Wie konvertiert man eine Verteilerliste in Outlook in einzelne Kontakte?
Das Konvertieren einer Verteilerliste in einzelne Kontakte in Outlook kann sich als Herausforderung erweisen, insbesondere da Outlook keine integrierte Lösung für diese Aufgabe bietet. Ob Sie Ihre Kontakte organisieren oder einzeln damit arbeiten müssen, dieser Leitfaden untersucht drei effektive Methoden. Unter diesen sticht eine besonders hervor: ein stark empfohlenes, schnelles und müheloses Tool, das den gesamten Prozess vereinfacht.
3 Methoden zum Konvertieren einer Verteilerliste in einzelne Kontakte in Outlook:
- Manuelle Expansion und Speichern Einzel für Einzel (Manuell; Mühsam)
Nur geeignet für kleine Kontaktgruppen mit wenigen Mitgliedern. - Kutools für Outlook’s Break Contact Group Funktion 👍 (Schnell; Mühelos)
Eine stark empfohlene, automatisierte Lösung, die Zeit und Mühe spart. - Importieren über CSV-Datei (Zeitaufwendig; Kompliziert)
Es umfasst mehrere Schritte und ist für die meisten Benutzer weniger praktisch.
Konvertieren Sie eine Verteilerliste in einzelne Kontakte durch manuelle Expansion und Speichern Einzel für Einzel
Diese Methode ist nur für kleine Verteilerlisten geeignet, da sie das manuelle Speichern jedes Kontakts einzeln beinhaltet.
Schritt 1: Erstellen Sie eine neue E-Mail
Öffnen Sie Outlook und klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen.
Schritt 2: Expandieren Sie die Verteilerliste
- Klicken Sie auf die Schaltfläche An, wählen Sie die Verteilerliste aus und fügen Sie sie in das Empfängerfeld ein.
- Klicken Sie auf die + Schaltfläche neben der Verteilerliste, um sie zu expandieren.
Schritt 3: Bestätigen Sie die Expansion
Klicken Sie im Pop-up-Fenster „Liste erweitern“ auf OK.
Schritt 4: Speichern Sie Kontakte einzeln
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jeden Kontakt und wählen Sie Zu Outlook-Kontakten hinzufügen.
- Füllen Sie die notwendigen Details aus und klicken Sie auf Speichern und schließen.
Schritt 5: Wiederholen Sie Schritt 4 für jeden Kontakt
Wiederholen Sie Schritt 4 für jeden Kontakt, bis alle gespeichert sind.
Schritt 6: Schließen ohne Senden
Nachdem Sie alle Kontakte der Verteilerliste gespeichert haben, schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne die E-Mail zu senden.
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✨ So funktioniert es:
- Wechseln Sie zur Kontakte-Ansicht und wählen Sie die zu teilende Gruppe aus.
- Klicken Sie auf "Kutools Plus" > "Kontakte" > "In eine neue Kontaktgruppe aufteilen".
- Wählen Sie die Kontakte aus, die in eine neue Gruppe verschoben werden sollen, und benennen Sie die Gruppe.
- Klicken Sie auf "OK" und lassen Sie Kutools den Rest erledigen!
Konvertieren Sie eine Verteilerliste in einzelne Kontakte mit Kutools für Outlook’s Break Contact Group Funktion 👍
Für Benutzer, die größere Verteilerlisten verwalten oder nach Effizienz suchen, bietet Kutools für Outlook das Hilfsprogramm Break Contact Group. Dieses Tool automatisiert den Prozess und konvertiert mit wenigen Klicks alle oder ausgewählte Mitglieder einer Verteilerliste in einzelne Kontakte.
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1. Wechseln Sie zur Ansicht Kontakte (Personen) und wählen Sie die Kontaktgruppe aus, die Sie aufteilen möchten. Klicken Sie dann auf Kutools Plus > Kontaktgruppe > Break Contact Group.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Break Contact Group die Mitglieder aus, die Sie trennen möchten, oder verwenden Sie die Schaltfläche Alle, um alle Kontakte auf einmal auszuwählen. Klicken Sie dann auf OK. Bestätigen Sie die Aktion, indem Sie im nächsten Dialogfeld auf Ja klicken.
Ergebnis:
- Wenn Sie alle Mitglieder auswählen, wird die ursprüngliche Kontaktgruppe gelöscht und alle Mitglieder werden als einzelne Kontakte hinzugefügt.
- Wenn Sie bestimmte Mitglieder auswählen, werden nur die ausgewählten in einzelne Kontakte konvertiert, während die restlichen in der ursprünglichen Gruppe bleiben.
