Outlook-Aufgabenliste nach Excel exportieren: 4 Methoden für jedes Kenntnisniveau

Im täglichen Arbeitsablauf nutzen viele die Outlook-Aufgabenliste, um To-do-Elemente, Projektfortschritte, Fristen und den Abschlussstatus im Blick zu behalten. Möchten Sie jedoch detailliertere Statistiken erstellen, gezielt filtern oder zusammenfassen – oder die Liste mit Kolleg:innen teilen –, ist ein Export nach Excel deutlich praktischer. In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei bewährte Methoden vor, mit denen Sie Ihre Outlook-Aufgabenliste einfach nach Excel exportieren können.

Warum sollten Sie Outlook-Aufgaben nach Excel exportieren?

Outlook-Aufgabenliste nach Excel exportieren

• Methode 1: Verwenden Sie die Listenansicht-Funktion von Outlook
• Methode 2: Verwenden Sie die Import/Export-Funktion von Outlook
• Methode 3: Verwenden Sie VBA-Code
• Methode 4: Verwenden Sie Kutools für Outlook

Fazit

Warum sollten Sie Outlook-Aufgaben nach Excel exportieren?

Der Export Ihrer Outlook-Aufgaben nach Excel bietet mehrere Vorteile:

• Bessere Analyse – Excel ermöglicht einfaches Sortieren, Filtern und Analysieren Ihrer Aufgabendaten.
• Berichterstattung und Nachverfolgung – Erstellen Sie Fortschrittsberichte oder Dashboards für Ihre Aufgaben.
• Datensicherung – Bewahren Sie eine externe Kopie wichtiger Aufgaben sicher auf.
• Teilen mit anderen – Senden Sie Aufgabenlisten an Kollegen, die Outlook möglicherweise nicht verwenden.
• Projektplanung – Kombinieren Sie Aufgaben nahtlos mit anderen Projektdaten in Excel.

Wenn Sie regelmäßig mehrere Aufgaben oder Projekte verwalten, steigert deren Export nach Excel Ihre Produktivität spürbar.

Methode 1: Outlook-Aufgaben mithilfe der Listenansicht exportieren

Wenn Sie nur gelegentlich eine Aufgabenliste exportieren müssen, ist die Methode „Listenansicht + Kopieren/Einfügen“ die schnellste und einfachste Lösung. Outlook zeigt Ihre Aufgaben in einer übersichtlichen, tabellenartigen Listenansicht an, in der wichtige Informationen wie Betreff, Fälligkeitsdatum, Status und Priorität klar strukturiert in Spalten dargestellt werden. Sobald die Aufgaben in diesem Format angezeigt werden, markieren Sie einfach alle gewünschten Einträge, kopieren sie und fügen sie direkt in Excel ein.

1. Wechseln Sie zum Aufgaben-Bereich, und wählen Sie einen Aufgabenordner aus. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht im Menüband, wählen Sie anschließend Ansicht ändern und dann Detailliert aus den verfügbaren Ansichtsoptionen. Siehe Screenshot:
   
2. Passen Sie die Spalten an, die in Excel angezeigt werden sollen. Klicken Sie auf Ansicht > Ansichtseinstellungen.
   
3. Im Dialogfeld Erweiterte Ansichtseinstellungen klicken Sie auf Spalten und fügen Sie dann Felder hinzu oder entfernen Sie sie (z. B. Betreff, Fälligkeitsdatum, Startdatum, Status, Notizen usw.), um die gewünschte Exportausgabe in Excel festzulegen.
   
4. Klicken Sie auf OK > OK, um die Dialogfelder zu schließen.
5. Klicken Sie nun in die Aufgabenliste, drücken Sie Strg + A, um alle Aufgaben auszuwählen, und Strg + C, um sie zu kopieren.
   
6. Öffnen Sie eine leere Excel-Arbeitsmappe, wählen Sie Zelle A1 aus und drücken Sie Strg + V.

Methode 2: Outlook-Aufgaben mithilfe der Import-/Export-Funktion exportieren

Wenn Sie einen strukturierteren Export benötigen, ist die integrierte Import-/Export-Funktion von Outlook eine zuverlässige Wahl: Mit ihr exportieren Sie Ihre Aufgaben als CSV-Datei, die sich nahtlos in Excel öffnen lässt. So bleiben Ihre Aufgabendaten übersichtlich spaltenweise organisiert und als Datei gespeichert – ideal zum Teilen, Archivieren oder Analysieren zu einem späteren Zeitpunkt.

