Wie kann man in Outlook automatisch auf einen bestimmten Absender (E-Mail-Adresse) antworten?
Manchmal möchten Sie möglicherweise eine automatische Antwort für einen bestimmten Absender einrichten, z. B. um Kunden, Kollegen oder Teammitgliedern Ihre Verfügbarkeit mitzuteilen oder sofortiges Feedback zu geben. Während Outlook eine Möglichkeit bietet, dies zu erreichen, kann der Prozess komplex sein. Alternativ vereinfacht Kutools für Outlook diese Aufgabe mit seiner Funktion Erweiterte Regeln. Hier erfahren Sie, wie Sie beide Methoden verwenden können, um bestimmte E-Mail-Adressen automatisch zu beantworten.
Automatische Antwort an einen bestimmten Absender mit Regel in Outlook
Automatische Antwort an einen bestimmten Absender mit erweiterter Regel von Kutools für Outlook
Automatische Antwort an einen bestimmten Absender mit Regel in Outlook
Diese Methode führt Sie durch das Erstellen einer Regel, um einem bestimmten Absender oder einer bestimmten E-Mail-Adresse in Outlook automatisch zu antworten.
1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, geben Sie den Betreff ein und verfassen Sie die Nachricht wie benötigt, und klicken Sie dann auf „Datei“ > „Speichern unter“.
2. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Speichern unter“ einen Namen für die neue E-Mail in das Feld „Dateiname“ ein, wählen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus der Dropdown-Liste „Speichern als Typ“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Siehe Screenshot:
3. Schließen Sie die E-Mail ohne Speichern.
4. Klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:
5. Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ bitte auf die Schaltfläche „Neue Regel“. Siehe Screenshot:
6. Nun öffnet sich der „Regel-Assistent“. Bitte wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Siehe Screenshot:
7. Wählen Sie im zweiten „Regel-Assistenten“ bitte die Option „von Personen oder öffentlicher Gruppe“ aus und klicken Sie dann auf den Text „Personen oder öffentliche Gruppe“. Siehe Screenshot:
8. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Regeladresse“ bitte die E-Mail-Adresse des spezifischen Absenders in das Feld „Von“ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ (Siehe Screenshot unten). Klicken Sie dann im „Regel-Assistenten“ auf die Schaltfläche „Weiter“.
9. Nun gelangen Sie zum dritten „Regel-Assistenten“. Aktivieren Sie bitte die Option „Antworten mit einer bestimmten Vorlage“ und klicken Sie dann auf den Text „eine bestimmte Vorlage“. Siehe Screenshot:
10. Wählen Sie im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ bitte „Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem“ aus der Dropdown-Liste „Suchen in“ aus, wählen Sie die in Schritt 2 erstellte Nachrichtenvorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“. Siehe Screenshot:
11. Klicken Sie zweimal auf die Schaltfläche „Weiter“, um zum letzten „Regel-Assistenten“ zu gelangen. Geben Sie bitte einen Namen für die neue Regel in das Feld „Schritt 1“ ein, aktivieren Sie eine Option nach Bedarf im Abschnitt „Schritt 2“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Beenden“. Siehe Screenshot:
12. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „OK“.
Bisher haben Sie eine Regel für das automatische Beantworten aller E-Mails erstellt, die vom angegebenen Absender gesendet wurden. Und ab jetzt wird es automatisch auf den angegebenen Absender antworten, wenn seine E-Mails eintreffen.
Demo: Automatische Antwort an einen bestimmten Absender mit Regel in Outlook
Automatische Antwort an einen bestimmten Absender mit erweiterter Regel von Kutools für Outlook
Kutools für Outlook vereinfacht den Prozess mit seiner Funktion „Erweiterte Regeln“ und bietet mehr Flexibilität und zusätzliche Funktionalität.
Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Kutools“ > „Erweiterte Regeln“.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um eine neue Regel im sich öffnenden Dialogfeld „Erweiterte Regeln“ zu erstellen.
