Wie richtet man in Outlook eine automatische Antwort an einen bestimmten Absender (E-Mail-Adresse) ein?

Manchmal möchten Sie möglicherweise eine automatische Antwort für einen bestimmten Absender einrichten – etwa, um Kunden, Kollegen oder Teammitglieder über Ihre Erreichbarkeit zu informieren oder sofortiges Feedback zu geben. Outlook bietet hierfür zwar eine Funktion, doch der Vorgang ist komplex. Alternativ vereinfacht Kutools für Outlook diese Aufgabe mit seiner „Erweiterte Regeln“-Funktion. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie beide Methoden nutzen können, um automatisch auf E-Mails einer bestimmten Adresse zu antworten.

Automatisch auf einen bestimmten Absender mit einer Regel in Outlook antworten

Automatisch auf einen bestimmten Absender mit der erweiterten Regel von Kutools für Outlook antworten

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Automatisch auf einen bestimmten Absender mit einer Regel in Outlook antworten

Diese Methode führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Regel, um in Outlook automatisch auf einen bestimmten Absender oder eine bestimmte E-Mail-Adresse zu antworten.

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, geben Sie bei Bedarf Betreff und Nachrichtentext ein und klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.

2. Geben Sie im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ im Feld „Dateiname“ einen Namen für die neue E-Mail ein, wählen Sie im Dropdown-Menü „Speichern im Format“ die Option „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus und klicken Sie auf „Speichern“. Siehe Screenshot:

3. Schließen Sie die E-Mail, ohne sie zu speichern.

4. Klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“. Siehe Screenshot:

6. Das Dialogfeld „Regel-Assistent“ wird nun geöffnet. Wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“. Siehe Screenshot:

7. Aktivieren Sie im zweiten „Regel-Assistent“-Dialogfeld die Option „von Personen oder öffentlicher Gruppe“ und klicken Sie anschließend auf den Link „Personen oder öffentliche Gruppe“. Siehe Screenshot:

8. Geben Sie im geöffneten Dialogfeld „Regeladresse“ die E-Mail-Adresse des betreffenden Absenders in das Feld „Von“ ein und klicken Sie auf „OK“ (siehe Screenshot unten). Klicken Sie anschließend im Dialogfeld „Regel-Assistent“ auf „Weiter“.

9. Sie befinden sich nun im dritten „Regel-Assistent“-Dialogfeld. Aktivieren Sie die Option „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“ und klicken Sie anschließend auf den Link „eine bestimmte Vorlage“. Siehe Screenshot:

10. Wählen Sie im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ im Dropdown-Menü „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“, markieren Sie die in Schritt 2 erstellte Nachrichtenvorlage und klicken Sie auf „Öffnen“. Siehe Screenshot:

11. Klicken Sie zweimal auf „Weiter“, um zum letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten zu gelangen. Geben Sie im Feld „Schritt 1“ einen Namen für die neue Regel ein, aktivieren Sie gegebenenfalls eine Option im Abschnitt „Schritt 2“ und klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“. Siehe Screenshot:

12. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „OK“.

Sie haben nun eine Regel eingerichtet, die automatisch auf sämtliche E-Mails des angegebenen Absenders antwortet – ab sofort wird jede eingehende Nachricht von diesem Absender umgehend beantwortet.

Demo: Automatisch auf einen bestimmten Absender mit einer Regel in Outlook antworten

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Automatisch auf einen bestimmten Absender mit der erweiterten Regel von Kutools für Outlook antworten

Kutools für Outlook vereinfacht diesen Vorgang mit seiner Funktion „Erweiterte Regeln“ und bietet so mehr Flexibilität sowie zusätzliche Funktionen.

Schritt 1. Laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es. Öffnen Sie Outlook, und klicken Sie auf „Kutools“ > „Erweiterte Regeln“.

Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um im erscheinenden Dialogfeld „Erweiterte Regeln“ eine neue Regel zu erstellen.

Schritt 3. Konfigurieren Sie die Einstellungen wie folgt:

1. Wählen Sie „Absender enthält bestimmte Wörter“ aus.
2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Text enthält“ auf die Schaltfläche „Neu“, um den Absender hinzuzufügen.
3. Geben Sie im Dialogfeld „Suchtext“ die Absenderadresse oder ein Stichwort ein, und klicken Sie auf „Hinzufügen“, um es zur „Suchliste“ hinzuzufügen. Klicken Sie anschließend auf „OK“ > „OK“, um zum Dialogfeld „Neue Regel“ zurückzukehren.

Schritt 4. Klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt des Dialogfelds „Neue Regel“ zu gelangen. Wählen Sie „Mit bestimmter Vorlage antworten“, verfassen Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf „OK“, um zum Dialogfeld „Neue Regel“ zurückzukehren.

Schritt 5. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren. In diesem Schritt können Sie „Ausnahmen“ festlegen. Falls keine Ausnahme vorhanden ist, klicken Sie direkt auf „Weiter“, um zum letzten Schritt zu gelangen.

Schritt 6. Geben Sie im letzten Schritt der Regel einen Namen ein und wählen Sie den Regelbereich aus. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Regel zu aktivieren.

Ab sofort werden alle E-Mails des Absenders, die „aaaa“ enthalten, automatisch mit einer Antwortvorlage beantwortet.

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