Wie kann man in Outlook automatisch nur auf eine bestimmte Domain antworten?

Die effektive Verwaltung von E-Mails umfasst oft das Einrichten automatischer Antworten für bestimmte Domains. Ob Sie Kunden ansprechen oder Teamkommunikation verwalten, das Erstellen von Regeln für automatische Antworten hilft, Professionalität zu wahren und Zeit zu sparen. Während Outlook eine Möglichkeit bietet, dies zu erreichen, erfordert es mehrere Schritte und sorgfältige Konfiguration. Im Gegensatz dazu vereinfacht Kutools für Outlooks Advanced Rule den Prozess und bietet einen schnelleren und effizienteren Ansatz. In diesem Artikel werden wir zwei Methoden zur automatischen Antwort auf eine bestimmte Domain in Outlook untersuchen:

Automatische Antwort nur auf eine bestimmte Domain mit integrierten Regeln (Komplex und mühsam)

Mühelose automatische Antwort auf eine bestimmte Domain mit Kutools für Outlook 👍 (Schnell und mühelos)

Automatische Antwort nur auf eine bestimmte Domain mit integrierten Regeln

Mit den integrierten Regeln von Outlook können Sie automatische Antworten für bestimmte Domains konfigurieren. Obwohl diese Methode effektiv ist, erfordert sie mehrere manuelle Schritte, was sie für Benutzer, die Einfachheit schätzen, umständlich macht.

Schritt 1: Erstellen einer E-Mail-Vorlage

1. Verfassen Sie eine neue E-Mail mit Betreff und Nachrichtentext.
2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
3. Im Speichern unter Dialogfeld geben Sie bitte einen Namen für die E-Mail im Feld Dateiname ein, wählen Sie die Option Outlook-Vorlage (*.oft) aus derSpeichern als TypDropdown-Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern .
   
4. Schließen Sie die E-Mail ohne weitere Änderungen.

Schritt 2: Einrichten einer Regel

1. Klicken Sie auf Start > Regeln > Regeln & Benachrichtigungen verwalten.
   
2. Im Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Neue Regel .
   
3. Wählen Sie im erscheinenden Regel-Assistenten die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter .
   

Schritt 3: Angeben der Domain

1. Im zweiten Regel-Assistenten aktivieren Sie die Option mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse und klicken Sie auf den unterstrichenen Text "bestimmte Wörter".
   
2. Im Text suchen Dialogfeld geben Sie die gewünschte Domain in das erste Feld ein, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen , und dann auf die Schaltfläche OK .
   
3. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 4: Anhängen der Auto-Antwortvorlage

1. Jetzt gelangen Sie zum dritten Regel-Assistenten. Aktivieren Sie die Option Antworten mit einer bestimmten Vorlage und klicken Sie auf den unterstrichenen Text "eine bestimmte Vorlage".
   
2. Nun im Antwortvorlage auswählen Dialogfeld wählen Sie bitte die Option Benutzervorlagen im Dateisystemaus der Dropdown-Liste Suchen in aus, wählen Sie die zuvor gespeicherte Nachrichtenvorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen .
   
3. Klicken Sie nun zweimal auf die Schaltfläche Weiter, um zum letzten Regel-Assistenten zu gelangen.

Schritt 5: Finalisieren der Regel

1. Im Schritt 1 Feld geben Sie einen Namen für die neue Regel ein und aktivieren Sie bei Bedarf eine Option im Abschnitt Schritt 2 und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen .
   
2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf die Schaltfläche OK, um die Einstellung abzuschließen.

Ergebnis

Outlook wird nun automatisch auf E-Mails von der angegebenen Domain mit Ihrer gespeicherten Vorlage antworten. Allerdings erfordert das Einrichten dieser Funktion erheblichen manuellen Aufwand, und auch das spätere Ändern der Regel kann zeitaufwendig sein.

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Schritt 1: Aktivieren der Advanced Rules-Funktion

1. Gehen Sie zur Registerkarte Kutools und klicken Sie auf Advanced Rules.
   
2. Im Advanced Rules Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche Neu um eine neue Regel zu erstellen.
   

Schritt 2: Festlegen der Domain-Bedingung

1. Im Dialogfeld Schritt 1 von 4 aktivieren Sie die Option Absender enthält bestimmte Wörter.
2. Im erscheinenden Text enthält Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche Neu .
   
3. Im Text suchen Dialogfeld geben Sie die Domain ein (z.B., @beispiel.de), klicken Sie auf Hinzufügen, und dann OK.
   
4. Klicken Sie auf OK > Weiter.

Schritt 3: Anpassen der Auto-Antwort

1. Im Dialogfeld Schritt 2 von 4 aktivieren Sie die Option Antwort mit spezifischer Vorlage.
2. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld Antwortvorlage den Betreffpräfix im Feld Betreffpräfix ein.
3. Geben Sie den Text Ihrer automatischen Antwort im Feld Text ein.
4. Klicken Sie auf OK.
   
5. Klicken Sie auf Weiter > Weiter.

Schritt 4: Finalisieren der Regel

1. Im Dialogfeld Schritt 4 von 4 geben Sie den Namen der Regel im Feld Regelname ein.
2. (optional) Geben Sie die Bemerkungen zur Regel im Feld Regelbemerkungen ein.
3. Klicken Sie auf OK.
   

Ergebnis

Die Regel wurde erfolgreich erstellt. Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu aktivieren. Jede E-Mail von der angegebenen Domain erhält automatisch Ihre angepasste Antwort. Der gesamte Prozess ist schnell und intuitiv, was ihn ideal für Benutzer macht, die eine nahtlose Lösung wünschen.

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