Schritt 3. Konfigurieren Sie die Einstellungen wie folgt:
- Wählen Sie „Absender enthält bestimmte Wörter“.
- Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld „Text enthält“ auf die Schaltfläche „Neu“, um den Absender hinzuzufügen.
- Geben Sie im Dialogfeld „Text suchen“ die Absenderadresse oder das Schlüsselwort ein, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um es zur „Suchliste“ hinzuzufügen. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um zum Dialogfeld „Neue Regel erstellen“ zurückzukehren.
Schritt 4. Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt des Dialogfelds „Neue Regel erstellen“ zu gelangen, wählen Sie „Antworten mit einer bestimmten Vorlage“, verfassen Sie die Antwort und klicken Sie auf „OK“, um zum Dialogfeld „Neue Regel erstellen“ zurückzukehren.
Schritt 5. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren. In diesem Schritt können Sie die „Ausnahme“ festlegen. Wenn es keine Ausnahme gibt, klicken Sie direkt auf „Weiter“ bis zum letzten Schritt.
Schritt 6. Im letzten Schritt benennen Sie die Regel und wählen den „Regelbereich“ aus. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Regel zu aktivieren.
Ab sofort werden alle E-Mails, die vom Absender (enthält „aaaa“) stammen, automatisch mit einer Antwortvorlage beantwortet.
Verwandte Artikel:
Beste Office-Produktivitätstools
Eilmeldung: Kutools für Outlook veröffentlicht kostenlose Version!
Erleben Sie das brandneue Kutools für Outlook mit über100 unglaublichen Funktionen! Jetzt herunterladen!
📧 E-Mail-Automatisierung: Automatische Antwort (verfügbar für POP und IMAP)/E-Mail senden planen/Automatische CC/BCC nach Regel beim Senden von E-Mail/Automatische Weiterleitung (Erweiterte Regeln) /Begrüßung automatisch hinzufügen/E-Mails mit mehreren Empfängern automatisch in einzelne E-Mails aufteilen...
📨 E-Mail-Management: E-Mail zurückrufen/Betrugs-E-Mails nach Betreff und anderen Kriterien blockieren/Duplikate löschen/Erweiterte Suche/Ordner organisieren...
📁 Anhänge Pro:Stapel speichern/Stapel ablösen/Stapel komprimieren/Automatisch speichern/Automatisch abtrennen/Automatische Komprimierung...
🌟 Interface-Magie: 😊Mehr schöne und coole Emojis /Benachrichtigung bei wichtigen E-Mails/Outlook minimieren statt schließen...
👍 Ein-Klick-Genies: Allen mit Anhängen antworten /Anti-Phishing-E-Mails/🕘Zeitzone des Absenders anzeigen...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakte & Kalender: Stapel Kontakt aus ausgewählten E-Mails hinzufügen/Kontaktgruppe in einzelne Gruppen aufteilen/Geburtstagserinnerung entfernen...
Verwenden Sie Kutools in Ihrer bevorzugten Sprache – unterstützt Englisch, Spanisch, Deutsch, Französisch, Chinesisch und über40 weitere!
🚀 Ein-Klick-Download — alle Office-Add-Ins verfügbar
Dringend empfohlen: Kutools für Office (5-in-1)
Mit einem Klick laden Sie fünf Installationsprogramme gleichzeitig herunter — Kutools für Excel, Outlook, Word, PowerPoint und Office Tab Pro. Jetzt herunterladen!
- ✅ Ein-Klick-Komfort: Laden Sie alle fünf Installationspakete in nur einem Schritt herunter.
- 🚀 Für jede Office-Aufgabe bereit: Installieren Sie die benötigten Add-Ins genau dann, wenn Sie sie brauchen.
- 🧰 Enthalten: Kutools für Excel / Kutools für Outlook / Kutools für Word / Office Tab Pro / Kutools für PowerPoint