierter Zugriff“ nicht sehen, befinden Sie sich wahrscheinlich nicht im Exchange-Konto. Wechseln Sie zum Exchange-Konto, um die Option „Delegierter Zugriff“ anzuzeigen.
Schritt 2: Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Delegierte“ auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Schritt 3: Sie gelangen nun zum Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“.
(1) Markieren Sie den Exchange-Benutzername, dem Sie Zugriffsberechtigungen erteilen möchten;
(2) Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen ->.
(3) Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche OK.
Schritt 4: Das Dialogfeld „Berechtigungen für Delegierte“ wird nun angezeigt.
(1) Klicken Sie in das Feld hinter einem Ordnernamen, z. B. „Aufgaben“, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Zugriffsberechtigung aus – siehe Screenshot. Anschließend legen Sie die Zugriffsberechtigungen für die übrigen Ordner separat fest.
(2) Optional können Sie die Option Automatisch eine Nachricht an den Delegierten senden, die diese Berechtigungen zusammenfasst aktivieren.
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Dialogfeld „Berechtigungen für Delegierte“ zu schließen.
Schritt 4: Klicken Sie im Dialogfeld „Delegierte“ auf die Schaltfläche OK.
Bis hierhin haben Sie anderen Exchange-Benutzern, die Sie festgelegt haben, Zugriffsberechtigungen für bestimmte Ordner erteilt.
Zugriffsberechtigung für andere Exchange-Benutzer in Outlook 2007 delegieren
Um anderen Exchange-Benutzern den Zugriff auf Ihre Ordner des Exchange-Kontos zu ermöglichen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Schritt 1: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, auf den andere Exchange-Benutzer Zugriff erhalten sollen, und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften aus.
Schritt 2: Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Ordner-Eigenschaften“ auf der Registerkarte Berechtigungen auf die Schaltfläche Hinzufügen. Siehe Screenshot:
Schritt 4: Anschließend kehren Sie zum Dialogfeld „Ordner-Eigenschaften“ zurück und:
(1) Markieren Sie den neuen Exchange-Benutzername, den Sie im vorherigen Schritt hinzugefügt haben;
(2) Klicken Sie in das Feld Berechtigungsstufe und wählen Sie eine Option aus der Dropdown-Liste aus, beispielsweise Editor. Siehe untenstehenden Screenshot.
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Hinweis: Tatsächlich funktioniert diese Methode auch in Outlook 2010 und 2013, um anderen Exchange-Benutzern Zugriffsberechtigungen zu erteilen.
Auf Ordner anderer Exchange-Benutzer mit Berechtigung in Outlook zugreifen
Wenn Sie über eine Zugriffsberechtigung für den Ordner eines anderen Exchange-Benutzers verfügen, können Sie den betreffenden Ordner wie folgt öffnen:
Schritt 1: Klicken Sie in Outlook 2013 auf Datei > Öffnen & Exportieren > Ordner eines anderen Benutzers.
Klicken Sie in Outlook 2010 und 2007 bitte auf Datei > Öffnen > Ordner eines anderen Benutzers.
Schritt 2: Anschließend erscheint das Dialogfeld „Ordner eines anderen Benutzers öffnen“.
(1) Geben Sie im Feld Nameden Exchange-Benutzername ein, der Ihnen die Zugriffsberechtigung erteilt hat;
(2) Klicken Sie in das Feld Ordnerart und wählen Sie einen Ordnernamen aus der Dropdown-Liste aus. Siehe Screenshot:
In unserem Fall hat mir ein anderer Exchange-Benutzer ()ttw1) Zugriffsberechtigung für seinen Aufgabenordner erteilt.
Daher lege ich in Schritt 2 die Ordnerart als Aufgaben fest. Anschließend kann ich in meiner Aufgabenansicht auf den Aufgabenordner von ttw1 zugreifen. Siehe untenstehenden Screenshot:
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