Wie wandelt man eine Verteilerliste in Outlook in einzelne Kontakte um?

Die Umwandlung einer Verteilerliste in einzelne Kontakte in Outlook kann herausfordernd erscheinen, da Outlook hierfür keine integrierte Lösung bietet. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Kontakte organisieren oder einzeln bearbeiten möchten, beschreibt dieser Leitfaden drei effektive Methoden. Eine davon sticht als besonders empfehlenswerte, schnelle und mühelose Lösung hervor, die den gesamten Prozess vereinfacht.

3 Methoden zum Konvertieren einer Verteilerliste in einzelne Kontakte in Outlook:

• Manuelle Erweiterung und einzeln speichern(Manuell; zeitaufwendig)
  Nur geeignet für kleine Kontaktgruppe mit wenigen Mitgliedern.
• Kutools für Outlook’s Trennen-Funktion 👍(Schnell; mühelos)
  Eine hoch empfohlene, automatisierte Lösung, die Zeit sparen und Aufwand reduziert.
• Import über CSV-Datei(Zeitaufwendig; kompliziert)
  Dieser Weg umfasst mehrere Schritte und ist für die meisten Anwender weniger praktikabel.
  1. Schritt 1: Speichern Sie die Verteilerliste als TXT-Datei
  2. Schritt 2: Konvertieren Sie die TXT-Datei in Excel in eine CSV-Datei
  3. Schritt 3: Stellen Sie die korrekte Formatierung sicher
  4. Schritt 4: Importieren Sie die CSV-Datei in den Outlook-Kontakteordner

Verteilerliste manuell erweitern und einzeln speichern

Diese Methode eignet sich nur für kleine Verteilerlisten, da jeder Kontakt manuell einzeln gespeichert werden muss.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Neue Email

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.

Schritt 2: Verteilerliste erweitern

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche An, wählen Sie die Verteilerliste aus und fügen Sie sie dem Empfängerfeld hinzu.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche + neben der Verteilerliste, um sie zu erweitern.
   

Schritt 3: Erweiterung bestätigen

Klicken Sie im Dialogfeld Liste erweitern auf OK.

Schritt 4: Kontakte einzeln speichern

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jeden Kontakt und wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen aus.
   
2. Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus und klicken Sie auf Speichern und schließen.

Schritt 5: Wiederholen Sie Schritt 4 für jeden Kontakt

Wiederholen Sie Schritt 4 für jeden Kontakt, bis alle gespeichert sind.

Schritt 6: Ohne Senden schließen

Nachdem Sie alle Kontakte der Verteilerliste gespeichert haben, schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne die Nachricht abzusenden.

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✨ So funktioniert es:

1. Wechseln Sie zur Kontakteansicht und wählen Sie die Gruppe aus, die Sie aufteilen möchten.
2. Klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Kontakte“ > „In eine neue Kontaktgruppe aufteilen“.
3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie in eine neue Gruppe verschieben möchten, und geben Sie der Gruppe einen Namen.
4. Klicken Sie auf „OK“ und lassen Sie Kutools den Rest für Sie erledigen!

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Verteilerliste mithilfe der Kutools für Outlook’s Trennen-Funktion in einzelne Kontakte umwandeln 👍

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1. Wechseln Sie zur Kontakte- (Personen-)Ansicht und wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie aufteilen möchten. Klicken Sie anschließend auf KUTOOLS PLUS > Kontaktgruppe > Trennen.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Trennen die Mitglieder aus, die Sie trennen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, um sämtliche Kontakte auf einmal auszuwählen. Anschließend bestätigen Sie mit OK. Bestätigen Sie die Aktion im nächsten Dialogfeld mit „Ja“.

Ergebnis:

• Wenn Sie alle Mitglieder auswählen, wird die ursprüngliche Kontaktgruppe gelöscht und alle Mitglieder werden als einzelne Kontakte hinzugefügt.
• Wenn Sie bestimmte Mitglieder auswählen, werden nur diese in einzelne Kontakte umgewandelt, während der Rest in der ursprünglichen Gruppe verbleibt.

Verteilerliste durch Import über eine CSV-Datei in einzelne Kontakte umwandeln

Bei dieser Methode wird die Verteilerliste als Textdatei gespeichert, in Excel in eine CSV-Datei umgewandelt und anschließend in Outlook importiert.

Schritt 1: Speichern Sie die Verteilerliste als TXT-Datei

1. Wechseln Sie zur Ansicht Kontakte oder Personen, wählen Sie die Verteilerliste im Kontakteordner aus und öffnen Sie sie.
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
   
3. Im Dialogfeld Speichern untermüssen Sie Folgendes tun:
   1. 3,1 Stellen Sie im Dropdown-Menü Speichern im Format das Format auf Nur Text (.txt) ein.
   2. 3,2 Wählen Sie einen Speicherort für die Datei – zum Beispiel Ihren Desktop.
   3. 3,3 Geben Sie der Datei einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
      

Schritt 2: Konvertieren Sie die TXT-Datei in Excel in eine CSV-Datei

1. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt in Excel.
2. Geben Sie in Zelle A1 „Name“ ein; in Zelle B1 geben Sie „E-Mail-Adresse“ ein. Diese dienen als Spaltenüberschriften.
   
3. Öffnen Sie die gespeicherte TXT-Datei im Editor und markieren Sie ausschließlich die Zeilen mit Namen und E-Mail-Adresse. Kopieren Sie die Auswahl mit Strg + C.
   
4. Wechseln Sie zurück zu Excel und fügen Sie den kopierten Inhalt ab Zelle A2 ein.
   
5. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
   
6. Im Dialogfeld Speichern untermüssen Sie Folgendes tun:
   1. 6,1 Wählen Sie einen Speicherort, geben Sie einen Dateinamen ein und wählen Sie im Speichern im Format-Menü den Dateityp CSV (Durch Kommas getrennt) (*.csv) aus.
   2. 6,2 Klicken Sie auf Speichern.
      

Schritt 3: Stellen Sie die korrekte Formatierung sicher

1. Öffnen Sie die CSV-Datei in Notepad, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Öffnen mit > Notepad klicken.

2. Stellen Sie sicher, dass die Namen und die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt sind.

Schritt 4: Importieren Sie die CSV-Datei in den Outlook-Kontakteordner

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren, um den Import-/Export-Assistenten zu starten.

2. Klicken Sie im Dialogfeld Assistent zum Importieren und Exportieren auf Aus einer anderen Anwendung oder Datei importieren und anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Datei importieren auf Durch Kommas getrennte Werte (DOS) und anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

4. Klicken Sie im nächsten Dialogfeld Datei importieren auf die Schaltfläche Durchsuchen, um die von Ihnen erstellte CSV-Datei zu suchen und zu öffnen, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Weiter.

Hinweis: Die drei Optionen können je nach Ihren Anforderungen wahlweise genutzt werden.

5. Wählen Sie im nächsten Dialogfeld im Feld Kontakte einen Ordner aus, in dem Sie die Kontakte speichern möchten, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zielordner auswählen oder Weiter.

6. Klicken Sie im letzten Dialogfeld auf die Schaltfläche Fertig stellen, um den Importvorgang zu starten.

7. Anschließend wird ein Dialogfeld Fortschritt beim Importieren und Exportieren angezeigt, das nach Abschluss des Imports automatisch geschlossen wird.

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