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
   
2. Im Dialogfeld Assistent zum Importieren und Exportieren klicken Sie auf In eine Datei exportieren und anschließend auf die Schaltfläche Weiter.
   
3. Klicken Sie dann auf Durch Kommas getrennte Werte und anschließend auf Weiter.
   
4. Wählen Sie als Nächstes den Ordner Aufgaben unter dem E-Mail-Konto aus, dessen Inhalte Sie nach Excel exportieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um einen Speicherort auszuwählen und einen Dateinamen festzulegen.
   
6. Stellen Sie im letzten Dialogfeld In eine Datei exportieren sicher, dass das Kontrollkästchen „E-Mail-Nachrichten“ aus Ordner exportieren aktiviert ist.
   
   Tipps: Klicken Sie bei Bedarf auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um die spezifischen Felder auszuwählen, die in den Export einbezogen werden sollen.
7. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Fertig stellen, um den Export zu starten. Es erscheint ein Dialogfeld Gruppe Datumsbereich. Geben Sie den Datumsbereich ein, aus dem Sie die Aufgaben extrahieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
   

Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei nach Abschluss des Exports direkt in Excel, um die Aufgabendaten beliebig zu bearbeiten und zu analysieren.

Methode 3: Outlook-Aufgaben mithilfe von VBA-Code exportieren

Wenn Sie Outlook-Aufgaben regelmäßig exportieren müssen oder mehr Kontrolle über den Exportprozess wünschen, bietet VBA-Code eine leistungsstarke Lösung. Mit einem einfachen Makro extrahieren Sie automatisch Aufgabeninformationen wie Betreff, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Status und Priorität – und exportieren sie direkt in ein Excel-Arbeitsblatt.

1. Wechseln Sie in Outlook zum Bereich Aufgaben und wählen Sie einen Aufgabenordner aus, den Sie exportieren möchten. Drücken Sie Alt + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Einfügen > Modul. Kopieren Sie den folgenden Code, und fügen Sie ihn in das Fenster ein:

Sub ExportSelectedTasksFolderToExcel()
    Dim olApp As Outlook.Application
    Dim olNs As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Dim olTask As Object
    Dim xlApp As Object
    Dim xlWB As Object
    Dim xlWS As Object
    Dim i As Long
    Dim rowNum As Long
    Dim savePath As Variant
    Dim folderName As String
    Set olApp = Outlook.Application
    Set olNs = olApp.GetNamespace("MAPI")
    Set olFolder = olApp.ActiveExplorer.CurrentFolder
    If olFolder.DefaultItemType <> olTaskItem Then
        MsgBox "Please select a Tasks folder before running this macro.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    folderName = olFolder.Name
    Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
    savePath = xlApp.GetSaveAsFilename( _
        InitialFileName:="OutlookTasks.xlsx", _
        FileFilter:="Excel Workbook (*.xlsx), *.xlsx", _
        Title:="Save Exported Tasks As")
    If savePath = False Then
        MsgBox "Export cancelled.", vbInformation
        xlApp.Quit
        Set xlApp = Nothing
        Exit Sub
    End If
    Set xlWB = xlApp.Workbooks.Add
    Set xlWS = xlWB.Sheets(1)
    Set olItems = olFolder.Items
    olItems.Sort "[DueDate]"
    xlWS.Cells(1, 1).Value = "Subject"
    xlWS.Cells(1, 2).Value = "Status"
    xlWS.Cells(1, 3).Value = "Start Date"
    xlWS.Cells(1, 4).Value = "Due Date"
    xlWS.Cells(1, 5).Value = "% Complete"
    xlWS.Cells(1, 6).Value = "Priority"
    xlWS.Cells(1, 7).Value = "Categories"
    xlWS.Cells(1, 8).Value = "Created"
    xlWS.Cells(1, 9).Value = "Modified"
    xlWS.Cells(1, 10).Value = "Body"
    rowNum = 2
    For i = 1 To olItems.Count
        If TypeName(olItems(i)) = "TaskItem" Then
            Set olTask = olItems(i)
            xlWS.Cells(rowNum, 1).Value = olTask.Subject
            xlWS.Cells(rowNum, 2).Value = olTask.Status
            xlWS.Cells(rowNum, 3).Value = olTask.StartDate
            xlWS.Cells(rowNum, 4).Value = olTask.DueDate
            xlWS.Cells(rowNum, 5).Value = olTask.PercentComplete
            xlWS.Cells(rowNum, 6).Value = olTask.Importance
            xlWS.Cells(rowNum, 7).Value = olTask.Categories
            xlWS.Cells(rowNum, 8).Value = olTask.CreationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 9).Value = olTask.LastModificationTime
            xlWS.Cells(rowNum, 10).Value = olTask.Body

