Wie führt man doppelte Kontaktdaten in Outlook zusammen?

Beim Kopieren oder Verschieben von Kontakten zwischen Ordnern in Outlook entstehen häufig doppelte Kontakte. Diese einfach zu löschen ist möglicherweise keine optimale Lösung, da verschiedene Duplikate in bestimmten Feldern einzigartige Informationen enthalten können. Stattdessen stellt das Zusammenführen doppelter Kontakte sicher, dass keine wertvollen Daten verloren gehen. In diesem Leitfaden stellen wir zwei Methoden zum Zusammenführen doppelter Kontaktdaten in Outlook vor.

Methode 1: Doppelte Kontaktdaten zusammenführen Beim Verschieben in Outlook(Manuell & eingeschränkt)

Methode 2: Vorhandene Duplikate Kontakte mühelos mit Kutools für Outlook zusammenführen 👍(Schnell & automatisiert)

Methode 1: Doppelte Kontaktdaten zusammenführen Beim Verschieben in Outlook

Wenn Sie Kontakte aus Ordner A in Ordner B verschieben, können Sie die integrierte Outlook-Funktion zur Dublettenprüfung aktivieren, um automatisch Zusammenführungen während der Übertragung durchzuführen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Aktivieren der Dubletten-Erkennung in Outlook

1. Klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“, um das Dialogfeld „Outlook-Optionen“ zu öffnen.

2. Wählen Sie im linken Bereich „Personen“ aus.

3. Aktivieren Sie im Abschnitt „Namen und Vervollständigung“ das Kontrollkästchen „Beim Speichern eines Kontakts auf Dubletten prüfen“.

4. Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

Schritt 2: Kontakte verschieben und dabei Dubletten zusammenführen

1. Wechseln Sie zur Personen- (oder Kontakte-)Ansicht, öffnen Sie den Ordner „A“ und klicken Sie auf einen beliebigen Kontakt. Drücken Sie anschließend „Strg“ + „A“, um alle Kontakte im Ordner auszuwählen.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Kontakte und wählen Sie im Kontextmenü „Verschieben“ > Ordner „B“.

⚡ Tipp: Falls der Zielordner nicht im Menü aufgeführt ist, wählen Sie „Verschieben“ > „Anderer Ordner“, wählen Sie den Zielordner im Dialogfeld „Elemente verschieben“ aus und klicken Sie auf „OK“.

3. Falls doppelte Kontakte vorhanden sind, zeigt Outlook das Dialogfeld „Doppelter Kontakt erkannt“ an. Klicken Sie auf „Alle aktualisieren“, um die Kontakte zusammenzuführen, anstatt separate Einträge zu erstellen.

Ergebnis

Alle Kontakte aus Ordner A wurden in Ordner B verschoben, wobei Duplikate automatisch anhand der vorhandenen Kontaktdaten zusammengeführt wurden.

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Methode 2: Vorhandene Duplikate Kontakte mühelos mit Kutools für Outlook zusammenführen 👍

Falls Ihr Kontaktordner bereits Dubletten enthält, bietet Outlook keine integrierte Funktion zum Zusammenführen dieser Einträge. Mit dem Dienstprogramm „Duplikate Kontakte“ aus „Kutools für Outlook“ können Sie Dubletten schnell über mehrere Ordner hinweg finden, vergleichen und doppelte Kontaktdaten nahtlos zusammenführen.

Schritt 1: Aktivieren des Duplikate Kontakte-Dienstprogramms

Klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Duplikate Kontakte“, um das Tool zu starten.

Schritt 2: KontaktDaten-Dateien auswählen

1. Wählen Sie im Assistenten „Duplikate Kontakte – Schritt 1 (von 5)“ die Datenquelle aus, in der Ihre Kontakte gespeichert sind.

2. Klicken Sie auf „Weiter: Kontaktordner auswählen“.

Schritt 3: Kontaktordner zur Dublettenprüfung auswählen

1. Alle Kontaktordner werden im Fenster „Duplikate Kontakte – Schritt 2 (von 5)“ angezeigt. Wählen Sie diejenigen Ordner aus, die doppelte Kontakte enthalten.

2. Klicken Sie auf „Weiter: Kontaktfelder für den Dublettenvergleich auswählen“.

Schritt 4: Kriterien zur Identifizierung von Dubletten festlegen

1. Wählen Sie im Fenster „Duplikate Kontakte – Schritt 3 (von 5)“ diejenigen Kontaktfelder aus, die übereinstimmen müssen, damit Kontakte als Dubletten erkannt werden (z. B. Name, E-Mail oder Telefonnummer).

2. Klicken Sie auf „Weiter: Felder für die Ergebnisanzeige auswählen“.

Schritt 5: Anzuzeigende Felder auswählen in den Ergebnissen

1. Wählen Sie im Fenster „Duplikate Kontakte – Schritt 4 (von 5)“ aus, welche Felder in den Ergebnissen angezeigt werden sollen.

2. Klicken Sie auf „Filterung starten“.

Schritt 6: Doppelte Kontaktdaten zusammenführen

1. Im Fenster „Duplikate Kontakte – Schritt 5 (von 5)“ werden alle doppelten Kontakte im Ergebnisbereich angezeigt. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Umgang mit doppelten Kontakten“ die Option „Zusammenführen“ aus.

2. Klicken Sie auf „Jetzt anwenden“.

Ergebnis

Alle doppelten Kontakte in den ausgewählten Ordnern werden automatisch zusammengeführt. Erfolgreich zusammengeführte Kontakte erscheinen in den Ergebnissen durchgestrichen – ein klares Zeichen für eine erfolgreiche Verarbeitung.

Welche Methode sollten Sie verwenden?

Hier finden Sie einen kurzen Vergleich der beiden Methoden, um die beste Lösung zum Zusammenführen von Duplikate Kontakte in Outlook zu wählen:

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