Wie erstellt man in Outlook eine Termin- oder Besprechungsvorlage?

Zweifellos kommt es vor, dass Sie in Ihrem Outlook-Kalenderordner wiederholt Termine oder Besprechungen mit identischem Betreff und derselben Nachricht erstellen müssen. Jedes Mal denselben Text erneut einzugeben, kostet unnötig Zeit. Um dieses lästige Wiederholen zu vermeiden, zeigen wir Ihnen hier zwei Methoden, wie Sie ganz einfach eine Termin- oder Besprechungsvorlage in Outlook erstellen können – und künftig mühelos Termine oder Besprechungen mit exakt gleichem Betreff und Nachrichtentext anlegen.

Erstellen einer Termin- oder Besprechungsvorlage durch Veröffentlichen eines Formulars in Outlook

Erstellen einer Besprechungsvorlage mithilfe von Schnellaktionen

---

Erstellen einer Termin- oder Besprechungsvorlage durch Veröffentlichen eines Formulars in Outlook

In Outlook können Sie ein persönliches Formular mit allen Details Ihres Termins oder Ihrer Besprechung erstellen und veröffentlichen – und es anschließend als Vorlage für künftige Termine oder Besprechungen nutzen. So geht’s:

1. Zunächst müssen Sie die Entwicklertools in Outlook aktivieren. Falls die Registerkarte Entwicklertools nicht im Menüband angezeigt wird, klicken Sie bitte darauf, um die Entwicklertools anzuzeigen.

2. Wechseln Sie zur Kalender-Ansicht, und erstellen Sie einen Termin oder eine Besprechung.

3. Geben Sie im Fenster Termin oder Besprechung den gewünschten Betreff, Ort und Nachrichtentext ein. Klicken Sie anschließend auf Entwicklertools > Formular entwerfen. Siehe Screenshot:

4. Klicken Sie dann unter der Registerkarte Entwicklertools auf Formular veröffentlichen.Developer-Registerkarte.

5. Wählen Sie im Dialogfeld Formular veröffentlichen als die Option Persönliche Formularbibliothek in der Dropdown-Liste unter Suchen in aus, geben Sie einen Namen für das Formular in das Feld Anzeigename ein und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Siehe Screenshot:

6. Schließen Sie anschließend das Fenster Termin oder Besprechung ohne zu speichern.

7. Um das erstellte Formular zu verwenden, klicken Sie in der Hauptoberfläche von Outlook 2010 und 2013 auf Entwicklertools > Formular auswählen.

Klicken Sie in Outlook 2007 auf Datei > Neu > Formular auswählen.

8. Wählen Sie im Dialogfeld Formular auswählen unter Persönliche Formularbibliothek im Bereich Suchen in das gewünschte Formular aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Siehe Screenshot:

Ihre neu erstellte Vorlage wird geöffnet – passen Sie einfach die Felder nach Bedarf an.

---

---

Erstellen einer Besprechungsvorlage mithilfe von Schnellaktionen

Mithilfe der Funktion Schnellaktionen in Outlook können Sie ganz einfach eine Besprechungsvorlage erstellen und verwenden.

1. Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 unter der Registerkarte Start in der Gruppe Schnellaktionen auf Neue erstellen. Siehe Screenshot:

Hinweis: Die Funktion „Schnellaktionen“ ist in Outlook 2007 nicht verfügbar.

2. Wählen Sie im Dialogfeld Schnellaktion bearbeiten unter Besprechung im Bereich Aktion auswählen in der Dropdown-Liste die Option „Besprechung“ aus und klicken Sie auf Optionen anzeigen. Siehe Screenshot:

Hinweis: Sie können den Namen der Schnellaktion bei Bedarf im Feld Name ändern.

3. Füllen Sie die Felder Betreff, Ort und Text aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Fertig stellen. Siehe Screenshot:

4. Die neue Schnellaktion wurde erfolgreich erstellt und wird nun in der Gruppe Schnellaktionen unter der Registerkarte Start angezeigt. Wenn Sie eine Besprechung mit diesen Informationen erstellen möchten, klicken Sie einfach auf die entsprechende Schnellaktion in der Gruppe „Schnellaktionen“, um sie zu verwenden.