Wie fügt man Anhänge in Outlook als Hyperlinks ein oder ersetzt sie durch solche?

Normalerweise fügen die meisten Outlook-Benutzer Anhänge ein, indem sie im Nachrichtenfenster auf Einfügen > Dateianhang klicken. Diese Anhänge verbrauchen jedoch viel Speicherplatz und verlangsamen Outlook. Als Alternative können Sie Ihre Anhänge als Hyperlinks in Microsoft Outlook versenden – vorausgesetzt, sowohl Sie als auch Ihre Empfänger haben Zugriff auf einen gemeinsam genutzten Ordner.

• Anhang einfügen als Hyperlinks in einer Neue Email
• Anhänge durch Hyperlinks in mehreren empfangenen E-Mails ersetzen
• Anhänge automatisch durch Hyperlinks in allen eingehenden E-Mails ersetzen

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Um Anhänge als Hyperlinks im Nachrichtenfenster von Microsoft Outlook einzufügen und zu versenden, gehen Sie wie folgt vor:

Anhang einfügen als Hyperlinks in einer Neue Email

1. Erstellen Sie in der E-Mail-Ansicht eine neue E-Mail, indem Sie auf Start > Neue E-Mail klicken.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hyperlink auf der Registerkarte Einfügen. ()Hinweis: Die Hyperlink-Schaltfläche ist erst aktiv, wenn sich der Cursor im Nachrichtentext befindet.)

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Hyperlink erstellen“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ hinter dem Feld Link zu.

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Link zu Datei“ (1) den freigegebenen Ordner aus, auf den sowohl Sie als auch die Empfänger Zugriff haben; (2) markieren Sie im geöffneten freigegebenen Ordner die Datei, die Sie als Hyperlink versenden möchten; (3) klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Hinweis: Falls die angehängte Datei noch nicht im freigegebenen Ordner gespeichert ist, kopieren Sie sie vor diesem Schritt in den freigegebenen Ordner.

Kehren Sie nun zum Nachrichtenfenster zurück – der Anhang wurde als Hyperlink eingefügt. Siehe untenstehender Screenshot:

5. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Nachricht und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Senden, um sie abzusenden.

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Anhänge durch Hyperlinks in mehreren empfangenen E-Mails ersetzen

Gelegentlich möchten Sie Anhänge in empfangenen E-Mails durch Hyperlinks ersetzen, um die Outlook-Dateigröße zu reduzieren oder aus anderen Gründen. In diesem Fall können Sie die Funktion Alle Anhänge trennen von Kutools für Outlook verwenden.

1. Öffnen Sie in der E-Mail-Ansicht den gewünschten Ordner und wählen Sie mehrere E-Mails aus, deren Anhänge Sie durch Hyperlinks ersetzen möchten. Siehe untenstehender Screenshot:
Hinweis: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere nicht zusammenhängende E-Mails nacheinander durch Anklicken auszuwählen.

2. Klicken Sie auf Kutools > Anhangswerkzeuge > Alle Anhänge trennen.

3. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld „Ordner durchsuchen“ den Zielordner aus, in dem die Anhänge gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe untenstehender Screenshot:

Ab sofort werden alle Anhänge in den ausgewählten E-Mails durch Hyperlinks ersetzt – so, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Ein Klick auf den jeweiligen Hyperlink öffnet die zugehörige Datei.

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Alle Anhänge in allen eingehenden E-Mails automatisch durch Hyperlinks ersetzen

Um alle Anhänge in neuen eingehenden E-Mails automatisch durch Hyperlinks zu ersetzen, konfigurieren Sie einfach die Optionen von Kutools für Outlook entsprechend.

1. Klicken Sie auf das Startsymbol in der unteren rechten Ecke der Gruppe Anhänge auf der Registerkarte Kutools.

2. Aktivieren Sie im erscheinenden Dialogfeld „Anhangsoptionen“ die Registerkarte Anhänge trennen & speichern, wählen Sie die Option Automatisch alle empfangenen Anhänge abtrennen, geben Sie im Feld Speicherordner den Zielordner an und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

Ab sofort werden alle Anhänge in eingehenden E-Mails automatisch durch Hyperlinks ersetzt.

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Demo: Anhänge (automatisch) als Hyperlinks in Outlook ersetzen