Wie sucht man in Outlook Kontakte anhand ihrer Telefonnummer?

Manchmal kennen Sie vielleicht die Telefonnummer eines Kontakts, haben aber andere Informationen wie Name, Firma oder E-Mail-Adresse vergessen. Wie finden Sie in einem solchen Fall den richtigen Kontakt schnell und präzise? Im Folgenden zeige ich Ihnen einige Möglichkeiten, um in Outlook gezielt nach einer Telefonnummer zu suchen.

Wenn Sie sich die vollständige oder die Anfangsziffern der Telefonnummer merken können

Wenn Sie sich nur einen Teil der Telefonnummer merken können (nicht die Anfangsziffern)

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Wenn Sie sich die vollständige oder die Anfangsziffern der Telefonnummer merken können

Unabhängig davon, ob Sie sich die gesamte Telefonnummer oder nur deren Anfang merken, können Sie die Nummer direkt in das Suchfeld eingeben. Anschließend finden Sie in den Suchergebnissen die Kontakte, die mit dieser Telefonnummer verknüpft sind. Siehe Screenshot:

Hinweis: Falls Sie nicht wissen, in welchem Ordner der Kontakt mit dieser Telefonnummer gespeichert ist, durchsuchen Sie einfach alle Kontaktelemente, indem Sie auf der Registerkarte „Suche“ auf die Schaltfläche „Alle Kontaktelemente“ klicken.

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Wenn Sie sich nur einen Teil der Telefonnummer merken können (nicht die Anfangsziffern)

In manchen Fällen erinnern Sie sich vielleicht nur an einen Teil einer Telefonnummer – und zwar nicht unbedingt an deren Anfang. Dann nutzen Sie am besten die erweiterte Suche („Erweiterte Suche“) in Outlook.

Schritt 1: Wechseln Sie zur Personen-(Kontakte-)Ansicht und öffnen Sie den Kontaktordner, in dem der gesuchte Kontakt möglicherweise gespeichert ist.

Schritt 2: Aktivieren Sie die „Suchoptionen“, indem Sie den Cursor in das Suchfeld oberhalb der Kontaktliste setzen. Klicken Sie anschließend auf der Registerkarte „Suche“ auf „Suchoptionen“ > „Erweiterte Suche“ in Outlook 2010 und 2013. Siehe Screenshot:

Hinweise:

(1) Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, klicken Sie auf „Extras“ > „Sofortsuche“ > „Erweiterte Suche“.

(2) Unabhängig davon, ob Sie Outlook 2007, 2010 oder 2013 verwenden – mit der Tastenkombination „Strg“ + „Umschalttaste“ + „F“ öffnen Sie stets das Dialogfeld „Erweiterte Suche“.

Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Erweiterte Suche“ auf die Registerkarte „Erweitert“ und führen Sie dann folgende Schritte aus:

(1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Telefonnummer-Felder“ > „Geschäftstelefon“ (oder andere Telefonfelder, die zutreffen könnten);

(2) Wählen Sie im Feld „Bedingung“ aus der Liste „enthält“ aus;

(3) Geben Sie im Feld „Wert“ den Teil der Telefonnummer ein, an den Sie sich erinnern;

(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“;

(5) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt suchen“.

Hinweis: Ändern Sie den Suchbereich, indem Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ klicken und im Anschluss gezielt Ordner im Dialogfeld „Ordner auswählen“ festlegen. Siehe untenstehenden Screenshot:

Beachten Sie, dass Sie Kontaktordner nur innerhalb einer einzelnen Outlook-Datendatei auswählen können.

Anschließend werden Ihnen am unteren Rand des Dialogfelds „Erweiterte Suche“ die Kontakte angezeigt, deren Geschäftstelefonnummern die von Ihnen eingegebenen Ziffern enthalten.

Schritt 4: Schließen Sie das Dialogfeld „Erweiterte Suche“.