Wie kann man einen Entwurf nach dem Senden in Outlook behalten?
Standardmäßig wird ein Entwurfsemail in Outlook sofort aus dem Ordner Entwürfe in den Ordner Gesendete Elemente verschoben, sobald es gesendet wurde. Dieses Verhalten erschwert die spätere Wiederverwendung des Inhalts. Viele Benutzer bevorzugen es, Entwurfsemails als wiederverwendbare Vorlagen zu behalten – ideal für wiederkehrende Nachrichten wie wöchentliche Updates oder Kundenantworten. Während Outlook ein paar manuelle Workarounds bietet, bietet Kutools für Outlook eine effizientere, langfristige Lösung, mit der Sie Ihren Entwurfsinhalt als wiederverwendbares AutoText speichern und mit einem Klick einfügen können. Diese Anleitung führt Sie durch beide Outlook-Methoden und den Kutools-Ansatz, um Ihnen zu helfen, die beste Option zu wählen.
Methode 1: Verwenden Sie Strg + F, um den Entwurf zu behalten (Manuell & Grundlegend)
Methode 2: Speichern Sie Entwürfe als AutoText für die Ein-Klick-Wiederverwendung mit Kutools für Outlook 👍 (Schnell & Effizient)
Methode 3: Verwenden Sie die Weiterleiten-Schaltfläche, um den Entwurf zu behalten (Mehr Schritte & Einrichtung erforderlich)
Methode 1: Verwenden Sie Strg + F, um den Entwurf zu behalten
Outlook ermöglicht es Ihnen, einen Entwurfsemail manuell mit einer einfachen Tastenkombination (Strg + F) zu duplizieren.
1. Doppelklicken Sie auf das Entwurfsemail, um es zu öffnen.
2. Platzieren Sie den Cursor in einem beliebigen Kopffeld (z. B. Betreffzeile) und drücken Sie Strg + F.
3. Eine neue Email wird mit demselben Inhalt erstellt. Gestalten Sie diese duplizierte Version und senden Sie sie ab.
4. Schließen Sie das ursprüngliche Entwurf-Fenster. Der Entwurf bleibt unberührt im Ordner Entwürfe.
Vor- und Nachteile von Methode 1:
- ✅ Einfache Tastenkombination, keine komplexe Einrichtung erforderlich.
- ✅ Schnelle Methode für gelegentliche Nutzung.
- ❌ Jedes Mal vollständig manuell.
- ❌ Begrenzte Praktikabilität für häufige Wiederverwendung.
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Methode 2: Speichern Sie Entwürfe als AutoText für die Ein-Klick-Wiederverwendung mit Kutools für Outlook 👍
Wenn Sie eine intelligentere, zuverlässigere Möglichkeit zur Wiederverwendung von Entwurfsemails wünschen, bietet Kutools für Outlook eine leistungsstarke AutoText-Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Entwürfe zu speichern und sie jederzeit mit einem Klick einzufügen – keine Notwendigkeit, Nachrichten manuell weiterzuleiten oder zu duplizieren.
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1. Doppelklicken Sie, um das Entwurfsemail zu öffnen, und wählen Sie den Inhalt aus, den Sie wiederverwenden möchten.
2. Gehen Sie zu Kutools > Ressourcen.
3. Klicken Sie unter dem AutoText-Reiter auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Im Dialogfeld Neuer AutoText:
- 1) Geben Sie einen Namen für den Eintrag ein.
- 2) Wählen Sie eine Kategorie aus (oder erstellen Sie eine).
- 3) Klicken Sie auf Hinzufügen.
📌 Ergebnis: Ihr Entwurfsinhalt ist nun in der Kutools-Ressourcenbibliothek als wiederverwendbares Element gespeichert. Um es später wiederzuverwenden, platzieren Sie einfach den Cursor im Nachrichtentext und klicken Sie auf das AutoText-Element – es wird sofort eingefügt.
Vorteile der Verwendung von Kutools:
- ✅ Sofortige Wiederverwendung: Einmal speichern, jederzeit mit einem Klick verwenden.
- ✅ Einfaches Management: Mehrere Email-Vorlagen ordentlich organisieren und verwalten.
- ✅ Erhöhte Produktivität: Perfekt für häufig gesendete Emails, kein wiederholtes Tippen erforderlich.
- ✅ Flexibel und zuverlässig: Kein Risiko, versehentlich Originalinhalt zu verlieren.
Methode 3: Verwenden Sie die Weiterleiten-Schaltfläche, um den Entwurf zu behalten
Eine weitere native Outlook-Methode beinhaltet die Verwendung der Weiterleiten-Schaltfläche nach dem Ändern der Outlook-Einstellungen.
1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Optionen.
2. Gehen Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen zum Register Mail. Aktivieren Sie unter der Sektion Antworten und Weiterleitungen die Option Antworten und Weiterleitungen in einem neuen Fenster öffnen und klicken Sie auf OK.
3. Gehen Sie zu Ihrem Ordner Entwürfe und wählen Sie den Entwurf aus, den Sie behalten möchten. Klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Weiterleiten.
4. Ein neues Fenster erscheint. Gestalten Sie diese neue Nachricht und senden Sie sie ab.
5. Schließen Sie das ursprüngliche Entwurfsemail ohne es zu senden, um es im Ordner Entwürfe zu behalten.
Vor- und Nachteile von Methode 3:
- ✅ Einfache Einrichtung innerhalb der integrierten Outlook-Optionen.
- ✅ Geeignet für Benutzer, die regelmäßig Nachrichten weiterleiten.
- ❌ Erfordert anfängliche Einrichtung.
- ❌ Kann mühsam werden, wenn Entwürfe häufig gesendet werden.
- ❌ Keine einfache Inhaltsverwaltung oder -wiederverwendung.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Nutzen Sie diesen klaren Vergleich, um die beste Methode für Ihren Arbeitsablauf zu wählen:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Effizienz | Inhalts-Wiederverwendung |
|---|---|---|---|---|
| Strg + F Tastenkombination | Schnelle, gelegentliche Wiederverwendung | ⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools AutoText | Häufige Wiederverwendung & einfaches Management | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Weiterleiten-Schaltfläche | Regelmäßiges Weiterleiten mit einiger anfänglicher Einrichtung | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
✅ Empfehlung: Für häufige Email-Wiederverwendung und besseres Vorlagenmanagement bietet Kutools für Outlook die schnellste und effizienteste Lösung.
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