Wie behält man einen Entwurf nach dem Senden in Outlook?
Standardmäßig wird ein Entwurfsemail, das Sie in Outlook senden, sofort aus dem Ordner Entwürfe in den Ordner Gesendete Elemente verschoben. Dieses Verhalten erschwert es, den Inhalt später wiederzuverwenden. Viele Benutzer bevorzugen es, Entwurfsemails als wiederverwendbare Vorlagen zu behalten – ideal für wiederkehrende Nachrichten wie wöchentliche Updates oder Kundenantworten. Während Outlook einige manuelle Lösungen bietet, bietet Kutools für Outlook eine effizientere, langfristige Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Entwurfsinhalt als wiederverwendbaren AutoText zu speichern und mit einem Klick einzufügen. Diese Anleitung führt Sie durch beide Methoden von Outlook und den Kutools-Ansatz, um Ihnen zu helfen, die beste Option zu wählen.
Methode 1: Verwenden Sie Strg + F, um den Entwurf beizubehalten (Manuell & Grundlegend)
Methode 2: Speichern Sie Entwürfe als AutoText für die Wiederverwendung mit einem Klick mit Kutools für Outlook 👍 (Schnell & Effizient)
Methode 3: Verwenden Sie die Weiterleiten-Schaltfläche, um den Entwurf beizubehalten (Mehr Schritte & Einrichtung erforderlich)
Methode 1: Verwenden Sie Strg + F, um den Entwurf beizubehalten
Outlook ermöglicht es Ihnen, einen Entwurfsemail manuell mit einer einfachen Tastenkombination (Strg + F) zu duplizieren.
1. Doppelklicken Sie auf den Entwurfsemail, um ihn zu öffnen.
2. Platzieren Sie den Cursor in einem beliebigen Kopffeld (z. B. Betreffzeile) und drücken Sie Strg + F.
3. Eine neue Email-Nachricht wird mit demselben Inhalt erstellt. Bearbeiten und senden Sie diese duplizierte Version.
4. Schließen Sie das ursprüngliche Entwurf-Fenster. Der Entwurf bleibt unberührt im Ordner Entwürfe.
Vor- und Nachteile der Methode 1:
- ✅ Einfache Tastenkombination, keine komplexe Einrichtung erforderlich.
- ✅ Schnelle Methode für gelegentliche Nutzung.
- ❌ Jedes Mal vollständig manuell.
- ❌ Begrenzte Praktikabilität für häufige Wiederverwendung.
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Methode 2: Speichern Sie Entwürfe als AutoText für die Wiederverwendung mit einem Klick mit Kutools für Outlook 👍
Wenn Sie eine intelligentere und zuverlässigere Möglichkeit zur Wiederverwendung von Entwurfsemails wünschen, bietet Kutools für Outlook eine leistungsstarke AutoText-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Entwürfe zu speichern und sie jederzeit mit einem Klick einzufügen – kein manuelles Weiterleiten oder Duplizieren von Nachrichten erforderlich.
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1. Doppelklicken Sie, um den Entwurfsemail zu öffnen, und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie wiederverwenden möchten.
2. Gehen Sie zu Kutools > Ressourcenbibliothek.
3. Klicken Sie unter dem AutoText-Reiter auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Im Dialogfeld Neuer AutoText:
- 1) Geben Sie einen Namen für den Eintrag ein.
- 2) Wählen Sie eine Kategorie aus (oder erstellen Sie eine).
- 3) Klicken Sie auf Hinzufügen.
📌 Ergebnis: Ihr Entwurfsinhalt ist jetzt in der Kutools-Ressourcenbibliothek als wiederverwendbares Element gespeichert. Um es später wiederzuverwenden, platzieren Sie einfach den Cursor im Nachrichtentext und klicken Sie auf das AutoText-Element – es wird sofort eingefügt.
Vorteile der Verwendung von Kutools:
- ✅ Sofortige Wiederverwendung: Einmal speichern, jederzeit mit einem Klick verwenden.
- ✅ Einfache Verwaltung: Organisieren und verwalten Sie mehrere Email-Vorlagen ordentlich.
- ✅ Erhöhte Produktivität: Perfekt für häufig gesendete Emails, kein wiederholtes Tippen erforderlich.
- ✅ Flexibel und zuverlässig: Kein Risiko, den ursprünglichen Inhalt versehentlich zu verlieren.
Methode 3: Verwenden Sie die Weiterleiten-Schaltfläche, um den Entwurf beizubehalten
Eine weitere native Outlook-Methode besteht darin, die Weiterleiten-Schaltfläche zu verwenden, nachdem Sie die Outlook-Einstellungen angepasst haben.
1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Optionen.
2. Gehen Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen zum Register Mail. Aktivieren Sie im Abschnitt Antworten und Weiterleitungen die Option Antworten und Weiterleitungen in einem neuen Fenster öffnen und klicken Sie auf OK.
3. Gehen Sie zu Ihrem Ordner Entwürfe und wählen Sie den Entwurf aus, den Sie behalten möchten. Klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Weiterleiten.
4. Ein neues Fenster erscheint. Bearbeiten und senden Sie diese neue Nachricht.
5. Schließen Sie das ursprüngliche Entwurfsemail ohne es zu senden, um es im Ordner Entwürfe zu behalten.
Vor- und Nachteile der Methode 3:
- ✅ Einfache Einrichtung innerhalb der integrierten Optionen von Outlook.
- ✅ Geeignet für Benutzer, die regelmäßig Nachrichten weiterleiten.
- ❌ Erfordert eine anfängliche Einrichtung.
- ❌ Kann mühsam werden, wenn Entwürfe häufig gesendet werden.
- ❌ Keine einfache Inhaltsverwaltung oder Wiederverwendung.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Nutzen Sie diesen klaren Vergleich, um die beste Methode für Ihren Workflow auszuwählen:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Effizienz | Inhalts-Wiederverwendung |
|---|---|---|---|---|
| Strg + F Tastenkombination | Schnelle, gelegentliche Wiederverwendung | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools AutoText | Häufige Wiederverwendung & einfache Verwaltung | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Weiterleiten-Schaltfläche | Regelmäßiges Weiterleiten mit einiger anfänglicher Einrichtung | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
✅ Empfehlung: Für häufige Email-Wiederverwendung und bessere Vorlagenverwaltung bietet Kutools für Outlook die schnellste und effizienteste Lösung.
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