            rowNum = rowNum + 1
        End If
    Next i
    xlWS.Columns.AutoFit
    xlWB.SaveAs CStr(savePath), 51
    xlWB.Close False
    xlApp.Quit
    Set xlWS = Nothing
    Set xlWB = Nothing
    Set xlApp = Nothing
    Set olItems = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olNs = Nothing
    Set olApp = Nothing
    MsgBox "Tasks exported successfully from folder:" & vbCrLf & _
           folderName & vbCrLf & _
           "Saved to:" & vbCrLf & CStr(savePath), vbInformation

End Sub

3. Drücken Sie F5, um das Makro auszuführen. Wählen Sie im erscheinenden Fenster einen Speicherort aus und geben Sie einen Dateinamen für die exportierte Datei ein.
   
4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Speichern. Das Makro exportiert Ihre Outlook-Aufgaben automatisch in eine neue Excel-Arbeitsmappe – inklusive Details wie Betreff, Status, Datum, Kategorien, Text/Notizen und weiterer Aufgabeneigenschaften.

Methode 4: Outlook-Aufgaben mithilfe von Kutools für Outlook exportieren

Wenn Sie eine schnellere und benutzerfreundlichere Lösung bevorzugen, bietet Kutools für Outlook eine effiziente Möglichkeit, Outlook-Aufgaben nach Excel zu exportieren. Mit der Schnellbericht-Funktion erstellen Sie mit nur wenigen Klicks einen strukturierten Aufgabenbericht – ganz ohne komplexe Einstellungen oder Programmierkenntnisse.

Nachdem Sie Kutools für Outlookheruntergeladen und installiert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Aufgabenordner aus, den Sie in Excel exportieren möchten.
2. Klicken Sie dann auf KUTOOLS PLUS>Bericht>Schnellbericht, siehe Screenshot:
   
3. Im Dialogfeld Bericht speichern wählen Sie zunächst den Zielordner aus, in dem Sie die Excel-Datei speichern möchten. Geben Sie anschließend im Feld Dateiname einen Namen für die exportierte Datei ein und klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Speichern.
   
4. Nach dem Export erscheint ein Dialogfeld, das Sie fragt, ob Sie die exportierte Datei öffnen möchten. Klicken Sie auf Ja, um sie sofort zu öffnen.
   

Kutools erstellt automatisch einen strukturierten Bericht Ihrer Outlook-Aufgaben in Excel – inklusive detaillierter Informationen wie Betreff, Startdatum, Fälligkeitsdatum, Status, Kategorien, Nachrichtentext und vielem mehr.

Tipp: Exportierte Felder anpassen
Sie können festlegen, welche Aufgabenfelder beim Export enthalten sein sollen, indem Sie auf KUTOOLS PLUS>Bericht>Schnellbericht>Einstellungenklicken und anschließend die gewünschten Elemente durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen auswählen.

Fazit

Der Export von Outlook-Aufgaben nach Excel ist eine praktische Möglichkeit, Ihre Aufgaben effizienter zu organisieren, fundierter zu analysieren und einfacher zu teilen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen vier effektive Methoden dafür vor.

Jede Methode bietet je nach Ihren Anforderungen ganz eigene Vorteile: Für einen schnellen manuellen Export ist die Listenansicht ideal. Möchten Sie eine wiederverwendbare Datei erstellen, ist die Import-/Export-Funktion eine zuverlässige Wahl. Wer Automatisierung und maximale Flexibilität sucht, erhält mit VBA volle Kontrolle. Und für die schnellste, komfortabelste Lösung generiert Kutools für Outlook professionelle Aufgabenberichte mit nur wenigen Klicks.

Indem Sie die Methode wählen, die am besten zu Ihrem Workflow passt, übertragen Sie Ihre Outlook-Aufgaben mühelos nach Excel und nutzen sofort die leistungsstarken Excel-Tools für Sortierung, Filterung und Aufgabenanalyse.