Wie kann man in Outlook nur außerhalb der Organisation automatisch antworten?
Beim Arbeiten in Outlook müssen Sie möglicherweise eine automatische Antwort einrichten, die nur auf E-Mails von externen Absendern reagiert und interne Nachrichten ignoriert. Dies ist nützlich für das Einrichten von Abwesenheitsnoten, Support-Antworten oder wichtigen Benachrichtigungen, ohne unnötige Antworten an Ihre Kollegen zu senden. Diese Anleitung führt Sie durch die Erstellung einer Regel, die nur auf externe E-Mails automatisch antwortet.
Nur außerhalb der Organisation automatisch antworten in Outlook
Nur außerhalb der Organisation automatisch antworten in Outlook
Folgen Sie diesen Schritten, um eine automatische Antwortvorlage zu erstellen und eine Regel einzurichten, die sicherstellt, dass Antworten nur an externe Absender gesendet werden:
Schritt 1: Erstellen einer automatischen Antwortvorlage
1. Öffnen Sie Outlook, gehen Sie zur Registerkarte Start, und klicken Sie auf Neue E-Mail, um eine neue Nachricht zu erstellen. Geben Sie dann eine Betreffzeile ein und verfassen Sie Ihre automatische Antwortnachricht nach Bedarf.
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
3. Im Dialogfeld „Speichern unter“: 1). Geben Sie einen Namen für die Vorlage im Feld Dateiname ein. 2). Wählen Sie Outlook-Vorlage (*.oft) aus der Dropdown-Liste „Speichern als Typ“ aus. 3). Klicken Sie auf Speichern und schließen Sie die E-Mail anschließend ohne weiteres Speichern.
Schritt 2: Einrichten einer Outlook-Regel für externe automatische Antworten
1. Wählen Sie den Posteingang aus, auf den Sie die Regel anwenden möchten, und klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf Neue Regel.
3. Wählen Sie im Regel-Assistenten „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus und klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie im nächsten Fenster des Regel-Assistenten auf Weiter, ohne Bedingungen auszuwählen.
5. Es erscheint ein Warnungsdialogfeld – klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.
6. Aktivieren Sie im nächsten Fenster des Regel-Assistenten „Antwort mit einer bestimmten Vorlage verwenden“ und klicken Sie auf eine bestimmte Vorlage.
7. Wählen Sie im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ die Option „Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem“ aus der Dropdown-Liste „Suchen in“. Wählen Sie dann die zuvor erstellte Vorlage aus und klicken Sie auf Öffnen.
8. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 3: Ausschließen interner E-Mails von automatischen Antworten
1. Aktivieren Sie im nächsten Fenster des Regel-Assistenten „Ausnahme bei bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“ und klicken Sie auf bestimmte Wörter.
2. Geben Sie im Dialogfeld „Text suchen“ den Domainnamen Ihres Unternehmens (z. B. @yourcompany.com) in das Textfeld ein. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
3. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 4: Finalisieren und Aktivieren der Regel
1. Geben Sie im Feld Schritt 1 einen Namen für die Regel ein.
2. Aktivieren Sie bei Bedarf zusätzliche Optionen im Feld Schritt 2.
3. Klicken Sie auf Fertig stellen und dann auf OK, um die Regel zu speichern und zu aktivieren.
Endergebnis
Sobald eingerichtet, wird Outlook automatisch auf alle eingehenden E-Mails von externen Absendern antworten, während Nachrichten von internen Kollegen ignoriert werden. Dies gewährleistet eine effiziente Kommunikation ohne unnötige Antworten innerhalb Ihrer Organisation.
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