Wie kann man doppelte Kontakte in Outlook zusammenführen?
Beim Kopieren oder Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern in Outlook erscheinen oft doppelte Kontakte. Einfach zu löschen ist möglicherweise nicht die beste Lösung, da verschiedene Duplikate in bestimmten Feldern einzigartige Informationen enthalten könnten. Stattdessen stellt das Zusammenführen doppelter Kontakte sicher, dass keine wertvollen Daten verloren gehen. In diesem Leitfaden werden wir zwei Methoden untersuchen, um doppelte Kontakte in Outlook zusammenzuführen.
Methode 1: Doppelte Kontakte beim Verschieben in Outlook zusammenführen (Manuell & Begrenzt)
Methode 2: Bestehende doppelte Kontakte ganz einfach mit Kutools für Outlook zusammenführen 👍 (Schnell & Automatisiert)
Methode 1: Doppelte Kontakte beim Verschieben in Outlook zusammenführen
Wenn Sie Kontakte vom Ordner A in den Ordner B verschieben, können Sie die integrierte Dublettenprüfung von Outlook aktivieren, um Duplikate während des Transfers zusammenzuführen. Folgen Sie diesen Schritten:
Schritt 1: Aktivieren Sie die Dublettenprüfung von Outlook
1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.
2. Wählen Sie im linken Bereich „Personen“ aus.
3. Aktivieren Sie im Abschnitt „Namen und Ausfüllen“ die Option „Auf Dubletten prüfen, wenn neue Kontakte gespeichert werden“.
4. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern.
Schritt 2: Verschieben Sie Kontakte und führen Sie dabei Duplikate zusammen
1. Wechseln Sie zur Ansicht „Personen“ (oder „Kontakte“), öffnen Sie Ordner A und wählen Sie einen Kontakt aus. Drücken Sie dann „Strg“ + „A“, um alle Kontakte im Ordner auszuwählen.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte und wählen Sie „Verschieben“ > „Ordner B“ aus dem Kontextmenü.
3. Wenn doppelte Kontakte vorhanden sind, zeigt Outlook den Dialog „Doppelter Kontakt erkannt“ an. Klicken Sie auf „Alle aktualisieren“, um Duplikate zusammenzuführen, anstatt separate Einträge zu erstellen.
Ergebnis
Alle Kontakte aus Ordner A werden in Ordner B verschoben, wobei doppelte Kontakte automatisch basierend auf bestehenden Kontaktdaten zusammengeführt werden.
Einschränkungen dieser Methode:
- ❌ Nur bei Verschiebung wirksam: Diese Methode führt Duplikate nur beim Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern zusammen; sie kann keine Duplikate handhaben, die bereits in einem einzigen Ordner vorhanden sind.
- ❌ Kann bestehende Duplikate nicht zusammenführen: Wenn Duplikate bereits im selben Ordner vorhanden sind, kann diese Methode sie nicht nachträglich zusammenführen.
- ❌ Manuelle Bestätigung erforderlich: Jedes Mal, wenn während eines Verschiebens Duplikate gefunden werden, müssen Sie die Zusammenführungsaktion im Dialogfeld „Doppelter Kontakt erkannt“ manuell bestätigen.
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Methode 2: Bestehende doppelte Kontakte ganz einfach mit Kutools für Outlook zusammenführen 👍
Wenn Ihr Kontakteordner bereits Duplikate enthält, bietet Outlook keine integrierte Funktion zum Zusammenführen. Das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“ in „Kutools für Outlook“ ermöglicht es Ihnen, schnell nach doppelten Kontakten zu suchen, sie zu vergleichen und über mehrere Ordner hinweg zusammenzuführen.
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Schritt 1: Aktivieren Sie das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“
Klicken Sie auf „Kutools Plus“ > „Doppelte Kontakte“, um das Tool zu starten.
Schritt 2: Wählen Sie Kontaktdatendateien aus
1. Wählen Sie im Assistenten „Doppelte Kontakte – Schritt 1 (von 5)“ die Datendateien aus, in denen Ihre Kontakte gespeichert sind.
2. Klicken Sie auf „Nächster Schritt: Kontaktfolder angeben“.
Schritt 3: Wählen Sie Kontaktfolder zur Suche nach Duplikaten aus
1. Alle Kontaktfolder werden im Fenster „Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5)“ aufgelistet. Wählen Sie die Ordner aus, die doppelte Kontakte enthalten.
2. Klicken Sie auf „Weiter: Kontaktfelder für den Duplikatvergleich auswählen“.
Schritt 4: Definieren Sie Kriterien zur Identifizierung von Duplikaten
1. Wählen Sie unter „Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5)“ die Kontaktfelder aus, die übereinstimmen müssen, um als Duplikate betrachtet zu werden (z. B. Name, E-Mail, Telefon).
2. Klicken Sie auf „Weiter: Felder auswählen, die in den Ergebnissen aufgelistet werden sollen“.
Schritt 5: Wählen Sie Felder aus, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen
1. Wählen Sie unter „Doppelte Kontakte – Schritt 4 (von 5)“ die Felder aus, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen.
2. Klicken Sie auf „Filterung starten“.
Schritt 6: Doppelte Kontakte zusammenführen
1. Im Fenster „Doppelte Kontakte – Schritt 5 (von 5)“ werden alle doppelten Kontakte im Ergebnisbereich angezeigt. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Wie soll mit doppelten Kontakten verfahren werden“ die Option „Zusammenführen“ aus.
2. Klicken Sie auf „Sofortige Ausführung“.
Ergebnis
Alle doppelten Kontakte in den ausgewählten Ordnern werden automatisch zusammengeführt. Zusammengeführte Kontakte sind im Ergebnisbereich durchgestrichen markiert, was eine erfolgreiche Verarbeitung anzeigt.
Vorteile der Kutools für Outlook-Methode:
- ✅ Funktioniert bei bestehenden Kontakten: Es ist nicht nötig, Kontakte zu verschieben; diese Methode findet und führt bestehende Duplikate zusammen.
- ✅ Schnell & Automatisiert: Automatische Überprüfung und Zusammenführung von Duplikaten ohne manuelle Eingriffe.
- ✅ Unterstützung für mehrere Ordner: Zusammenführen von Duplikaten über mehrere Kontaktordner gleichzeitig.
- ✅ Anpassbare Zusammenführungskriterien: Benutzer können festlegen, welche Felder als Duplikate betrachtet werden sollen, was größere Kontrolle über die Zusammenführung bietet.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein schneller Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung für die beste Lösung zum Zusammenführen doppelter Kontakte in Outlook zu helfen:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Automatisierung | Flexibilität |
|---|---|---|---|---|
| Zusammenführen beim Verschieben (Manuell) | Benutzer, die Duplikate beim Verschieben zwischen Ordnern zusammenführen möchten | ⭐⭐⭐ | ⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools für Outlook (Automatisiert) | Müheloses Zusammenführen bestehender Duplikate über mehrere Ordner hinweg | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
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