Wie verhindert man, dass Outlook zu früh oder zu spät an Termine erinnert?

Beispielsweise arbeiten Sie täglich von 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr und erstellen nun einen Termin um 10:00 Uhr, für den Sie in Outlook eine Erinnerung zwei Stunden im Voraus einstellen. Dadurch wird die Erinnerung um 8:00 Uhr morgens ausgelöst – also vor Arbeitsbeginn. In besonderen Fällen könnte die Erinnerung sogar um Mitternacht ertönen. Das ist äußerst unpraktisch, und viele Outlook-Nutzer möchten verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert. Im Folgenden stelle ich Ihnen ein VBA-Makro vor, mit dem Sie dieses Problem in Outlook lösen können.

Um zu verhindern, dass Outlook zu früh oder zu spät erinnert, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Alt+F11, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

Schritt 2: Erweitern Sie im linken Bereich Microsoft Outlook-Objekte, und fügen Sie das folgende VBA-Makro in ThisOutlookSession ein.

VBA: Verhindern, dass in Outlook zu früh oder zu spät erinnert wird

Public WithEvents g_CalendarItems As Outlook.Items
Public Sub Application_Startup()
Set g_CalendarItems = Outlook.Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Private Sub g_CalendarItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
CheckReminder Item
End Sub
Sub CheckReminder(ByVal Item As Object)
On Error GoTo ProcError
Dim strProcName As String
strProcName = "CheckReminder"
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9
Dim aAptItem As Outlook.AppointmentItem
Set aAptItem = Item
If aAptItem.ReminderSet Then
Dim reminderDate As Date
reminderDate = aAptItem.Start - aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart / (24 * 60)
reminderHour = (reminderDate - Int(reminderDate)) * 24
tolerance = 0.01 ' avoid floating point small diffs (little bit less than a min)
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance Or reminderHour > reminderMaxHour + tolerance Then
' best guess, first try to advance to next minHour
reminderDateSuggestion = reminderDate + (reminderMinHour - reminderHour) / 24
' verify if first guess is valid
If reminderHour < reminderMinHour - tolerance And reminderDateSuggestion <= aAptItem.Start Then
' OK, first guess is valid, keep it
ElseIf reminderHour > reminderMaxHour Then
' go back to max hour (same day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour - reminderMaxHour) / 24
Else
' go back to max hour (previous day)
reminderDateSuggestion = reminderDate - (reminderHour + 24 - reminderMaxHour) / 24
End If
rep = MsgBox("The Reminder time is out of specified working period. Would you like to change the Reminder time?" , vbQuestion + vbYesNoCancel)
If rep = vbCancel Then
aAptItem.Display
ElseIf rep = vbYes Then
aAptItem.ReminderMinutesBeforeStart = (aAptItem.Start - reminderDateSuggestion) * 24 * 60
aAptItem.Save
End If
End If
End If
ProcExit:
Exit Sub
ProcError:
MsgBox "Unanticipated error " & Err.Number & " " & Err.Description & vbCrLf & "In procedure: " & strProcName
End Sub

Hinweis: Sie können Ihren Arbeitszeitraum festlegen, indem Sie die folgenden Parameter im obigen VBA-Code anpassen:
reminderMaxHour = 20
reminderMinHour = 9

Schritt 3: Speichern Sie dieses VBA-Makro und starten Sie Microsoft Outlook neu.

Ab sofort wird ein Dialogfeld angezeigt, sobald Sie einen Termin außerhalb Ihres festgelegten Arbeitszeitraums mit Erinnerungszeit erstellen und auf die Schaltfläche Speichern & Schließen klicken – es weist Sie darauf hin.

Wenn der Erinnerungszeitpunkt vor der festgelegten reminderMinHour liegt, klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, wodurch der Erinnerungszeitpunkt angepasst und die Erinnerung zur festgelegten reminderMinHour ausgelöst wird.

Wenn der Erinnerungszeitpunkt später als die festgelegte reminderMaxHour liegt, klicken Sie im Dialogfeld auf Ja, wodurch der Erinnerungszeitpunkt angepasst und die Erinnerung zur festgelegten reminderMaxHour ausgelöst wird.

Hinweis: Dieser VBA-Code funktioniert einwandfrei mit Outlook 2013, jedoch nicht mit Outlook 2010 und 2007.

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