Wie kann man verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert?

Angenommen, Sie arbeiten täglich von 9:00 Uhr morgens bis 18:00 Uhr abends, aber jetzt vereinbaren Sie einen Termin um 10:00 Uhr und fügen in Outlook eine Erinnerung von 2 Stunden hinzu. Das bedeutet, dass die Erinnerung um 8:00 Uhr morgens aktiv wird, also vor Arbeitsbeginn. Andererseits könnte die Erinnerung in besonderen Fällen auch mitten in der Nacht ertönen. Das ist ziemlich unpraktisch, und einige Outlook-Benutzer möchten möglicherweise verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert. Hier werde ich Ihnen ein VBA-Makro vorstellen, mit dem Sie dieses Problem in Outlook lösen können.

Um zu verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert, können Sie wie folgt vorgehen:

Schritt 1: Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Alt + F11, um das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications zu öffnen.

Schritt 2: Erweitern Sie im linken Bereich die Microsoft Outlook-Objekte und fügen Sie das folgende VBA-Makro in die ThisOutlookSession ein.

VBA: Verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert

Public WithEvents g_CalendarItems As Outlook.Items
Public Sub Application_Startup()
Set g_CalendarItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Sub CheckReminder(ByVal Item As Object)
On Error GoTo ProcError
Dim strProcName As String
strProcName = "CheckReminder"
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9
Dim aAptItem As Outlook.AppointmentItem
Set aAptItem = Item
If aAptItem.ReminderSet Then
Dim reminderDate As Date
reminderDate = aAptItem.Start - aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart / (24 * 60)
reminderHour = (reminderDate - Int(reminderDate)) * 24
tolerance = 0.01 ' avoid floating point small diffs (little bit less than a min)
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance Or reminderHour > reminderMaxHour + tolerance Then
' best guess, first try to advance to next minHour
reminderDateSuggestion = reminderDate + (reminderMinHour - reminderHour) / 24
' verify if first guess is valid
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance And reminderDateSuggestion <= aAptItem.Start Then
' OK, first guess is valid, keep it
ElseIf reminderHour > reminderMaxHour Then
' go back to max hour (same day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour - reminderMaxHour) / 24
Else
' go back to max hour (previous day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour + 24 - reminderMaxHour) / 24
End If
rep = MsgBox("The Reminder time is out of specified working period. Would you like to change the Reminder time?" , vbQuestion + vbYesNoCancel)
If rep = vbCancel Then
aAptItem.Display
ElseIf rep = vbYes Then
aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart = (aAptItem.Start - reminderDateSuggestion) * 24 * 60
aAptItem.Save
End If
End If
End If
ProcExit:
Exit Sub
ProcError:
MsgBox "Unanticipated error " & Err.Number & " " & Err.Description & vbCrLf & "In procedure: " & strProcName
End Sub

Notiz: Sie können Ihren Arbeitszeitraum festlegen, indem Sie die folgenden Parameter im obigen VBA-Code ändern:
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9

Schritt 3: Speichern Sie dieses VBA-Makro und starten Sie Ihr Microsoft Outlook neu.

Ab sofort wird beim Erstellen eines Termins mit einer Erinnerungszeit außerhalb Ihres angegebenen Arbeitszeitraums ein Dialogfeld angezeigt, das Sie daran erinnert, nachdem Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen geklickt haben.

Wenn die Erinnerungszeit früher als die festgelegte reminderMinHour ist, klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, dann wird die Erinnerungszeit geändert und die Erinnerung zur festgelegten reminderMinHour ausgeführt.

Wenn die Erinnerungszeit später als die festgelegte reminderMaxHour ist, klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, dann wird die Erinnerungszeit geändert und Sie werden zur festgelegten reminderMaxHour erinnert.

Hinweis: Dieser VBA-Code funktioniert gut mit Outlook 2013, jedoch nicht mit Outlook 2010 und 2007.

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