Warum die Kutools für Outlook-Methode wählen?
- Zeitsparend: Konvertiert ganze Kontaktgruppen innerhalb von Sekunden.
- Benutzerfreundlich: Keine technischen Fähigkeiten erforderlich – perfekt für Anfänger.
- Fehlerfrei: Stellt einen genauen Transfer von Kontaktdetails wie Namen und E-Mail-Adressen sicher.
- Flexibel: Bietet die Möglichkeit, ganze Gruppen oder nur ausgewählte Mitglieder aufzuteilen.
Konvertieren Sie eine Verteilerliste in einzelne Kontakte durch Importieren über eine CSV-Datei
Diese Methode umfasst das Speichern der Verteilerliste als Textdatei, das Konvertieren in eine CSV-Datei in Excel und das Importieren in Outlook.
Schritt 1: Speichern Sie die Verteilerliste als TXT-Datei
- Navigieren Sie zur Ansicht Kontakte oder Personen. Und wählen Sie die Verteilerliste im Kontaktordner aus und öffnen Sie sie.
- Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
- Im Speichern unter Dialogfeld müssen Sie folgendes tun:
- 3.1 Setzen Sie den Dateityp auf Nur Text (.txt) in der Dropdown-Liste Speichern als Typ.
- 3.2 Wählen Sie einen Speicherort aus, um die Datei zu speichern (z. B. Ihren Desktop).
- 3.3 Geben Sie der Datei einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
Schritt 2: Konvertieren Sie die TXT-Datei in eine CSV-Datei in Excel
- Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe in Excel.
- In Zelle A1, geben Sie Nameein; in Zelle B1, geben Sie E-Mail-Adresseein. Diese dienen als Ihre Spaltenüberschriften.
- Öffnen Sie die gespeicherte TXT-Datei in Notepad und markieren Sie nur die Zeilen, die Namen und E-Mail-Adressen enthalten. Kopieren Sie die Auswahl mit Strg + C.
- Gehen Sie zurück zu Excel und fügen Sie den kopierten Inhalt ab Zelle A2.
- Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
- Im Speichern unter Dialogfeld müssen Sie folgendes tun:
- 6.1 Wählen Sie einen Speicherort, benennen Sie die Datei und wählen Sie CSV (Komma-getrennt) (*.csv) aus der Dropdown-Liste Speichern als Typ als Dateityp aus.
- 6.2 Klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3: Stellen Sie die richtige Formatierung sicher
1. Öffnen Sie die CSV-Datei in Notepad, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Öffnen mit > Notepad klicken.
2. Stellen Sie sicher, dass die Namen und die E-Mail-Adressen durch Kommas getrennt sind.
Hinweise:
- Wenn sie durch Kommas getrennt sind, schließen Sie bitte das Notepad-Fenster.
- Wenn sie durch ein anderes Zeichen getrennt sind (z. B. Semikolon), ersetzen Sie sie durch Kommas:
- Drücken Sie Strg + H, um das Ersetzen-Dialogfeld zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Suchen nach das falsche Trennzeichen ein (z. B. ;).
- Geben Sie im Feld Ersetzen durch ein Komma , ein.
- Klicken Sie auf Alles ersetzen, dann speichern und schließen Sie die Datei.
Schritt 4: Importieren Sie die CSV-Datei in den Outlook-Kontakteordner
1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren, um den Import/Export-Assistenten zu starten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Importieren und Exportieren-Assistent auf Importieren aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei und dann auf die Schaltfläche Weiter.
3. Klicken Sie im Dialogfeld Datei importieren auf Komma-getrennte Werte (DOS) und dann auf die Schaltfläche Weiter.
4. Im nächsten Datei importieren Dialogfeld klicken Sie bitte auf die Durchsuchen Schaltfläche, um die CSV-Datei zu finden und zu öffnen, die Sie erstellt haben; dann klicken Sie auf die Weiter Schaltfläche.
Hinweis: Die drei Optionen sind optional und können je nach Bedarf angepasst werden.
5. Wählen Sie im nächsten Dialogfeld einen Kontakteordner aus, in dem Sie die Kontakte im Auswahlfeld Zielordner speichern möchten. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter.
6. Klicken Sie im letzten Dialogfeld auf die Schaltfläche Fertig stellen, um den Import zu starten.
7. Dann öffnet sich ein Fortschrittsdialogfeld für Import und Export, das sich nach Abschluss des Imports automatisch schließt.
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